王崢

摘要：檔案數(shù)據(jù)化這種方便、快捷、高效率的檔案管理方式促進(jìn)了各行各業(yè)的進(jìn)步與發(fā)展。但，同樣也遇到了前所未有的挑戰(zhàn)，那就是“垃圾數(shù)據(jù)”的出現(xiàn)，這種看似正確實(shí)則錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)危害巨大，本文主要從垃圾數(shù)據(jù)的產(chǎn)生和如何清理垃圾數(shù)據(jù)入手進(jìn)行分析，并提供有效措施。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)據(jù)；垃圾數(shù)據(jù)；措施

引言：“垃圾數(shù)據(jù)”這一常見現(xiàn)象正是伴隨著數(shù)據(jù)信息化發(fā)展而來(lái)的棘手問(wèn)題?！袄鴶?shù)據(jù)”直接影響了檔案數(shù)據(jù)的有效性和運(yùn)行效率，這對(duì)信息化管理的檔案數(shù)據(jù)所產(chǎn)生的影響是深遠(yuǎn)的。如何對(duì)“垃圾數(shù)據(jù)”問(wèn)題進(jìn)行科學(xué)合理的解決是擺在檔案管理行業(yè)前進(jìn)道路上的一個(gè)急需面對(duì)的挑戰(zhàn)。

1.垃圾數(shù)據(jù)的含義

想要理解垃圾數(shù)據(jù)的含義，首先要了“解檔案數(shù)據(jù)庫(kù)”的意義。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的概念要從兩個(gè)維度進(jìn)行闡述，首先是在前臺(tái)計(jì)算機(jī)用戶方面，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)是一種“檔案信息管理系統(tǒng)”，它主要是對(duì)基本的檔案信息進(jìn)行錄入、顯示和打印等，是最為常見的辦公系統(tǒng)：其次是在后臺(tái)計(jì)算機(jī)服務(wù)器方面，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)是一種“數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)”，它主要是對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲(chǔ)和管理、維護(hù)等，是檔案管理人員接觸到的系統(tǒng)管理工具，為前臺(tái)用戶的檔案檢索和查閱提供平臺(tái)和服務(wù)。

檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)方式是以一種二維數(shù)據(jù)表格的形式進(jìn)行，由行、列兩部分組成，記錄著基本的檔案信息。在存儲(chǔ)過(guò)程中，就要求行、列及其中的字段、數(shù)據(jù)等都有嚴(yán)格的格式標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)則，以便于后期的有效檢測(cè)和管理。垃圾數(shù)據(jù)的產(chǎn)生就與這有直接關(guān)系，當(dāng)其中的某個(gè)記錄或數(shù)據(jù)違反了既定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)則時(shí)，就會(huì)直接導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)與檔案信息管理系統(tǒng)在運(yùn)算上出現(xiàn)錯(cuò)誤”。這種數(shù)據(jù)就被稱之為“垃圾數(shù)據(jù)”。

2.垃圾數(shù)據(jù)的種類

“垃圾數(shù)據(jù)”根據(jù)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤形式大致分為以下幾種類型：

2.1數(shù)據(jù)語(yǔ)法錯(cuò)誤

語(yǔ)法錯(cuò)誤主要是指在錄入階段，當(dāng)錄入的數(shù)據(jù)不符合規(guī)定的數(shù)據(jù)類型時(shí)而出現(xiàn)的一種錯(cuò)誤，這是一種較為常見的“垃圾數(shù)據(jù)”表現(xiàn)形式。例如，錄入的信息應(yīng)該是數(shù)字卻填寫成了文字，應(yīng)該錄入大寫數(shù)字卻填寫成了小寫數(shù)字等一類語(yǔ)法型錯(cuò)誤。但這種“垃圾數(shù)據(jù)”比較容易辨別，也是最為低級(jí)的錯(cuò)誤，只要認(rèn)真檢查，加強(qiáng)管理，出現(xiàn)的比例并不高。

2.2數(shù)據(jù)邏輯錯(cuò)誤

邏輯錯(cuò)誤數(shù)據(jù)主要表現(xiàn)形式是在“信息管理系統(tǒng)”中所輸入的信息，表面上看其格式、字段等都沒有問(wèn)題，但實(shí)則與“數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)”程序的原始設(shè)計(jì)并不相符，這就會(huì)使得在存儲(chǔ)和檢索檔案數(shù)據(jù)時(shí)無(wú)法正確運(yùn)行數(shù)據(jù)。這種“邏輯式”錯(cuò)誤數(shù)據(jù)往往是比較隱蔽的，只有數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的相關(guān)管理人員通過(guò)認(rèn)真檢查核驗(yàn)才能夠發(fā)現(xiàn)并及時(shí)預(yù)防，因此，這類垃圾數(shù)據(jù)是比較難發(fā)現(xiàn)和難清理的。

