文/遼寧紅沿河核電有限公司 趙惠君

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淺析文檔工作“五納入”在核電文檔管理中的作用

文/遼寧紅沿河核電有限公司 趙惠君

【摘要】核電文檔管理作為核電項(xiàng)目管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的安全、質(zhì)量、進(jìn)度、投資、技術(shù)、環(huán)境六大控制有著直接影響。紅沿河核電結(jié)合項(xiàng)目控制需求，建立并實(shí)行將文檔工作納入計(jì)劃管理、納入合同管理、納入項(xiàng)目管理、納入質(zhì)保管理及納入績(jī)效考核“五納入”的管控機(jī)制，對(duì)核電項(xiàng)目文檔實(shí)行全過程管理，提升企業(yè)的文檔管理質(zhì)量及水平。

【關(guān)鍵詞】文檔管理；五納入；核電項(xiàng)目管理

企業(yè)檔案工作規(guī)范（DA/T 42-2009）強(qiáng)調(diào)企業(yè)檔案工作是企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)和活動(dòng)的有機(jī)組成部分，明確提出企業(yè)檔案工作的“三納入”要求，即檔案工作應(yīng)納入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程，納入企業(yè)規(guī)章制度及工作流程，納入企業(yè)部門和有關(guān)人員的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制或崗位責(zé)任制。

核電文檔管理作為核電項(xiàng)目管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的安全、質(zhì)量、進(jìn)度、投資、技術(shù)、環(huán)境六大控制有著直接影響。遼寧紅沿河核電有限公司（簡(jiǎn)稱“紅沿河核電”）結(jié)合項(xiàng)目控制需求，建立并實(shí)行將文檔工作納入計(jì)劃管理、納入合同管理、納入項(xiàng)目管理、納入質(zhì)保管理及納入績(jī)效考核“五納入”的管控機(jī)制，對(duì)核電項(xiàng)目文檔實(shí)行全過程管理，提升企業(yè)的文檔管理質(zhì)量及水平。

本文就紅沿河核電文檔工作的“五納入”進(jìn)行了具體分析與總結(jié)。

一、納入計(jì)劃管理

作為紅沿河核電文檔管理的歸口部門，信息文檔處負(fù)責(zé)公司文檔管理體系的建立與運(yùn)作，“文檔一體化”的統(tǒng)籌安排和全過程管控。通過將文檔工作納入計(jì)劃管理，跟蹤落實(shí)，保證各項(xiàng)工作的有序開展和穩(wěn)步推進(jìn)。

（一）制定并落實(shí)文檔工作五年規(guī)劃和年度工作計(jì)劃。為了對(duì)文檔工作進(jìn)行全面部署，制定了《紅沿河核電文檔工作五年發(fā)展規(guī)劃》，為文檔管理工作提供依據(jù)和指導(dǎo)，并將五年規(guī)劃分別落實(shí)到每年的工作計(jì)劃中；將文檔工作納入工程建設(shè)的生產(chǎn)準(zhǔn)備大綱和生產(chǎn)準(zhǔn)備年度計(jì)劃，定期進(jìn)行跟蹤、評(píng)估，保證計(jì)劃的落實(shí)。通過執(zhí)行信息文檔處的月報(bào)和周例會(huì)制度，定期檢查各項(xiàng)工作完成情況，并對(duì)下階段工作任務(wù)進(jìn)行部署。

（二）編制公司各部門歸檔計(jì)劃。為確保公司各部門在工程建設(shè)、生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)管理等活動(dòng)中產(chǎn)生的文件和記錄及時(shí)、完整歸檔，信息文檔處每年年初即制定并發(fā)布文件材料歸檔計(jì)劃，嚴(yán)密跟蹤執(zhí)行。

