文·劉忠華

管理學(xué)視域下的高校人物檔案管理與服務(wù)

文·劉忠華

隨著各高校檔案館信息化與數(shù)字化進(jìn)程的加快，各高校逐漸將人物檔案的管理納入視野范圍之內(nèi)。高校的“人物檔案”是指人物在高校長(zhǎng)期教學(xué)、科研工作中形成的、具有保存、利用價(jià)值的、不同載體的各種文字、聲像材料和實(shí)物。包含創(chuàng)作手稿、演講稿、文章、報(bào)告、回憶錄、傳記、書畫、日記、著作、證書、信函、作品、藏品、照片、音頻資料等內(nèi)容，具有私人屬性明顯、形成時(shí)間長(zhǎng)、檔案價(jià)值大等特點(diǎn)。目前，為高校優(yōu)秀人才建立人物檔案，充分開發(fā)人物檔案信息資源，激發(fā)其他教師和學(xué)生的學(xué)術(shù)熱情、傳承和發(fā)揚(yáng)科學(xué)文化成果，維護(hù)學(xué)校和個(gè)人的學(xué)術(shù)歷史地位，已經(jīng)成為諸高校檔案館建立人物檔案的共同訴求。

一、高校人物檔案管理中的問題及原因分析

（一）人物檔案資料的征集比較困難

“巧婦難為無米之炊”，人物檔案的主要來源是“人物”（或者其親友，統(tǒng)稱資料所有人）手中的個(gè)人資料。一般采取“移交”“捐贈(zèng)”“寄存”“征購”“復(fù)制”等收集方式。部分檔案意識(shí)比較強(qiáng)的資料所有人理解并能支持檔案館的工作，愿意采取不同的方式將其資料歸入檔案館，由檔案館集中管理；也有部分資料所有人對(duì)檔案館的這一舉措表示拒絕或者置之不理。

從管理學(xué)上講，資料所有人也是“理性經(jīng)濟(jì)人”，行為符合“經(jīng)濟(jì)人”假設(shè)的基本特征，即有獨(dú)立的經(jīng)濟(jì)利益、有獨(dú)立的追求目標(biāo)及采取一切可能的行為與方式追求目標(biāo)。因此，“所作出的社會(huì)選擇和社會(huì)行動(dòng)最原初的動(dòng)力來自于人對(duì)自我利益的理性計(jì)算和理性追求”[1]。在檔案館向其征集個(gè)人資料時(shí)，自然會(huì)權(quán)衡“交”與“不交”所帶來的利益得失。他們認(rèn)為，資料存放在自己手中比較安全放心，今后查找利用起來也比較方便，再加上部分資料里還可能包含相當(dāng)大的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)利益。將資料交到檔案館多是無償?shù)模Y料所有人看不到明顯的“利好”（包括物質(zhì)上的，也包括精神上的），即便檔案館是通過“征購”的方式來收集資料，資料所有人的收益也是有限的。部分資料所有人甚至揣測(cè)此舉雖然對(duì)學(xué)校有一定利益，但更多的是相關(guān)管理者為獲得更多的政治利益而做出的一種決策。

從法律上講，人物檔案是屬于資料所有人的個(gè)人私有財(cái)產(chǎn)，“依法享有占有、使用、收益和處分的權(quán)利”[2]。 資料所有人不管采用何種方式將資料交給檔案館，都意味著檔案所有權(quán)不同程度的分離，要放棄部分權(quán)利和利益。再者，通常高校針對(duì)人物檔案的征集所發(fā)布的《人物檔案管理辦法》沒有強(qiáng)制力，更無法對(duì)不執(zhí)行的行為做出處罰性措施，所有權(quán)人有權(quán)選擇不放棄資料所有權(quán)。[3]

從情感上講，人物檔案是其勞動(dòng)與心血的結(jié)晶，是個(gè)人一生的寶貴財(cái)富與見證，對(duì)資料所有人來說是獨(dú)一無二、意義特殊、極其珍貴的，的確有著難以割舍的深厚情感。

