張智超 首都經(jīng)濟貿(mào)易大學(xué)

關(guān)于民營醫(yī)療服務(wù)連鎖企業(yè)供應(yīng)鏈管理優(yōu)化的討論
——以某口腔醫(yī)療連鎖機構(gòu)為例

張智超 首都經(jīng)濟貿(mào)易大學(xué)

近年來，我國民營醫(yī)療領(lǐng)域取得長足發(fā)展，越來有多的政策紅利與資本支持流向這個領(lǐng)域。供應(yīng)鏈管理作為醫(yī)療服務(wù)企業(yè)管理重要的組成部分，越來越受到企業(yè)重視，在本文中，筆者將以某民營醫(yī)療集團供應(yīng)鏈管理優(yōu)化項目為例，介紹該集團在采購管理、庫存管理方面的舉措，一方面希望起到拋磚引玉的作用，另一方面希望給從事這方面工作的人員提供一些參考與借鑒的資料。

民營醫(yī)療 供應(yīng)鏈 采購管理 物資管理 流程 優(yōu)化

近年來，我國民營醫(yī)療領(lǐng)域取得長足發(fā)展，越來有多的政策紅利與資本支持流向這個領(lǐng)域。2015年11月，黨的十八屆五中全會通過了“十三五”規(guī)劃建議，正式將健康中國提升為國家戰(zhàn)略；2016年10月25日，中共中央、國務(wù)院印發(fā)了《“健康中國2030”規(guī)劃綱要》，2017年4月26日，國務(wù)院印發(fā)《國務(wù)院辦公廳關(guān)于推進(jìn)醫(yī)療聯(lián)合體建設(shè)和發(fā)展的指導(dǎo)意見》；另據(jù)報道稱，2017年福布斯富豪榜數(shù)據(jù)顯示，排名前十的富豪大多已進(jìn)入醫(yī)療領(lǐng)域，萬達(dá)集團近兩年在醫(yī)療行業(yè)的投資已超過1500萬元。筆者將以某民營醫(yī)療集團供應(yīng)鏈管理優(yōu)化為例，介紹該集團在采購管理、庫存管理方面的舉措，一方面希望起到拋磚引玉的作用，另一方面希望給從事這方面工作的人員提供一些參考與借鑒的資料。

一、背景資料介紹

案例企業(yè)系國內(nèi)知名口腔醫(yī)療集團，經(jīng)過二十余年的艱苦創(chuàng)業(yè)已發(fā)展成為覆蓋全國50余個一線及重點城市，擁有200多家直營口腔醫(yī)療實體的大型口腔醫(yī)療連鎖機構(gòu)。

近年來，通過ERP系統(tǒng)建設(shè)，集團積極推動信息化轉(zhuǎn)型與管理流程優(yōu)化，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)開發(fā)與上線的過程中，不斷進(jìn)行各個業(yè)務(wù)條線的流程梳理與優(yōu)化工作。與此同時，集團充分借鑒國內(nèi)外優(yōu)秀的企業(yè)管理經(jīng)驗并結(jié)合自身特點建立了一整套制度保障體系。

集團設(shè)立風(fēng)控管理部門，負(fù)責(zé)各部門制度及業(yè)務(wù)流程的評審工作。在集團供應(yīng)鏈管理制度及流程的制定過程，特別是ERP系統(tǒng)上線進(jìn)程中，風(fēng)控管理部門開展了專項梳理與優(yōu)化項目，保證制度流程設(shè)計合理，并對主要風(fēng)險進(jìn)行有效控制。

二、項目實施過程

業(yè)務(wù)流程優(yōu)化BPI（Business Process Improvement ）是指通過不斷發(fā)展、完善、優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，從而保持企業(yè)競爭優(yōu)勢的策略，在流程設(shè)計和實施的過程中，對流程進(jìn)行不斷改進(jìn)的過程。集團風(fēng)控管理部門在供應(yīng)鏈流程優(yōu)化項目中的實施步驟如下：