（三）制定項(xiàng)目文檔移交計(jì)劃。由于紅沿河核電一期工程項(xiàng)目建設(shè)由業(yè)主遼寧紅沿河核電有限公司委托中廣核工程有限公司進(jìn)行專業(yè)化管理，因此，業(yè)主公司與工程公司根據(jù)雙方簽訂的文檔移交總體計(jì)劃和歸檔細(xì)則，制定專項(xiàng)文檔移交審查流程、移交計(jì)劃，對(duì)文檔移交進(jìn)度和質(zhì)量進(jìn)行控制；通過業(yè)主公司與工程公司每雙周召開的文檔協(xié)調(diào)會(huì)，及時(shí)協(xié)調(diào)解決項(xiàng)目文檔管理工作中遇到的問題，保證項(xiàng)目文檔移交工作的順利推進(jìn)。

（四）編制文檔業(yè)務(wù)工作各專項(xiàng)計(jì)劃。為使文檔管理工作更加規(guī)范、有序，信息文檔處根據(jù)每年的重點(diǎn)工作，結(jié)合實(shí)際情況，編制文檔業(yè)務(wù)工作的各專項(xiàng)計(jì)劃，如文檔管理程序編制升版計(jì)劃、文檔培訓(xùn)計(jì)劃、文檔培訓(xùn)教材的編寫計(jì)劃、文檔工作流程和各類文件整理細(xì)則編寫計(jì)劃等，并組織落實(shí)，提高文檔業(yè)務(wù)水平。

二、納入合同管理

由于合同是合同項(xiàng)目各項(xiàng)工作的法律依據(jù)，合同雙方按合同條款的規(guī)定履行各自的責(zé)任。文檔部門將文檔管理納入合同管理，通過文檔條款的介入，明確了各承包商單位的文檔管理責(zé)任，為項(xiàng)目文件的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理提供了保障，也為竣工文檔的順利移交奠定了基礎(chǔ)。

（一）將項(xiàng)目文檔管理要求納入總委托合同。在項(xiàng)目合同談判前期，文檔部門已會(huì)同各業(yè)務(wù)部門就項(xiàng)目總委托范圍內(nèi)的文檔工作范圍、要求、工作內(nèi)容、組織、質(zhì)量及文檔移交等進(jìn)行了溝通、商定，通過合同談判，在項(xiàng)目總委托合同中對(duì)工程公司的文檔管理工作加以明確。同時(shí)，在合同中通過專門章節(jié)、專門條款對(duì)相關(guān)內(nèi)容加以細(xì)化，切實(shí)做到有法可依、有據(jù)可查、責(zé)任落實(shí)。

（二）將文檔管理要求固化到合同中。對(duì)由業(yè)主公司簽訂并執(zhí)行的合同，通過編制并使用標(biāo)準(zhǔn)化的合同模板，文檔管理要求被固化到合同正文或技術(shù)附件固定章節(jié)。在合同準(zhǔn)備階段，就將文件交付的范圍及時(shí)間、文件的介質(zhì)及數(shù)量、文件提交的途徑及質(zhì)量要求等內(nèi)容列入合同文本或技術(shù)規(guī)范書，使文件提交及相關(guān)要求有據(jù)可查；采購(gòu)過程中文檔部門參與技術(shù)規(guī)范書或合同文本會(huì)簽；在合同執(zhí)行期，文檔部門參與合同管理，監(jiān)督承包商是否按合同規(guī)定提交文件；在合同結(jié)束時(shí)，文檔部門介入合同支付流程，對(duì)合同范圍內(nèi)文檔移交情況進(jìn)行審查，審查合格后才出具驗(yàn)收證書，確保承包商按合同規(guī)定提交完整的、符合合同要求的文件。

三、納入項(xiàng)目管理

業(yè)主公司明確核電項(xiàng)目文檔管理要求，將文件、檔案形成的進(jìn)度、質(zhì)量控制納入工程參建部門職責(zé)，確保項(xiàng)目文檔管理與工程建設(shè)同步規(guī)劃和落實(shí)；文檔移交納入每臺(tái)機(jī)組的移交接產(chǎn)范疇，作為簽署機(jī)組臨時(shí)驗(yàn)收證書（PAC）和最終驗(yàn)收證書（FAC）的先決條件，并納入“3T”（TOM-維修移交、TOB-隔離移交、TOTO-臨時(shí)運(yùn)行移交）和BHO（廠房/建筑物移交）管理流程，確保文檔移交與實(shí)體移交同步進(jìn)行。

