文/廣西科技大學(xué) 李鴻

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新時(shí)期高校辦公室檔案管理工作的新特點(diǎn)與對策

文/廣西科技大學(xué) 李鴻

【摘要】新時(shí)期是區(qū)別于傳統(tǒng)環(huán)境下的社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展?fàn)顟B(tài)的一個(gè)階段。過去，整個(gè)社會(huì)的生產(chǎn)生活以傳統(tǒng)手段為實(shí)現(xiàn)方式，社會(huì)關(guān)系都是基于現(xiàn)實(shí)互動(dòng)之上的人與人之間的真實(shí)聯(lián)絡(luò)，而這一局面的打破是在互聯(lián)網(wǎng)出現(xiàn)之后，信息化和現(xiàn)代化成為社會(huì)發(fā)展和人們生活的顯著特征，從思想觀念上的“大數(shù)據(jù)”理念，到工作方式上的辦公自動(dòng)化，都顯示出了整個(gè)社會(huì)進(jìn)入到了以網(wǎng)絡(luò)的便捷化生產(chǎn)為主要標(biāo)志的新時(shí)期。在此前提下，本文重點(diǎn)對我國高校辦公室檔案管理工作的特點(diǎn)進(jìn)行了深入的分析與探討，從探討中發(fā)現(xiàn)當(dāng)前我國高校辦公室檔案管理工作未來的發(fā)展趨勢及相關(guān)要求。

【關(guān)鍵詞】信息化；高校辦公室；檔案管理

在高校教育改革與發(fā)展步伐不斷加快的今天，我國高校建設(shè)正面臨著諸多問題，在擴(kuò)大辦學(xué)規(guī)模、加快科研教學(xué)設(shè)施建設(shè)、提高辦學(xué)質(zhì)量和學(xué)術(shù)聲譽(yù)、改善師生員工學(xué)習(xí)生活條件等方面壓力更大，任務(wù)更為艱巨。作為服務(wù)于高校各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的高校辦公室，其運(yùn)作效率的高低，直接關(guān)系到學(xué)校各項(xiàng)工作目標(biāo)的實(shí)施和學(xué)校在社會(huì)上的形象。在檔案管理方面，高校辦公室更是扮演著中流砥柱的作用，承擔(dān)了全校師生的檔案管理職責(zé)。在傳統(tǒng)與現(xiàn)代兩個(gè)相差較大的時(shí)代背景下，高校檔案管理工作已經(jīng)發(fā)生了明顯的變化，高校辦公室檔案管理工作人員首先要認(rèn)識到這一點(diǎn)，然后向快速、便捷、高效的現(xiàn)代辦公技術(shù)借力，改善辦公條件，提升辦公效率，更好地統(tǒng)籌、管理本校的文書檔案工作，全力推動(dòng)高校各項(xiàng)工作的順利開展。

一、新時(shí)期網(wǎng)絡(luò)化對高校辦公室檔案管理工作的影響

高校是一個(gè)有機(jī)的系統(tǒng)，在各個(gè)部門機(jī)構(gòu)的配合之下良性運(yùn)作?？梢哉f，高校是一個(gè)小社會(huì)，在由高校教師和成千上萬的學(xué)生組成的大家庭中，進(jìn)行著教師的“教”和學(xué)生的“學(xué)”這兩項(xiàng)活動(dòng)，高校的工作看似簡單，實(shí)則內(nèi)容寬泛、任務(wù)繁重，要求辦公室的工作人員不怕瑣碎、不勝其煩地為全校的文書檔案整理與管理工作服務(wù)。在當(dāng)前社會(huì)環(huán)境之下，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化為基本特征的信息革命正在強(qiáng)烈地沖擊社會(huì)生活的方方面面，也強(qiáng)烈地影響著高校的檔案工作，對高校的行政管理工作帶來了更大的挑戰(zhàn)。例如，辦公自動(dòng)化理念的滲透、網(wǎng)絡(luò)辦公軟件的使用和大量信息的匯集，無形中要求高校辦公室工作人員要改變在傳統(tǒng)環(huán)境下的辦公流程，引進(jìn)和創(chuàng)新辦公技術(shù)，不斷將新技術(shù)和新設(shè)備應(yīng)用到師生檔案管理工作中來，一方面是適應(yīng)社會(huì)發(fā)展?fàn)顩r的舉措，另一方面，可以極大地提升高校辦公室的管理效率，構(gòu)建出高校檔案管理工作的新機(jī)制，有利于高校檔案管理工作的健康、有序發(fā)展。

