文·劉娟

強化社保檔案管理的科學化、現(xiàn)代化芻議

文·劉娟

一、強化社保檔案管理的科學化、現(xiàn)代化的緊迫性和必要性

隨著科學技術的快速發(fā)展，社保檔案工作與發(fā)展形勢不相適應的狀況越來越明顯。其中包括：社保檔案管理人員的思想觀念與業(yè)務素質和目前的需要不相適應；對社保檔案的科學化和現(xiàn)代化管理缺乏必要的研究、清醒的認識和理智的分析。具體表現(xiàn)在，一是社保檔案管理部門花費大量資金購現(xiàn)代化設備，如電腦、照相機、攝像機、復印機、錄音機、掃描儀、刻錄機、打印機、大型訂書機、打孔機、粉碎機、大容量移動硬盤等，然而由于受人員素質等多種因素的制約，使這些現(xiàn)代化設備得不到很好的應用，成了一種時髦的擺設；二是社保檔案保管部門的大量業(yè)務性工作，如鑒定、整理、抄寫卷內目錄、組卷等等，還在運用傳統(tǒng)的手工勞動，既費時費力，又效率低下，并且手工抄寫不僅容易出錯，而且欠缺規(guī)范，甚至個別字跡難以辨認；三是技術部門又要投入大量人力向電腦錄入案卷目錄和卷內目錄，以建立數據庫，造成重復勞動。為什么不能打破部門界限，全局通盤考慮，簡化運作程序，直接用電腦錄入案卷目錄和卷內目錄，在形成數據庫的同時，將案目、內目打印成冊，形成手工檢索工具呢？事實證明，大量繁瑣、重復勞動不僅造成了人力、物力和財力的浪費，也加重了社保檔案工作者的勞動強度。筆者認為，那種認為僅僅裝備了現(xiàn)代化設備就實現(xiàn)了現(xiàn)代化管理的認識實為一種誤區(qū)，實現(xiàn)社保檔案的科學化和現(xiàn)代化管理是全方位的，它不僅僅體現(xiàn)在這些現(xiàn)代化設備的大量投入上（這些固然是必要的），更重要的是體現(xiàn)在用科學的思想、方法、手段對社保檔案進行有效的管理上，體現(xiàn)在購置的現(xiàn)代化設備在工作中充分發(fā)揮其高效能、高效率上。一句話，社保檔案管理的現(xiàn)代化還包括了管理思想的現(xiàn)代化、管理方法的現(xiàn)代化、管理手段的現(xiàn)代化，缺一不可。

二、管理思想科學化是強化社保檔案管理現(xiàn)代化的前提

所謂管理思想科學化，就是要摒棄過去那種死抱住陳舊過時的管理模式不放，一味地按老規(guī)矩、老套路辦事，面對瞬息萬變的新形勢、新問題，不敢有所突破和創(chuàng)新，既不講究管理的合理性，又不講究管理決策的科學性，更不講究投入和產出的增效比例。大量事實證明，如果不追求以較少的物質投資和人力投入來達到較高的社保檔案信息的社會效益和經濟效益，勢必出現(xiàn)工作被動應付，最終造成大量人員重復勞動和物資、經費的消耗浪費。因此，更新觀念，充分提高對社保檔案管理科學化的認識十分必要。凡是決策必須要有科學的論證，凡是制定規(guī)劃必須方向明確，目標切實可行。運用科學的手段、方法實行社保檔案的科學化管理，減少盲目性，減少重復勞動和杜絕浪費，是實現(xiàn)社保檔案管理現(xiàn)代化的前提。

三、管理工作規(guī)范化、標準化是強化社保檔案管理現(xiàn)代化的基礎

當前，一批現(xiàn)代化設備引入檔案界，為實現(xiàn)和加強社保檔案管理現(xiàn)代化創(chuàng)造了良好的條件。但是，由于大量基礎工作未跟上，社保檔案的分類、組卷、編目、著錄、標引等一系列業(yè)務工作，在實際操作工作中還缺乏規(guī)范化和標準化，使計算機檢索等檔案現(xiàn)代化管理工作的開展進展緩慢。檔案管理工作的規(guī)范化、標準化是實現(xiàn)檔案科學管理的重要手段和不可逾越的步驟，只有加強檔案管理工作的規(guī)范化、標準化，才能打破社保檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展緩慢的僵局，實現(xiàn)質的飛躍。目前，社保檔案工作原有基礎工作薄弱，按標準化、規(guī)范化進行檔案的分類、著錄、標引工作確有一定難度。但是，筆者認為，以電腦為中心的現(xiàn)代化技術在社保檔案工作中的應用，必須以標準化為前提，建立符合社保檔案工作規(guī)律和特點的檔案管理制度，使社保檔案工作的各項業(yè)務環(huán)節(jié)，如：組卷、分類、著錄、標引、劃分保管期限、編制檢索工具等，嚴格按標準化進行。在這個問題上，我們千萬不能忽視，必須花大功夫、下大氣力抓緊抓好。

四、管理手段的現(xiàn)代化是強化社保檔案管理現(xiàn)代化的核心

何為管理的現(xiàn)代化?所謂社保檔案管理的現(xiàn)代化，就是在社保檔案工作的各個環(huán)節(jié)上應用當代先進的科學技術，包括現(xiàn)代物理、化學、光學、生物學、通訊技術、建筑學等多學科理論和方法，全面提高社保檔案管理的水平，使社保檔案管理達到最優(yōu)化的效果。如：采用縮微技術存儲檔案信息，以保護和延長社保檔案的壽命；采用計算機檢索和編目的管理系統(tǒng)來管理、查閱和利用社保檔案；利用通訊線路、傳真機或電腦網絡遠距離傳送社保檔案信息等等。因此，電腦、大容量移動硬盤、縮微技術、聲像技術、現(xiàn)代通訊技術在社保檔案工作中的應用是提高社保檔案管理水平、開發(fā)利用檔案信息資源、推進檔案工作現(xiàn)代化的重要手段和條件。

五、人員專業(yè)技能是強化社保檔案管理科學化和現(xiàn)代化的關鍵

在實現(xiàn)社保檔案管理現(xiàn)代化的過程中，既然要涉及到多學科理論知識和各種技術、設備，那么，社保檔案管理工作就不僅僅需要了解檔案業(yè)務知識，還需要很好地掌握和運用這些技術和設備。可是，由于受種種歷史條件的限制，現(xiàn)有的社保檔案干部隊伍知識結構單一、老化，難以適應這一要求。因此，大力提高現(xiàn)有社保檔案管理工作人員的業(yè)務素質，在實踐工作中培養(yǎng)一大批復合型社保檔案人才，既是社保檔案事業(yè)發(fā)展的需要，也是加速實現(xiàn)社保檔案管理現(xiàn)代化的關鍵所在，必須引起高度重視。切勿抓了硬件投資，丟了軟件投資，忽視了人才的培養(yǎng)，最終拖了整個檔案管理現(xiàn)代化進程的后腿!

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[1]高金宇，唐明瑤．檔案管理實務（M）．科學出版社，2010年．

[2]王英瑋，陳智為，劉越男．檔案管理學（M）．中國人民大學出版社，2015年．

[3]鄒綺．文書與檔案管理基礎知識（M）．中國勞動社會保障出版社，2012年．

（作者單位：萊州市社會保險服務中心）