姚海燕

檔案管理工作經(jīng)歷了法國(guó)大革命中“檔案人權(quán)宣言”，檔案由封閉向開放發(fā)展，由服務(wù)少數(shù)階層，向服務(wù)民眾發(fā)展。而隨著信息技術(shù)的推進(jìn)，知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，圍繞檔案管理的新變革——檔案知識(shí)管理悄然推進(jìn)，為企業(yè)檔案管理指明了發(fā)展方向。

企業(yè)檔案管理知識(shí)管理

一、何為知識(shí)管理

知識(shí)管理是管理科學(xué)更深一個(gè)層次的理念及思想的延伸，知識(shí)管理的發(fā)展主要是依靠人們的知識(shí)資源的高度重視和深入了解。一般情況下大眾把知識(shí)管理范圍劃分為兩種：第一是隱性知識(shí)，第二是顯性知識(shí)。顯性知識(shí)又稱明晰知識(shí)、外顯知識(shí)是指“能明確表達(dá)的知識(shí)”，即人們可以通過人際交流、書籍、期刊雜志、軟件和數(shù)據(jù)庫(kù)等方式獲取，能表明其含義的。在行動(dòng)中所蘊(yùn)含的未被表述的知識(shí)，稱為隱性知識(shí)。知識(shí)管理是指組織的管理者通過對(duì)組織內(nèi)外部的顯性知識(shí)和隱性知識(shí)的獲取、存儲(chǔ)、傳遞和應(yīng)用活動(dòng)進(jìn)行管理和利用，以達(dá)到提高組織創(chuàng)造價(jià)值的能力。

知識(shí)管理其實(shí)是一種管理理念，它必須與實(shí)際的企業(yè)管理相結(jié)合才用其生命力。筆者認(rèn)為，相對(duì)于企業(yè)而言，知識(shí)管理是指企業(yè)以信息化的手段來管理企業(yè)的各類智力資本，使之與企業(yè)其他資本相結(jié)合，為企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)發(fā)展服務(wù)，推動(dòng)企業(yè)整體向前發(fā)展。

二、知識(shí)管理與檔案管理的關(guān)系

檔案記錄著人類在歷史社會(huì)活動(dòng)中的全過程的事實(shí)、數(shù)據(jù)、知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)等，是知識(shí)的一種表現(xiàn)形態(tài)，具有存儲(chǔ)信息的知識(shí)功能。檔案管理是通過對(duì)檔案的收集、整理、管理、開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)檔案留存歷史，服務(wù)當(dāng)下的價(jià)值。通過檔案信息資源的開發(fā)利用，是有效傳遞顯性知識(shí)和隱性知識(shí)的有效途徑。

檔案管理與知識(shí)管理的關(guān)系，有學(xué)者認(rèn)為，知識(shí)管理是現(xiàn)代檔案管理工作的新階段，也有人認(rèn)為知識(shí)管理是檔案開發(fā)利用階段的一個(gè)組成部分，筆者認(rèn)為知識(shí)管理是檔案管理新的發(fā)展方向，是組織檔案開發(fā)利用的一次升華。對(duì)于檔案來說大致經(jīng)歷了以下兩次革命，第一次為法國(guó)大革命時(shí)期頒布的《穡月七日檔案法令》，標(biāo)志著檔案由封閉走向開放，素有“檔案人權(quán)宣言”之稱；檔案的第二次革命是基于信息技術(shù)革命，帶來的檔案管理手段的進(jìn)步，解放了檔案工作人員，有計(jì)算機(jī)和軟件代替了原來繁雜的人工操作。筆者認(rèn)為檔案管理的第三次革命，將是以知識(shí)管理為發(fā)展方向的檔案管理變革，知識(shí)管理將喚醒沉睡的海量檔案信息資源，將帶來社會(huì)、組織對(duì)檔案的極大重視。

或者我們可以這樣認(rèn)為，知識(shí)管理是工作的手段，檔案管理是工作的內(nèi)容，而檔案是企業(yè)的資本、資源，通過知識(shí)管理的方式來管理企業(yè)的檔案資源并配置優(yōu)化。

三、企業(yè)檔案知識(shí)管理的開展需要哪些基礎(chǔ)工作

可以說，到目前為止，知識(shí)管理還是一個(gè)概念化的管理理念，在檔案管理中應(yīng)用知識(shí)管理的模式更是一個(gè)創(chuàng)新大膽的嘗試。因?yàn)榻⒁环N新的管理模式就意味著對(duì)舊的管理模式及其組織結(jié)構(gòu)的否定。知識(shí)管理之于舊的管理體系，是推到重建，還是逐步優(yōu)化，并沒有絕對(duì)的對(duì)錯(cuò)之分。企業(yè)的檔案管理在向知識(shí)管理過渡中，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，實(shí)事求是，量力而行。

