摘 要 社區(qū)矯正是與監(jiān)禁刑罰相對應的一種非監(jiān)禁刑罰執(zhí)行方式，社區(qū)矯正檔案作為極具保存價值的執(zhí)法文書，是一種特殊類別的檔案。在新形勢下，我們要針對社區(qū)矯正檔案管理工作的實際情況，積極發(fā)現這項工作存在的漏洞和不足并加以改進，促進檔案的規(guī)范化建設，為社區(qū)矯正工作提供良好的基礎保障。

關鍵詞 社區(qū)矯正 刑罰 檔案管理

作者簡介：姜波，山東省萊陽市司法局基層科。

中圖分類號：D920.4 文獻標識碼：A DOI：10.19387/j.cnki.1009-0592.2016.12.094

作為社區(qū)矯正工作的重要組成部分，社區(qū)服刑人員檔案是其接受社區(qū)矯正過程的真實體現，重要性不言而喻。一份清楚、詳實的社區(qū)服刑人員檔案不但詳實記載了社區(qū)服刑人員的基本情況資料和報到、考核、獎懲、教育學習、解除矯正等具有保存價值的執(zhí)法文書和其他相關材料，可以為司法行政工作人員提供工作上的有力參考，更是社區(qū)服刑人員接受矯正的有力佐證。但不可否認，由于我國開展社區(qū)矯正工作的歷史較短，總體來看社區(qū)服刑人員檔案的歸集、整理、保管等各方面仍然存在許多問題亟待解決。筆者認為主要其存在以下幾點問題：

一是對于社區(qū)服刑人員檔案管理工作的重視程度普遍不夠。當前，絕大多數司法行政工作人員均有對社區(qū)服刑人員的監(jiān)督管理工作重于檔案工作的慣性思維，不能真正理解檔案工作的重要意義，導致在檔案歸集和整理過程中缺乏應有的責任心。司法行政部門對檔案工作投入不足，缺乏必要的檔案存放、裝訂即銷毀等一系列基礎設施，也不利于社區(qū)服刑人員檔案管理工作的長遠發(fā)展。

二是歸檔內容尚未完全規(guī)范，不夠統一。根據《社區(qū)矯正實施辦法》中的明確要求，在目前的社區(qū)矯正工作實踐中，由縣一級司法行政機關負責為社區(qū)服刑人員建立執(zhí)行檔案正本，司法所建立與之相對應的執(zhí)行檔案副本和工作檔案?，F存的20余種司法部頒布的社區(qū)矯正執(zhí)法文書格式，其內容主要側重于執(zhí)行檔案文書，對工作檔案歸檔內容具體規(guī)定不足，而作為反映社區(qū)服刑人員現實表現情況的主要材料，工作檔案是考核評價社區(qū)服刑人員日常矯正效果的第一手材料和重要依據。由于工作需要，各市、縣級司法行政機關也都分別根據自身實際情況、工作現狀制定了部分工作檔案歸檔格式文本及要求，因此各地工作檔案歸檔內容存在較大差異，檔案案卷整體質量不高，缺乏統一性和科學性。

三是社區(qū)服刑人員檔案管理基礎薄弱。目前來說，縣級司法行政部門牽頭負責社區(qū)矯正的檔案工作，輔助工作及工作檔案的建立由鎮(zhèn)街基層司法所負責實施。但工作現狀并不容樂觀，由于縣級司法行政部門的人員編制極其有限，無法抽出專門的人員管理檔案工作，基本都是身兼數職。另一方面，基層司法所大部分也只有三名左右的工作人員，更有甚者只有一名所長，是名副其實的“一人所”。如此數量的工作人員還要承擔社區(qū)矯正、人民調解、安置幫教等諸多繁雜的事務，實在無法抽出太多精力做好社區(qū)服刑人員檔案管理工作，很多情況下只能應付了事，導致檔案信息的失真、更改甚至遺失。