（一）對業(yè)務(wù)流程的現(xiàn)狀開展深入調(diào)研

調(diào)研的形式可以是多種多樣的，深入的調(diào)研有助于項目人員充分了解被梳理部門的業(yè)務(wù)現(xiàn)狀及特點，更加準(zhǔn)確的了解問題說在。具體方法如下：

a）要求被梳理部門人員填寫崗位說明書。項目組將所有的《崗位職責(zé)說明書》進(jìn)行匯總整理，從而對部門的情況進(jìn)行整體性把握。

b）基于業(yè)務(wù)系統(tǒng)的分析與樣本抽取。可利用業(yè)務(wù)系統(tǒng)操作日志及業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)批導(dǎo)功能，經(jīng)過數(shù)據(jù)分析與比對，對異常數(shù)據(jù)進(jìn)行重點篩查與抽樣。需要注意的是，基于業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)分析得出的結(jié)論僅可以作為樣本抽取與評估的參考，不能作為判斷管理系統(tǒng)或業(yè)務(wù)流程是否失效的依據(jù)。

c）開展員工訪談，需要注意的是在開始正式訪談前，訪談人員應(yīng)充分研讀被訪談部門前期提交的材料，例如：《崗位職責(zé)說明書》、《部門規(guī)章制度》等，并撰寫《訪談提綱》。

（二）基于調(diào)研結(jié)果形成報告并做出問題診斷

調(diào)研報告不僅應(yīng)著眼于被梳理部門的問題及應(yīng)用現(xiàn)狀，還應(yīng)站在企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的高度并結(jié)合國內(nèi)外優(yōu)秀企業(yè)的成功經(jīng)驗對流程現(xiàn)狀做出評價。項目組應(yīng)與被梳理部門及公司高層就調(diào)研報告提出的問題進(jìn)行診斷，診斷思路如下：

a）業(yè)務(wù)流程的功能設(shè)計是否過于繁雜，有無精簡的可能。

b）業(yè)務(wù)流程的實現(xiàn)形式是否能用更有效率的工具實現(xiàn)。

c）業(yè)務(wù)流程的邏輯關(guān)系是否需要調(diào)整及改進(jìn)。

d）業(yè)務(wù)流程的權(quán)責(zé)關(guān)系是否明確，有無權(quán)責(zé)不清，造成推諉扯皮情況的可能。

經(jīng)過現(xiàn)狀調(diào)研和問題診斷，項目組發(fā)現(xiàn)公司供應(yīng)鏈流程存在大致問題如下：

a)集團所轄各家門診地域分布廣泛，物資管理難度大。

b)未建立集團統(tǒng)一的合格供應(yīng)商庫，未建立供應(yīng)商管理體系。

c)未統(tǒng)一集團采購管理流程及物資管理流程，各分支機構(gòu)各行其是。

d)未就集團物資做統(tǒng)一的編碼及命名管理，材料成本核算模式粗放。

e)采購申請環(huán)節(jié)控制不到位，高值材料出現(xiàn)大量冗余。

f)供應(yīng)鏈流程數(shù)據(jù)未進(jìn)行統(tǒng)一管理。

（三）提出優(yōu)化方案

項目組與被梳理部門共同探討優(yōu)化方案，綜合運用全員參與法、頭腦風(fēng)暴法、專家討論法、調(diào)查問卷法等業(yè)務(wù)流程優(yōu)化方法形成《優(yōu)化方案報告》并提交集團管理成批準(zhǔn)。

（四）優(yōu)化方案的試行與調(diào)整。優(yōu)化方案獲批后，應(yīng)穩(wěn)步開展試運行工作。在試行期內(nèi)，項目組與被梳理部門一同檢查新流程運行效果，驗證新流程對業(yè)務(wù)風(fēng)險點的控制情況，查找優(yōu)化方案的疏漏之處，并對發(fā)現(xiàn)的問題及時做出調(diào)整。

