文·朱少華

地震系統(tǒng)人物檔案管理研究

文·朱少華

我國是世界上多地震的國家，也是蒙受地震災(zāi)害最為深重的國家之一。各級地震部門作為管理我國地震工作的專門機構(gòu)，擁有一大批在地震監(jiān)測預(yù)報、地震災(zāi)害預(yù)防和地震緊急救援等方面的科學(xué)家和科研人才，他們在防震減災(zāi)事業(yè)中發(fā)揮著重要的作用。截至2016年11月，全國地震隊伍總規(guī)模10525人，其中專業(yè)技術(shù)人員7070人，內(nèi)含兩院院士13人，二級研究員35人，具有正高級職稱人員377名，享受國務(wù)院政府特殊津貼的在崗專家72人。這些學(xué)歷高、專業(yè)造詣深、潛心科學(xué)研究的領(lǐng)軍人物，集中代表了地震事業(yè)的品牌和形象，是極為寶貴的無形資產(chǎn)。為他們建立人物檔案，是對地震文化的保護(hù)和傳承，它蘊藏著豐富的人文資源，是地震文化的積淀。

一、建立人物檔案的意義

地震人物檔案主要是指在防震減災(zāi)事業(yè)發(fā)展中做出過重要貢獻(xiàn)或產(chǎn)生重大影響，并得到社會認(rèn)可的人士。例如，省級以上地震部門歷任局長、地震系統(tǒng)兩院院士、科研的著名專家、學(xué)科帶頭人、全國勞動模范和先進(jìn)工作者和其他受到黨和國家表彰的先進(jìn)人物。通過對地震人物檔案的管理工作，能夠提練地震人的精神理念，對研究未來地震事業(yè)的方向發(fā)展提供必要的經(jīng)驗。

（一）歷史性

地震人物類檔案建立著眼于歷史的發(fā)展角度對地震事業(yè)發(fā)展做出重大貢獻(xiàn)的人物，是經(jīng)過歷史長河沉淀仍能得到廣大地震職工廣泛認(rèn)可和高度評價的杰出人物。通過對杰出人物非常具體生動的歷史故事和情節(jié)來展現(xiàn)其業(yè)績及精神，將他們思想和信念永留史冊，對積淀地震文化乃至豐富中華文化都有著不可低估的價值。

（二）社會性

在地震人物檔案整理過程中要注意得到社會的認(rèn)可。其知名度往往隨著社會貢獻(xiàn)的大小而轉(zhuǎn)移。不僅僅需要地震內(nèi)部還需要社會大環(huán)境加以衡量。有一些貢獻(xiàn)很大的人物，其活動不僅限于一個單位，有的在一個單位很短的一段時間。我們在整理人物檔案時應(yīng)著眼社會，全方位的考察。通過溝通了解全面反映人物的全貌，豐富形象為社會留下寶貴的人文遺產(chǎn)。

（三）現(xiàn)實性

地震人物檔案和地震文化之間是相輔相成、互為滲透、互相促進(jìn)的。它對地震文化的傳播、豐富和發(fā)展起著舉足輕重的作用。地震文化是地震事業(yè)在自身發(fā)展歷史中形成和發(fā)展的物質(zhì)文化和精神文化的總和。人物檔案可以為地震事業(yè)的發(fā)展提供了強大的支撐，充分激發(fā)地震愛崗敬業(yè)精神。激勵全體職工用嚴(yán)謹(jǐn)治學(xué)的科學(xué)態(tài)度和勇于探索的科研創(chuàng)新精神，使地震事業(yè)再創(chuàng)佳績。