二、新時(shí)期高校辦公室檔案工作的特點(diǎn)

新時(shí)期高校檔案管理工作與網(wǎng)絡(luò)的關(guān)系密切，互聯(lián)網(wǎng)的一些特點(diǎn)以潛在的方式反映到高校辦公室的檔案管理工作中來，本文在論述的時(shí)候，將新時(shí)期高校檔案管理工作的特點(diǎn)簡要概括為信息化、社會(huì)性、綜合性、競爭性。

（一）高校辦公室檔案管理工作的信息化。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息通信技術(shù)的大力支持，使得高校辦公室檔案管理從傳統(tǒng)的手工勞作走向了電子化辦公，提升了檔案文件整理的效率，優(yōu)化了辦公室檔案服務(wù)工作的環(huán)境。高校是優(yōu)秀教師和高素質(zhì)人才的集中地，他們與時(shí)俱進(jìn)、具有較強(qiáng)的創(chuàng)新精神和接受新事物的能力，辦公室檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化可以率先在高校得到施行，無紙化辦公近年來已經(jīng)在高校、企業(yè)和政府機(jī)關(guān)中盛行起來，使得辦公室文書檔案管理的內(nèi)容更加豐富，形式更加多樣、業(yè)務(wù)范圍更加寬廣，其中，電子化和無紙辦公是大勢所趨，通訊的網(wǎng)絡(luò)化、計(jì)算機(jī)管理服務(wù)、光盤存儲服務(wù)的信息化從不同程度上都在推動(dòng)著高校檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化與信息化。

（二）高校辦公室檔案管理工作的社會(huì)性。高校不是封閉的社會(huì)細(xì)胞，它所承擔(dān)的培養(yǎng)人才的重任決定了必然與社會(huì)存在著多方面的聯(lián)系。高校是培養(yǎng)學(xué)生、高學(xué)歷人才和專家學(xué)者的地方，接收來自全國各地乃至世界各地的學(xué)生是高校開展工作的第一步，培養(yǎng)期滿之后將這些學(xué)生輸送到用人單位是高校的使命，學(xué)生在入校之前的受教育狀況、學(xué)習(xí)期間的實(shí)踐情況、受獎(jiǎng)勵(lì)情況、科研成果等都會(huì)記錄在檔案中，高校辦公室的工作人員需要對這些情況調(diào)查摸底、整理記錄。檔案記錄的全面性是反映學(xué)生學(xué)習(xí)成績、人品修養(yǎng)、綜合能力的史料，更是學(xué)生走上社會(huì)求職上崗的憑據(jù)，對學(xué)生的成長和成功有著重要影響，高校辦公室在整理和管理學(xué)生檔案的過程中會(huì)與社會(huì)上其他個(gè)人、機(jī)構(gòu)、團(tuán)體組織等產(chǎn)生外在聯(lián)系。因此，對高校辦公室檔案的管理工作于還需要從社會(huì)性的角度加強(qiáng)認(rèn)識。

（三）高校辦公室檔案管理工作的綜合性。高校在常規(guī)的學(xué)生檔案管理與服務(wù)工作之外，還應(yīng)包括教學(xué)活動(dòng)中形成的教育專業(yè)檔案、教職工管理的人事檔案、財(cái)務(wù)活動(dòng)中形成的會(huì)計(jì)檔案和科研活動(dòng)中形成的科技檔案，以及產(chǎn)業(yè)檔案、房地產(chǎn)檔案等，另外，在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，高校檔案的載體不僅是紙質(zhì)載體，還有磁盤、光盤等高科技載體，不同種類和形式的檔案都體現(xiàn)出了高校辦公室檔案管理的綜合性特征。

（四）高校辦公室檔案管理工作的競爭性。高校以教書育人、培養(yǎng)專業(yè)能力強(qiáng)、綜合素質(zhì)高的人才為根本重任，在就業(yè)壓力居高不下的情況下，高校必須建立以市場需求為導(dǎo)向的人才培養(yǎng)方案，涉及學(xué)生基本信息和受教育情況的文書檔案管理是高校管理活動(dòng)的一部分，在高校與用人單位良性互動(dòng)的過程中，高校學(xué)生的檔案信息是招聘單位首先要過目的資料，只有當(dāng)學(xué)生的個(gè)人信息與人才信息數(shù)據(jù)庫相匹配時(shí)，用人單位才會(huì)考慮是否接收學(xué)生作為本單位的員工。