三、優(yōu)化供應(yīng)鏈管理的相關(guān)舉措

（一）集團供應(yīng)鏈管理方案設(shè)計總體思路

口腔醫(yī)療屬于服務(wù)行業(yè)，各門診通過采購需要的醫(yī)療物資，包括設(shè)備、器械及耗材，通過科學(xué)的方法進(jìn)行存放、保管、使用，借助這些物資最終服務(wù)于就診患者。因此口腔醫(yī)療機構(gòu)供應(yīng)鏈管理工作應(yīng)著重于采購管理與庫存管理兩個方面。

（二）集團供應(yīng)鏈管理的具體措施

1.“抓大放小”，對物資采購進(jìn)行重點管控

因為集團下屬各事業(yè)部、門診分布廣泛，口腔醫(yī)療使用物資數(shù)量、種類較多，集團采取混合采購模式，暨集團統(tǒng)一采購與各門店分散采購并行的模式。集團根據(jù)口腔醫(yī)療行業(yè)物資使用的一般規(guī)律，將采購價格高、與醫(yī)療質(zhì)量關(guān)系密切的物資劃定為“管控物資”，由集團采購部統(tǒng)一與供應(yīng)商議價、采購。其余劃定為“非管控物資”，由各事業(yè)部自行采購。通過這種混合采購的模式達(dá)到重點管控、提高效率的管理要求。

2. “多管齊下”，努力降低采購成本

集團設(shè)立“招投標(biāo)工作領(lǐng)導(dǎo)小組”，并由董事長、總裁任小組組長及執(zhí)行組長。成立招投標(biāo)管理辦公室，在領(lǐng)導(dǎo)小組的充分授權(quán)下開展各項采購招標(biāo)工作。通過集團統(tǒng)一招標(biāo)，從而達(dá)到提高采購質(zhì)量、降低采購成本的作用。

集團采購部通過與供應(yīng)商簽訂年度框架協(xié)議的方式對產(chǎn)品采購價格、配送、質(zhì)保、售后、培訓(xùn)、賬期等條款進(jìn)行約定，以限定購銷雙方的權(quán)利義務(wù)，保障管控物資采購價格及其他商務(wù)條款的連續(xù)性。

對于非管控物資，集團要求各事業(yè)部必須與供應(yīng)商簽訂采購合同或采購框架協(xié)議，以保證價格受到合理管控。集團設(shè)立物資管理部，從集團高度總體控制全國物資管理工作，集團物資管理部通過定期發(fā)布采購價格指數(shù)（采購價格指數(shù)=本事業(yè)部該項物資的采購價格/集團最低采購價格），對各事業(yè)部非管控物資采購進(jìn)行價格評比和量化考核，從而引導(dǎo)事業(yè)部采購人員購買質(zhì)優(yōu)價廉的產(chǎn)品。

3. “創(chuàng)新提效”，構(gòu)建物資管理體系

作為醫(yī)療耗材從采購到使用的中轉(zhuǎn)站，門診倉庫在整門診中有著重要地位。倉庫管理水平的高低直接影響著門診的業(yè)績水平。

為了提高倉庫管理水平，首先，集團制定了一整套倉庫管理制度，涉及物資的擺放、保存、出入庫、盤點、報廢等一系列流程。同時為了加強集團物資管理工作，集團特對各事業(yè)部物資管理人員實行垂直管理，從編制、考核、薪酬等方面強化集團對各事業(yè)部物資管理工作的管控。

其次，通過改變種植體等高值物資的采購模式從而降低采購資金占用，合理優(yōu)化庫存結(jié)構(gòu)。集團將零售業(yè)廣泛使用的寄售模式運用到種植體采購與庫存管理中來，暨供應(yīng)商將一定數(shù)量的高值耗材鋪貨至各門診，門診以實際耗用同供應(yīng)商結(jié)算的模式。這種VMI模式一方面可以降低集團資金占用，減少庫存周轉(zhuǎn)壓力；另一方面，因為口腔門診作為服務(wù)商，處于整個商品流通的終端，VMI模式有利于供應(yīng)商獲取終端銷售數(shù)據(jù)，供應(yīng)商可根據(jù)終端需求及時調(diào)整生產(chǎn)線或優(yōu)化備貨策略，從而為其客戶提供適銷對路的產(chǎn)品。