二、建章立制，規(guī)范人物檔案管理

近年來，各級地震部門的檔案工作快速發(fā)展，室藏日益豐富，檔案室的功能不斷拓展，服務(wù)領(lǐng)域不斷延伸。檔案資源作為檔案工作賴以存在和發(fā)展的基礎(chǔ)，日益受到重視。檔案部門下大力加強檔案資源建設(shè)，在檔案的收集對象及方式方法上有了很大的轉(zhuǎn)變，對重要人物、重大活動、重點建設(shè)項目及地方特色、行業(yè)特色的優(yōu)質(zhì)檔案材料的收集日益重視，改變以往重事輕人、重物輕人的傳統(tǒng)做法，把涉及到人，特別是具有典型意義的代表人物的檔案，與其他各類檔案列入收集歸檔范圍，納入室藏檔案體系。但目前地震系統(tǒng)尚未出臺人物檔案管理相關(guān)法規(guī)，《檔案法》及其實施辦法對檔案管理僅是原則性規(guī)定，對人物檔案的管理沒有明確具體的可操作性規(guī)定。另外，從地震系統(tǒng)檔案工作實際情況來看，人物檔案還是個空白，沒有相應(yīng)的工作規(guī)范，嚴(yán)重影響了人物檔案工作的有序、深入推進(jìn)。因此，制定地震系統(tǒng)“人物檔案管理辦法”勢在必行。

三、明確人物檔案收集對象、收集內(nèi)容、收集方式和整理規(guī)范

（一）收集對象

收集對象主要包括，一省級地震部門以上行政領(lǐng)導(dǎo)（正、副職）；二地震系統(tǒng)兩院院士；三學(xué)科帶頭人、老專家、各類拔尖人才等高層次技術(shù)人才；四國家級重大獎項、國家級重大項目的第一責(zé)任人；五獲國家、部委、省級獎勵的先進(jìn)個人，全國勞動模范等。

（二）收集內(nèi)容

收集的內(nèi)容是人物檔案管理的難點之一。一是如何確定其保存價值，二是很多資料具有私密性。因此，收集內(nèi)容的制定需盡可能全面、客觀并具有拓展性，兼顧人物檔案的“大”與“小”，大事件不漏掉，有些小事件同樣能“以小見大”，細(xì)節(jié)更能彰顯人物精髓；同時在管理上保證個人檔案私密性的保護(hù)和涉及國家秘密事項的保密工作。具體可包括以下幾個方面。

一是生平資料。生平材料可分為三個部分，即生活經(jīng)歷、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷。如身份證明、不同年度的照片、各時期的成績單、證書、履歷表、日記、人物年表、事略等。

二是社交資料。社交資料也可分為三部分，即私人性質(zhì)的社交活動、公務(wù)活動和學(xué)術(shù)活動。如書信、郵件、手稿、發(fā)言稿、講稿、業(yè)務(wù)交流、學(xué)術(shù)研討等。在當(dāng)今信息時代，社交資料已不再是單一的紙質(zhì)載體，如電子郵件、博客、幻燈片等，這類具有保存價值的內(nèi)容可采用打印出紙質(zhì)文本，經(jīng)本人簽字確認(rèn)進(jìn)行保存。

三是學(xué)術(shù)資料。學(xué)術(shù)資料可分為四部分，即發(fā)表的學(xué)術(shù)著作、學(xué)術(shù)論文、科研報告及記錄，未發(fā)表的有保存參考價值的學(xué)術(shù)文章，學(xué)術(shù)獲獎成果相關(guān)申請、評價及證書，專利申請及應(yīng)用。

四是評價材料。評價材料是指社會各界對個人在政治、文化、學(xué)術(shù)等方面的評論與介紹，如榮譽證書、采訪報道、剪報、評論等。

五是經(jīng)濟(jì)材料。反映個人及家庭的經(jīng)濟(jì)財產(chǎn)狀況和經(jīng)濟(jì)活動的材料。如房地產(chǎn)、契約等。這部分材料因涉及到個人隱私，應(yīng)視個人情況而定，不能強行征集。

六是聲像資料。人物不同時期各類活動記錄的另一載體形式，可分為音頻文件、視頻文件、照片。

（三）收集方式

第一，移交、征集、捐贈、寄存、復(fù)制等方式。人物檔案包含的在科研工作中形成的相關(guān)文件或報告按規(guī)定歸檔；其他相當(dāng)部分屬于個人資料，在收集這部分資料時特別注意尊重資料擁有者，能征集部分采取征求、采購等方式進(jìn)行收集；若擁有者暫時不愿將個人資料捐贈的，可采用寄存、復(fù)制或數(shù)字化等方式進(jìn)行收集。

