（山西省太原市小店區(qū)教師進修學校，山西 太原 030032）

[摘 要] 從“長文檔排版”“文檔打印”等方面闡述了Word 在編輯長文檔的辦公應用中所涉及的一些使用技巧，對日常辦公應用起到了一定的指導作用，有利于提高Word編輯文檔的質(zhì)量和效率。

[關 鍵 詞] Word；長文檔排版；文檔打??；實用技巧

[中圖分類號] TP317.2 [文獻標志碼] A [文章編號] 2096-0603（2017）12-0177-01

文字處理軟件Word在辦公應用軟件中，以其形象直觀、功能實用、簡單易學的特點而被廣大用戶所喜愛。但是，使用Word編輯長文檔是有一定技巧的，方法用對了會事半功倍。在此，我將自己平時在運用Word操作長篇文檔時積累的一些經(jīng)驗寫出來與大家共同探討。

一、先進行頁面設置

我們大多數(shù)人在運用Word排版時，通常都是編輯好文檔，對文檔排版之后，甚至是打印之前才進行頁面設置，其實這是不對的。因頁邊距、紙張的大小和版式、頁眉、頁腳等的變化，會導致排版好的文檔變樣，因此要先進行頁面設置后排版，編輯長文檔時更應注意養(yǎng)成先設置頁面的好習慣。

二、從正文頁開始設置頁眉、頁腳和頁碼的技巧

對于封面和目錄頁，需要將它們和正文分開來排版。具體做法是：

步驟1：在目錄頁未插入分節(jié)符，在正文第一頁的頁眉格式中去掉同前節(jié)，輸入新的頁眉。

步驟2：頁腳也是去掉同前節(jié)，輸入新的頁腳。

步驟3：頁碼是在正文第一頁頁腳處選擇插入頁碼，在彈出的對話框應用范圍中選擇本頁及之后。

三、Word正反打印，設置奇偶頁、左右不同頁碼的技巧

步驟1：選擇“文件”菜單，點擊“頁面設置”，在彈出的“頁面設置”對話框里選擇版式選項卡，在其中選擇奇偶頁不同。

步驟2：選擇“插入”菜單—“頁碼”—“頁面底端”，選一種頁碼格式，輸入頁碼，奇數(shù)頁頁碼設置在頁碼右邊，偶數(shù)頁頁碼設置在頁碼左邊，之后的奇偶頁頁碼就會按照奇右偶左的規(guī)律，這樣就實現(xiàn)了正反打印頁碼的目的。

四、在奇偶頁設置不同頁眉的技巧

比如，奇數(shù)頁“每章標題”；偶數(shù)頁“國家開放大學”。

步驟1：在每一章節(jié)后插入分隔符，分隔符選擇下一頁分節(jié)符或連續(xù)分節(jié)符。

步驟2：選擇“插入”菜單下的“頁眉和頁腳”，在新的章節(jié)頁眉處輸入時去掉同前節(jié)項。

步驟3：選擇文件菜單，點擊頁面設置，在彈出的頁面設置對話框里選擇版式選項卡，在其中勾選奇偶頁不同。

步驟4：設置奇數(shù)頁頁眉為“每章標題”，偶數(shù)頁頁眉為“國家開放大學”。

五、“樣式”的妙用

（一）快速設置同步同級標題的格式

首先，我們可以在文檔編輯完成后套用樣式，具體操作是先將同級標題選中，然后再點擊“樣式”窗格中的相應樣式。樣式可以在已有樣式中選擇，也可以自定義樣式。

其次，我們可以在編寫文件時套用樣式，一邊編寫文件一邊設置樣式，為了加快操作效率，可以給每個樣式設置一個快捷鍵。（1）點擊“樣式”菜單欄右下角的展開按鈕；（2）在樣式窗格中點擊第一個樣式后面的菜單按鈕，執(zhí)行“修改”命令；（3）然后在彈出的“修改樣式”窗口中點擊“格式”按鈕—“快捷鍵”命令；（4）將鼠標定位于“請按新快捷鍵”一欄，輸入一個快捷鍵后點擊指定按鈕關閉窗口即可；（5）以此類推，為其他樣式也設置好相應的快捷鍵。

最后，當要修改同級標題格式時，只要修改同級標題對應的樣式，所屬的同級標題便會同步更新為新的格式。具體操作為：（1）在“開始”欄找到“樣式”模塊，點擊右下角的展開按鈕；（2）在展開的樣式列表中選擇我們要修改的樣式；（3）將鼠標移到要修改的樣式位置，右側(cè)會出現(xiàn)一個向下的箭頭，點擊該箭頭按鈕，點擊修改命令；（4）在彈出的對話框中，我們把樣式修改成當前要求的格式即可。

（二）方便生成文檔目錄

1.快速建立目錄

（1）點擊“引用”菜單，選擇“插入目錄”命令；（2）在彈出的“目錄”窗口中選擇目錄級別是你設置的標題級別，點擊確定。

2.快速更新目錄

當我們對文章增加或刪除一些段落后，就可能導致目錄的頁碼與實際位置不符，或者標題文字有改動，目錄文字就對應不上了。此時就用到了Word的目錄更新功能了。具體操作是：先將鼠標定位于目錄之中，然后點擊引用菜單下的更新目錄命令，再選中窗口中的“更新整體目錄”單選項后確定，這時Word會更新目錄中的內(nèi)容和頁碼。

六、文檔打印技巧

（一）選擇性打印部分文檔

（1）連貫頁碼的打印，這種情況要在打印框的“頁碼范圍”內(nèi)輸入相關頁數(shù)，如“3～5”或“1～2”。（2）打印頁碼既有連續(xù)頁，但也存在頁碼間斷現(xiàn)象，可用逗號進行分隔，如“1～2，5～11”。（3）打印有不連續(xù)的多頁數(shù)時，可以選用逗號分隔相關頁碼，如“3，4，8，13”。（4）打印所選內(nèi)容，可在文中選擇要打印的文檔內(nèi)容，在打印時勾選所選內(nèi)容。

（二）縮放打印

如果有一份A3或更大的報表，現(xiàn)在亟須打印，但又找不到A3紙張，我們就可以通過Word的縮放打印功能，在不改變文檔頁面設置的情況下打印到A4紙上。具體操作是：單擊“文件”菜單—“打印”—“每版打印1頁”—“縮放至紙張大小”—選擇“A4”就可以了。

對于使用Word辦公軟件，編輯打印長篇文檔，在實際的應用過程中還會遇到許多問題，筆者在此也僅僅做了淺顯的論述與大家共同探論。在實際的操作過程中還希望大家多實踐，不斷積累經(jīng)驗，善于學習，這樣才能熟能生巧，逐漸精通Word長文檔的排版技巧。

參考文獻：

[1]夏波.Word在文檔排版及打印中的實用技巧[J].硅谷，2013（6）.

[2]曉風.玩轉(zhuǎn)Word頁眉和頁腳[J].軟件指南，2004（3）.

[3]王蕊.Word排版常見若干問題的解析[J].電子世界，2014（6）.

[4]劉有順.Word“樣式與格式”在長文檔中的妙用[J].科技與企業(yè)，2014（16）.