文/廣東順德區(qū)國土城建和水利局 李慧

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淺析國土資源檔案管理信息化建設

文/廣東順德區(qū)國土城建和水利局 李慧

【摘要】現(xiàn)階段社會經(jīng)濟迅速發(fā)展，國土資源管理部門的工作更加復雜和多樣化，同時檔案信息也來越來多元化，檔案信息化建設進程不斷加快。國土資源檔案管理部門必須高度重視檔案管理信息化建設，適應時代和檔案管理的需求。本文作者結合自身的多年檔案管理經(jīng)驗，提出了國土資源檔案管理信息化建設的對策。

【關鍵詞】國土資源；檔案管理；信息化

當前，我們正處于知識經(jīng)濟時代，同步共享全球信息，隨著網(wǎng)絡技術、多媒體技術、人工智能、觀點技術、衛(wèi)星通信等技術的日益成熟，信息化已經(jīng)廣泛應用于各個領域。隨著經(jīng)濟社會的高速發(fā)展，再加上國土資源工作量的提高，各種國土資源檔案數(shù)量不斷增加?；诖耍瑯嫿ㄒ?guī)范化、標準化管理的國土資源信息化工作至關重要。

一、完善基礎設施建設

國土資源檔案管理部門應該配齊相關硬件設施、網(wǎng)絡設施、軟件系統(tǒng)、第三方軟件等基礎運行平臺，進一步完善基礎設施建設。針對信息的采集，應該購買相關采集設備，例如掃描儀、錄像機、照相機；針對信息的存儲，應該購買必需的光盤、磁盤、磁帶、光盤庫及磁盤陣列；在利用信息方面，應該購買復印機、打印機、電腦、檔案管理系統(tǒng)；在共享信息方面，需要構建完善的網(wǎng)絡，例如單位內建立內網(wǎng)等。

二、建立檔案信息資源庫

做好檔案信息資源建設的重點在于規(guī)范紙質檔案的收集與歸檔。在實踐過程中，必須嚴格遵守檔案工作有關法規(guī)和基本原則，統(tǒng)一集中管理檔案。同時檔案管理人員必須把好檔案的收集與歸檔關，保證檔案的真實、齊全與完整。重點管理檔案書寫質量，按照材料類型整理歸檔，內容齊全、真實，文字工整簡練，記錄更詳細，手續(xù)齊全。

檔案數(shù)字化是檔案資源建設的關鍵點。國土資源部門由于其自身部門職能，檔案種類多，數(shù)量龐大，檔案數(shù)字化掃描便成為了一項工作量大的工作。在工作過程中應該重點做好以下幾點：

（一）做好檔案數(shù)字化加工的前期準備。全面匯總需要數(shù)字化的檔案數(shù)量，對數(shù)字化加工進行初步預算，制定科學合理的工作方案和計劃，安排專門的工作場所和購買相關設施設備。針對數(shù)字化對象，應該基于檔案的特征和利用目的，優(yōu)先選擇長期保管期限中查詢利用率較高的建設用地類和地籍管理類檔案，實現(xiàn)對其的數(shù)字化管理。

（二）加強檔案數(shù)字化加工的過程管理。對檔案交接工作進行規(guī)范管理，做好檔案出入庫登記工作，保證在加工過程中檔案數(shù)量和檔案編碼的準確性，詳細規(guī)定圖像儲存格式、圖像處理方法、掃描方法及命名方式等內容；防止在數(shù)字化加工過程中對檔案原件造成第二次破壞。

（三）全程控制檔案數(shù)據(jù)安全保密。針對外包單位，必須同外包方簽署保密協(xié)議，嚴格審查聘用人員，并進行登記備案；進一步完善監(jiān)控系統(tǒng)，全面檢查數(shù)字化設備工作前的安全性和認真清查工作完成后的數(shù)據(jù)；定期鑒定和篩選相關涉密數(shù)據(jù)，嚴格遵守保密規(guī)定進行查看和利用，注意數(shù)據(jù)的備份，使得國土資源檔案數(shù)據(jù)實現(xiàn)異地備份、異質備份和同城備份。

三、完善檔案管理系統(tǒng)建設

立足于國土資源工作實際情況，構建符合國土資源工作需求的檔案管理系統(tǒng)，并提供收集、管理、查詢利用、安全保密等功能。

其一，提供接口，同地籍管理系統(tǒng)、電子政府系統(tǒng)等相關系統(tǒng)實現(xiàn)數(shù)據(jù)交換，確保相關業(yè)務系統(tǒng)中出現(xiàn)的待歸檔數(shù)據(jù)能夠迅速、自動歸檔，成為可利用的標準電子檔案。其二，將數(shù)字化檔案信息構建成規(guī)范、統(tǒng)一的檔案信息庫，并提供管理、查詢、檢索等相關服務。其三，進一步健全安全保密系統(tǒng)，采用數(shù)據(jù)加密技術、權限設置等保護檔案管理系統(tǒng)。其四，制定科學合理的有關標準、制度、流程和規(guī)范，將系統(tǒng)的作用充分發(fā)揮出來。

四、提高檔案管理人員的素質能力

檔案管理人員是檔案管理信息化建設的主要力量，其專業(yè)素質在很大程度上影響了國土資源檔案信息化建設的成效，所以提高檔案管理人員專業(yè)素質尤為必要。引導檔案管理人員充分認識到檔案管理信息化建設的必要性和重要性，進一步提高其責任意識和職業(yè)道德，在檔案管理信息化建設中充分發(fā)揮主觀能動性。國土資源檔案信息化建設工作專業(yè)性和技術性較強，要求檔案管理人員必須具有高超的專業(yè)技能和計算機應用能力，管理知識牢固，對國土資源專業(yè)了解充分，培養(yǎng)專業(yè)技能強、信息技術高、責任意識強的綜合性檔案管理人員，真正滿足國土資源檔案管理信息化建設的發(fā)展需求。

隨著經(jīng)濟社會的迅速發(fā)展，科學技術越來越先進，國土資源檔案管理信息化建設已經(jīng)成為了時代發(fā)展趨勢，也是國土資源部門實現(xiàn)信息化的必要途徑。對此，國土資源部門必須積極轉變工作理念，注重眼前，展望未來；注重自身，發(fā)展技術，制定科學合理的發(fā)展目標與計劃，只有這樣國土資源檔案管理才能實現(xiàn)真正的信息化，切實保障國家和人們群眾的合法利益，科學指導和有力促進國家經(jīng)濟社會發(fā)展建設。

【參考文獻】

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