王 卓

（廣東科學(xué)技術(shù)職業(yè)學(xué)院，廣東 珠海 519090）

創(chuàng)新高職檔案管理工作的實(shí)踐路徑分析與闡述

王 卓

（廣東科學(xué)技術(shù)職業(yè)學(xué)院，廣東 珠海 519090）

檔案管理工作是高職院?；A(chǔ)工作之一，對(duì)高職院校管理水平的提升具有非常重要的作用和意義。本文在研究中主要以檔案管理工作為重點(diǎn)，探究創(chuàng)新高職檔案管理工作的實(shí)踐路徑，為高職院校的可持續(xù)發(fā)展做好充分的準(zhǔn)備。

創(chuàng)新；高職；檔案管理工作；實(shí)踐路徑

高職院校是人才、知識(shí)以及科技的集聚地，具有非常重要的育人功能和社會(huì)功能。在進(jìn)行高職院校檔案管理工作的過程中，其管理內(nèi)容主要涉及到文字、圖表、圖像等高職相關(guān)記錄，這些記錄是高職院?？蒲?、教學(xué)等方面的努力成果，不僅可以傳承高職院校的文化，還可以反映出高職院校各個(gè)學(xué)期階段的師生生活。另外，高職院校檔案管理可以作為學(xué)校教育管理的重要依據(jù)進(jìn)行反復(fù)使用，對(duì)高職院校的進(jìn)一步發(fā)展具有非常重要的意義和作用。

一、高職檔案管理工作的綜合分析

（一）高職檔案管理工作內(nèi)容

高職院校檔案屬于學(xué)校建設(shè)活動(dòng)中的原始材料，在表現(xiàn)形式上為建設(shè)圖紙、文字記錄、影像資料、工程價(jià)款結(jié)算書審計(jì)結(jié)論以及在后期維修改造等相關(guān)技術(shù)資料，具有非常重要的保存價(jià)值和利用價(jià)值。在實(shí)際的管理工作中，檔案管理工作具有以下幾點(diǎn)特征：第一，現(xiàn)實(shí)性。高職檔案具有極強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)使用價(jià)值，與其他檔案資料具有一定的差異性，可以在歸檔后進(jìn)行再利用，進(jìn)而為高職院校的發(fā)展規(guī)劃提供重要的理論依據(jù)。第二，周期性。高職檔案管理工作具有一定的周期性，這種周期性是高職檔案管理工作基本屬性和工作內(nèi)容賦予的，對(duì)高職院校階段性管理工作內(nèi)容和教育工作內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)一整理和規(guī)劃，進(jìn)而記錄高職院校的管理建設(shè)路程。

（二）創(chuàng)新高職檔案管理工作的作用

從整個(gè)高職院校管理工作來說，高職檔案管理工作對(duì)整個(gè)學(xué)校的發(fā)展和規(guī)劃具有非常重要的意義和作用。因此，在進(jìn)行高職院校管理工作中，要重視高職檔案管理工作，并在原有的基礎(chǔ)上對(duì)高職檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新與改革，不斷提高高職檔案管理水平，進(jìn)而促進(jìn)高職院校的可持續(xù)發(fā)展。首先，高職檔案管理工作的創(chuàng)新是高職院校不斷發(fā)展的必然要求，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，促進(jìn)了高職院校的進(jìn)一步完善和優(yōu)化，同時(shí)對(duì)高職院校檔案管理工作提出了新的要求。傳統(tǒng)檔案管理工作逐漸凸顯出管理模式落后、管理科學(xué)化水平低、檔案管理意識(shí)不強(qiáng)、管理資金缺短以及硬件設(shè)備技術(shù)落后等問題，對(duì)高職院校檔案管理工作的發(fā)展帶來了較大的障礙和局限性，使其檔案管理工作無法適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求。在這樣的環(huán)境背景下高職院校必須要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新與改革，創(chuàng)新檔案管理模式、樹立檔案人員現(xiàn)代化管理意識(shí)、提高硬件設(shè)備以及管理技術(shù)水平，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)高職院校檔案管理工作質(zhì)量的提升。其次，高職檔案是對(duì)學(xué)校歷史面貌與發(fā)展變化的真實(shí)記錄，并以此為依據(jù)，為高職院校教育改革、科學(xué)管理等工作提供重要的科學(xué)依據(jù)。在大量的實(shí)踐中，高職檔案管理可以有效提高高職院校的教學(xué)質(zhì)量以及管理工作效率，維護(hù)高職院校的權(quán)益，進(jìn)而保證高職院校的正常運(yùn)行。

二、創(chuàng)新高職檔案管理工作的實(shí)踐路徑

（一）強(qiáng)化檔案宣傳，提高檔案管理意識(shí)

