劉亞君

(鎮(zhèn)江高等專科學校 圖書館，江蘇 鎮(zhèn)江 212003)

新媒體環(huán)境下高校檔案管理信息化建設策略

劉亞君

(鎮(zhèn)江高等專科學校 圖書館，江蘇 鎮(zhèn)江 212003)

分析新媒體環(huán)境下高校檔案管理工作面臨的發(fā)展機遇和挑戰(zhàn)。加強檔案管理標準化、規(guī)范化、數(shù)字化、網(wǎng)絡化建設，促進高校檔案管理信息化建設。

檔案管理；信息化；高校；新媒體

高校檔案是高校教育改革、人才培養(yǎng)、社會服務的直接記錄，是高等教育的重要組成部分，對高校的發(fā)展至關重要。近幾年來，隨著手機、電腦、網(wǎng)絡等的廣泛應用，人們獲取信息的方式發(fā)生了重大改變，隨著高校辦學規(guī)模的不斷擴大，信息也隨之成倍增加，傳統(tǒng)的紙質檔案已經(jīng)不能滿足人們的需求，高校檔案管理工作面臨新的挑戰(zhàn)和機遇。新媒體環(huán)境下，利用數(shù)字技術和網(wǎng)絡信息技術推進檔案管理信息化建設，可以更好地服務于高校的現(xiàn)代化建設和發(fā)展。

1 發(fā)展機遇

目前，以手機、電腦為代表的新媒體改變了人們的生活習慣和行為方式。高校是新思想、新潮流、新技術的發(fā)源地和輻射區(qū)，廣大師生是新媒體的重要使用者[1]。新媒體環(huán)境下，高校應該積極利用新技術整理、加工、傳遞和交流檔案信息，促使檔案管理工作面向現(xiàn)代化、信息化。

1.1 新媒體豐富了檔案管理的載體形式和傳播方式

傳統(tǒng)的檔案管理工作以收集、保存紙質檔案為主。這種載體形式在檔案存儲、傳播、調取過程中處于劣勢地位，也使得檔案服務內容單一、手段落后、靈活性較差。新媒體具有資源豐富性、時空無限性、記錄便捷性、傳播開放性等特點，逐漸成為高校檔案管理的新載體。

首先，新媒體可以為高校檔案管理增添多種載體形式，增強其吸引力。新媒體依托先進的通信技術、數(shù)字技術、網(wǎng)絡技術，可以加工、壓縮、存儲各種信息，并且可以集文字、圖片、影音于一體，還可以全天候、多方位地接受和傳播各種信息。

其次，借助新媒體可以快速傳播信息，實現(xiàn)資源共享。利用數(shù)字技術加工處理過的檔案信息可以借助新媒體在全球范圍內快速傳遞和交流，實現(xiàn)資源的共享，人們足不出戶就可以輕松獲取信息。

1.2 新媒體拓寬了檔案管理的空間范圍和展示平臺

進入新媒體時代之前，高校的檔案管理受時間和空間的限制而相對獨立，高校的“圍墻”成為檔案管理的邊界。各高校之間的檔案管理，無論是收藏內容，還是服務對象，都彼此孤立，自成體系，互不共享。而新媒體以其獨特的時空無限性打破了傳統(tǒng)媒體的時空界限。一方面，新媒體成為高校檔案館連接社會的通道，高校檔案管理人員可以跨出“圍墻”，與校外讀者和其他高校檔案管理人員交流信息，豐富館際資源共享的內容，而檔案信息開放度的提高和館際的頻繁交流會加快檔案管理信息化進程；另一方面，高校檔案管理人員還可以借助新媒體發(fā)布新聞動態(tài)和研究成果，創(chuàng)建展示平臺，提高知名度和影響力。

1.3 新媒體提高了檔案管理的服務時效和服務質量

紙質檔案管理和服務主要是手工方式，效率不高，質量不盡如人意?；ヂ?lián)網(wǎng)時代，用戶更傾向于利用開放的網(wǎng)絡快速獲取信息。利用快速發(fā)展的新媒體推進檔案管理信息化建設顯得尤為重要。新媒體時代，檔案信息借助于數(shù)字技術可以加工、壓縮成電子檔案，便于存儲、搜索，借助于新媒體可以快速地在全球范圍內傳遞和交流，便于人們快速獲取信息，拓寬視野。所以借助新媒體能夠提高檔案管理工作的服務時效和服務質量。借助新媒體，檔案信息可以實現(xiàn)合理分配和有效利用，而且每個人都是檔案信息的生成者、傳播者和利用者，有效提升了檔案信息的利用率。

2 面臨的挑戰(zhàn)

