文/廖銀艷

淺析企業(yè)預付賬款管理存在的問題及應對策略

文/廖銀艷

預付賬款是企業(yè)與供應商保持穩(wěn)定合作關系的基礎，也是企業(yè)財務管理工作中的重要內容之一，加強企業(yè)的預付賬款管理工作對企業(yè)的運營管理與發(fā)展具有重要意義。筆者結合自身的預付賬款實際工作的經(jīng)驗，就企業(yè)預付賬款管理現(xiàn)狀進行分析，并為完善預付賬款管理工作提出科學有效的建議。

企業(yè)；預付賬款管理；問題；對策

預付賬款指的是企業(yè)根據(jù)采購合同或者相關協(xié)議的要求，預先支付給供貨商賬款的行為。我國企業(yè)在原則上是不允許采用漁夫張狂的方式進行采購物品，但是部分商品的市場狀況良好，導致其必須采用預付賬款的形式進行采購。為了將預付賬款控制在安全合理的范圍內，就需要做到嚴格審批、會計以及及時做賬，并針對此進行監(jiān)督考核。加強預付賬款的管理為企業(yè)提供了真實有效的數(shù)據(jù)，并保證企業(yè)的預付賬款始終處于一個安全可控的范圍之內。

一、建立與完善企業(yè)預付款管理體系

（一）構建完善的企業(yè)預付款控制體系

當企業(yè)與供應商的雙方相關人員簽訂預付款業(yè)務合同過后，交給財務管理部門備查。認真控制預付款的額度，以此節(jié)約貨幣資金，如果合同還未簽訂是不可進行預付款。

（二）構建賬齡分析體系

傳統(tǒng)的分析體系是從預付款的明細中找出預付款工作中存在的不足，但是預付款的明細數(shù)據(jù)龐大，這項工作的難度高。因此，選用賬齡分析法能夠有效的幫助企業(yè)排查出在與預付款工作中存在的異?，F(xiàn)象，并對異常問題進行科學的分析，分析出當前的預付款工作中的管理問題。能夠有效的為之后的預付款管理工作打下堅實的基礎。

（三）明確預付款對不同部門的管理職責

在預付款管理流程執(zhí)行的時候，要明確預付款針對不同部門不同崗位之間的管理職責，將每個付預款執(zhí)行流程的每一階段的責任都分配下去，避免出現(xiàn)問題時權利與責任不清楚的現(xiàn)象發(fā)生，從而影響企業(yè)的資金安全。明確對不同崗位的責任有利于提高預付款管理的工作效率，提高企業(yè)的資金利用率以及資金的周轉速度。

（四）建立健全預付款責任機制

建立或者完善企業(yè)的預付款責任機制。首先，建立相應的管理機制，確定預付款責任人的責任，必須達到有制度可循。然后確定預付款的負責人，所有預付款工作完成付款都要填寫預付款申請單，使得責任確切落實到具體每一個人身上。申請單應該覆蓋到實際負責人、上級領導、供應商的運營情況以及預付款的用途等信息，才能夠真正實現(xiàn)將責任落實到每個人。

二、構建科學的監(jiān)督考核體系

為了保證預付款管理體系在企業(yè)中能夠正常實施，就必須構建科學有效的預付款監(jiān)督考核體系。

（一）加強企業(yè)預付款監(jiān)督考核工作

首先將預付款考核結果與員工的績效考核掛鉤，績效考核與員工的年終或福利掛鉤，加強預付款管理工作人員的責任心。并加強不同崗位之間的相互監(jiān)督，提升監(jiān)督質量。在預付款執(zhí)行流程中，下環(huán)節(jié)工作崗位的員工可以對上環(huán)節(jié)工作崗位的執(zhí)行進行監(jiān)督，以此來保證監(jiān)督質量能夠得到真正的提升。

（二）構建可行的預付款考核體系

當前企業(yè)落實考核監(jiān)督的基礎就是構建合理可行的預付款考核體系。首先，可以針對其他企業(yè)標準來構建考核體系，可以參考領軍企業(yè)的預付款考核標準，以此來完善自身在這方面的不足之處。然后，要根據(jù)自身企業(yè)的發(fā)展需求以及發(fā)展現(xiàn)狀進行適當?shù)恼{整，只有建立更加貼近企業(yè)自身管理需求、合理的、可行性高的預付款考核體系才能夠發(fā)揮其在管理應用中的作用。

三、嚴格控制企業(yè)預付款相關的審批流程

嚴格控制企業(yè)預付款相關的審批流程，首先需構建并完善供應商信用評估系統(tǒng)，然后是建立嚴格的預付款審批流程。

構建并完善供應商信用評估系統(tǒng)。首先在于供應商進行相關合作時，首先是對供應商的運營狀況、信用情況等信息進行深入分析，并對即將進行的合作做可行性分析。對于供應商的信用評價可以交給專業(yè)的信用評估機構進行。信用評估對企業(yè)的重要性不言而喻，其中必須由法律顧問、企業(yè)管理人員、分管領導以及企業(yè)的財務管理人員組成，必須由多方員工嚴格把關，這樣才能有效的降低預付款可能帶來的風險，將預付款管理作用最大化。

建立嚴格的預付款審批流程。為了加強預付管理系統(tǒng)的執(zhí)行力度，首先就是加強企業(yè)的預付款審批管理。只有建立嚴格的預付款審批程序才是有效規(guī)避預付款風險的措施，特別是與預付金額較大的供應商合作時。在執(zhí)行過程之前，組成專家小組對相關合同條款進行詳細的審查；在執(zhí)行過程中，嚴格執(zhí)行審批流程或者供應商提供專業(yè)的擔保服務，才執(zhí)行付款的操作。確保企業(yè)能夠在面臨意外狀時還能處于有利地位。

四、加強企業(yè)預付款對賬工作

預付款執(zhí)行后，企業(yè)的財務部門要及時進行對賬工作，其中包括做賬和結賬，能夠在當月的總賬和明細中反映。對完賬過后將預付與應付賬款進行分類，得出預付賬款的余額，按照時間進行劃分賬齡，超時的預付款明細交給采購部門核對，對于已經(jīng)付款但是貨物以及相關憑證還沒有到手的預付賬款，如果債務人出現(xiàn)意外狀況，如破產(chǎn)或者死亡而無法收回時，會計應將預付賬款轉入其他應收款并且要求經(jīng)辦人員追討貨物，如果造成損失就對經(jīng)辦人員進行相應處罰；如果已經(jīng)付款，貨物已到，但是憑證未到時，先暫估之后再索要發(fā)票，如果超過規(guī)定期限未取得發(fā)票者，也可以按發(fā)票管理相關規(guī)定進行處罰。通過加強對企業(yè)預付款的對賬工作來強化企業(yè)的預付賬款的管理。

［1］安喜秀.淺談預付賬款的風險與防范［J］.財務與會計，2014，06：48.

［2］孫慶成 .淺析企業(yè)預付賬款的管理［J］.經(jīng)營管理者，2015，36.

［3］唐謙.探析預付賬款成因及管理［J］.現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2013，10X：195.

（作者單位：白銀有色集團股份有限公司）