董 濤

內(nèi)蒙古大板發(fā)電有限責(zé)任公司，內(nèi)蒙古 赤峰 025150

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企業(yè)合同法律風(fēng)險(xiǎn)及防范措施研究

董 濤

內(nèi)蒙古大板發(fā)電有限責(zé)任公司，內(nèi)蒙古 赤峰 025150

在企業(yè)承受的各種市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)中，合同法律風(fēng)險(xiǎn)構(gòu)成了其中的重要類(lèi)型。如何有效實(shí)施合同全過(guò)程管理，降低合同法律風(fēng)險(xiǎn)成為現(xiàn)代企業(yè)必須面對(duì)的課題。本文按照要約信息發(fā)布、合同簽訂、合同履行、合同履行后管理四個(gè)階段對(duì)合同的全生命周期進(jìn)行法律風(fēng)險(xiǎn)分析，并提出了與之對(duì)應(yīng)的防范措施，為現(xiàn)代企業(yè)合同法律風(fēng)險(xiǎn)管理提供了一些參考依據(jù)。

企業(yè)合同；全過(guò)程管理；法律風(fēng)險(xiǎn)；防范措施

一、引言

在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，各種市場(chǎng)主體為全面參與市場(chǎng)活動(dòng)，獲取經(jīng)濟(jì)效益，保障自身權(quán)益，一定會(huì)通過(guò)簽訂合同，約定雙方或多方當(dāng)事人的權(quán)利和義務(wù)，形成受法律保護(hù)的民事法律關(guān)系。合同一旦簽訂，合同雙方的權(quán)利和義務(wù)就獲得了全方位的法律保障，這種受法律保護(hù)的狀態(tài)有利于合同的順利履行，但在此過(guò)程中也可能因?yàn)楹贤黧w不適格、締約過(guò)失、合同條款無(wú)效等法律風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)致合同無(wú)效或合同無(wú)法履行，給企業(yè)帶來(lái)經(jīng)濟(jì)損失。企業(yè)如果缺乏合同管理能力，就會(huì)埋下一系列的合同法律風(fēng)險(xiǎn)漏洞與隱患。因此，企業(yè)必須嚴(yán)格合同全生命周期的法律風(fēng)險(xiǎn)管理，針對(duì)不同階段、不同類(lèi)型的合同風(fēng)險(xiǎn)運(yùn)用特定的手段與措施加以防控，消除企業(yè)面對(duì)的潛在威脅。

二、合同管理的一般階段

合同管理一般經(jīng)過(guò)招標(biāo)信息發(fā)布、資格審核、確定對(duì)象、合同起草與簽訂、合同履行、歸檔保管等環(huán)節(jié)構(gòu)成。從合同全生命周期管理的視角，可以將招標(biāo)階段納入合同管理范疇，并按時(shí)間順序劃分為要約信息發(fā)布、合同簽訂、合同履行、合同履行后管理四個(gè)階段。要約信息發(fā)布階段，包括收集整理招標(biāo)計(jì)劃、辦理招標(biāo)審批手續(xù)、編制招標(biāo)文件、發(fā)布招標(biāo)公告、發(fā)售招標(biāo)文件、現(xiàn)場(chǎng)考察、招標(biāo)文件答疑等程序；合同簽訂階段，包括確定準(zhǔn)合同對(duì)象、談判、擬訂合同文本、審核、簽署等程序；合同履行階段，包括合同履行、變更、轉(zhuǎn)讓、終止、糾紛處理等程序；合同履行后管理階段，包括合同歸檔保管、履行情況評(píng)價(jià)等程序。

三、合同管理不同階段的法律風(fēng)險(xiǎn)分析及其防范措施

合同法律糾紛主要集中顯現(xiàn)在履行階段，但深入分析風(fēng)險(xiǎn)形成原因，我們不難發(fā)現(xiàn)，其法律風(fēng)險(xiǎn)伴生在整個(gè)合同管理流程中，且是各種因素綜合影響的結(jié)果。因此，分析合同法律風(fēng)險(xiǎn)，最簡(jiǎn)單的便是從合同管理流程入手，按照合同管理的時(shí)間順序即合同管理的不同階段進(jìn)行分析。

