孟祥蘭

淺談基層水管單位會(huì)計(jì)檔案管理工作

孟祥蘭

一、引言

基層水利工程管理單位（以下簡(jiǎn)稱基層水管單位）具體承擔(dān)著水庫、水閘、灌區(qū)、泵站、河道堤防等工程防汛抗旱、管理、運(yùn)行、維護(hù)等任務(wù)，其依托水利工程而存在，使命是保證工程安全運(yùn)行和效益充分發(fā)揮。

會(huì)計(jì)檔案是指單位在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。會(huì)計(jì)檔案管理，是指通過建立和完善會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度，采取可靠的安全防護(hù)技術(shù)和措施，保證會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整、可用、安全。

會(huì)計(jì)檔案，是基層水管單位資金運(yùn)行軌跡的歷史記載媒介，其可用于財(cái)政、審計(jì)、水利等上級(jí)主管部門的檢查、考核，以及單位內(nèi)部管理等工作。會(huì)計(jì)檔案管理工作是基層水管單位財(cái)務(wù)管理工作的重要組成部分。水利部水利工程管理考核辦法將財(cái)務(wù)管理、檔案工作，分別納入水利工程管理單位經(jīng)濟(jì)管理和組織管理工作中，其中包括會(huì)計(jì)檔案管理工作。

二、基層水管單位會(huì)計(jì)檔案管理存在不足

基層水管單位一般地處偏僻，工管體制改革后多為事業(yè)單位，管理人員較少。有的單位設(shè)置2名會(huì)計(jì)人員，有的單位采取報(bào)賬制，設(shè)置1名會(huì)計(jì)人員，一般為會(huì)計(jì)人員兼職會(huì)計(jì)檔案管理人員。與新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（2016年1月1日施行）要求相比，水管單位會(huì)計(jì)檔案管理存在諸多不足。

1.會(huì)計(jì)檔案收集不齊全

有的單位只重視對(duì)會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等會(huì)計(jì)專業(yè)資料的歸檔，卻忽視了對(duì)銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、保管清冊(cè)、銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)文件材料的匯集、整理和歸檔工作，嚴(yán)重影響了會(huì)計(jì)檔案的完整性。上級(jí)水行政主管部門開展財(cái)政水利專項(xiàng)資金審計(jì)時(shí)，有的單位不能提供完整的會(huì)計(jì)檔案。

2.會(huì)計(jì)檔案立卷、歸檔、查閱和銷毀等工作不規(guī)范

有的單位不按保管期限分別立卷歸檔，導(dǎo)致分類、立卷和歸檔混亂；查閱手續(xù)不齊全、程序不規(guī)范；即使超過保管期限年數(shù)，也無人來銷、無人敢銷，導(dǎo)致積案過多、毀損嚴(yán)重。

3.保管存在安全隱患

有的單位會(huì)計(jì)檔案長(zhǎng)期保存在會(huì)計(jì)人員手中，未移交給單位綜合檔案室，無邏輯、無序地堆砌，導(dǎo)致堆放散亂、管理混亂，有的單位甚至造成會(huì)計(jì)憑證、賬冊(cè)、報(bào)表等會(huì)計(jì)檔案的遺失。如果水利專項(xiàng)會(huì)計(jì)檔案遺失，將造成無法挽回的損失。

三、基層水管單位會(huì)計(jì)檔案管理存在不足的原因分析

1.單位重視不夠

有的水管單位領(lǐng)導(dǎo)及財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人重會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，輕會(huì)計(jì)檔案管理，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠，缺少工作部署、責(zé)任落實(shí)以及經(jīng)費(fèi)投入，沒有專門的會(huì)計(jì)檔案庫房。

2.人員素質(zhì)不足

有的水管單位沒有明確兼職會(huì)計(jì)檔案管理人員，有的水管單位兼職會(huì)計(jì)檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，缺乏檔案管理工作基本知識(shí)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍和標(biāo)準(zhǔn)不清楚，工作積極性不高，工作自我要求不嚴(yán)，整理出來的會(huì)計(jì)檔案不規(guī)范，不便于查閱、使用。

3.規(guī)章制度缺失

有的水管單位沒有根據(jù)國家規(guī)定結(jié)合自身實(shí)際制定適合本單位的會(huì)計(jì)檔案管理制度。有的單位雖然有制度，但沒有及時(shí)根據(jù)國家政策、規(guī)章進(jìn)行更新，更沒有嚴(yán)格執(zhí)行。制度的不健全勢(shì)必造成管理無章可循。