第三，對于非VMI模式物資，集團物資管理部通過定期測算存貨周轉(zhuǎn)率，對各事業(yè)部、門診的存貨使用效率進(jìn)行評比及量化考核，從而引導(dǎo)各事業(yè)部加強物資管理，提高物資使用效率。

4. “業(yè)務(wù)整合”，提高信息化管理水平

集團通過引入全球知名企業(yè)管理軟件SAP，實現(xiàn)“人”、“財”、“物”模塊的整合上線。將整個采購、倉庫及核算業(yè)務(wù)整合為一體，在有效防控業(yè)務(wù)風(fēng)險的同時，提高企業(yè)運行效率。

首先，集團設(shè)計了物資及供應(yīng)商編碼體系，使得每一種物資、每一個供應(yīng)商都有一個獨立編碼。新加入的物資、供應(yīng)商必須經(jīng)過有效審批才能在SAP系統(tǒng)中授予對應(yīng)的編碼。通過物料、供應(yīng)商的準(zhǔn)入流程，集團可以從源頭上對該物資“能不能買”、“證照是否齊全”、“從誰那里買”做出有效控制。

其次，通過SAP的基礎(chǔ)功能或二次開發(fā)，可以將紛繁冗雜但重復(fù)機械的工作簡單化、自動化。例如：對于VMI模式的物資耗用，庫管僅需在系統(tǒng)中點擊一個按鍵就可以實現(xiàn)采購、收貨、發(fā)貨環(huán)節(jié)中的各個步驟，大幅提高運行效率，節(jié)約人力成本。

第三，使用SAP系統(tǒng)的主要優(yōu)勢在于使系統(tǒng)使用者在操作系統(tǒng)的同時完成對應(yīng)工作任務(wù)，也就是說，在基于正確使用系統(tǒng)的前提下，管理層可根據(jù)BI（商業(yè)智能）報表功能實時了解企業(yè)運行情況。例如，管理層可根據(jù)BI報表查看某門診某一日某種物資的實時庫存情況，可查看某一門診截止至某一日的存貨周轉(zhuǎn)水平，從而實現(xiàn)精細(xì)化管理。同時，系統(tǒng)對業(yè)務(wù)人員的工作進(jìn)行完全記錄，管理層可通過分析這些操作記錄評價某一部門或某一員工的績效。例如：某采購員制作的采購訂單經(jīng)常出現(xiàn)“沖銷”或“終結(jié)”記錄，說明該員工可能存在業(yè)務(wù)操作不熟練的現(xiàn)象。

四、結(jié)語

口腔醫(yī)療行業(yè)一直以來都被認(rèn)為是朝陽產(chǎn)業(yè)，但隨著越來越多的創(chuàng)業(yè)者、投資人的進(jìn)入，曾經(jīng)的“藍(lán)?！币脖貙⒊蔀椤凹t?！?。各大機構(gòu)“捉對廝殺”之勢已不可避免?！芭荞R圈地”的粗放式管理必將被精細(xì)化管理所取代。采購管理、庫存管理正是口腔醫(yī)療企業(yè)精細(xì)化管理的重要切入點?？谇会t(yī)療企業(yè)做好采購管理、庫存管理工作具有如下重要意義：一是通過有效的供應(yīng)鏈管理可以切實降低企業(yè)成本、減少企業(yè)資金占用，有利于實現(xiàn)企業(yè)價值最大化。二是合規(guī)、健全、富于操作性的供應(yīng)鏈管理流程具有極強的復(fù)制性，有利于大規(guī)模推廣，特別適合規(guī)?；?、集團化的大型口腔連鎖企業(yè)。

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張智超（1990-），男，就讀于首都經(jīng)濟貿(mào)易大學(xué)，主要從事企業(yè)內(nèi)部控制、內(nèi)部審計方面的工作和研究。