【摘要】：教學(xué)工作是高校的中心工作，教學(xué)管理在高校管理中占有特別重要的地位。教學(xué)秘書是高校二級學(xué)院具體執(zhí)行教學(xué)管理的人員，對教學(xué)質(zhì)量的落實有著重要作用，本文結(jié)合教學(xué)秘書的工作職能與特點，闡述了如何做好教學(xué)秘書工作。

【關(guān)鍵詞】：高校二級學(xué)院；教學(xué)管理；教學(xué)秘書

教學(xué)管理工作是提高教學(xué)質(zhì)量的基本保證，其管理水平在一定程度上直接影響著學(xué)校的辦學(xué)水平和人才培養(yǎng)質(zhì)量，二級學(xué)院的教學(xué)管理是高校教學(xué)管理的基礎(chǔ)，因為它在人才培養(yǎng)的第一線，又是教學(xué)進(jìn)程的實施者，各項工作都是緊貼學(xué)校教學(xué)工作和人才培養(yǎng)目標(biāo)開展的，教學(xué)秘書是二級學(xué)院教學(xué)管理工作的具體實施者，準(zhǔn)確把握教學(xué)秘書的角色定位，提高教學(xué)秘書的素質(zhì)水平，關(guān)注教學(xué)秘書的生存狀態(tài)，是使學(xué)校的整體教學(xué)工作達(dá)到最佳狀態(tài)的重要保證。

一、二級學(xué)院教學(xué)秘書工作的職責(zé)定位

二級學(xué)院教學(xué)秘書的工作主要協(xié)助分管教學(xué)的院長處理日常教學(xué)管理事務(wù)，教學(xué)秘書雖然處于高校教學(xué)管理的最底層，但實際上是高校教學(xué)管理工作的核心樞紐，是重要組成部分，是一個處在教師與學(xué)生之間、學(xué)院之間及學(xué)院與教師之間的中間者，發(fā)揮著上傳下達(dá)的橋梁和紐帶作用。

1、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)教學(xué)管理工作。服務(wù)對象上到校里教學(xué)主管部門，中間學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)層，下到所有教師和學(xué)生，協(xié)調(diào)校級教學(xué)管理部門與學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)之間的聯(lián)系、協(xié)調(diào)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)與各各教研室主任及教師的聯(lián)系、協(xié)調(diào)教師與學(xué)生之間的關(guān)系等等。這種聯(lián)系作用，要將上級的指示準(zhǔn)確的傳達(dá)下去，并將下面的問題及時上報。配合學(xué)院辦公室處理日常的教務(wù)管理工作，并協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)作出決策。教學(xué)秘書不僅是教學(xué)管理的實際執(zhí)行者，還是教學(xué)管理效果的直接反饋者，教學(xué)秘書必須有很高的職業(yè)精神和素質(zhì)水平。

2、協(xié)助制定與實施專業(yè)教學(xué)計劃等各種教學(xué)管理文件。教學(xué)計劃是高校在教學(xué)管理中必須遵循的制度性文件，也是學(xué)院安排教學(xué)任務(wù)的最基本的依據(jù)。教學(xué)計劃必須要結(jié)合學(xué)校的教育實際情況，合理的安排各學(xué)科及專業(yè)的學(xué)習(xí)和實踐，并在教學(xué)過程中保證教學(xué)的效率和質(zhì)量。依據(jù)專業(yè)教學(xué)計劃，合理的安排各專業(yè)的學(xué)習(xí)課程，合理安排課程表，合理安排考試及試卷的批改、成績的登陸，組織學(xué)生的選課及退、改選課工作，協(xié)助院、校的教學(xué)工作檢查，針對出現(xiàn)的問題，及時的整改。

3、教學(xué)檔案的管理工作。教學(xué)秘書負(fù)責(zé)教學(xué)檔案收集、整理，同時，在組織實施教學(xué)、教學(xué)實踐和教學(xué)研究中產(chǎn)生和形成大量的文字、圖表和數(shù)據(jù)資料，其內(nèi)容很廣，也是十分重要的檔案資料，教師的教學(xué)工作進(jìn)度、課堂教學(xué)的考勤和質(zhì)量監(jiān)控、教學(xué)工作量的核算、教研活動的開展、學(xué)生的學(xué)習(xí)情況（課堂出勤率、作業(yè)完成情況等）、考試成績的及時記錄：學(xué)期中和學(xué)期末做的教學(xué)工作總結(jié)，試卷及考試后的教學(xué)質(zhì)量分析，實習(xí)報告和總結(jié)、畢業(yè)論文、作業(yè)等，這些是學(xué)院的重要保存材料，也是本科教學(xué)工作水平評估隨機(jī)檢查的基本資料。教學(xué)秘書要有很強(qiáng)的責(zé)任心，將檔案管理的工作做好，確保檔案的時效性、準(zhǔn)確性和完整性。