思想決定行動(dòng)，為了實(shí)現(xiàn)高職檔案管理工作的創(chuàng)新與改革，高職院?？梢韵葟乃枷虢逃麄魅胧?，整合高職院校各方資源，加強(qiáng)檔案管理工作的宣傳教育，提高檔案管理人員的現(xiàn)代化管理意識(shí)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)高職院校檔案管理工作的創(chuàng)新。首先，高職院校要對(duì)檔案材料的使用方式和重要性等知識(shí)進(jìn)行宣傳，樹立高職院校管理工作人員和師生的檔案意識(shí)。一方面，高職院?？梢酝ㄟ^學(xué)校網(wǎng)站、官方微博、官方微信、廣播以及校報(bào)等校園媒介進(jìn)行檔案管理的宣傳，向廣大師生進(jìn)行檔案知識(shí)的普及，使得廣大師生與檔案管理者可以正確使用檔案，激發(fā)出對(duì)檔案的興趣。另一方面，高職院校檔案部門要積極組織培訓(xùn)活動(dòng)，通過講座以及面對(duì)面培訓(xùn)的方式開展檔案管理活動(dòng)，使得廣大師生可以合理利用檔案，并通過檔案中的信息資料指導(dǎo)學(xué)習(xí)與教學(xué)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)高職檔案價(jià)值的最大化。其次，高職院校要給予檔案管理工作充分的重視，正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作對(duì)高職院校發(fā)展的重要性，并將其工作內(nèi)容納入到高職院校發(fā)展戰(zhàn)略中，實(shí)行高職檔案管理工作的集中統(tǒng)一，提高高職檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性以及安全性，進(jìn)而保證高職院校檔案管理工作質(zhì)量和工作效率的提升。

（二）運(yùn)用先進(jìn)管理手段，實(shí)現(xiàn)高職檔案管理的現(xiàn)代化

在高職檔案管理工作中，常見的先進(jìn)檔案管理手段和設(shè)施有以下幾種：第一，智能文件柜。智能文件柜就是在傳統(tǒng)文件柜的基礎(chǔ)上安裝了單片機(jī)控制器與LED燈，通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行LED燈發(fā)光定位，并利用附屬軟件進(jìn)行智能文件柜管理。在實(shí)際的管理工作中，智能文件柜可以與電腦進(jìn)行有效連接，實(shí)現(xiàn)文件的查找、借閱等功能，并對(duì)文件進(jìn)行智能定位，便于檔案管理工作人員的查找與管理工作，有效節(jié)省管理成本。進(jìn)而實(shí)現(xiàn)高職檔案管理工作效率的提升。第二，自動(dòng)選層文件柜。自動(dòng)選層文件柜在實(shí)際應(yīng)用中，文件管理人員輸入需要查找的檔案名稱、編號(hào)等相關(guān)信息，自動(dòng)選層文件柜智能系統(tǒng)會(huì)對(duì)所有文件與檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一排查和篩選，進(jìn)而確定需要的檔案文件，并自動(dòng)傳輸?shù)匠统隹冢奖愎芾砣藛T的存取與管理。第三，指紋鎖保管柜。指紋鎖保管柜主要采用了先進(jìn)的指紋識(shí)別技術(shù)，與傳統(tǒng)密碼和IC卡具有顯著的差異性，檔案管理人員輕按手指即可實(shí)現(xiàn)對(duì)保管箱的開關(guān)控制，也只有預(yù)先設(shè)定的管理人員指紋才能開鎖，有效保證了高職檔案文件的安全性和可靠性。因此，在高職院校檔案管理工作中，要根據(jù)檔案管理工作的時(shí)間內(nèi)容和工作需求，選擇適宜的現(xiàn)代化檔案管理方式，不斷提高職檔案管理工作的質(zhì)量和效率，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)高職檔案管理工作的現(xiàn)代化和技術(shù)化，促進(jìn)高職院校的快速發(fā)展。