（二）人物檔案管理的相關(guān)配套制度不夠完善

不少高校檔案館都制定了相關(guān)的人物檔案管理辦法，甚至不少省市的檔案館都制定了相關(guān)的法規(guī)來征集轄區(qū)范圍內(nèi)的名人檔案。筆者在仔細(xì)查閱了這些相關(guān)的人物檔案的管理法規(guī)和規(guī)范后，發(fā)現(xiàn)雖然法規(guī)都對(duì)收集范圍、征集方式、整理和保管方式、利用、權(quán)益責(zé)任、獎(jiǎng)懲等方面做出了規(guī)定，但都是原則性的強(qiáng)調(diào)，在具體實(shí)踐中可操作性不強(qiáng)，特別對(duì)于如何具體執(zhí)行找不到正式的解釋與說明。比如“對(duì)在人物檔案工作中做出顯著成績(jī)，或者捐獻(xiàn)重要、珍貴檔案的，應(yīng)依據(jù)《中華人民共和國檔案法》的規(guī)定給予獎(jiǎng)勵(lì)，并頒發(fā)證書”[4]。那么，如何界定“顯著成績(jī)”？檔案的“重要”或“珍貴”的標(biāo)準(zhǔn)是什么，由誰來界定？獎(jiǎng)勵(lì)的金額標(biāo)準(zhǔn)是多少?獎(jiǎng)勵(lì)證書由學(xué)校來還是由檔案館來頒發(fā)？檔案所有人對(duì)事關(guān)自己切身利益的問題沒有明白透徹的了解，自然無法理解學(xué)校建立人物檔案的苦心，更不會(huì)消除疑惑與戒心來支持和配合這項(xiàng)工作。

（三）檔案管理的文化理念落后

事實(shí)上高校人物檔案管理存在的大多數(shù)問題，最終都可歸結(jié)為文化問題。絕大多數(shù)檔案管理者的邏輯出發(fā)點(diǎn)是，這是一件對(duì)學(xué)校、對(duì)“人物”個(gè)人都有利的事情，我們是替學(xué)校來收集、管理人物檔案的，因此所采取的手段也是通過行政命令——發(fā)文來進(jìn)行的。他們所關(guān)心的是采取何種方式能從個(gè)人手中征集到更多的資料，采用何種方式能將資料保管好，并在需要的時(shí)候能夠快捷地提供查詢服務(wù)，人物檔案管理工作到這兒就基本完成了大半。這是一種典型的“管制型”的管理理念，強(qiáng)調(diào)的是“管理”。這種傳統(tǒng)的檔案管理文化將關(guān)注的焦點(diǎn)放在“物”上，注重的是檔案資料的增量變化，追求的是數(shù)量上的增加，以為有變化就是有發(fā)展。再加上外界在對(duì)高校人物檔案管理水平進(jìn)行評(píng)判時(shí)，也往往將件數(shù)或者卷數(shù)，即檔案的數(shù)量或者規(guī)模，作為重要的評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)之一，甚至是唯一的標(biāo)準(zhǔn)。在這種文化理念熏陶下，檔案所有人也養(yǎng)成了一種習(xí)慣于“服從管制”的理念，即使不贊同管理內(nèi)容，也不會(huì)質(zhì)疑這種“管制”模式的合理性。

（四）人物檔案管理的手段落后

在“信息為王”的社會(huì)環(huán)境下，建立數(shù)字化檔案館是高校檔案館的發(fā)展趨勢(shì)。然而，檔案館作為高校的一個(gè)基層組織，長(zhǎng)期處于弱勢(shì)地位，沒有明顯的話語權(quán)，在人力、物力和財(cái)力的投入方面自然不會(huì)受到足夠的重視。檔案資料的征集需要一定的資金支持，比如暫時(shí)收集不上來的人物檔案，需要采用借出復(fù)制、拍照的辦法進(jìn)行收集；對(duì)重要的人物檔案進(jìn)行有償征集，或給持有人適當(dāng)?shù)奈镔|(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)；通過多種渠道購買與人物相關(guān)的已出版發(fā)行的部分檔案資料。此外，檔案館需要配備足夠的基本硬件設(shè)施，以確保人物檔案的存放安全合理，增加檔案所有人對(duì)檔案館的信任。大多數(shù)高校對(duì)人物檔案的管理手段比較落后，數(shù)字化過程舉步維艱。這都阻礙了人物檔案管理的健康迅速發(fā)展，也不利于檔案館向外界提供優(yōu)質(zhì)、全面的服務(wù)。