四、納入質(zhì)保管理

質(zhì)量保證體系是保證核電工程各項(xiàng)工作包括文檔管理工作符合法規(guī)、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)要求的有效手段。

文檔管理程序作為管控制度，一般包含了國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的相關(guān)要求，是明確和規(guī)范公司各業(yè)務(wù)部門或外部各承包商開展文檔管理的最直接依據(jù)。將文檔管理納入質(zhì)保管理，通過監(jiān)督檢查文檔制度的落實(shí)，對(duì)文檔工作的質(zhì)量起到規(guī)范和約束作用。

（一）將項(xiàng)目文檔管理納入質(zhì)保管理體系。文件控制、記錄管理作為質(zhì)量工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，在項(xiàng)目各階段質(zhì)保大綱中均提出相應(yīng)的要求和措施，并通過文檔部門、質(zhì)量保證部門的審查、檢查、監(jiān)督、監(jiān)查和管理部門審查等方式進(jìn)行驗(yàn)證和評(píng)價(jià)，確保文檔管理制度的有效性和適用性，并得到持續(xù)改進(jìn)。同時(shí)，將項(xiàng)目文檔監(jiān)督檢查納入公司質(zhì)保體系，對(duì)承包商的文檔管理進(jìn)行質(zhì)保監(jiān)查，保證項(xiàng)目文檔管理質(zhì)量。

（二）將部門文檔檢查納入質(zhì)保檢查范疇。建立文檔管理工作檢查制度，定期開展檢查工作。文檔管理部門每年制定公司內(nèi)部的部門文檔檢查指導(dǎo)計(jì)劃，對(duì)公司每個(gè)部門至少進(jìn)行一次文檔管理檢查，對(duì)部門文檔業(yè)務(wù)進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，及時(shí)協(xié)調(diào)解決有關(guān)問題。

五、納入績(jī)效考核

結(jié)合企業(yè)檔案工作規(guī)范要求，將文檔工作與公司各部門和相關(guān)人員的績(jī)效考核掛鉤，以保證文檔工作的順利開展。

（一）將文檔管理納入信息文檔處的績(jī)效考核。信息文檔處每年與公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽訂年度績(jī)效合約，并將文檔管理各項(xiàng)任務(wù)分解到處內(nèi)每位員工，與員工簽訂個(gè)人績(jī)效合約，每季度進(jìn)行評(píng)估、考核。

（二）將文檔管理納入公司各業(yè)務(wù)部門的績(jī)效考核。公司各業(yè)務(wù)部門將文檔管理指標(biāo)納入部門的績(jī)效考核指標(biāo)，每年對(duì)“年度歸檔計(jì)劃按期完成時(shí)間、歸檔文件質(zhì)量一次合格率、部門文檔檢查問題整改按期關(guān)閉率”等文檔管理指標(biāo)進(jìn)行評(píng)估、考核；各部門的兼職文檔管理員，將部門文檔管理工作納入其個(gè)人的績(jī)效合約，每季度進(jìn)行考評(píng)。

通過任務(wù)的層層分解，工作完成情況與部門和個(gè)人的績(jī)效考核結(jié)果緊密掛鉤，文檔工作的質(zhì)量與水平得到極大提升。

綜上，紅沿河核電通過文檔工作“五納入”方式進(jìn)行管控，加強(qiáng)了文檔的前端控制、過程管理及結(jié)果驗(yàn)收，覆蓋文檔的全生命周期管理，真正做到了“文檔一體化”管控，從而確保公司文檔管理工作的有序進(jìn)行和持續(xù)改進(jìn)，提升文檔管理質(zhì)量及水平，并為核電站的安全穩(wěn)定運(yùn)行提供保障。

【參考文獻(xiàn)】

［1］黃小東.核電企業(yè)承包商文件管理探析［J］.中國(guó)檔案，2016（3）.