文/國(guó)投新疆羅布泊鉀鹽有限責(zé)任公司 趙慶芳

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淺談實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化企業(yè)檔案管理的幾點(diǎn)策略

文/國(guó)投新疆羅布泊鉀鹽有限責(zé)任公司 趙慶芳

【摘要】根據(jù)現(xiàn)代企業(yè)管理的要求及重要性，闡述了企業(yè)應(yīng)該具備完善的檔案管理制度，建立適合本企業(yè)檔案管理的體系，使檔案管理工作全員化和全過程控制，并以績(jī)效考核的方式規(guī)范檔案管理，使企業(yè)檔案管理工作規(guī)范化、制度化和科學(xué)化以適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)管理的要求。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；制度全員化和全過程控制；績(jī)效考核

經(jīng)濟(jì)體制的轉(zhuǎn)軌、現(xiàn)代企業(yè)制度的建立與信息技術(shù)的發(fā)展和普及，使我們見證了一個(gè)經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、政治全面發(fā)展與改革的時(shí)代，在一個(gè)新的市場(chǎng)環(huán)境與政治環(huán)境中，深化企業(yè)檔案工作改革，探索企業(yè)檔案工作現(xiàn)代化發(fā)展之路顯得尤為重要。從公司建立檔案科至今，我們的檔案管理工作逐步走向正規(guī)化，我認(rèn)為現(xiàn)代化檔案管理應(yīng)具備以下幾點(diǎn)：

一、建立完善的檔案管理制度，是企業(yè)檔案管理工作的基礎(chǔ)和前提

企業(yè)檔案工作有一個(gè)與生俱來的特點(diǎn)，即檔案人員是管理企業(yè)檔案而不直接產(chǎn)生企業(yè)檔案，但企業(yè)檔案的形成過程，又影響著檔案收集的質(zhì)量。

我公司自2000年9月成立以來，公司科研、試驗(yàn)、工業(yè)化生產(chǎn)等一系列的工作都在緊張有序推進(jìn)，隨著試驗(yàn)研究、地質(zhì)勘探、工程設(shè)計(jì)及建設(shè)的快速增長(zhǎng)，積累了大量的檔案資料，但公司一直沒有一個(gè)統(tǒng)一管理檔案的部門以及完善的檔案管理制度，造成大量工作檔案資料不完整。在2011年公司成立檔案室，檔案實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一管理。我們首先針對(duì)本單位制定了《檔案管理辦法》《文書檔案歸檔要求》《科技檔案歸檔要求》《檔案收集范圍》等相關(guān)制度，其次要求將分散保存在各部門或者個(gè)人手里的資料限期交回檔案室，對(duì)移交歸屬不清的重要文件，在部門之間的協(xié)調(diào)下追根尋源，有效地完成檔案收集工作。同時(shí)不斷完善企業(yè)管理制度，并協(xié)調(diào)企業(yè)文件的形成與歸檔關(guān)系、協(xié)調(diào)企業(yè)發(fā)展規(guī)劃與企業(yè)檔案工作的關(guān)系、協(xié)調(diào)企業(yè)各項(xiàng)管理制度與企業(yè)檔案工作制度的關(guān)系等，從而提升檔案管理工作水平和管理效率。

二、檔案管理工作全員化和全過程控制，是現(xiàn)代化企業(yè)檔案管理工作的亮點(diǎn)

在整理120萬噸工程項(xiàng)目時(shí)，我們發(fā)現(xiàn)不少竣工圖沒有加蓋竣工圖章、大量復(fù)印件代替了原件而沒有做替代原件的技術(shù)處理，招投標(biāo)及相關(guān)合同文件簽署不完備，大量技術(shù)變更出現(xiàn)圖文不符或依據(jù)不清等問題。產(chǎn)生這些問題我們分析了主要原因有：一是工程項(xiàng)目管理過于粗放，造成招投標(biāo)及相關(guān)合同文件材料失信；二是工程項(xiàng)目建設(shè)的技術(shù)流程控制不規(guī)范，使得技術(shù)文件不合法乃至缺失；三是歸檔驗(yàn)收過程不嚴(yán)肅，驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)不明確，造成有問題的文件材料在歸檔的入口沒有有效控制。