(一)要約信息發(fā)布階段

要約信息發(fā)布階段的主要工作內(nèi)容是收集、整理、公布本公司擬對(duì)外采購(gòu)物品或服務(wù)的具體信息，利用招投標(biāo)平臺(tái)，像特定對(duì)象或不特定對(duì)象發(fā)出合同邀約，就招標(biāo)公告、說(shuō)明書(shū)等相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行解釋、答疑。在此階段，邀約信息的發(fā)布既是公司的主要義務(wù)，也是法律風(fēng)險(xiǎn)的防范重點(diǎn)?！逗贤ā返谒氖l規(guī)定，當(dāng)事人在訂立合同過(guò)程中存在故意隱瞞與訂立合同有關(guān)的重要事實(shí)或者提供虛假情況；有其他違背誠(chéng)實(shí)信用原則行為，給對(duì)方造成損失的，應(yīng)當(dāng)承擔(dān)損害賠償責(zé)任。因此，在招標(biāo)書(shū)中，公司應(yīng)盡量明確相關(guān)信息，對(duì)采購(gòu)合同，要明確物資的品種、規(guī)格型號(hào)、需求數(shù)量、質(zhì)量等級(jí)、交貨日期、交貨地點(diǎn)等信息；對(duì)工程類(lèi)合同，要明確施工所需資質(zhì)、施工內(nèi)容、施工范圍、施工周期及相關(guān)材料標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容，同時(shí)規(guī)范履行招標(biāo)程序，將相關(guān)內(nèi)容紙質(zhì)化并及時(shí)收集保存。一是全面履行信息告知、披露義務(wù)，避免形成締約過(guò)失之債。二是避免在合同執(zhí)行過(guò)程中，承諾人以相關(guān)信息未明確，產(chǎn)生追加費(fèi)用或不按要求標(biāo)準(zhǔn)履行的糾紛。

(二)合同簽署階段

合同簽署階段的主要工作內(nèi)容是，確定合同風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避策略、確定準(zhǔn)合同對(duì)象、起草合同、磋商談判、確定合同雙方權(quán)利義務(wù)及爭(zhēng)議糾紛解決方式、簽署合同等內(nèi)容。通過(guò)合同管理實(shí)踐及大量合同糾紛案件看，此階段審查核實(shí)的內(nèi)容最多，法律風(fēng)險(xiǎn)也最易產(chǎn)生?！逗贤ā返诙旅鞔_了合同當(dāng)事人主體資格、合同形式、內(nèi)容、訂立及生效要件等相關(guān)內(nèi)容，從法律規(guī)定及合同效力方面分析，此階段主要包含合同內(nèi)容約定不明確風(fēng)險(xiǎn)、對(duì)方當(dāng)事人締約能力風(fēng)險(xiǎn)、合同欺詐風(fēng)險(xiǎn)、簽約能力禁止風(fēng)險(xiǎn)等。為避免這些法律風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生，我們必須嚴(yán)格把好審查關(guān)，一是在保證合同內(nèi)容不違反國(guó)家法律法規(guī)或國(guó)家產(chǎn)業(yè)政策的同時(shí)，合同內(nèi)容要盡量全面，對(duì)合同履行的核心條款及關(guān)鍵性輔助內(nèi)容盡量全面的寫(xiě)入合同文本，保證在合同發(fā)生糾紛時(shí)，減少對(duì)方當(dāng)事的抗辯事由。二是合同語(yǔ)言要規(guī)范準(zhǔn)確，保證合同內(nèi)容和條款不存在不合理、不嚴(yán)密、不完整、不明確或表述不恰當(dāng)問(wèn)題，避免可能導(dǎo)致重大誤解的情況發(fā)生。三是認(rèn)真審核營(yíng)業(yè)執(zhí)照等相關(guān)資料，保證對(duì)方具有完全民事權(quán)利能力和民事行為能力，有能力履行合同義務(wù)。涉及標(biāo)的物處分或轉(zhuǎn)讓的，審查對(duì)方是否對(duì)標(biāo)的物具有處分的權(quán)利，必要時(shí)可要求對(duì)方對(duì)處分權(quán)作出保證。四是簽訂合同前要對(duì)客戶的資信信息進(jìn)行調(diào)查了解，最大限度地控制客戶信用和違約風(fēng)險(xiǎn)。五是要對(duì)合同經(jīng)辦人尤其是簽字代表進(jìn)行審查，查看并復(fù)印存檔對(duì)方開(kāi)具的授權(quán)委托書(shū)，確保合同合法有效。六是規(guī)范合同用印管理，合同除簽字外，一定要蓋公司合同章或公章，保證即使法定代表人或授權(quán)代表的簽字在偽造的情況下，合同仍然有效。