2.3信息重復(fù)

“重復(fù)式”垃圾數(shù)據(jù)是指在內(nèi)容信息上重復(fù)，這種垃圾數(shù)據(jù)一般分為兩種：一種是由于內(nèi)容相同的數(shù)據(jù)會(huì)在程序排序的過(guò)程中出現(xiàn)集中排序的情況，從而導(dǎo)致重復(fù)：另一種是由于半角和全角符號(hào)使用混亂導(dǎo)致數(shù)據(jù)雖然內(nèi)容相同，但最終顯示出來(lái)卻是不同的數(shù)據(jù)信息，這就導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息重復(fù)。這種“垃圾”數(shù)據(jù)不能集中排序，文字符號(hào)又不同，所以很難被發(fā)現(xiàn)。

3.垃圾數(shù)據(jù)的影響

3.1影響數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行

檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)均為程序開發(fā)設(shè)計(jì)人員先行設(shè)計(jì)好的系統(tǒng)，計(jì)算機(jī)會(huì)根據(jù)設(shè)計(jì)安排處理檔案數(shù)據(jù)，一旦出現(xiàn)垃圾數(shù)據(jù)，計(jì)算機(jī)無(wú)法像人一樣辨別和處理，它只會(huì)根據(jù)固有設(shè)計(jì)運(yùn)行?！袄鴶?shù)據(jù)”出現(xiàn)會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)運(yùn)行不穩(wěn)，系統(tǒng)退出、死機(jī)等情況就會(huì)出現(xiàn)，從而影響檔案工作，帶來(lái)諸多問(wèn)題。

3.2影響檔案數(shù)據(jù)信息的檢索

檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)在提供檢索服務(wù)時(shí)，主要是根據(jù)檢索關(guān)鍵字輸入進(jìn)行查找，而垃圾數(shù)據(jù)的存在直接導(dǎo)致檢索者無(wú)法獲得真實(shí)可靠的信息，或者檢索不到信息。例如，出生年月為1986年李某，在檔案錄入中被寫成了1976年，那么檢索李某信息時(shí)就無(wú)法檢索到他的檔案或者檢索到了但信息有誤等。類似于此的“垃圾數(shù)據(jù)”影響了檢索人員的信息檢索，不僅對(duì)檢索者本人造成一定的困擾，而且會(huì)對(duì)檔案部門的工作帶來(lái)一定的影響。

3.3影響數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析

檔案數(shù)據(jù)化所帶來(lái)的一個(gè)最直觀的好處就是海量檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)和統(tǒng)計(jì)分析的便捷性和可靠性。但是這要建立在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)是正確、無(wú)重復(fù)等錯(cuò)誤的，一旦出現(xiàn)“垃圾數(shù)據(jù)”則必然會(huì)造成統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果不正確，從而對(duì)整個(gè)檔案管理工作以及由此產(chǎn)生的決策等產(chǎn)生影響。

4.建議舉措

基于以上分析，要想避免“垃圾數(shù)據(jù)”問(wèn)題的出現(xiàn)，首先要從源頭上加強(qiáng)管理和監(jiān)督。對(duì)檔案管理人員及工作人員，要強(qiáng)化工作態(tài)度、工作職責(zé)等方面的教育，在基礎(chǔ)錄入、早期監(jiān)督、中期維護(hù)和后期保障等方面加大投入力度，加強(qiáng)管理，層層強(qiáng)化，避免“垃圾數(shù)據(jù)”從源頭上出現(xiàn)；其次是要嚴(yán)格制定標(biāo)準(zhǔn)和格式，避免出現(xiàn)重復(fù)數(shù)據(jù)和不必要的數(shù)據(jù)錯(cuò)誤。例如，對(duì)半角和全角符號(hào)所應(yīng)用的范圍進(jìn)行界定和劃分，并嚴(yán)格執(zhí)行，將會(huì)提高檢索的效率。再次是對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行程序自行排查和人工排查相結(jié)合的糾正錯(cuò)誤方式，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行錯(cuò)誤更正；最后是及時(shí)更新檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，在程序開發(fā)中融入糾錯(cuò)、提醒和自行更正等功能，保證檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

結(jié)語(yǔ)：大數(shù)據(jù)時(shí)代所帶來(lái)的檔案信息化發(fā)展，為檔案管理提供了巨大的發(fā)展?jié)摿?。但是伴隨而來(lái)的“垃圾數(shù)據(jù)”影響巨大?！袄鴶?shù)據(jù)”的種類不同，解決方式不盡相同，但都需要程序設(shè)計(jì)者和檔案管理者的共同努力，在源頭和工作中將錯(cuò)誤降到最低，提升檔案管理水平、檔案管理質(zhì)量，滿足當(dāng)前各行各業(yè)的巨大檔案服務(wù)需求。