4、教學(xué)秘書肩負(fù)著一部分文秘工作。向上級部門和領(lǐng)導(dǎo)提供資料、報告、教學(xué)動態(tài)信息，起草部分有關(guān)教學(xué)工作的文稿，向?qū)W院教師傳達(dá)校、院會議精神，溝通教師與學(xué)生的聯(lián)系，匯總學(xué)生對教學(xué)工作的要求與意見反饋給教師，適時的將教師對學(xué)生的要求傳遞給學(xué)生，就有關(guān)教學(xué)方面的工作的出現(xiàn)的問題，及時向?qū)W院領(lǐng)導(dǎo)匯報等。

教學(xué)秘書在高校教學(xué)管理中承擔(dān)著多種角色，貫穿于高校教學(xué)管理的每一個環(huán)節(jié)，是所有教學(xué)管理工作的最后執(zhí)行者與落足點，作用舉足輕重。

二、二級學(xué)院教學(xué)秘書工作的現(xiàn)狀

教學(xué)秘書的工作對能力素質(zhì)要求是很高的，日常教學(xué)管理是教學(xué)秘書的一項常項工作，也是教學(xué)秘書工作的重點所在。教學(xué)秘書在日常教學(xué)管理活動中時時處于超負(fù)荷的工作狀態(tài)，其工作在整個的教學(xué)管理體系中不可或缺，但是不同的角度只看到教學(xué)秘書的某一個工作側(cè)面，對教學(xué)秘書的工作難以做出全面的、合理的、客觀的評估。

1、教學(xué)秘書人員專業(yè)性不強(qiáng)，教學(xué)秘書的來源主要是剛畢業(yè)的留校生和引進(jìn)人才的家屬，缺少任何管理經(jīng)驗或者專業(yè)背景。教學(xué)秘書的工作繁雜、瑣碎，一般被認(rèn)為缺少技術(shù)含量，任何人都能做。教學(xué)秘書承擔(dān)著大量的工作量，基本是一種超負(fù)荷的狀態(tài)，處在高校教學(xué)管理的最基層，其地位和實際待遇也是最低的。一般很難找到高層次、專業(yè)的人才擔(dān)當(dāng)教學(xué)秘書。

2、缺少崗前職業(yè)培訓(xùn)。青年教師上崗前要進(jìn)行系列的崗前培訓(xùn)，教學(xué)秘書上崗之前沒有經(jīng)過相關(guān)的崗前培訓(xùn)，在工作期間也缺少及時的指導(dǎo)和幫助。由于工作性質(zhì)的特殊性，也難以制定合理的考核機(jī)制。在新舊教學(xué)秘書進(jìn)行工作交接時，由于工作繁雜，很難手把手地起到幫帶作用。教學(xué)秘書一般都是獨自摸索、自學(xué)成才。但由于工作任務(wù)較重，人員流失，很難保持基層教學(xué)管理隊伍的穩(wěn)定。

3、工作任務(wù)繁雜

教學(xué)秘書要承擔(dān)在教學(xué)管理運行中的所有職能，還要承擔(dān)辦公室的一般事務(wù)，光接電話 就要耗費很多時間和精力。隨著近年來的擴(kuò)招，專業(yè)的增加，學(xué)分制課程設(shè)置增加，教師和學(xué)生都在增加，但是辦公室的配備基本保持原狀，人員基本都不足，教學(xué)秘書就要承擔(dān)很多其他辦公室任務(wù)。教學(xué)秘書的工作量增加了好幾倍，但是人員配置和基本待遇還是不變。教學(xué)秘書隸屬于兩個管理部門，在工作性質(zhì)上教學(xué)秘書歸校教務(wù)處直接管理，在人事關(guān)系上教學(xué)秘書隸屬于二級學(xué)院。除了承擔(dān)教務(wù)處下發(fā)的各項工作，教學(xué)秘書還要承擔(dān)本院系的各種日常管理工作，往往一人身兼數(shù)職，從事的是管理的工作，貌似領(lǐng)導(dǎo)，實處下層，在工作上困難重重。很多事情最后都要教學(xué)秘書查缺補(bǔ)漏，替老師和學(xué)生處理后續(xù)的問題。

4、個人發(fā)展空間很小

現(xiàn)有的教學(xué)管理體制，沒有給教學(xué)秘書制定相應(yīng)的職業(yè)規(guī)劃。輔導(dǎo)員有清晰的發(fā)展方向，而教學(xué)秘書沒有。經(jīng)歷了高強(qiáng)度的工作壓力之后，教學(xué)秘書熟悉了教學(xué)秘書的工作流程，積累了大量的工作經(jīng)驗，但是卻沒有明確的發(fā)展方向，后續(xù)的發(fā)展空間很小，教學(xué)秘書職稱學(xué)歷低下的出身限制了他們向更高的層次發(fā)展。教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的定位和重要性并沒有得到普遍認(rèn)可，缺乏對教學(xué)秘書的工作業(yè)績的肯定。無聲無息、忙忙碌碌的工作得不到認(rèn)可和發(fā)展空間，最終會給實際的教學(xué)管理帶來了相當(dāng)大的負(fù)面影響。

