摘 要：但是由于多種因素制約，目前國(guó)有企業(yè)的檔案管理方面出現(xiàn)了檔案管理功能弱化、日常管理人員不足、高級(jí)管理人才流失等一系列問題。面對(duì)這種情況實(shí)現(xiàn)國(guó)有企業(yè)檔案資料的規(guī)范化管理顯得尤為重要。在文章中作者結(jié)合自己的工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)國(guó)有企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔索資料規(guī)范化管理的相關(guān)方法進(jìn)行分析和探討。

關(guān)鍵詞：國(guó)有企業(yè)改革；企業(yè)檔案管理；規(guī)范化管理

1 概述

對(duì)于任何企業(yè)而言，檔案均是非常重要而且關(guān)鍵的信息資源，尤其是對(duì)正處于改革大潮中的國(guó)有企業(yè)而言，檔案既是總結(jié)相關(guān)經(jīng)驗(yàn)的重要參考，尤其是改革開拓創(chuàng)新的重要依據(jù)。在新的歷史形勢(shì)下，國(guó)有企業(yè)的戰(zhàn)略性改革與重組不斷地深化，面對(duì)日益復(fù)雜的國(guó)際形勢(shì)，其該組過程中必然充滿艱辛。相應(yīng)地，檔案管理作為企業(yè)管理的一個(gè)重要部分，它同樣需要解決當(dāng)前面臨的問題順應(yīng)未來的發(fā)展潮流，在企業(yè)的不斷改革中實(shí)現(xiàn)檔案資料的規(guī)范化管理。

2 限制國(guó)有企業(yè)檔案規(guī)范化管理的因素

處于不斷改革中的國(guó)有企業(yè)，其檔案管理主要面臨著下述三

個(gè)困境，即檔案管理功能弱化、月常管理人員不足以及高級(jí)管理

人才流失。具體而言：

第一，檔案管理功能弱化。目前不少國(guó)有企業(yè)在改革的過程中逐漸弱化了檔案管理功能，規(guī)模不大的檔案管理機(jī)構(gòu)不是被裁撤便是被合并，某些國(guó)有企業(yè)的檔案管理機(jī)構(gòu)被合并到信息管理部門，成為其下屬的分支管理部門。另外，不少國(guó)有企業(yè)的規(guī)模均非常大，有的會(huì)有不少子公司分布在全國(guó)各地，因?yàn)椴贸妨祟愃茩n案處職能的管理機(jī)構(gòu)，使得檔案工作沒有辦法通過一個(gè)專用的、相對(duì)固定的渠道實(shí)現(xiàn)上通下達(dá)，不少工作問題無法得到及時(shí)有效地解決，檔案管理邊緣化的趨勢(shì)越加明顯。另外，在國(guó)有企業(yè)的集團(tuán)總部會(huì)議上，類似檔案管理工作的規(guī)劃、安全人員配置經(jīng)費(fèi)預(yù)算等問題得不到應(yīng)有的重視，甚至類似這種問題根本無法提上會(huì)議的議事日程，最終導(dǎo)致企業(yè)的檔案管理功能被嚴(yán)重的弱化，某些企業(yè)已經(jīng)積重難近。

第二，日常管理人員不足。日常管理人員不足是檔案管理功能被弱化之后對(duì)檔案管理帶來的不利影響之一。當(dāng)前的國(guó)有企業(yè)進(jìn)行改革的重要內(nèi)容之一便是“減員增效”，許多職能部門的管理人員和工作人員數(shù)被大幅度縮減，另外，為了盡可能增強(qiáng)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力獲得高額利潤(rùn)，不少有企業(yè)將企業(yè)員工盡可能充實(shí)到一線環(huán)節(jié)，例如生產(chǎn)和銷售環(huán)節(jié)。不少大型國(guó)有企業(yè)在進(jìn)行改革的過程中，利用職能更加綜合化的部門取代了原有的檔案管理部門，將原有的檔案管理工作擴(kuò)充為現(xiàn)在的集檔案管理、文字打印、文書收發(fā)、機(jī)要交變通、辦公用品發(fā)放、秘書、信訪接待等眾多職能于一身的綜合管理職能部門，因?yàn)槿藛T不足，工作瑣碎，工作人員很難依照原有方式進(jìn)行檔案管理。

第三，高級(jí)管理人才流失。在檔案管理功能被弱化、原有檔案管理部門被功能更加多元化的職能部門取代之后，實(shí)質(zhì)上已經(jīng)等于檔案管理部門的等級(jí)被降低了一個(gè)乃至兩個(gè)級(jí)別，原本享有高級(jí)管理職稱的管理人員及其相應(yīng)待遇均被取消；另外，在實(shí)際工作中，檔案管理人員因?yàn)樯野腹芾頍o法實(shí)現(xiàn)直接促進(jìn)企業(yè)盈利的目標(biāo)而備受冷落，不僅收入不高，而且增長(zhǎng)幅度也不大，相對(duì)于其他管理部門差異非常顯著。這也直接導(dǎo)致了許多高級(jí)人員不愿意來檔案管理部門，或者借故調(diào)離，或者另尋他路，或者工作態(tài)度消極。綜合以上情況，許多責(zé)任心強(qiáng)、經(jīng)驗(yàn)豐富管理能力較高的高級(jí)管理人才流失嚴(yán)重，嚴(yán)重限制了檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