四是難以切實保證檔案的真實性。社區(qū)服刑人員檔案詳細記錄了在矯人員接受矯正的全過程，其中不但包含了社區(qū)服刑人員的當面報到、電話及思想匯報、走訪調查和學習勞動等各日常行為監(jiān)督管理內容，更包括了司法行政機關對社區(qū)服刑人員獎懲處理、幫扶等信息。因此，工作檔案中所有材料的原始真實性必須放在首要位置，一旦因為造假而出現問題的話，甚至會對執(zhí)法產生不利影響，甚至危及到司法公正。但由于受上文所述的人力資源制約，產生文書信息的過程真實性很難得到保證，有產生虛假信息的風險。例如，在社區(qū)服刑人員提交思想匯報及當面報到的過程中，如果因為工作人員忙于其他事務而讓其他人員隨意填寫一下，或者故意弄虛作假產生不真實檔案信息，如此很容易出現社區(qū)服刑人員脫管現象。

五是檔案管理模式相對落后，未能與現代信息技術接軌。目前的社區(qū)服刑人員檔案，主要以紙質文件、照片材料、錄音錄像等作為檔案管理實體，以手工操作為主完成對檔案的收集和整理、編目保管、提供利用等。由于社區(qū)服刑人員不斷增長，信息相對分散，社區(qū)矯正工作人員往往很難對已經歸檔的檔案材料進行信息的提煉加工，在一定程度上導致了檔案信息資源的閑置甚至浪費。這種檔案管理方式已經與當前飛速發(fā)展的電子信息化檔案管理模式脫節(jié)，未能與時代充分銜接，不但不利于檔案管理現代化的發(fā)展要求，也不利于社區(qū)服刑人員檔案作用的充分發(fā)揮。

對于社區(qū)服刑人員檔案管理工作，筆者有以下幾點建議：

一是務必使社區(qū)矯正工作人員真正認識到管理好社區(qū)服刑人員檔案的重要意義。檔案工作是基礎，是做好社區(qū)矯正工作的有效保障，檔案資料是重要的司法文件，更是社區(qū)矯正工作過程的重要信息記載主體，法律意義重大，與社區(qū)服刑人員的切實權益息息相關，更關系到法律權威、社會公平和司法公正。因此，司法行政部門的工作人員應當從根本上真正認識到做好社區(qū)服刑人員檔案管理工作的重要意義，無論是人員物質，還是政策法規(guī)，或者是工作措施，都應當得到確切保障、扎實支撐、充分落實。只有如此，才能使得社區(qū)矯正工作與社區(qū)服刑人員檔案工作相得益彰、協調發(fā)展，更加適應未來的工作要求。

二是制定統一的社區(qū)矯正檔案管理規(guī)定。社區(qū)矯正工作的施行時間不長，許多工作尚處于探索之中，各地在社區(qū)矯正工作實踐中不斷探索，是典型的“摸著石頭過河”。一方面來說，雖然司法部也已經組織印發(fā)了《社區(qū)矯正執(zhí)法文書格式》，為檔案提供了一定的文書格式規(guī)范，但從實施效果和工作需求可以看出，《格式》的規(guī)定離實際的工作需求還有一定差距，內容還需要更加完善，以更加適應社區(qū)矯正工作發(fā)展的需要；另一方面，與國內相比，國外實行社區(qū)矯正制度時間更長，各方面的規(guī)章制度相對更加完善，因此，我們應當積極總結國內社區(qū)矯正實際工作經驗，同時，借鑒國外的優(yōu)秀做法，在此基礎上，制定出一套更加符合我國社區(qū)矯正工作實際的統一檔案管理規(guī)定，如檔案材料收集制度、檔案材料整理歸檔制度、檔案查閱制度、檔案保管與保密制度、檔案管理工作人員職責規(guī)章等相關制度規(guī)范，以此統一規(guī)制全國的社區(qū)矯正檔案管理工作，使對社區(qū)服刑人員的檔案管理工作從收集、整理、歸檔、查閱、保管、保密等各個環(huán)節(jié)都做到形式規(guī)范、有章可循。