另外，高校的科研產(chǎn)品、技術(shù)發(fā)明專利會(huì)也成為市場上競爭者追逐的焦點(diǎn)，就這一點(diǎn)來說，高校科研檔案信息按照市場準(zhǔn)入法則管理，逐步參與到市場經(jīng)濟(jì)的競爭中去，是由市場競爭機(jī)制和高校人才培養(yǎng)的最終目的決定的。認(rèn)識到高校辦公室檔案管理工作的競爭性，有利于掌握當(dāng)前高校檔案管理工作的規(guī)律，以便更好地為本校的教學(xué)工作服務(wù)。

二、網(wǎng)絡(luò)時(shí)代高校辦公室檔案工作的對策

為了適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案管理工作的新要求，高校辦公室檔案工作必須要從當(dāng)前的社會(huì)環(huán)境出發(fā)，認(rèn)識到高校內(nèi)外環(huán)境的變化，從高校辦公室檔案管理工作人員自身做起，提升檔案管理水平，創(chuàng)新檔案管理的工作方式。

（一）轉(zhuǎn)變工作觀念，確立新的檔案管理模式?？偟膩碚f，高校辦公室檔案管理工作的整體環(huán)境朝著網(wǎng)絡(luò)化方向轉(zhuǎn)移，信息的遠(yuǎn)程傳輸和電子文書的使用，對高校辦公室檔案管理工作者的辦公能力提出了更高的要求，他們的學(xué)識和能力要與時(shí)代發(fā)展?fàn)顩r保持一致，能夠快速順應(yīng)網(wǎng)絡(luò)文化的發(fā)展，學(xué)會(huì)使用自動(dòng)化辦公工具，從思想觀念上真實(shí)認(rèn)識到本職工作發(fā)生了哪些變化，如檔案管理從手工作業(yè)向現(xiàn)代化作業(yè)的轉(zhuǎn)型，從實(shí)體檔案館向虛擬檔案館的轉(zhuǎn)型，這些實(shí)踐領(lǐng)域動(dòng)作的完成，依賴于思想上的變革和創(chuàng)新。其次，要構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)時(shí)代高校檔案管理的信息化模式，建立本校的檔案數(shù)據(jù)庫，更好地為全體師生服務(wù)。

（二）增加投入，使檔案工作設(shè)備現(xiàn)代化。要促使高校辦公室檔案管理工作向信息化轉(zhuǎn)型，網(wǎng)絡(luò)化辦公環(huán)境的創(chuàng)建是第一位的，這就要求高校在硬件方面加大投資力度，構(gòu)建和優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)辦公條件，為高校檔案管理工作創(chuàng)造信息化土壤。檔案是信息的密集載體、對檔案現(xiàn)代化的投入是高效益的投入，檔案的硬件建設(shè)要有前瞻性，選擇技能和產(chǎn)品時(shí)，要注重先進(jìn)性，配備打印、拷貝、掃描等高性能的設(shè)備，建設(shè)先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和結(jié)構(gòu)布線系統(tǒng)，采用規(guī)范的應(yīng)用軟件，建好數(shù)據(jù)庫，建設(shè)統(tǒng)一的檢索平臺和搜索引擎，并注意信息的安全性，防止病毒入侵，全力保障信息化辦公工作的有序完成。

（三）加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高高校辦公室檔案管理工作者的素質(zhì)。高校辦公室檔案管理工作人員自身的素質(zhì)決定著高校文書檔案管理的水平。在我國整體社會(huì)處于轉(zhuǎn)型升級的歷史時(shí)期，檔案管理工作也處于調(diào)整轉(zhuǎn)變期，高校檔案管理工作應(yīng)積極從思想觀念、管理模式、人才隊(duì)伍等途徑進(jìn)行創(chuàng)新；高校辦公室的工作人員必須以新的標(biāo)準(zhǔn)要求自身，加強(qiáng)自動(dòng)化辦公知識的學(xué)習(xí)、不斷鞏固檔案專業(yè)知識、掌握網(wǎng)絡(luò)知識和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，通過后天培訓(xùn)和在職教育等途徑更新知識結(jié)構(gòu)，以提高自身的專業(yè)素質(zhì)和綜合實(shí)力，從而適應(yīng)現(xiàn)代高校檔案管理工作的新需求。

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