文/湖南省懷化市交通建設質(zhì)量安全監(jiān)督管理處 馬玲

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加強交通建設工程質(zhì)量監(jiān)督檔案管理之我見

文/湖南省懷化市交通建設質(zhì)量安全監(jiān)督管理處 馬玲

【摘要】文章對交通建設工程質(zhì)量監(jiān)督檔案管理中存在的問題進行了分析，以及如何加強交通建設工程質(zhì)量監(jiān)督檔案的管理提出了幾點建議。

【關鍵詞】交通建設；工程質(zhì)量；監(jiān)督檔案

交通建設工程質(zhì)量監(jiān)督檔案（簡稱質(zhì)監(jiān)檔案）是指自受理、審查交通工程建設項目質(zhì)量監(jiān)督申請，工程項目中間質(zhì)量監(jiān)督檢查、檢測、交工驗收質(zhì)量檢查、檢測、工程質(zhì)量評定，缺陷責任期質(zhì)量檢查、檢測，竣工驗收質(zhì)量檢查、檢測，直至工程項目竣工質(zhì)量鑒定全過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等形式與載體的原始記錄。同時又是真實記錄交通建設發(fā)展過程的第一手資料，它即維護著交通建設歷史發(fā)展歷程的真實性，又對工程質(zhì)量起著重要的指導、監(jiān)督、保證作用，而且還是今后交通工程規(guī)劃、維修及改擴建等不可缺少的科學依據(jù)。但就目前形勢下，質(zhì)監(jiān)檔案管理中還存在一些問題。

一、管理意識薄弱

長期以來，許多參加交通建設的建設單位和管理單位對工程檔案工作都缺乏應有的重視，首先是建設單位在施工階段，由于施工任務重，項目多，同時還有許多具體的工作需要協(xié)調(diào)解決，因而忽視了檔案工作，等到交通工程完工要辦理竣工驗收時，施工單位才不得不投入大量的人力、物力突擊補充檔案資料，以應付工程竣工驗收之用，致使工程竣工檔案資料質(zhì)量較差。而有些交通建設管理單位又沒有很好地實行集中統(tǒng)一管理，造成了不少檔案散失嚴重，即使保存下來的也不完整，或因保管不當，致使現(xiàn)有的圖紙不清，紙張變質(zhì)。這些都將嚴重地影響到交通工程將來的改、擴建和正常的養(yǎng)護維修工作。

二 、管理技術問題

（一）檔案的收集不齊全。由于交通建設工程周期長、參建單位多，常致使一些檔案得不到妥善保管，收集也有不齊全的現(xiàn)象。

（二）有些檔案資料缺乏真實性。有些施工企業(yè)對工程項目檔案資料的記錄和收集缺乏責任心，重進度，輕記錄，重建設，輕檔案，導致形成的檔案不是在具體工作中隨時隨地的記錄，而是過后隨意編造，欲求蒙混過關。

（三）書寫材料不規(guī)范。交通工程檔案內(nèi)容豐富，編制人員素質(zhì)卻參差不齊，因此檔案的編制質(zhì)量也就高低有別，一些不合規(guī)定的現(xiàn)象發(fā)生，必將為以后的保管和利用帶來隱患。

三、管理人員素質(zhì)亟待提高

許多檔案管理人員有些有交通建設方面的專業(yè)特長，卻缺少檔案技術知識，有些有檔案技術知識，又缺少交通建設方面的知識，無法滿足交通工程檔案管理工作的需要。為了逐步符合國家檔案規(guī)范要求，兼具本行業(yè)特點的交通質(zhì)監(jiān)檔案管理模式，個人認為有以下幾點建議：

（一）強化檔案規(guī)范管理意識，健全檔案監(jiān)督體系。由于建設周期長、參建單位多、各方的認識不一，致使一些建設檔案得不到妥善保管，另外，檔案管理水平較差，沒有達到標準化、制度化、規(guī)范化管理。因此應進一步提高認識，無論是制度的制定者還是執(zhí)行者，無論是單位領導還是具體技術人員.都應充分認識到檔案管理的重要性。從項目的開始階段就把建設檔案工作統(tǒng)一起來，嚴格依法治檔。檔案的行政管理部門，應主動介入。加強與項目相關單位的溝通，統(tǒng)一行業(yè)項目檔案管理規(guī)范，爭取與項目主管部門達成共識，建立一個切實可行的重點建設項目檔案工作監(jiān)督體系，明確項目參與各方的職責，齊抓共管，搞好重點建設項目的檔案工作。

（二）堅持跟蹤技術咨詢服務，深入監(jiān)督檢查指導。眾所周知，交通工程建設規(guī)模大、周期長、參建單位多，建設、監(jiān)理、施工、安裝等單位的檔案管理人員，有工程建設方面的專業(yè)特長，卻缺少檔案技術知識，有的具有檔案技術知識，卻缺少建設方面的專業(yè)知識。同時，建設過程中資料形成了不一定就是檔案，還要按照國家法律和省檔案局下發(fā)的《歸檔文件整理規(guī)劃》及相關要求，認真做好分類、歸檔、裝訂、編號、編目等各個環(huán)節(jié)的工作。這就需要檔案主管部門加強檔案業(yè)務跟蹤技術咨詢服務，建立深入監(jiān)督指導服務的機制，把監(jiān)督檢查指導工作貫穿于建設工程的全過程，才能有效提高建檔歸檔質(zhì)量。

（三）提高檔案人員業(yè)務素質(zhì)，實現(xiàn)管理的現(xiàn)代化。加大檔案人才的培養(yǎng)，努力提高交通建設檔案人員的素質(zhì)。面對經(jīng)濟和科技的發(fā)展，檔案人員的素質(zhì)必須提高，以業(yè)務素質(zhì)提高為重點，對檔案專業(yè)知識進行學習，對現(xiàn)有的檔案人員，可以通過委培、進修、培訓，不斷拓寬知識面，加強與交通建設相關學科的學習，掌握管理項目檔案所需要的相關知識和計算機管理檔案的技能。時代在快速發(fā)展，科學技術飛速進步，按《檔案法》規(guī)定，“采用先進技術，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化”。計算機技術的出現(xiàn)和普及給檔案管理工作帶來了深刻的影響，傳統(tǒng)的檔案保存及管理技術正面臨著挑戰(zhàn)。計算機的應用、檔案縮微、電視錄像等都有待交通質(zhì)監(jiān)檔案工作者在實踐中進一步探索。

（四）重視檔案的開發(fā)利用。交通質(zhì)監(jiān)檔案管理的最終目的在于檔案的開發(fā)利用。只有做好檔案的開發(fā)利用工作，才能很好地完成日常檔案管理并提供利用的需要。

四、結束語

要進一步提高交通建設項目的檔案管理，必須提高認識，真正重視加強建設項目檔案的集中管理；堅持建路與建檔同步發(fā)展；強化檔案業(yè)務技術咨詢服務；深入開展建設項目檔案人員崗位培訓和繼續(xù)教育，全面提高檔案人員整體素質(zhì)；著力研究檔案信息化管理；重視檔案的開發(fā)利用，使得科技專業(yè)資料來源于實踐，又應用于實踐，為交通建設項目投產(chǎn)后運營、管理及今后的養(yǎng)護、維修提供可靠依據(jù)，更好地為大眾服務。