文/國(guó)家新聞出版廣電總局五二三臺(tái) 杜文軍

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機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案分類整體管理研究

文/國(guó)家新聞出版廣電總局五二三臺(tái) 杜文軍

【摘要】檔案管理工作是機(jī)關(guān)事業(yè)單位日常工作中的重要內(nèi)容，是各單位管理水平和工作業(yè)績(jī)的重要衡量指標(biāo)，做好檔案管理工作是提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作效率的重要保障。隨著工作效率的不斷提高，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案越來越多，且包含的內(nèi)容也越來越雜，只有對(duì)其進(jìn)行科學(xué)地分類才能使機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作順利進(jìn)行。本文從機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案分類整體管理方面進(jìn)行一些探討和研究。

【關(guān)鍵詞】機(jī)關(guān)事業(yè)；檔案分類；整體；管理

在科技日新月異的時(shí)代，科學(xué)技術(shù)已經(jīng)滲透到我們?nèi)粘Ｉ畹姆椒矫婷?，在檔案管理工作中我們也感受到科學(xué)技術(shù)帶來的便利，檔案管理工作也越來越科學(xué)化。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作也進(jìn)行了信息化建設(shè)，提高了機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案分類的效率，有利于機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案整體管理。目前，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作面臨新的任務(wù)和要求，其檔案管理工作取得了一定的成效，但是在檔案分類工作方面仍存在一些問題，只有有效解決機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理中存在的問題和困難，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作才能順利開展。

一、做好檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)意義

在信息時(shí)代，信息技術(shù)對(duì)各行各業(yè)都產(chǎn)生了或大或小的影響，檔案管理中信息復(fù)雜度的不斷提高，人們對(duì)檔案管理工作的重視度越來越低，檔案分類工作中的科學(xué)化、規(guī)范化有待進(jìn)一步提升，做好檔案管理工作迫在眉睫。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中做好檔案管理工作具有如下幾方面的現(xiàn)實(shí)意義：

（一）方便工作人員查找檔案，提高工作效率。隨著人們工作節(jié)奏的加快，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案越來越多，檔案管理人員的工作任務(wù)越來越重，只有將這些檔案分門別類地規(guī)整，才能方面工作人員在工作中尋找需要的資料，否則工作人員需要在海量的檔案中尋找自己需要的檔案，這需要花費(fèi)很多的時(shí)間。利用信息技術(shù)做好檔案管理工作，可以提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位的辦公效率，更好地為人民服務(wù)。

（二）有利于檔案保存規(guī)范化和科學(xué)化。檔案，顧名思義是分類保存的文件和資料。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案是機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作內(nèi)容的濃縮，對(duì)于各單位今后工作的開展有著重要的借鑒和指導(dǎo)意義。在檔案管理中，將檔案分類保存是檔案工作科學(xué)化和規(guī)范化的體現(xiàn)，有利于提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理水平，提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作業(yè)績(jī)。

（三）可以促進(jìn)信息交流和共享。檔案是信息的載體，工作信息通過檔案展示出來。與企業(yè)單位不同，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理有著一定的特殊性，各個(gè)部門、科室分開工作，其工作內(nèi)容多且雜，不同部門和科室之間可能需要共同的檔案，如果不將檔案分類管理，其工作量之大是難以想象的。

二、當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案分類整體管理現(xiàn)狀及存在的問題

檔案管理工作是機(jī)關(guān)事業(yè)單位中不可或缺的重要組成部分，做好檔案管理工作有利于提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作效率，從而更好地服務(wù)于人民。近年來，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作取得了長(zhǎng)足的發(fā)展，但是在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中仍然存在一些問題。通過對(duì)不同地方機(jī)關(guān)事業(yè)單位中的檔案管理工作進(jìn)行走訪調(diào)查，發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中普遍存在以下一些問題：

（一）重視度不夠，管理方式缺乏創(chuàng)新性。檔案管理是機(jī)關(guān)事業(yè)單位中不可缺少的工作內(nèi)容，但是當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作不容樂觀，這與領(lǐng)導(dǎo)的重視與否有著直接的關(guān)聯(lián)。21世紀(jì)是個(gè)創(chuàng)新的世紀(jì)，任何部門都應(yīng)不斷通過創(chuàng)新來提高工作效率。機(jī)關(guān)事業(yè)單位所采用的檔案管理方式相對(duì)落后，檔案管理模式和管理方法缺少創(chuàng)新性，不能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求。

（二）檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)缺乏規(guī)范化，檔案管理體制不健全。機(jī)關(guān)事業(yè)單位中的檔案管理是日常工作中的基礎(chǔ)性工作，但是總被視為一項(xiàng)附屬工作，其運(yùn)轉(zhuǎn)缺乏一定的標(biāo)準(zhǔn)，而且檔案管理體制還不健全。在檔案分類中，缺一定的分類依據(jù)，檔案的存放比較混亂，不利于工作人員的查找，且一些人使用檔案后沒有及時(shí)歸為，影響其他工作人員的工作。