2.1 管理觀念面臨嚴峻考驗

有些高校的管理者認為，檔案管理就是簡單的記錄和保管，工作內容比較簡單，專業(yè)性不強，無需投入大量的人力和財力加強建設，致使檔案管理工作地位不高，職責不明，常被忽視，其建設與發(fā)展在一定程度上受阻。從某種角度看，新媒體環(huán)境下，高校檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)不僅有技術層面的，還有思想觀念層面的。

首先，高校管理者必須更新觀念，提高認識，增加投入，加快建設，提高檔案管理信息化、科學化水平。

其次，檔案管理人員必須轉變等客上門的觀念，重新定位，調整工作思路和方法，實現(xiàn)主動式和開放式服務，從經(jīng)驗管理走向科學管理。

2.2 管理模式面臨全新挑戰(zhàn)

傳統(tǒng)的檔案管理以紙質檔案為主，主要面向本校師生提供服務，對象單一；采取坐等用戶上門的模式，方法被動；依靠手工查找和調閱資料，手段落后；存儲的是未加工整理的原始信息，內容有所欠缺。檔案管理的根本目的在于利用，而高校傳統(tǒng)的檔案管理沒有向社會開放，無法實現(xiàn)檔案信息在不同領域傳播和利用，檔案的利用率低，有些教學、管理檔案信息成了“死檔案”，檔案管理人員成了名副其實的“保管員”。

新媒體時代，高校檔案管理的主體、服務對象、服務內容等都發(fā)生了巨大的改變，即管理主體多元化、服務對象廣泛化、服務內容豐富化，其服務模式、服務手段等應及時創(chuàng)新，以適應新媒體的開放性和即時性。

2.3 管理人才面臨更高要求

傳統(tǒng)的檔案管理以紙質檔案、手工記錄為主，操作相對簡單，對工作人員的專業(yè)要求較低，因此往往被高校管理者忽視，經(jīng)常安排非專業(yè)人士管理。傳統(tǒng)模式下的檔案管理隊伍存在因人設崗、“四多四少”(年齡大的多，年齡小的少；學歷低的多，學歷高的少；女性多，男性少；需要照顧的多，勝任工作的少)等現(xiàn)象[3]。

進入新媒體時代，隨著各種先進技術(如網(wǎng)絡技術、數(shù)字技術、信息技術)的廣泛應用，檔案管理的技術更加先進、內容更加豐富、分工更加精細，對檔案管理人員的要求越來越高，不僅要具有全面扎實的專業(yè)知識，還要熟悉其他學科的知識，如雖然不要求個個是計算機高手，但要求人人能熟練掌握計算機的基本操作。只有這樣，才能為高校檔案管理的信息化建設提供智力支持和人才保障。

3 建設策略

新媒體是一把雙刃劍，高校的檔案管理工作面臨新的挑戰(zhàn)，也面臨前所未有的發(fā)展機遇。新媒體環(huán)境下，高校應加速推進檔案管理現(xiàn)代化、信息化建設，把高校檔案館建成現(xiàn)代化檔案館，促進檔案管理個性化發(fā)展，提升高校檔案的利用率。

3.1 加強標準化和規(guī)范化建設

標準化和規(guī)范化是高校檔案管理現(xiàn)代化、信息化的重要基礎。目前高校檔案管理缺乏統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃、著錄格式和標準，各自為政，彼此交流困難，也難以在其他領域實現(xiàn)檔案流轉。高校所建檔案數(shù)據(jù)庫格式各不相同，雖然電子檔案在各自的環(huán)境下運轉良好，但在調動和流轉時容易出現(xiàn)不兼容的問題。這種狀況持續(xù)下去，勢必影響高校檔案信息化建設進程。因此，高校應該制定檔案管理標準，形成規(guī)范化的、標準化的檔案管理體系，使高校檔案管理信息化建設有章可循，有規(guī)可守。

首先，在內容方面，收集、加工、整理、存儲檔案時，采用國家檔案局制定的統(tǒng)一標準，嚴格執(zhí)行標引規(guī)則和著錄格式，以利于檔案信息的傳遞、交流和共享。

其次，在技術方面，采用標準的計算機數(shù)據(jù)庫設計、磁帶交換格式，以及統(tǒng)一的縮微復制品質量和規(guī)格等[4]，統(tǒng)一不同區(qū)域、不同類型高校之間的檔案著錄格式，并將數(shù)據(jù)庫連接組網(wǎng)，以方便工作人員的交流、檔案信息的流轉利用。

3.2 加強數(shù)字化建設

傳統(tǒng)檔案以紙質檔案為主，需要人工登記、歸檔和調閱。這種管理方式在檔案信息量較少的情況下能體現(xiàn)出一定的優(yōu)勢，但是隨著檔案信息的爆炸式增長，其程序繁瑣、費時費力、容易出錯的缺點逐漸顯現(xiàn)，而且在調檔過程中存在丟失、損耗的風險。相比紙質檔案，電子檔案的錄入、傳輸、保存更方便和穩(wěn)定，存儲電子檔案可以有效提高工作效率。