3 國(guó)有企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案資料規(guī)范化管理的途徑

第一，確定企業(yè)檔案作為重要信息資源的地位，制定相關(guān)資源開發(fā)利用方案。在信息化社會(huì)中，信息已經(jīng)成為市場(chǎng)一種非常重要的資源和財(cái)富，目前檔案具有高度的可靠性、真實(shí)性以及原始依據(jù)性、作為能夠視為當(dāng)前市場(chǎng)最為權(quán)威的信息資源形式之一，是企業(yè)進(jìn)行決策的重要依據(jù)，非常有必要對(duì)其進(jìn)行開發(fā)和利用。依照開發(fā)程度的深淺可以將國(guó)有企業(yè)檔案資源開發(fā)分為三個(gè)階段，即處于信息資源收集、建檔、整理階段的第一次開發(fā)，處于對(duì)檔案信息提示和提出階段的第二次開發(fā)，處于對(duì)于檔案信息進(jìn)行加工、處理階段的第三次開發(fā)。為了能夠充分地開發(fā)和利用檔案信息資源，為企業(yè)創(chuàng)造效益必須要重點(diǎn)克服下述幾個(gè)問題：首先，重點(diǎn)突破現(xiàn)有檔案管理制度的局限性，根據(jù)企業(yè)的發(fā)展要求和信息化時(shí)代的要求進(jìn)行制度創(chuàng)新；其次，提高檔案室中檔案的質(zhì)量和數(shù)量，為資源開發(fā)和利用奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)；再次，通過制度建設(shè)、機(jī)制改革來提高企業(yè)檔案管理人員的工作積極性；最后，花力氣提高企業(yè)檔案管理的信息化水平。

第二，檔案新聞媒體適度報(bào)道一些企業(yè)檔案工作負(fù)而狀況，以期引起社會(huì)關(guān)注。全而反映企業(yè)工作狀況，可以使檔案行政部門得到有關(guān)企業(yè)檔案工作的客觀準(zhǔn)確信息，實(shí)現(xiàn)科學(xué)決策，及時(shí)研究解決企業(yè)檔案工作存在的問題。同時(shí)，通過新聞媒體將企業(yè)檔案工作困境適時(shí)適度向社會(huì)披露，使企業(yè)檔案工作接受社會(huì)輿論監(jiān)督，可增大社會(huì)輿論對(duì)企業(yè)檔案工作的督導(dǎo)作用。

第三，理順企業(yè)檔案工作行政監(jiān)督渠道，加大檔案行政監(jiān)督力度。在檔案行業(yè)管理力度不斷弱化，一些行業(yè)檔案工作監(jiān)督檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)功能逐漸喪失的情況下，在文教衛(wèi)生系統(tǒng)和越來越多的企業(yè)實(shí)行屬地管理的條件下，應(yīng)將實(shí)行了多年的檔案“條、塊雙重管理體制”改革為單一的檔案屬地管理體制，建立與完善各級(jí)檔案行政部門對(duì)企業(yè)檔案工作監(jiān)督渠道，加大企業(yè)檔案管理的行政監(jiān)管和執(zhí)法力度，有效督促企業(yè)重視檔案工作，將檔案工作擺到應(yīng)有位置，保證企業(yè)檔案工作的正常開展。

4 結(jié)束語

為了更好地適應(yīng)當(dāng)前的社會(huì)經(jīng)濟(jì)環(huán)境，國(guó)有企業(yè)不斷推進(jìn)并深化丁對(duì)自身的全方位改革。在改革的過程中，做好國(guó)有企業(yè)的檔案管理意義非常重要。但是由于多種因素制約，目前國(guó)有企業(yè)的檔案管理存在諸多不足，相信通過檔案規(guī)范化管理的實(shí)現(xiàn)可以促進(jìn)檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]楊長(zhǎng)明.施工企業(yè)工程檔案管理存在的問題與對(duì)策[J].鐵道工程企業(yè)管理，2006（04）：233-235.

[2]吳俊芳.淺析工程檔案管理存在的問題及解決方法[J].民營(yíng)科技，2009（08）：203-205.

[3]張春玲.淺議企業(yè)工程檔案管理工作[J].西部煤化工，2008（01）：225-227.

[4]高利華，王艾蕾.水電工程檔案的管理[J].科技檔案，2008（04）：158-159.

[5]陳智為，等.檔案管理學(xué)（第三版）[M].中國(guó)人民大學(xué)出版社，

2008，9：12-22，69-80.

作者簡(jiǎn)介：朱海菲（1975，5-），女。