如果我們檔案人員將這一堆尚未閉合、不符合規(guī)范、不能準(zhǔn)確反映實(shí)際工作狀況的文件材料歸檔，檔案人員對(duì)其管理越是認(rèn)真，其管理成本就越高。

因此，我們要求檔案管理必須要有全員性和全過程性。企業(yè)檔案部門及檔案人員的職能性質(zhì)由過去的單一收集保管資料，轉(zhuǎn)變?yōu)槿珕T參與企業(yè)各項(xiàng)工作，尤其是參與企業(yè)的重要工作會(huì)議、重大建設(shè)項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收、產(chǎn)品或技術(shù)研發(fā)項(xiàng)目的成果驗(yàn)收、設(shè)備開箱和安裝竣工的驗(yàn)收等關(guān)鍵性活動(dòng)，以便了解各項(xiàng)工作部署進(jìn)度，合理地安排文件材料收集歸檔工程，確保文件材料的歸檔質(zhì)量?？傊?，檔案管理全員性，就是企業(yè)中凡是與文件材料形成、辦理、使用和歸檔相關(guān)的崗位任職人員，都具有合法地形成和處置文件材料的職責(zé)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)將這類職責(zé)納入其崗位責(zé)任制并加以考核。檔案管理的全過程性，就是在企業(yè)各項(xiàng)工作的過程中，特別是在文件材料處理的關(guān)鍵結(jié)點(diǎn)上，都應(yīng)明確的管理內(nèi)容和管理要求，以維護(hù)企業(yè)信息處理渠道的暢通與高效，保證企業(yè)活動(dòng)的正常運(yùn)行。

三、提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

企業(yè)檔案工作水平由檔案人員從事該項(xiàng)工作的年限、記憶和經(jīng)驗(yàn)決定，新上崗檔案人員的業(yè)務(wù)能力主要是通過老檔案人員傳幫帶進(jìn)行培養(yǎng)的，在這種狀況下，如果新老檔案人員的工作交接正常，檔案管理水平便可順利延續(xù)，但長(zhǎng)此以往容易造成檔案人員觀念保守，方法陳舊，管理水平低層次循環(huán)等現(xiàn)象；如果上述工作交接異常，很容易產(chǎn)生管理上的真空現(xiàn)象，有存無取的問題依然存在，隨著工作交接次數(shù)的增加有愈發(fā)嚴(yán)重的趨勢(shì)。

企業(yè)及企業(yè)檔案部門應(yīng)采取措施，保證企業(yè)檔案工作隊(duì)伍的相對(duì)穩(wěn)定。另外科學(xué)技術(shù)的發(fā)展、社會(huì)的進(jìn)步以及企業(yè)檔案工作的不斷深化，企業(yè)檔案工作者的有些知識(shí)會(huì)逐步老化。所以企業(yè)及企業(yè)檔案部門應(yīng)當(dāng)通過多種渠道，采取多種方式，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案工作者的教育和培訓(xùn)，不斷提高其業(yè)務(wù)水平，更新其知識(shí)結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)企業(yè)檔案工作發(fā)展的需要。

四、將企業(yè)檔案管理工作納入到企業(yè)業(yè)績(jī)考核

對(duì)檔案資料的流動(dòng)性管理上，通過績(jī)效考核實(shí)起到約束和監(jiān)督、利用和保護(hù)的作用，重點(diǎn)突出嚴(yán)格性、規(guī)范性、時(shí)限性，以及對(duì)檔案人員和其他人員的雙方管理，保障檔案工作的順利開展。目前，不少企業(yè)的檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)沒有工作考核；或有考核，但往往是流于形式，這是檔案工作體系建設(shè)不完整的表現(xiàn)。

總之，企業(yè)檔案資源來源于企業(yè)的各個(gè)部門、各個(gè)環(huán)節(jié)，是最基礎(chǔ)的企業(yè)知識(shí)資源，是衡量一個(gè)企業(yè)業(yè)績(jī)與管理水平的重要尺度，是企業(yè)歷史發(fā)展的記載，是企業(yè)發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，我們必須科學(xué)的分析、揚(yáng)長(zhǎng)避短，做好檔案管理工作,探索一條適合自身企業(yè)的檔案管理現(xiàn)代化之路。