檔案數(shù)字化是指利用計算機等技術將存儲在紙質載體上的檔案信息進行數(shù)字化轉換。實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化加工主要有以下幾種方法：

1) 利用掃描儀掃描紙質檔案，再進行加工處理。

2) 把已有的紙質檔案按照統(tǒng)一規(guī)定的格式輸入計算機，變成電子文檔。

3) 接收已形成的各類電子文件。

檔案管理人員要嚴格遵守規(guī)章制度，遵循“規(guī)范、先進、實用”的原則，按照數(shù)字化的標準和要求進行操作，為檔案信息交換和資源共享提供便利條件[5]，保證檔案的數(shù)字化建設工作順利進行。

3.3 加強網(wǎng)絡化建設

傳統(tǒng)的檔案管理大多采用紙質記錄的方法，查閱、傳輸存在一定的困難，要實現(xiàn)一定區(qū)域內檔案信息的共享更是難上加難，檔案無法發(fā)揮其應有的作用、實現(xiàn)其應有的價值。在新媒體環(huán)境下，人們期待迅速、準確地獲取檔案信息，檔案管理網(wǎng)絡化建設的重要性凸顯。高校檔案管理人員應積極使用數(shù)據(jù)采集工具，搭建網(wǎng)絡收集平臺，實現(xiàn)高校檔案資源全面、系統(tǒng)地在線歸檔，統(tǒng)一管理和整合，以便查詢和統(tǒng)計分析。運用數(shù)據(jù)挖掘技術，搭建一站式檢索平臺，實現(xiàn)檔案資源一站式查詢和利用，使廣大用戶能夠不受時空的限制，方便、快捷地獲取所需資料。運用數(shù)據(jù)共享和交換技術，實現(xiàn)一定區(qū)域內的檔案信息資源的共享[6]。

4 需要注意的問題

加強高校檔案管理的數(shù)字化和網(wǎng)絡化建設，利用電腦、網(wǎng)絡存儲檔案信息，極大地減少了檔案存儲的物理空間，實現(xiàn)了信息快速查閱、交流和共享。新媒體環(huán)境下，隨著檔案管理信息化建設的推進，給了“黑客”竊取涉密信息以可乘之機，來自網(wǎng)絡的襲擊將對檔案的保密工作產(chǎn)生極大的影響。部分檔案管理人員保密意識不強，對保密工作不夠重視，會無意間泄露重要信息。因此隱私與安全是檔案管理工作面臨的嚴峻挑戰(zhàn)之一，它不僅涉及理念和技術層面，還涉及法律層面。

在新媒體環(huán)境下，檔案管理的發(fā)展方向是“規(guī)范化、現(xiàn)代化、標準化、安全化”。

首先，必須逐步完善檔案信息安全管理體制，加強對電子文件歸檔工作的管理、監(jiān)督和指導，確保歸檔文件真實、有效、安全。

其次，檔案管理人員必須提高警惕，強化主動防護意識，通過安裝防火墻軟件、殺毒軟件等防止電腦中毒，預防檔案信息的丟失。

再次，加強防護設備的建設。一些“黑客”借助某些先進技術可以在一定的距離之外通過設備掃描電腦中的文件和信息，所以涉密部門要在電腦周邊安裝電磁防干擾、防竊密設備以保證檔案信息的安全。

[1] 譚偉貞,邱圣暉,曾智華.新媒體環(huán)境對高校檔案管理的影響與應對策略[J].湖南人文科技學院學報,2016(3):122-125.

[2] 夏利宏.檔案管理工作信息化建設討論[J].科技創(chuàng)新導報,2016(5):79,81.

[3] 李芬.高職院校檔案的現(xiàn)代化管理[J].西部皮革,2016(16):268-269.

[4] 王莉娜,蘇穎超,張海峰.高校檔案信息化管理的探索[J].榆林學院學報,2016(4):115-117.

[5] 王輝.談談信息時代如何加強檔案管理[J].蘭臺世界,2016(s1):49.

[6] 劉萍.新媒體環(huán)境下高校檔案管理工作的探析[J].新媒體研究,2016(13):34-35.

〔責任編輯： 盧 蕊〕

Strategies of information construction of university file management under the new media environment

LIU Yajun

(Library of Zhenjiang College, Zhenjiang 212003, China )

The file management of universities under the new media environment is facing new challenges and opportunities. University should strengthen the standardization and normalization, digitization construction and network construction to promote information construction of university file management.

file management; informatization; colleges and universities; new media

2016-10-08

劉亞君(1979—)，女，江蘇泰興人，館員，碩士生，主要從事現(xiàn)代管理理論與方法研究。

G271

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1008-8148(2017)01-0048-03