王 春 華

(北京市南水北調(diào)南干渠管理處 運(yùn)行維護(hù)所,北京 102600)

基于Excel的物資庫(kù)存管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)

王 春 華

(北京市南水北調(diào)南干渠管理處 運(yùn)行維護(hù)所,北京 102600)

市面上商用物資庫(kù)存管理系統(tǒng)功能復(fù)雜、價(jià)格昂貴，對(duì)中小企業(yè)來(lái)說(shuō)性價(jià)比較低.利用Excel為物資管理員定做的庫(kù)存管理系統(tǒng)包含出入庫(kù)管理模塊、庫(kù)存結(jié)余模塊、系統(tǒng)設(shè)置模塊三大部分.使用時(shí)，采用下拉列表進(jìn)行數(shù)據(jù)選擇輸入，保證信息的準(zhǔn)確性；用凍結(jié)窗格功能保證信息輸入的便捷性；用數(shù)學(xué)函數(shù)保證物資存量信息的實(shí)時(shí)更新；用單元格鎖定功能保證歷史記錄的安全性；用篩選功能助力統(tǒng)計(jì)分析與查詢.

庫(kù)存管理系統(tǒng)； Excel；量身定做

對(duì)于大多數(shù)單位的物資管理員來(lái)說(shuō)，要管理品種豐富、數(shù)量繁多的物資不是一件輕松的事.市面上商用的庫(kù)存管理系統(tǒng)，大多功能復(fù)雜、價(jià)格昂貴，而利用現(xiàn)成的日常辦公軟件，打造屬于自己的庫(kù)存管理系統(tǒng)，不但能為企業(yè)節(jié)省成本，而且應(yīng)用起來(lái)也更得心應(yīng)手.

Excel是微軟公司的辦公軟件Microsoft office的組件之一，也是微軟辦公套裝軟件的一個(gè)重要組成部分，它可以進(jìn)行各種數(shù)據(jù)的處理、統(tǒng)計(jì)分析和輔助決策操作，廣泛地應(yīng)用于管理、統(tǒng)計(jì)、金融等領(lǐng)域.庫(kù)存管理系統(tǒng)主要用于庫(kù)存管理，以入庫(kù)、出庫(kù)、查詢?yōu)橹饕獞?yīng)用類型.系統(tǒng)要能實(shí)時(shí)顯示每種貨物的入庫(kù)總量、出庫(kù)總量以及目前的結(jié)余總量，即哪些貨物需要采購(gòu)，哪些貨物庫(kù)存量較大，以便于管理部門通過(guò)庫(kù)存信息決定采購(gòu)或銷售計(jì)劃.這樣既可以保證日常生產(chǎn)不至于因?yàn)樵牧喜蛔愣．a(chǎn)，確保生產(chǎn)順利進(jìn)行，也可以使企業(yè)不會(huì)因原材料的庫(kù)存數(shù)量過(guò)多而積壓流動(dòng)資金，從而提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益.本文將利用Excel的幾項(xiàng)功能來(lái)設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)一款實(shí)用的物資庫(kù)存管理系統(tǒng).

1 物資庫(kù)存管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)

本物資庫(kù)存管理系統(tǒng)主要分為3個(gè)模塊：出入庫(kù)管理模塊、庫(kù)存結(jié)余模塊和系統(tǒng)設(shè)置模塊.這3個(gè)模塊由一個(gè)Excel工作簿中的3個(gè)不同的工作表來(lái)實(shí)現(xiàn).

(1)出入庫(kù)管理模塊

其屬性主要有序號(hào)、編號(hào)、名稱、類別、品牌型號(hào)、數(shù)量、出/入庫(kù)、日期、交接人員、出庫(kù)理由、備注.

編號(hào)主要用于管理員區(qū)分庫(kù)存物資的品牌和型號(hào)，但屬于同名稱的物品，同時(shí)也用在其他模塊中進(jìn)行物資的統(tǒng)計(jì)分析.管理員在這一個(gè)工作表中只需要按順序完成所有物資的出庫(kù)及入庫(kù)操作即可.

(2)庫(kù)存結(jié)余模塊

其屬性有序號(hào)、編號(hào)、名稱、類別、品牌型號(hào)、入庫(kù)總量、出庫(kù)總量、結(jié)余、備注.本模塊中的入庫(kù)總量、出庫(kù)總量、結(jié)余均隨出入庫(kù)管理模塊中出入庫(kù)的變化而實(shí)時(shí)更新，能反映當(dāng)前最新的庫(kù)存信息.

(3)系統(tǒng)管理模塊

該模塊中的數(shù)據(jù)主要是為前兩個(gè)模塊中的下拉菜單功能服務(wù)，即每一列的數(shù)據(jù)為一個(gè)下拉菜單中的選項(xiàng).設(shè)置該模塊的目的是為了方便管理員隨時(shí)增加下拉菜單中的備選項(xiàng).

2 基于Excel實(shí)現(xiàn)物資庫(kù)存管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)

(1)采用下拉列表進(jìn)行數(shù)據(jù)的選擇、輸入，保證信息的準(zhǔn)確性

在物資出庫(kù)或者入庫(kù)時(shí)，需要用戶輸入物品的詳細(xì)信息.如果物品名稱和類別讓用戶隨意輸入,不但耗時(shí)費(fèi)力，而且不便于后期的統(tǒng)計(jì)和分析，因此，本系統(tǒng)利用Excel中的下拉列表功能，如圖1所示，在系統(tǒng)管理模塊中為各屬性設(shè)定了信息的可選項(xiàng)，如圖2所示，如果下拉列表中沒(méi)有用戶需要的選項(xiàng)，用戶隨時(shí)可以在系統(tǒng)管理模塊相應(yīng)屬性列中增加需要的選項(xiàng)，從而保證輸入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，這便于用戶快捷迅速地輸入信息，從而提高工作效率.