企業(yè)檔案管理要發(fā)展成知識(shí)管理，需要做好以下幾個(gè)方面：

第一，企業(yè)檔案知識(shí)管理要建立在檔案信息化高度發(fā)達(dá)的基礎(chǔ)上?？梢哉f檔案信息化是檔案知識(shí)管理的基礎(chǔ)。檔案知識(shí)管理要建立在海量的檔案信息資源的可獲取、可挖掘、可傳播、可理解的基礎(chǔ)上，在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上開展檔案知識(shí)管理，效率低、質(zhì)量差。對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，開發(fā)檔案系統(tǒng)與其他各業(yè)務(wù)系統(tǒng)接口，收集電子文件，通過數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)，開展數(shù)據(jù)集成、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)分析、語義處理與可視化數(shù)據(jù)挖掘問題，研究深層次知識(shí)挖掘的方法和技術(shù)。

第二，企業(yè)檔案知識(shí)管理要建立在新型的人與檔案之間的關(guān)系上。要建立檔案知識(shí)管理，需要檔案充分的融入企業(yè)的各項(xiàng)工作中，讓企業(yè)員工在工作中能隨時(shí)隨地的能查閱到檔案，并能確保在工作中形成的顯性和隱性的知識(shí)能通過檔案的形式進(jìn)行保管和分享。

在信息技術(shù)尚未廣泛運(yùn)用在企業(yè)日常管理之前，檔案管理位于整個(gè)企業(yè)線性管理的未端，與其他企業(yè)運(yùn)營(yíng)模塊之間是一種單程的點(diǎn)對(duì)點(diǎn)關(guān)系。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，各種信息系統(tǒng)中企業(yè)運(yùn)營(yíng)和發(fā)展中發(fā)揮越來越重要的作用。信息化成為企業(yè)管理和運(yùn)營(yíng)不可或缺的重要手段。檔案作為信息，也逐漸成為企業(yè)發(fā)展的智力資本。這種變化不但給檔案利用模式帶來了根本性的變革，也對(duì)檔案管理者提出了新的更高的要求。

第三，企業(yè)檔案知識(shí)管理要建立在新的檔案管理體制。在目前的企業(yè)檔案管理體制中，由企業(yè)的的檔案部門集中統(tǒng)一管理全企業(yè)的檔案，需要同時(shí)負(fù)責(zé)收、管、存、用等各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，而企業(yè)的檔案負(fù)責(zé)人人數(shù)基本都是很少，在應(yīng)付基本的檔案管理工作已經(jīng)顯得捉襟見肘，更別提開展檔案知識(shí)管理。要企業(yè)通過增加檔案工作人員來滿足檔案知識(shí)管理，估計(jì)也很少有企業(yè)有如此的先進(jìn)之名。企業(yè)檔案管理體制的變革，開展檔案管理的社會(huì)化，打破以往專職檔案員開展檔案管理工作，發(fā)展成為企業(yè)全員參與，企業(yè)檔案管理和檔案信息資源和檔案知識(shí)開發(fā)中。甚至是開展企業(yè)檔案知識(shí)管理外包，由專門的信息資源和知識(shí)管理公司負(fù)責(zé)企業(yè)檔案知識(shí)開發(fā)和提供利用工作。

第四，應(yīng)作好用戶需求分析，根據(jù)需要，建立符合企業(yè)發(fā)展規(guī)劃的知識(shí)管理體系。不同的企業(yè)對(duì)知識(shí)管理的需求是不一樣的，同一企業(yè)在不同的發(fā)展階段也是不一樣的。企業(yè)的檔案管理在向知識(shí)管理過渡中，實(shí)事求是的分析企業(yè)實(shí)際的需求和發(fā)展現(xiàn)狀，以及企業(yè)本身信息化建設(shè)的水平。并梳理各業(yè)務(wù)在檔案利用中的具體需求，結(jié)合企業(yè)業(yè)務(wù)和原有檔案管理模塊，以用戶需求為導(dǎo)向，以企業(yè)自身發(fā)展為牽引，建立符合企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展檔案知識(shí)管理系統(tǒng)。參考文獻(xiàn)：

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