董德朝

醫(yī)師定期考核檔案收集與整理要務探討

董德朝

醫(yī)師定期考核是打破醫(yī)師執(zhí)業(yè)資格的終身制和完善執(zhí)業(yè)醫(yī)師評價體系的重要途徑，本文詳細介紹了醫(yī)師定期考核檔案的收集和管理中需要注意的重點內(nèi)容，以此來為研究本課題的學者們提供理論參考。

醫(yī)師；定期考核；檔案收集

1 醫(yī)師定期考核檔案概論

在檔案工作中最核心的部分就是收集和整理檔案，收集檔案是檔案各個環(huán)節(jié)中的開端，而整理就是檔案工作的重點內(nèi)容，整理檔案的時候能夠對收集的檔案進行再分析和檢查，同時良好地分類整理為后續(xù)的檔案開發(fā)利用工作提供了好的條件[1]。從這點來分析，檔案整理工作也可以歸類于檔案的檢索利用部分中，高質量的檔案整理一定是細分了各個組卷和類別，這無形中已經(jīng)提供了檢索的功能，是檔案利用的有效組成部分[2]。

醫(yī)師定期考核是加強醫(yī)師執(zhí)照管理、行業(yè)年檢、提高醫(yī)師素質、保障醫(yī)療質量和醫(yī)療安全以及規(guī)范醫(yī)師執(zhí)業(yè)行為的重要參考標準，它是地級市的人民政府衛(wèi)生行政部門委托的機構或組織，根據(jù)醫(yī)師執(zhí)業(yè)標準來考核醫(yī)師的工作能力、職業(yè)道德以及業(yè)務水平等。

2 收集和整理考核檔案的注意事項

2.1 保證所收集的檔案的真實性

檔案是客觀的歷史證件和材料說明，它的價值就在于它非常真實地記錄了歷史中發(fā)生的社會實踐活動[3]。古今中外的很多學者非常重視檔案的使用價值，原因之一就是它的內(nèi)容非常豐富和客觀，為現(xiàn)在的社會實踐提供非常有用的參考依據(jù)。醫(yī)師定期考核檔案也不例外，它的真實性是醫(yī)院判斷醫(yī)師的綜合素質和業(yè)務水平的重要參考依據(jù)，有了這些真實的反映來做參考，才能進一步?jīng)Q定接下來的工作內(nèi)容，也就是說，這些檔案直接導致了醫(yī)院對于醫(yī)師的一些重要決定，所以，在醫(yī)師定期考核檔案的收集和整理的過程中，一定要充分保證檔案的客觀性和真實性。

2.2 明確檔案收集的核心內(nèi)容

因為類型有所差異，醫(yī)師定期考核檔案被劃分成為業(yè)務類型檔案和文件文書類型檔案，業(yè)務類型檔案涵蓋了醫(yī)師定期考核一般程序申請表、醫(yī)師個人的身份證、執(zhí)業(yè)證、資格證、學歷學位證書復印件、職能科室提供的與升級表彰等相關的資料、醫(yī)師定期考核表以及醫(yī)師行為記錄等方面的內(nèi)容；文件文書類型檔案涵蓋了醫(yī)院醫(yī)師定期考核委員會文件、醫(yī)師定期考核工作制度、實施方案和考核程序、相關宣傳報道、醫(yī)師定期考核工作總結、醫(yī)師定期考核工作計劃、原衛(wèi)生部《醫(yī)師定期考核管理辦法》以及醫(yī)師定期考核結論匯總表等方面的內(nèi)容。業(yè)務類型檔案相對于文件文書類型檔案而言更加重要。所以在收集和整理醫(yī)師定期考核檔案的過程中，收集管理人員需要根據(jù)其重要性來決定檔案收集的先后秩序和分類工作，對每一個環(huán)節(jié)都應該嚴格控制。

2.3 保證檔案整理的連續(xù)性

醫(yī)師定期考核檔案的收集整理不是一次兩次就完成了的工作，醫(yī)師的考核是周期性的工作，具有長期有效的特性，所以在整理檔案的時候，一定要充分保證檔案的動態(tài)連續(xù)性，使人能夠一目了然地從檔案中看出醫(yī)師的工作歷程，它必須是具體地記錄了醫(yī)師取得執(zhí)業(yè)資格、升級為主治醫(yī)師、再升級到任副主任醫(yī)師、最后升級到主任醫(yī)師的每個階段，同時用醫(yī)師的業(yè)務水平、科研能力以及職業(yè)道德狀況等來貫穿這些階段[4]。假如醫(yī)師因為特殊情況而出現(xiàn)了工作調(diào)動，這些考核檔案也必須隨著醫(yī)師的調(diào)動而被轉移到醫(yī)師的新單位，在調(diào)動過程中，醫(yī)師的原工作地和新工作地的檔案管理人員需要做好全面的檔案交接工作，以此來保證醫(yī)師的定期考核檔案的動態(tài)連續(xù)性。

