胡艷紅

【摘要】科研秘書工作是一種綜合性的工作，工作范圍涉及諸多方面，其工作具有較大的靈活性和不確定性。筆者從自身工作經(jīng)驗出發(fā)，對研究所科研秘書工作進行了一些思考與探討。

【關鍵詞】研究所；科研秘書工作；思考與探討

什么是“秘書”？目前比較廣泛的認為：秘書是領導者、主事者身邊的綜合輔助工作人員。秘書活動有輔助決策、處理信息、協(xié)調關系、辦理事務四大職能，是領導者、主事者的參謀和助手。科研秘書顧名思義就是科研人員的參謀和助手，是從事科研管理工作的特殊專職人員。隨著我國科技隊伍的擴大，科研秘書崗位更加青睞復合型秘書人才，因為一名優(yōu)秀的科研秘書可以使復雜的事情變得簡單，原本微妙的問題也可以柳暗花明。

一、科研秘書的工作特點

與傳統(tǒng)的行政秘書不同，科研秘書面對的是科研人員，而且不是一名科研人員，是一個課題組甚至是幾個課題組。因此，科研秘書不僅要做行政秘書的工作，還要承擔科研管理方面的工作?？蒲性核袚目蒲腥蝿辗N類繁多、涉及面非常廣泛，例如有國家重點基礎研究發(fā)展計劃（973計劃）、國家高技術研究發(fā)展計劃（863計劃）、國家科技支撐計劃、國家自然科學基金項目、國際合作項目、各種專項研究等等。科研秘書要掌握各類項目的申報和管理，協(xié)調做好科研項目的預算和決算、科研項目任務通知的落實、各種國際國內學術會議活動的策劃和組織安排、項目簡報、錄音整理、因公護照簽證、具體的財務報銷、相關檔案歸檔等等，就像科研人員的管家，工作范圍涉及實驗室、科技處、規(guī)劃處、資產(chǎn)處、人事處、財務處、后勤處等諸多部門，其工作量和工作難度是相當大的。

二、如何做一名合格的科研秘書

科研秘書工作，千絲萬縷，紛繁復雜，其核心就是做好服務，當好參謀。經(jīng)過幾年秘書工作的親身體驗，筆者覺得一名合格的科研秘書要具備優(yōu)秀的道德品質、正確的學習理念、良好的溝通能力、高效的執(zhí)行能力以及高度的愛崗敬業(yè)責任感。

（一）科研秘書要有優(yōu)秀的道德品質。道德品質是一定社會的道德原則和規(guī)范在個人思想和行為中的體現(xiàn)。俗話說，做事先做人?？蒲忻貢欢ㄒ辛己玫牡赖缕焚|，堂堂正正做人，踏踏實實做事，在工作中一定要主動、細心、周到、忠誠?？蒲许椖坑泻芏鄷婕皣抑攸c和軍工保密，在工作中，腦子要多動，嘴巴要少說，工作要一絲不茍。

（二）科研秘書要有正確的學習理念?？蒲忻貢獦淞⒔K身學習的理念，不斷充實自己，提高自身能力。多讀書，多向領導學習、向書本學習、向實踐學習、向他人學習、向同事學習、學習別人的長處，克服自己的缺點，豐富自己的能力。大多數(shù)秘書不是所服務課題組的相關專業(yè)出身，因此，必須要多學習，包括必要的專業(yè)基礎知識和財務知識，避免出現(xiàn)陰差陽錯的現(xiàn)象。

在工作中正確領會領導意圖，善于從多種思路、多種方法來探求同一種事物，盡量做到舉一反三。要建章立制，對經(jīng)常性工作，寫在紙上，記在心上，形成規(guī)矩。頭腦要像計算機一樣有條不紊，哪個是重點，哪個非重點，要分清主次。不管事情再多再雜，都不能忘了規(guī)矩，該請示的要請示，要反饋的不截留?？傊?，就是要遇事冷靜，辦事穩(wěn)妥。

（三）科研秘書要具備良好的溝通能力。科研秘書是科研人員的參謀助手，沒有良好的溝通協(xié)調就沒有良好的工作結果。我們生活在一個人際關系非常重要的世界里，溝通能夠帶來其他指示所不能帶來的成效，在工作中良好的溝通會增進人與人之間的情感，提高工作效率，這也是做好秘書工作非常重要的一點。

溝通能力包括文字表達和語言表達。文字表達要能迅速準確地撰寫出觀點正確、內容充實、文筆精練的各類文本。語言表達能力的基本要求是：鮮明準確，簡練明晰，口齒清楚，措辭得體。做到大事清楚地說，急事慢慢地說，小事幽默地說，沒把握的事謹慎地說，沒發(fā)生的事不要胡說，做不到的事別亂說，傷害人的事不能說，討厭的事對事不對人地說，開心的事看場合說，傷心的事不要見人就說，別人的事小心地說，自己的事聽聽自己的心怎么說，現(xiàn)在的事做了再說，未來的事未來再說。專業(yè)的秘書更像是決策者的守門人，一位靈活機敏的秘書，能化繁為簡，有條不紊，構筑起相互之間溝通的橋梁。

