文/吉林大學(xué)黨委辦公室 鄭琳

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規(guī)范公文管理創(chuàng)新服務(wù)模式建立保密工作的長效機制

文/吉林大學(xué)黨委辦公室 鄭琳

【摘要】新時期，辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展實現(xiàn)了公文處理效率的飛躍和低碳環(huán)保的功能，同時涉密載體的多元化也對涉密文件處理的專業(yè)化提出了新要求，高校應(yīng)規(guī)范公文管理，創(chuàng)新服務(wù)模式，建立保密工作的長效機制，促進高校公文處理工作的規(guī)范化、有序化和科學(xué)化。

【關(guān)鍵詞】涉密公文；公文管理；長效機制

新時期，辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展實現(xiàn)了公文處理效率的飛躍和低碳環(huán)保的功能，同時涉密載體的多元化也對涉密文件處理的專業(yè)化提出了新要求。因此，日常的文件流轉(zhuǎn)、管理以及現(xiàn)代無紙化辦公的技能、監(jiān)督和檢查工作，都應(yīng)進一步提高保密意識、增強保密預(yù)防能力。

一、高度重視，著力把握，充分認識高校公文保密工作的必要性

首先，作為高校依法治校的重要依據(jù)，公文往往涉及到黨和國家的重大決策、國民經(jīng)濟和社會發(fā)展、穩(wěn)定和統(tǒng)戰(zhàn)工作等，保證其規(guī)范、安全、高效地運轉(zhuǎn)和管理是高校辦公室的重要職能。其次，作為國家科學(xué)技術(shù)研究和哲學(xué)社會科學(xué)研究的重要基地，高校承擔(dān)著涉及國家重大科研項目，擔(dān)負著知識創(chuàng)新、高精尖技術(shù)創(chuàng)新、國防科技創(chuàng)新、區(qū)域創(chuàng)新和文化傳承創(chuàng)新，涉密范圍廣、程度深。因此做好高校公文的保密工作，確保國家秘密安全，是高校辦公室至關(guān)重要的使命。

二、夯實基礎(chǔ)，突出重點，積極應(yīng)對高校公文保密工作的新挑戰(zhàn)

（一）高校社會服務(wù)功能的日臻完善使得激增的涉密公文帶來了運轉(zhuǎn)管理的新挑戰(zhàn)。隨著知識經(jīng)濟時代對科技的依賴日趨增強，高校的科技研發(fā)、社會服務(wù)等方面涉密文件的數(shù)量及拓展范圍與日俱增，為管理與保密工作帶來了嚴峻的考驗。

（二）辦公自動化系統(tǒng)的迅速發(fā)展和多元化的傳輸手段帶來了網(wǎng)絡(luò)安全的新挑戰(zhàn)。信息時代將高校公文管理工作不斷推向信息化管理，有效地提高了辦文效率，節(jié)省了大量成本，加強了規(guī)范力度。但“涉密不上網(wǎng)，上網(wǎng)不涉密”的原則，要求公文管理人員有很強的辨別能力和應(yīng)變能力，大大增加了工作的專業(yè)性。

（三）現(xiàn)代化辦學(xué)理念和創(chuàng)新性辦學(xué)模式帶來多校園開放環(huán)境集中管理的新挑戰(zhàn)。全方位開放式辦學(xué)理念，與以往概念中相對封閉的“象牙塔”科研機構(gòu)有著顯著的差別，給構(gòu)建內(nèi)部統(tǒng)一涉密網(wǎng)絡(luò)以及公文的流轉(zhuǎn)和管理帶來了嚴峻的挑戰(zhàn)。

（四）現(xiàn)代信息化技術(shù)的飛躍帶來提升涉密人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)的新挑戰(zhàn)。電子時代網(wǎng)絡(luò)平臺的興起，以紙介質(zhì)、磁介質(zhì)、光盤以及半導(dǎo)體介質(zhì)等多種形式傳遞的涉密信息，應(yīng)樹立起堅實的保密防護體系，對公文管理人員的智力支撐提出了更高維度的要求。