2.4 結合手工整理和計算機管理進行收集和整理

用一人一個檔案、采用活頁方式裝訂的整理辦法，可以為查找資料提供更多的方便。在放置檔案的檔案盒封面需要貼上檔案的具體信息，同時在檔案盒的側面貼上對應的用來說明醫(yī)師科室以及姓名的標簽，然后優(yōu)先按照科室的字母順序排列，然后在同一個科室的情況下，按照醫(yī)師的姓氏的拼音首字母順序排列[5]。這樣的手工整理使得查找資料的時候更加一目了然。在計算機網(wǎng)絡技術發(fā)展的背景下，合理利用數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)來實現(xiàn)醫(yī)師定期考核檔案數(shù)據(jù)的收集和整理也成為趨勢，檔案收集系統(tǒng)需要支持檔案的掃描以及上傳工作，以此來保證醫(yī)師定期考核表、工作成績評定、醫(yī)師行為記錄、職業(yè)道德評定考核結果以及程序申請理由等資料能夠被完整地上傳和保存，以此使得查看醫(yī)師的信息記錄過程變得更加方便快捷[6-7]。

2.5 移交和歸檔過程中的檔案管理要點

原國家衛(wèi)生部在2007年5月1日頒布了《醫(yī)師定期考核管理辦法》，辦法規(guī)定，醫(yī)師的考核周期為兩年，具體時間是第2年的11月份。醫(yī)院會在每次考核的前幾個月中，收集醫(yī)師的身份證、資格證、執(zhí)業(yè)證以及職稱晉升資料等材料，連同醫(yī)師的行為記錄等檔案資料一起移交。其中，醫(yī)師的行為記錄由科室提供，除此之外的其他資料需由醫(yī)師個人提供。在移交的過程中，為了防止檔案材料丟失和漏缺，醫(yī)院的職能科室應該和醫(yī)師一起在檔案移交清單上面簽字，以此來保證檔案移交和歸檔等各個環(huán)節(jié)的嚴密性[8]。在歸檔的過程中，檔案管理人員需要對檔案仔細核查和鑒定，避免發(fā)生混淆和錯誤的資料內(nèi)容，以此來保證檔案的正確性。

3 小結

綜上所述，檔案的收集和管理是一個非常注重細節(jié)的工作，稍有不慎可能會引起嚴重的后果，這就需要我們的檔案收集和管理人員在工作中更加嚴格要求自己，使用科學的辦法收集和整理檔案的同時，用耐心、細心以及責任心來貫穿于各個工作階段和過程。

[1] 王辰，蘇靜． 醫(yī)院建立醫(yī)師技術檔案的探討[J]． 中國病案，2016，17（3）：27-28．

[2] 韋惠杰，謝玉梅． 加強醫(yī)院專業(yè)技術檔案管理探討[J]． 人力資源管理，2015（10）：232．

[3] 黃芳． 醫(yī)師定期考核檔案收集與整理要務[J]． 浙江檔案，2016（4）：61．

[4] 丁宇琳． 基于信息化技術對醫(yī)院檔案管理的新模式探討研究[J]． 管理觀察，2015（36）：188-190．

[5] 張霞． 探討計算機技術的運用在醫(yī)院檔案管理中的應用價值[J]． 醫(yī)學信息，2015，28（34）：23．

[6] 陳愛娟． 醫(yī)院專業(yè)技術人員業(yè)務考績檔案和醫(yī)德檔案管理的探討[J]． 海南檔案，2015（3）：18．

[7] 徐擁軍． 從檔案收集到知識積累[J]． 山西檔案，2009（2）：13-17．

[8] 井玲，崔月穎． 首次醫(yī)師定期考核工作的實踐探索[J]． 中日友好醫(yī)院學報，2011，25（6）：366-367．

Discussion on the Collection and Arrangement of Periodical Examination Archives

DONG Dechao Medical Department, Kaifeng Central Hospital, Kaifeng He’nan 475000, China

This paper describes in detail the important contents of the physician's periodic collection and management of the examination files, in order to study the subject of the scholars. In this paper, the physician's regular examination system is the important means to break the physician's qualifcations for tenure and improve the evaluation system for practicing physicians. We provide theoretical reference.

physician; periodic assessment; archives collection

R197．32；G272

A

1674-9316（2017）02-0007-02

10．3969/j．issn．1674-9316．2017．02．005

開封市中心醫(yī)院醫(yī)務部，河南 開封 475000