較強的人際溝通能力，不僅要具備豐富的專業(yè)知識和方法，而且還要有技巧、學會平易近人，不擅權越位，公私分明，保持一顆平常心，這樣才能順利完成工作任務，形成融洽的工作氛圍。

（四）科研秘書要有高效的執(zhí)行能力。作為秘書，不要領導催一下才去執(zhí)行一個動作，要學會如何拿捏自己的度，計劃好要做的事和要走的路。

在領導的交辦下，主動溝通信息，調節(jié)關系，提高工作效率。一是對上協(xié)調，樹立整體意識。二是對下協(xié)調，樹立服務意識。在協(xié)調中要謙虛謹慎，搞好服務，擺正位置。三是橫向協(xié)調，樹立協(xié)商意識。凡是所辦之事，在處理、決策之前，都要及時與有關部門協(xié)商溝通。

科研秘書涉及較多和較為敏感的是大量具體的財務報銷工作，不僅要熟練操作財務報銷系統(tǒng)，還要掌握各類不同項目的財務管理制度，在相應的制度范圍內合理進行財務報銷工作，并定期進行明細賬的分析，及時向領導匯報收支情況等。由于承擔大量事物性工作，常會出現(xiàn)一些特殊情況，這就要求秘書要有隨機應變能力，處理問題既要符合原則，又要機動靈活。（下轉第120頁）（上接第105頁）

（五）科研秘書要有高度的愛崗敬業(yè)責任感?？蒲忻貢獙⒎找庾R轉化為自覺行動，做好服務工作就要有無私奉獻、埋頭苦干的思想。1.能夠做到“逆來順受”。受氣是秘書的家常便飯，工作中一件事做得不是很圓滿，會換來領導批評，下面人的反映，有情緒有委屈首先往秘書身上發(fā)，所以秘書工作者必須要做好“逆來順受”的準備，正確對待批評和牢騷，進行換位思考，找到原因，不斷完善，只有這樣才能潛心工作。2.要體會“吃虧是福”的內涵。秘書一天到晚忙個不停，工作時間長，工作內容雜，工作強度大，辛苦幕后無人知，如果沒有不怕吃虧的精神，就干不好工作。要知道正是因為大量的工作積累，才能不斷摸索規(guī)律，提升自身價值，從各種“吃虧”中，不斷累積“福氣”。3.樹立苦中作樂的思想。秘書工作艱苦，上班要先于人，下班要后于人，平時要隨喊隨到，整天處于高度緊張和忙碌的工作狀態(tài)中，精神壓力大，沒有苦中作樂的思想是無法勝任的。

筆者覺得，好的秘書就是要甘當配角搭好戲，讓所管的項目和所操辦的具體事務都能平穩(wěn)圓滿落地，沒有什么變奏曲，讓科研人員感到順心和踏實。

三、關于科研秘書工作的探討

作為科研秘書，您是否意識到自己職位的重要性？不僅大部分科研人員并沒有意識到其重要性，科研秘書自己也并沒有意識到。

（一）科研秘書工作沒有得到更多的尊重和理解。科研所中大部分科研人員會片面地認為秘書就是去報銷，誰都可以做，部分人在觀念中不認為科研秘書工作需要專門的知識和技能，認為只有科研工作才是最重要的，在認識上科研秘書工作得不到足夠尊重，在工作中就必然沒有足夠的支持。這種認識反作用于科研秘書身上，導致科研秘書自身也沒有切實把自己當作科研工作環(huán)節(jié)的重要一分子。

（二）科研秘書工作人員缺乏激勵機制?？蒲忻貢ぷ鞯木窒扌?、繁雜性和重復性使科研秘書每天必須投入大量的精力去完成本職工作，但科研秘書所付出的努力，往往得不到應有的承認，一些科研秘書本身對自己的工作沒有自豪感、成就感，對那些表現(xiàn)好的秘書的評價也僅僅是某某的秘書很能干，僅此而已?？蒲忻貢诼殑蘸吐毞Q晉升方面都很難有所提高，干多干少一個樣、干好干壞一個樣，很多秘書對自己的本職工作缺乏激情，從而對工作的積極性大大降低。

（三）科研秘書隊伍流動性很大。大多數(shù)秘書進入科研所后，都是在工作中不斷摸索，與大家不斷磨合，覺得適合的會留下來，優(yōu)秀的人才留下來的并不多，人員的不斷流動，導致科研人員要不斷地適應新秘書，降低了辦事效率，也間接地阻礙了科研活動的有序進行。

比爾·蓋茨曾經(jīng)說過，微軟的成功有其秘書露寶的一份功勞，可見默默耕耘、辛苦工作的秘書們雖不被人們所關注和提起，但對成功者而言卻尤為重要。如今我國科技實力持續(xù)增強，科技事業(yè)蓬勃發(fā)展，科技的發(fā)展離不開科研人員，而科研秘書能讓科研人員從繁雜的事情中解脫出來，專心從事科學研究，因此，一名好的科研秘書于科研人員而言非常重要?？偟膩碚f，科研秘書在科研院所中發(fā)揮了不可或缺的作用，雖然工作平凡，但卻是重要的鏈接。筆者認為，結合時代和院所的發(fā)展要求，發(fā)揮好科研秘書的作用，是科研院所、科研人員、科研秘書都值得考慮的一個問題。

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