第二，在科研重大活動中從檔案管理的角度進(jìn)行全程攝影、攝像，采集音像材料；關(guān)鍵人物的親友、摯友、同鄉(xiāng)、學(xué)生等可采取電話訪談、登門拜訪等方式采集音像材料。

第三，編撰人物志、年表、人物大事記等。

（四）整理規(guī)范

人物檔案是由不同時間、不同載體的材料匯總而成，但卻是一脈相承、相互印證的關(guān)系。因此，建立科學(xué)的整理規(guī)范對人物檔案的整理與利用有重要的作用。人物檔案以個人為保管全宗，根據(jù)人物檔案收集內(nèi)容分為六類基本大類，基本大類下可根據(jù)需要設(shè)置建立一級類目、二級類目或三級類目；同類別的檔案按年度、事件排序；相互關(guān)聯(lián)的不同載體的人物檔案編制互見號。

四、人物檔案管理工作重點

（一）要有章可循

由于設(shè)立人物檔案在地震系統(tǒng)檔案管理工作中缺乏實踐經(jīng)驗，而設(shè)立人物專卷也未形成明確的指導(dǎo)思想。因此，要在地震系統(tǒng)檔案管理中正式設(shè)立人物檔案，應(yīng)由檔案業(yè)務(wù)主管機關(guān)在調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，制定具體實施辦法，明確設(shè)立的原則、范圍、方法和基本要求等，以便有章遵循，避免盲目進(jìn)行給檔案管理造成混亂。

（二）要履行手續(xù)

立檔單位對擬設(shè)立的“人物全宗”，要先行申報，經(jīng)本單位檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組同意后實施。立檔單位對擬設(shè)立的“人物專卷”，要向上級檔案業(yè)務(wù)主管機關(guān)報告?zhèn)浒?，以便掌握情況，進(jìn)行研究和指導(dǎo)。以后凡是新的增設(shè)均要履行報批或備案手續(xù)。

（三）要科學(xué)整理

要正式設(shè)立的人物全宗和專卷，列入全宗序列、授予全宗號或列入有關(guān)全宗的某一類里，編排案卷號。對于在具體工作出現(xiàn)的一些新的矛盾和問題，要及時研究予以解決。

（四）收集整理要分階段、分類實施

如果按年齡層次劃分可劃分為三個階段。一是已故人物。這部分人大多已有定論事跡，業(yè)績及其生平經(jīng)歷積累需要廣泛搜集以免遺散，例如地震系統(tǒng)已故的3名院士。二是離退休人物。這部分人物年事已高，有的還在有生之年發(fā)揮余熱。地震系統(tǒng)現(xiàn)有的13人名院士中，90歲以上的3人，80歲以上的5人，70歲以上的4人，如果在他們有生之年沒有留下專門的人物檔案，對我國的地震事業(yè)將是個巨大的損失。在收集他們的材料過程中，要以聲像資料為主線，使人物檔案內(nèi)容更加生動、細(xì)致、豐富，整合文字聲音使圖像資料生動展現(xiàn)人物精神面貌和活動的細(xì)節(jié)，客觀再現(xiàn)老一輩科學(xué)家學(xué)術(shù)成長與貢獻(xiàn)、心路歷程和精神境界。三是在崗人物。這部分以研究員居多，大多年富力強，處于蒸蒸日上的階段，定性相對比較困難，宜寬不宜窄。

重視并建立、管理好地震人物檔案，是歷史和現(xiàn)實的需要，是防震減災(zāi)事業(yè)發(fā)展的需要，這項工作有利于弘揚、傳承優(yōu)秀的地震人精神和文化傳統(tǒng)，彰顯地震行業(yè)特色，同時也是當(dāng)代地震檔案工作者義不容辭的使命。

（作者單位：山東省地震局）