三、如何做好教學(xué)秘書的工作

高校二級學(xué)院教學(xué)秘書數(shù)量較少，一般一個學(xué)院只有一人。教學(xué)秘書做的好與壞直接關(guān)系到教學(xué)管理工作的好與壞，作為聯(lián)系教師和學(xué)生、教師和教師、學(xué)校與學(xué)院教學(xué)工作的中間聯(lián)系人員，對教學(xué)質(zhì)量的的提高發(fā)揮著重要作用，因此，必須加以重視。

1、提升個人綜合能力素質(zhì)，加強(qiáng)教育理論學(xué)習(xí)，沒有理論指導(dǎo)的教學(xué)管理，必將是粗放式的管理。現(xiàn)代化、科學(xué)的教學(xué)管理，要求管理者必須具有一定的教育管理理論知識。教學(xué)秘書應(yīng)具有較強(qiáng)的組織管理和協(xié)調(diào)能力，具有獨立開展工作的能力，能在完成上級下達(dá)的任務(wù)時，依據(jù)實際情況主動工作，對職責(zé)范圍內(nèi)的工作能得心應(yīng)手地組織與實施，同時有駕馭復(fù)雜局面的能力，始終保持有條不紊地開展工作。在日常辦公室事務(wù)的處理方面，要具備較強(qiáng)的語言文字表達(dá)能力、熟練使用現(xiàn)代化設(shè)備獲取和處理信息的能力，要具備基本的個人素質(zhì)，善于溝通，團(tuán)結(jié)協(xié)作，開拓創(chuàng)新等能力。教學(xué)秘書不僅要充分認(rèn)識到這項工作的重要性，還要努力提高自己的綜合素質(zhì)，這才能勝任教學(xué)管理工作。

2、強(qiáng)化自身服務(wù)意識

工作中堅持以人為本，服務(wù)師生的服務(wù)意識。為教師的教學(xué)服務(wù)，為學(xué)生的學(xué)習(xí)服務(wù)，要特別重視為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)提供信息服務(wù)。教學(xué)秘書工作是教學(xué)行政管理工作的重要組成部分，起著連接教與學(xué)的紐帶作用。要做好工作，教學(xué)秘書必須面對現(xiàn)實，強(qiáng)化管理意識，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理方法，掌握現(xiàn)代管理理論。

教學(xué)秘書起著紐帶與窗口作用。教學(xué)秘書的服務(wù)意識往往直接反映出教學(xué)秘書自身素質(zhì)和能力的高低，更能直接反映學(xué)院辦公室的作風(fēng)、形象和管理水平。教學(xué)秘書必須強(qiáng)化服務(wù)意識，做好本職工作，適應(yīng)形勢發(fā)展需要。

3、加強(qiáng)工作創(chuàng)新。在教學(xué)管理中，教學(xué)秘書不能僅僅被動地開展工作，要有開拓創(chuàng)新的精神，對教學(xué)管理工作要有自己的見解，善于發(fā)現(xiàn)問題，積極思考和努力探索教學(xué)管理的新方法。只有不斷開拓創(chuàng)新，教學(xué)管理工作才能跟上教學(xué)改革的步伐，認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗，勇于創(chuàng)新，不斷探索教學(xué)管理的新理念、新方法，才能協(xié)調(diào)好各方面的關(guān)系，才能使教學(xué)管理工作更進(jìn)一步。

4、重視教學(xué)秘書的發(fā)展和職業(yè)規(guī)劃

制定與完善教學(xué)秘書相關(guān)的管理制度，提升其管理地位和經(jīng)濟(jì)收入，為其職業(yè)規(guī)劃和發(fā)展前景提供保障，關(guān)注教學(xué)秘書的生存狀態(tài)，解決教學(xué)秘書的發(fā)展困境。應(yīng)該對教學(xué)秘書予以合理定位，給予其應(yīng)有的工作待遇，評定其相應(yīng)的專業(yè)技術(shù)職稱，或者在職稱評定中考慮到教學(xué)管理崗位的特殊性和諸多方面綜合情況，這有利于充分調(diào)動教學(xué)秘書的工作積極性，發(fā)揮工作主動性，激發(fā)其創(chuàng)造性，不僅要使教學(xué)秘書崗位富有彈性，能吸引人才，同時也要創(chuàng)造條件，留住人才，使人盡其能。只有這樣，才能真正穩(wěn)定基層教學(xué)管理隊伍，讓所有方針政策落到實處，保證高校教學(xué)質(zhì)量。

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