圖2 在系統(tǒng)管理模塊中類別列為圖1中的類別屬性設(shè)置可選項(xiàng)窗口

(2)凍結(jié)窗格功能保證信息輸入的便捷性

Excel中的凍結(jié)窗口功能，一般用于固定標(biāo)題.如果不固定標(biāo)題，在進(jìn)行滾動(dòng)操作時(shí)，就不再顯示原標(biāo)題.本系統(tǒng)利用凍結(jié)功能達(dá)到固定模塊屬性的效果，見(jiàn)圖3.當(dāng)表內(nèi)的出入庫(kù)數(shù)據(jù)太多時(shí)，在進(jìn)行入庫(kù)操作、出庫(kù)操作、查詢以及統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)時(shí)，如果不凍結(jié)就不知道輸入的列或者查詢到的數(shù)據(jù)對(duì)應(yīng)著哪些屬性，如果屬性被固定，這時(shí)對(duì)應(yīng)關(guān)系就比較清晰明了.

圖3 出入庫(kù)管理模塊中第二行的各屬性已被凍結(jié)固定截圖

(3)用數(shù)學(xué)函數(shù)保證物資存量信息實(shí)時(shí)更新

Excel中的SUMIFS函數(shù)的主要作用是按多個(gè)條件對(duì)指定單元格求和.本系統(tǒng)利用Excel中SUMIFS函數(shù)[1]，將出入庫(kù)管理模塊中的各物資出庫(kù)及入庫(kù)情況進(jìn)行實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，得出結(jié)余模塊中的入庫(kù)總量及出庫(kù)總量數(shù)據(jù)，并對(duì)出庫(kù)總量和入庫(kù)總量做差即可得出物資的結(jié)余情況，如圖4所示.

圖4 利用SUMIFS函數(shù)實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)庫(kù)存狀態(tài)信息截圖

(4)單元格鎖定功能保證歷史記錄的安全性

在Excel中，由于輸入的數(shù)據(jù)所見(jiàn)即所得，且各單元格之間距離較近，用戶容易不經(jīng)意間造成歷史數(shù)據(jù)的更改，為此系統(tǒng)采用了單元格鎖定功能，并指定了解鎖密碼.每次輸入的數(shù)據(jù)確認(rèn)無(wú)誤后要及時(shí)進(jìn)行鎖定，這樣歷史記錄就具有了只讀特性[2]，如圖5，此時(shí)數(shù)據(jù)就無(wú)法隨意更改.如果確實(shí)需要修改，在輸入解鎖密碼后才能修改.

圖5 鎖定后再試圖編輯歷史記錄將給出的警告信息截圖

(5)利用篩選功能助力統(tǒng)計(jì)分析與查詢

篩選是Excel中查找和處理區(qū)域中數(shù)據(jù)子集的快捷方法.篩選區(qū)域僅顯示滿足條件的行，該條件由用戶針對(duì)某列指定，與排序不同，篩選并不重排區(qū)域，只是暫時(shí)隱藏不必顯示的行.本系統(tǒng)利用單列篩選或者多列組合篩選，查詢出入庫(kù)信息及特定時(shí)間、特定產(chǎn)品的流水信息，如圖6所示.圖7展示了利用圖6篩選后得到的通訊設(shè)備在七月份的出入庫(kù)流水情況.

圖6 利用通訊設(shè)備七月份數(shù)據(jù)作為組合篩選條件截圖

圖7 七月份通訊設(shè)備出入庫(kù)流水情況截圖

利用Excel中以上幾個(gè)功能就能輕松實(shí)現(xiàn)物資庫(kù)存管理過(guò)程中用到的基本功能.

3 結(jié)語(yǔ)

物資庫(kù)存管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)主要是先進(jìn)行需求分析，然后按需設(shè)計(jì)，最后實(shí)現(xiàn)功能.對(duì)于物資管理人員而言，利用常見(jiàn)的辦公軟件按照自己的需求設(shè)計(jì)系統(tǒng)，不但節(jié)省成本，而且使用起來(lái)方便、快捷.希望更多的管理人員能根據(jù)自己的需求，利用Excel的強(qiáng)大功能，開(kāi)發(fā)出更好的軟件.

[1] Excel Home編寫組.Excel應(yīng)用大全[M].北京：人民郵電出版社，2008：212-215.

[2] Excel Home編寫組.Excel數(shù)據(jù)處理與分析實(shí)戰(zhàn)技巧精粹[M].北京：人民郵電出版社，2008：26-27.

責(zé)任編輯：金 欣

Excel-based logistical inventory management

WANG Chun-hua

(Institute of Maintenance, Beijing South-to-North Water Transfer Administration at South Tunnel, Beijing 102600, China)

The commercial logistical inventory management is complicated and costly for a small and medium-sized enterprise. However, the Excel-based logistical inventory management that includes a storage management module, an inventory balance module and a system setting module is more applicable. By using the drop-down list for data input, freezing panes, mathematical functions, cell lock function and screening function, one may complete the statistical analysis and query.

inventory management system; Excel; fitting

2016-10-28

王春華(1978-)，女，北京人，北京市南水北調(diào)南干渠管理處工程師，碩士，主要研究方向: 軟件技術(shù)、安全管理.

1009-4873(2016)06-0034-04

TP391.13

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