三是加強社區(qū)服刑人員檔案管理工作的基礎保障。社區(qū)服刑人員檔案管理工作性質有別于普通的人事檔案管理，其法律意義重大，動態(tài)性和政策性較強，對工作人員要求更高。它要求檔案管理工作人員不但要熟悉社區(qū)矯正工作的政策規(guī)定和工作內容，還要熟悉社區(qū)矯正檔案管理的相關業(yè)務知識，在社區(qū)矯正的工作過程中不斷充實檔案材料，完善社區(qū)服刑人員從報到至解除矯正期間的各類文書材料。同時，由于社區(qū)服刑人員是處于動態(tài)變化狀態(tài)中的，相應地不斷產生接受矯正期間的檔案文書，這對工作人員的工作量是一個比較大的挑戰(zhàn)。因此，一方面必須保證社區(qū)矯正檔案工作專人專管、專人專責；另一方面也要注重對社區(qū)矯正工作人員的檔案管理業(yè)務培訓，使更多“半路出家”的工作人員能夠達到社區(qū)矯正檔案管理工作的要求。此外，還需要加大對基層司法所的財力和物力投入，有效改善基層司法所物質條件較差、設施簡陋的現狀，為社區(qū)矯正工作提供必要的設施和裝備，為社區(qū)矯正工作的順利開展保駕護航。

四是加強社區(qū)服刑人員檔案管理工作的規(guī)范化建設，不斷提升社區(qū)矯正檔案管理的規(guī)范化水平。一方面要加強調研，針對社區(qū)服刑人員執(zhí)行檔案和工作檔案的不同應用范圍、實際需求，完善有針對性的檔案管理規(guī)范；另一方面由于各級司法行政部門和基層司法所對社區(qū)矯正工作的管理權限不同，要進一步明確其對社區(qū)服刑人員檔案管理的要求和職責分工。應當按照分級處遇原則，針對緩刑、假釋，寬管、嚴管等不同類別的社區(qū)服刑人員在不同階段的矯正要求，制定具體而相對應的記錄及歸檔要求。對某些重點問題和特殊問題，比如檔案原始真實性的鑒別、社區(qū)服刑人員電話匯報、當面匯報等音視頻電子數據的采集和保管問題等，均制定出相應的管理規(guī)范，確保檔案內容不失真、不遺漏，社區(qū)服刑人員不脫管，充分保證檔案的真實有效性，為真正做好社區(qū)矯正工作起到良好的基礎保障作用。

五是要積極利用現代化科技紅利，實現社區(qū)服刑人員檔案電子化，真正實現社區(qū)服刑人員檔案管理工作的長遠發(fā)展。在做好傳統的紙質檔案管理工作的基礎上，可以加大科技經費投入，積極同步發(fā)展電子檔案，建立社區(qū)服刑人員電子檔案信息管理系統，將社區(qū)服刑人員信息入網，實現公檢法司各部門及全國各個社區(qū)矯正機構的橫向聯動，以此達到對社區(qū)服刑人員更加有效的監(jiān)管效果。但同時應當充分做好保密和備份工作、電子檔案信息的更新工作，防止社區(qū)服刑人員信息丟失和泄露，提升社區(qū)服刑人員檔案的及時性、準確性與完整性，真正實現社區(qū)矯正檔案管理工作的長遠發(fā)展。

參考文獻：

[1]最高人民法院、最高人民檢察院、公安部、司法部.社區(qū)矯正實施辦法（Z）.2012.

[2]司法部.社區(qū)矯正制發(fā)文書格式（Z）.2012.

[3]朱曉杰、張凱.社區(qū)矯正檔案管理規(guī)范化研究.蘭臺世界.2014（14）.