(三)合同履行階段

合同履行階段的主要工作內(nèi)容是，跟蹤合同履行進(jìn)度與質(zhì)量，在實(shí)際履行與合同要求不相符時(shí)，及時(shí)提出合同變更、轉(zhuǎn)讓、終止意見(jiàn)，處理合同糾紛，最大限度的減少企業(yè)損失。此階段是合同糾紛較為集中的階段，究其原因，既有前兩階段遺留的隱患，也有此階段管理不規(guī)范造成的法律風(fēng)險(xiǎn)，主要包括合同履行過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)、合同變更或轉(zhuǎn)讓風(fēng)險(xiǎn)、合同終止風(fēng)險(xiǎn)、合同糾紛處理不當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)等。通過(guò)大量實(shí)踐案例總結(jié)發(fā)現(xiàn)，此階段關(guān)鍵要做好以下幾項(xiàng)工作，一是建立合同執(zhí)行跟蹤制度，對(duì)物資采購(gòu)合同，嚴(yán)格按約定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，對(duì)工程及服務(wù)合同，定期對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行審核，與合同要求不相符的，及時(shí)以書(shū)面形式通知合同義務(wù)方。二是對(duì)長(zhǎng)期性合同，定期調(diào)查合同義務(wù)方的履約能力和商業(yè)信譽(yù)情況，一旦發(fā)現(xiàn)對(duì)方履約能力出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，要及時(shí)要求提供相應(yīng)的擔(dān)保措施，情況嚴(yán)重時(shí)，可協(xié)商終止合同。三是要始終保持法律風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，合同雙方溝通、變更、轉(zhuǎn)讓或終止雙方權(quán)利義務(wù)時(shí)務(wù)必以書(shū)面形式進(jìn)行，同時(shí)注意保存過(guò)程中形成的證據(jù)資料，防止后續(xù)糾紛發(fā)生。

(四)合同履行后管理階段

合同履行后管理階段的主要工作內(nèi)容是，按照企業(yè)的相關(guān)管理辦法，對(duì)合同會(huì)簽單、合同文本、補(bǔ)充協(xié)議等過(guò)程中形成的相關(guān)資料進(jìn)行歸檔，開(kāi)展合同履行情況后評(píng)價(jià)等，其存在的風(fēng)險(xiǎn)主要是合同歸檔風(fēng)險(xiǎn)、審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)，形成風(fēng)險(xiǎn)的主要原因是資料歸檔不全、資料遺失、合同泄密、合同濫用等。為避免此類(lèi)風(fēng)險(xiǎn)，一是企業(yè)要制定嚴(yán)格的合同管理和檔案管理辦法，明確合同管理人員、檔案管理人員職責(zé)，嚴(yán)格檔案資料歸檔借閱流程，避免資料歸檔不全、不及時(shí)、合同濫用及泄密情況發(fā)生。二是完善企業(yè)檔案資料存放硬件設(shè)施，避免檔案資料出現(xiàn)水淹、失火等毀損情況，為合同后續(xù)質(zhì)保金支付、企業(yè)審計(jì)等過(guò)程中提供資料支持。

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