三、規(guī)范管理，創(chuàng)新模式，科學(xué)建立公文保密工作的長效機制

（一）完善保密工作制度，確保文件流轉(zhuǎn)和管理的規(guī)范化。結(jié)合2012新頒布的《黨政機關(guān)公文處理工作條例》第一章《總則》第五條規(guī)定，公文處理工作應(yīng)當(dāng)堅持實事求是、準確規(guī)范、精簡高效、安全保密的原則。高校辦公室應(yīng)結(jié)合自身情況，科學(xué)建章立制，規(guī)范地落實公文流轉(zhuǎn)和保存兩大環(huán)節(jié)：第一，公文流轉(zhuǎn)。高校的涉密文件包括密級文件與密碼電報，應(yīng)當(dāng)及時處理，確保當(dāng)天收發(fā)、專文專夾。如果當(dāng)日不能處理，應(yīng)及時收回入保密柜，擇日再閱；要建立借閱文件登記簿，確定借閱時間、借閱者、歸還時間，做到誰借閱誰簽字，誰簽字誰歸還。同時要注意涉密文件的密級和保密期限；重點要害部門領(lǐng)導(dǎo)閱辦的文件。第二，公文保存。應(yīng)著重管理地師級以上密級文件與電報，嚴格遵守存儲規(guī)范：通常情況下分開存放秘密公文和一般公文，按照密級分別存放絕密級、地師級文件以及其他秘密公文，保證管理公文的安全性。

（二）加強保密隊伍建設(shè)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和水平的專業(yè)化。高校作為科研技術(shù)領(lǐng)域革新的首要陣地，應(yīng)著力發(fā)揮自身優(yōu)勢，自主研發(fā)信息保密與網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控系統(tǒng)。同時，應(yīng)根據(jù)“以項定崗、以崗定人”的原則，重點抓好涉密人員管理，重視保密教育，注意對保密人員離崗后的脫密期管理，著力培養(yǎng)一批懂技術(shù)、善管理的業(yè)務(wù)干部，主動吸納新知識，掌握新技術(shù)，熟練新內(nèi)容，不斷更新和完善自身知識結(jié)構(gòu)，不斷提高公文保密工作的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平，為做好公文保密工作提供可靠的智力保障。

（三）深入開展保密宣傳，建立全員保密意識的堅固防線。作為公文管理的主體，高校辦公室秘書特別是機要秘書應(yīng)具有高度警惕、居安思危的保密責(zé)任意識。值得注意的是，公文管理的過程包括公文的傳閱、借閱、利用、保管和銷毀等環(huán)節(jié)，其保密工作涉及到各個層次的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員，因此保守公文秘密需要全員共同負責(zé)、互相配合、相互監(jiān)督，形成群體保密的意識。高校應(yīng)按照“六五”保密普法規(guī)劃，以學(xué)習(xí)、掌握《中華人民共和國保守國家秘密法》和《中華人民共和國保守國家秘密法實施條例》為重點，因材施教，因崗施教，為做好公文保密工作打下堅實的基礎(chǔ)。

（四）強化落實監(jiān)督檢查，創(chuàng)建保密工作責(zé)任制的有效途徑。為了保證公文保密工作的嚴肅性，應(yīng)建立從校級到院級、到相關(guān)課題組，校級到職能部門、到科室的保密工作責(zé)任制，定期開展保密檢查，強化落實監(jiān)督職能，堅持內(nèi)外有制，層層簽訂公文保密管理責(zé)任狀，執(zhí)行崗位目標責(zé)任制，做到流程清晰、責(zé)任明確、賞罰嚴明，確保公文安全性。不僅如此，還應(yīng)把公文處理規(guī)范化列為學(xué)校辦公室收發(fā)文人員工作中的一項重要內(nèi)容予以考核，樹立典型。

高校公文保密工作是一項任重道遠的任務(wù)，認真研究高校公文保密工作新思路、新措施，積極應(yīng)對高校公文保密工作存在的問題，促進高校公文處理工作的規(guī)范化、有序化和科學(xué)化，為學(xué)校建設(shè)高水平研究型大學(xué)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)和有力保障。

【參考文獻】

［1］《黨政機關(guān)公文處理工作條例》中辦發(fā)〔2012〕14號.