二、高校人物檔案管理困境的治理對(duì)策

（一）更新檔案管理理念是解決問題的根本

在我國的社會(huì)全面轉(zhuǎn)型期，政府正在由“管制型”向“服務(wù)型 ”轉(zhuǎn)變，公共管理正在取代行政管理。公共管理的核心理念是以人為本、以服務(wù)為本，強(qiáng)調(diào)以公眾為對(duì)象，引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，以企業(yè)家精神重塑政府，提高政府的能力與效率，使公眾獲取更多高質(zhì)量服務(wù)。[5]基于公共管理理念的高校檔案館也應(yīng)該適時(shí)轉(zhuǎn)變職能與角色，強(qiáng)調(diào)以公眾為本和服務(wù)至上。

檔案館要以滿足公眾的檔案需求為目標(biāo)，提供多種形式的檔案服務(wù)。根據(jù)公眾的思想和行為規(guī)律去激勵(lì)、引導(dǎo)他們?yōu)闄n案館的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。讓公眾理解，建立人物檔案也是檔案館為他們提供的一種服務(wù)內(nèi)容，他們可以借助這個(gè)平臺(tái)激發(fā)自己，宣傳自己，實(shí)現(xiàn)自己。

檔案館的管理者要摒棄傳統(tǒng)的“官本位”思想，認(rèn)清檔案館存在與發(fā)展的唯一目的就是為公眾提供服務(wù)。同時(shí)，也要調(diào)動(dòng)檔案工作者的積極性，充分發(fā)揮其創(chuàng)造性，全面提高檔案工作者的各方面素質(zhì)與提供服務(wù)的能力。

（二）公眾參與是解決人物檔案管理困境的關(guān)鍵

新公共服務(wù)理念倡導(dǎo)“充分重視民主、公民權(quán)和為公共利益服務(wù)”，將公眾參與引入公共權(quán)力機(jī)構(gòu)的管理過程，使之真正成為滿足公眾需求的服務(wù)者。[6]高校建立人物檔案的根本目的就是服務(wù)學(xué)校、服務(wù)師生、服務(wù)社會(huì)。人物檔案的建立不僅僅是檔案館的事，而是與學(xué)校相關(guān)的每一個(gè)人共同利益的聚合。人物檔案如何建立，如何利用，檔案館提供何種服務(wù)，都應(yīng)該通過廣泛的對(duì)話來吸引校內(nèi)外師生員工與校友的廣泛參與，吸收部分相關(guān)人員參與到人物檔案管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)，形成大家共同參與，共同管理的局面。

奧爾森認(rèn)為，可以通過建立一種“選擇性激勵(lì)”來驅(qū)使公眾參與公共事務(wù)的管理，參加集體行動(dòng)。[7]即在集體行動(dòng)中區(qū)別對(duì)待積極參與和消極不參與的兩種人，獎(jiǎng)勵(lì)積極參與者來示范誘導(dǎo)其他人采取相同的行為，促使公眾形成強(qiáng)烈的參與意識(shí)，從而促進(jìn)集體行動(dòng)。也就是說，可以通過獎(jiǎng)勵(lì)積極參與人物檔案管理的那部分公眾，從而帶動(dòng)其他人的參與。比如，筆者所在的學(xué)校孫長(zhǎng)林先生，畢生致力于民間工藝美術(shù)和文化的收藏與保護(hù)，在書畫、陶瓷、民藝等領(lǐng)域收藏頗豐，晚年把自己畢生所藏的4646件藏品無私捐獻(xiàn)給了學(xué)校，其中不乏國家一級(jí)文物，其藝術(shù)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值難以估量。學(xué)校在接受捐贈(zèng)藏品時(shí)為此舉行了盛大的儀式，宣傳贊揚(yáng)了孫老的義舉，并專門成立孫長(zhǎng)林藝術(shù)收藏館存放這些實(shí)物，供師生、學(xué)者、廣大社會(huì)人士參觀與研究?！皩O長(zhǎng)林藝術(shù)收藏館” 不僅成為學(xué)校教學(xué)和科研的重要平臺(tái)，也成為學(xué)校的文化名片。