四、基層水管單位加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的措施

1.思想重視，建章立制

《檔案法》和《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》是會(huì)計(jì)檔案管理的法規(guī)依據(jù)?；鶎铀軉挝活I(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人應(yīng)充分認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要性和必要性，將其納入單位日常工作，制定會(huì)計(jì)檔案管理目標(biāo)，落實(shí)責(zé)任人員，并建立《會(huì)計(jì)檔案管理人員職責(zé)》《會(huì)計(jì)檔案保管制度》《會(huì)計(jì)檔案立卷歸檔制度》《會(huì)計(jì)檔案移交、銷毀制度》等一套檔案管理制度，使會(huì)計(jì)檔案管理工作有章可循。

2.加強(qiáng)培訓(xùn)，關(guān)心成長(zhǎng)

《檔案法》第九條規(guī)定:“檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備專業(yè)知識(shí)?！睍?huì)計(jì)檔案管理人員應(yīng)是集多種技能于一身的復(fù)合型人才，既要掌握檔案管理知識(shí)，精通財(cái)務(wù)知識(shí)，又要有過硬的法律意識(shí)，熟練的應(yīng)用計(jì)算機(jī)，還必須有較高的政治覺悟、愛崗敬業(yè)和保密意識(shí)，才能不斷提高思想意識(shí)和管理水平，跟上水利改革發(fā)展的步伐。水管單位應(yīng)該依法加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員的教育培訓(xùn)，把會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)和操作技能作為會(huì)計(jì)人員崗位培訓(xùn)的重要內(nèi)容，并且要搞好繼續(xù)教育。

基層水管單位要支持和鼓勵(lì)兼職會(huì)計(jì)檔案管理人員申報(bào)檔案專業(yè)系列職稱，為個(gè)人發(fā)展提供廣闊空間。

3.加強(qiáng)考核，規(guī)范管理

會(huì)計(jì)檔案管理工作要列入水管單位內(nèi)部考核，并制定詳細(xì)的考核細(xì)則，督促會(huì)計(jì)檔案管理人員嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度，提高工作質(zhì)量。對(duì)違反會(huì)計(jì)檔案管理制度，造成嚴(yán)重后果的，必須追究當(dāng)事人責(zé)任，給予相應(yīng)的行政處分。

會(huì)計(jì)檔案管理人員要認(rèn)真遵守會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定，日常產(chǎn)生的會(huì)計(jì)憑證要及時(shí)整理裝訂，規(guī)范封貼、簽章。在檢查確認(rèn)憑證封面所列事項(xiàng)記載完整后進(jìn)行裝訂，憑證厚薄要適中。會(huì)計(jì)檔案可由會(huì)計(jì)部門暫管一年后，按照相關(guān)規(guī)定交由綜合檔案室保管。未經(jīng)有權(quán)限人員批準(zhǔn)，任何人不得查閱會(huì)計(jì)檔案；同時(shí)完善借閱登記手續(xù)，借出、送還、移交各個(gè)環(huán)節(jié)都要有規(guī)范的記錄，做到責(zé)任明確、內(nèi)容完整、時(shí)間清楚。單位應(yīng)當(dāng)定期對(duì)已到保管期限的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，并形成會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書。經(jīng)鑒定，仍需繼續(xù)保存的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限；對(duì)保管期滿，確無保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案，可以銷毀。

五、結(jié)語

會(huì)計(jì)檔案是基層水管單位的重要資源，在單位發(fā)展的進(jìn)程當(dāng)中扮演著重要角色。基層水管單位應(yīng)結(jié)合自身的情況，根據(jù)水利發(fā)展新形勢(shì)要求，確保會(huì)計(jì)檔案管理制度、人員、經(jīng)費(fèi)、考核等工作的落實(shí)，并將現(xiàn)代化的管理知識(shí)運(yùn)用到會(huì)計(jì)檔案管理中，保證會(huì)計(jì)檔案管理工作更順利進(jìn)行，也將促進(jìn)水管單位更好地履行水利管理職責(zé)，保障經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展■

（作者單位：江蘇省洪澤湖水利工程管理處 223100）