（三）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，組建高質(zhì)量管理隊(duì)伍

檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)對(duì)高職檔案管理工作質(zhì)量的提高具有非常重要的作用和意義。在高職檔案管理工作中，檔案管理工作人員的專業(yè)管理水平與職業(yè)素養(yǎng)直接決定著高職檔案管理水平。因此，為了不斷提高高職檔案管理工作的質(zhì)量，滿足時(shí)代對(duì)檔案管理工作的要求，高職院校要不斷提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，加大對(duì)檔案管理人員的教育力度，進(jìn)而保證高職檔案管理工作的順利開展。其培養(yǎng)措施主要為以下幾點(diǎn)：第一，高職院?？梢詫?duì)檔案管理人員進(jìn)行繼續(xù)教育，通過這樣的方式促進(jìn)高職檔案管理人員的不斷學(xué)習(xí)，防止檔案管理人員知識(shí)老化的現(xiàn)象，進(jìn)而保證整個(gè)管理團(tuán)隊(duì)的高素質(zhì)和高效率。知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，在一定程度上提高了高職檔案管理人員的工作標(biāo)準(zhǔn)和管理要求。就目前而言，高職檔案管理人員的專業(yè)性相對(duì)較低，知識(shí)面也有一定的局限性，這樣會(huì)影響高職檔案管理工作的效率，不利于高職檔案管理工作的整體發(fā)展。對(duì)管理人員的培訓(xùn)與教育要采用分批層次性教育方式，選擇優(yōu)秀的檔案管理人員到專業(yè)管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行進(jìn)修，進(jìn)修完成后對(duì)其他工作人員進(jìn)行培訓(xùn)和教育，達(dá)到高職院校的培養(yǎng)目的。同時(shí)高職院?？梢云刚?qǐng)專業(yè)的檔案管理專家進(jìn)行教學(xué)，讓高職檔案管理人員學(xué)習(xí)目前先進(jìn)的管理技術(shù)和管理知識(shí)，更新高職檔案管理的工作理念，不斷對(duì)管理理念進(jìn)行創(chuàng)新，滿足高職檔案管理工作對(duì)管理人員綜合素質(zhì)的要求。第二，構(gòu)建多元化培訓(xùn)體系。除了傳統(tǒng)的集體培訓(xùn)之外，高職院?？梢越M織各種主題性檔案管理培訓(xùn)活動(dòng)，組織檔案管理人員參加檔案管理學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，不斷強(qiáng)化自身的業(yè)務(wù)能力，拓展檔案管理工作的知識(shí)面和管理范圍，實(shí)現(xiàn)高職檔案管理人員的高素質(zhì)。第三，高職院校要提出有效的政策與措施，提高檔案管理人員的工作積極性，將管理人員的職稱與繼續(xù)教育聯(lián)系起來，讓管理人員自主參與到培訓(xùn)活動(dòng)中，樹立管理人員的學(xué)習(xí)意識(shí)，使得管理人員利用多種途徑進(jìn)行自我學(xué)習(xí)，實(shí)現(xiàn)檔案管理人員的自我完善、自我發(fā)展，提高管理人員的綜合管理能力與檔案服務(wù)意識(shí)。

（四）促進(jìn)檔案資源共享，實(shí)現(xiàn)檔案管理價(jià)值的最大化

從本質(zhì)上看，檔案資源對(duì)高職院校來說具有巨大的使用價(jià)值和潛在價(jià)值，其潛在價(jià)值要通過管理人員的進(jìn)一步挖掘和開發(fā)，促進(jìn)檔案資源的實(shí)時(shí)共享，提高高職檔案管理水平，進(jìn)而充分發(fā)揮出高職檔案資源的價(jià)值，為高職院校的健康穩(wěn)定發(fā)展提供重要的保障。高職院校師生群體是檔案資源的服務(wù)主體，在檔案資源價(jià)值開發(fā)的過程中，管理人員可以針對(duì)高職院校人群市場(chǎng)進(jìn)行檔案資源專項(xiàng)調(diào)查，了解廣大師生對(duì)檔案資源的實(shí)際需求，強(qiáng)化與高職各個(gè)部門的溝通與協(xié)調(diào)，共同制定檔案資源開發(fā)計(jì)劃，保證高職檔案資源開發(fā)與利用措施的順利開展。同時(shí)，管理人員要整合高職院校多方資源，構(gòu)建高職檔案資源網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫，并設(shè)置登入用戶名，學(xué)生可以根據(jù)學(xué)號(hào)登錄，教師、學(xué)校工作人員則使用工號(hào)，檔案資源需求者可以登錄高職檔案資源網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫，根據(jù)自身需求進(jìn)行檔案資源的查找與下載，實(shí)現(xiàn)高職檔案資源的實(shí)時(shí)共享，促進(jìn)檔案管理價(jià)值的最大化。

三、結(jié)束語

本文通過對(duì)創(chuàng)新高職檔案管理工作的實(shí)踐路徑分析，讓我們知道了高職檔案管理工作的創(chuàng)新與改革是高職院校不斷發(fā)展的必然途徑，符合信息化時(shí)代對(duì)高職檔案管理工作的要求。本文在分析高職檔案管理內(nèi)容與創(chuàng)新意義的基礎(chǔ)上，提出強(qiáng)化檔案宣傳，提高檔案管理意識(shí)、運(yùn)用先進(jìn)管理手段，實(shí)現(xiàn)高職檔案管理的現(xiàn)代化、提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，組建高質(zhì)量管理隊(duì)伍、促進(jìn)檔案資源共享，實(shí)現(xiàn)檔案管理價(jià)值的最大化等措施，實(shí)現(xiàn)高職檔案管理工作的創(chuàng)新。

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王卓（1985-），女，湖南益陽人，廣東科學(xué)技術(shù)職業(yè)學(xué)院，檔案專業(yè)館員，本科，研究方向：檔案管理。