（三）檔案管理信息化水平不高。在科技日新月異的時(shí)代，計(jì)算機(jī)技術(shù)獲得突飛猛進(jìn)的發(fā)展，機(jī)關(guān)事業(yè)早已實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)普及化，在其檔案管理中也采用了一定的信息技術(shù)，但是檔案管理的總體信息化水平還比較低，難以適應(yīng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作的需求。在新時(shí)代，各種先進(jìn)技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用到各行各業(yè)，傳統(tǒng)的文件式檔案載體已經(jīng)不能滿足檔案管理工作的需求，使檔案管理工作處于落后的水平，不能滿足檔案使用人員的要求。

（四）管理人員的素質(zhì)有待提高。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中，檔案管理工作一直被視為輕松的崗位，所以檔案管理崗位上安排的人員都是文化水平較低、工作能力不強(qiáng)的小科員，他們沒有檔案管理專業(yè)知識(shí)，且缺乏管理經(jīng)驗(yàn)，難以勝任檔案管理這項(xiàng)工作。

三、改善機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案分類整體管理狀況的措施

在任何一個(gè)單位中檔案管理都是基礎(chǔ)性工作，在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中科學(xué)完善的檔案管理工作更是單位取得長(zhǎng)足發(fā)展的基石。采用科學(xué)化、信息化手段來完善機(jī)關(guān)事業(yè)單位中的檔案管理工作已成為當(dāng)前檔案管理工作的重要目標(biāo)。針對(duì)當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案分類管理中存在的問題，我們可以從以下幾個(gè)方面“對(duì)癥下藥”地來改善機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理狀況。

（一）提高檔案管理工作的重視度，創(chuàng)新檔案管理方式。檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專業(yè)性都很強(qiáng)的工作，各級(jí)管理部門都應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性。檔案管理水平是衡量一個(gè)單位業(yè)績(jī)與管理水平的重要指標(biāo)，在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視度，創(chuàng)新檔案管理方式，推動(dòng)檔案管理工作更加規(guī)范化、科學(xué)化，不斷增強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位為人民服務(wù)的能力。

（二）加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)，不斷完善檔案管理體制。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中要貫徹落實(shí)責(zé)任制度，檔案管理工作人員要深刻了解自身工作的重要性，提升自身的工作責(zé)任意識(shí)，檔案管理部門要從檔案的收集、整理、使用各個(gè)環(huán)節(jié)上制定完善的管理制度，從而保證檔案管理工作的規(guī)范性和科學(xué)性。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理中要實(shí)施業(yè)績(jī)考核制度，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期考核，使檔案管理員不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)和新技能，從而提升自身的工作能力，適應(yīng)信息化時(shí)代對(duì)檔案管理的要求，推動(dòng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位現(xiàn)代檔案管理工作的順利進(jìn)行。

（三）引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，提高信息化水平。21世紀(jì)是信息化的時(shí)代，各行業(yè)都在不斷引進(jìn)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)來提供工作效率，檔案管理作為一項(xiàng)傳統(tǒng)的工作，在實(shí)際工作中也引用科學(xué)技術(shù)來提升其工作效率。對(duì)于檔案管理來說，科學(xué)化水平的提高離不開技術(shù)創(chuàng)新，為此就必須加強(qiáng)技術(shù)引進(jìn)、推動(dòng)技術(shù)創(chuàng)新，發(fā)展?jié)M足檔案管理需求的現(xiàn)代化管理工具，例如：高速掃描儀、計(jì)算機(jī)硬盤、文件管理系統(tǒng)等。標(biāo)準(zhǔn)化和信息化是檔案管理科學(xué)化水平提高的重要標(biāo)志。提升檔案管理工作的信息化水平，就必須引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，為信息化提供良好的硬件環(huán)境。在信息化建設(shè)中，要加強(qiáng)軟件的開發(fā)，方便對(duì)檔案進(jìn)行分類保存。

（四）對(duì)工作人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，提高檔案管理工作者的綜合素質(zhì)。當(dāng)前人們的生活節(jié)奏在不斷加快，工作任務(wù)也在不斷加重，檔案數(shù)量與日俱增，加大了檔案管理工作人員的工作量。電子檔案作為信息時(shí)代的標(biāo)志性產(chǎn)物，一方面便利了檔案的管理，但是另一方面卻使得檔案管理工作更加復(fù)雜，對(duì)檔案管理人員提出了更高的技術(shù)要求。對(duì)管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，使其掌握現(xiàn)代化管理手段和工具，提升其工作能力，使其勝任電子信息檔案的工作。此外，要加強(qiáng)檔案管理工作人員的責(zé)任意識(shí)培養(yǎng)，讓他們了解自己工作的重要性，不斷提升其業(yè)務(wù)水平，從而促進(jìn)檔案管理科學(xué)化水平。

四、結(jié)束語

檔案管理工作是機(jī)關(guān)事業(yè)單位中的基礎(chǔ)性工作，做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案分類整體管理工作，有利于提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作效率。本文從當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案分類管理中存在的問題進(jìn)行分析，并提出了一些解決措施，希望對(duì)相關(guān)工作人員有所借鑒。

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