（三）提高檔案館的服務(wù)與管理能力是解決問題的切入點(diǎn)

檔案館不僅要有優(yōu)良、安全的資料保管環(huán)境，較高素質(zhì)的工作人員，還必須要有先進(jìn)的管理手段和多樣的服務(wù)內(nèi)容。采用信息管理系統(tǒng)，整合檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)人物檔案的數(shù)字化管理和網(wǎng)上查閱功能，構(gòu)建檔案利用的平臺(tái)，建立人物檔案數(shù)據(jù)庫，通過網(wǎng)站展示本校名人，也是學(xué)校的對(duì)外宣傳窗口。同時(shí)，還要加強(qiáng)與其他相關(guān)部門的配合，大力進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)資源建設(shè)，全面實(shí)現(xiàn)人物檔案資源共享，為高校及社會(huì)提供豐富的信息資源和最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。檔案工作者還要利用手中的資源，針對(duì)公眾的需求，進(jìn)行深層次的開發(fā)與編研，提供深層次的文化服務(wù)。

（四）擴(kuò)大檔案宣傳，增強(qiáng)檔案意識(shí)是解決問題的重點(diǎn)

社會(huì)公眾對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)需要有潛移默化的過程，對(duì)檔案意識(shí)的培養(yǎng)也應(yīng)是循序漸進(jìn)的。要通過多種渠道和宣傳載體加大檔案宣傳，向公眾宣傳人物檔案的價(jià)值，使參與檔案管理的觀念深入人心，讓他們?cè)谌粘５纳?、工作中生成主?dòng)保管檔案、移交檔案的意識(shí)。對(duì)捐贈(zèng)檔案資料影響較大的，要舉行相應(yīng)的捐贈(zèng)儀式并頒發(fā)證書，以擴(kuò)大社會(huì)影響。像前面所提到的孫老先生捐贈(zèng)大儀式，就是一種很好的檔案宣傳方式。也正如孫長(zhǎng)林老先生所說：“我認(rèn)為，能夠以個(gè)人的力量，將散落于民間的藝術(shù)品挖掘、收集和整理出來，返還于社會(huì)，以系統(tǒng)的藝術(shù)載體的形式返還于現(xiàn)代設(shè)計(jì)藝術(shù)教育，才是藝術(shù)品最好的歸宿?！边@種無私奉獻(xiàn)精神所體現(xiàn)出人格力量、學(xué)術(shù)境界、文化精神，在激勵(lì)與感召師生與社會(huì)的同時(shí)，也完美實(shí)現(xiàn)了自我的人生價(jià)值，即完成了馬斯洛需要層次理論所提到的自我實(shí)現(xiàn)的需要。

總而言之，從人物檔案的建立到實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，是高校檔案館服務(wù)和管理水平提高的具體體現(xiàn)。通過人物檔案的管理，讓更多的公眾了解認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，增強(qiáng)檔案意識(shí)，使公眾認(rèn)識(shí)到建立人物檔案是對(duì)各方都有利的大事，個(gè)人的寶貴財(cái)富只有最終交給學(xué)校，由專門的機(jī)構(gòu)來管理，才是個(gè)人一生心血的最好歸宿，這也是我們進(jìn)行人物檔案管理的價(jià)值追求。

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[1]趙成根.經(jīng)濟(jì)人假設(shè)在公共領(lǐng)域的適用性論析[J]中國行政管理，2006年第12期

[2]《中華人民共和國民法通則》第71條

[3]楊立人.檔案所有權(quán)的保護(hù)與限制[J]檔案學(xué)通訊，2007（3）.

[4]《山東工藝美術(shù)學(xué)院人物檔案管理辦法》

[5]陳慶云.公共管理基本模式初探[J].中國行政管理，2000（8）.

[6]珍妮特·V·登哈特，羅伯特·B·登哈特.《新公共服務(wù):服務(wù)，而不是掌舵》[M].丁煌，譯.北京:中國人民大學(xué)出版社， 2004.

[7]奧爾森（美）.《集體行動(dòng)的邏輯》[M].陳郁，譯.上海：上海人民出版社，1995.

（作者單位：山東工藝美術(shù)學(xué)院）