王琳琳

（集安市榆林中心衛(wèi)生院，吉林 集安 134200）

醫(yī)院檔案管理應(yīng)用信息化手段分析

王琳琳

（集安市榆林中心衛(wèi)生院，吉林 集安 134200）

檔案管理內(nèi)容多且復(fù)雜，是醫(yī)院工作的一項(xiàng)重要組成部分，醫(yī)院檔案管理主要分為：病歷檔案、實(shí)物檔案、人事工資檔案及基礎(chǔ)建設(shè)檔案等。醫(yī)院檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜且內(nèi)容龐大的工作，只有跟隨信息化的腳步，不斷地創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理模式，才能使這項(xiàng)工作取得實(shí)效。本文從醫(yī)院檔案管理存在的問題、檔案信息化管理的內(nèi)涵、具體措施、取得的效果4個(gè)方面對(duì)醫(yī)院檔案管理工作進(jìn)行分析，為醫(yī)院檔案管理工作建立健全信息化管理體系提供參考，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化、電子化和現(xiàn)代化。

醫(yī)院；檔案管理；信息化

醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院日常工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，直接或間接地影響著醫(yī)院的經(jīng)營效率。只有把檔案管理工作做好，才能保證醫(yī)院日常工作的正常進(jìn)行，才能為醫(yī)院創(chuàng)造最大的經(jīng)營利潤。隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，電子化和信息化逐漸成為管理工作的主要模式，在醫(yī)院檔案管理工作中，要建立健全信息化檔案管理體系，才能跟上時(shí)代的步伐，并保障醫(yī)院經(jīng)營工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

1　醫(yī)院檔案管理工作存在的問題

醫(yī)院檔案管理工作受多個(gè)因素的影響，主要存在以下幾個(gè)方面的問題。①傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案存儲(chǔ)方式為紙質(zhì)、膠帶、磁帶和影像帶，這些媒介都不能長久地保存，會(huì)發(fā)霉、變黃、破損和受潮，給以后的查詢帶來很多麻煩，所以提高存儲(chǔ)質(zhì)量是加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的關(guān)鍵。②大多數(shù)醫(yī)院檔案資料的查詢方式仍然是以人工為主，先查作者，其次查案件目錄，再查文件目錄，最后由工作人員去庫房親自將檔案袋調(diào)出，這種費(fèi)時(shí)費(fèi)力的工作，無疑浪費(fèi)了醫(yī)院的好多資源，檔案資料的查詢工作是一項(xiàng)亟待解決的問題。③由于紙質(zhì)版檔案的易破損、占用空間大等缺點(diǎn)，使得檔案資料的利用率極低，而一些處方藥的配方、藥效及副作用都需要查清楚才有指導(dǎo)意義，所以，工作量之大使原始資料得不到充分的利用，難免會(huì)制約醫(yī)院的發(fā)展。④檔案信息化管理缺乏有效的管理機(jī)制，大多數(shù)的醫(yī)院都成立檔案室，對(duì)檔案信息進(jìn)行分類歸檔，導(dǎo)致了檔案管理散亂的結(jié)果。傳統(tǒng)的檔案管理模式跟不上現(xiàn)代醫(yī)療的發(fā)展，同時(shí)，醫(yī)院沒有建立統(tǒng)一的檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)。⑤檔案管理工作者的綜合素質(zhì)不高，由于大多數(shù)的工作人員并非檔案管理專業(yè)出身，加之醫(yī)院管理者不重視對(duì)檔案管理工作者的培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理工作者的整體素質(zhì)不高。

2　醫(yī)院檔案信息化管理的內(nèi)涵

醫(yī)院檔案具有原始記錄、及時(shí)查詢、價(jià)值保留等功效，是醫(yī)院決策者制定方針，科研工作者進(jìn)行試驗(yàn)的重要依據(jù)。醫(yī)院檔案信息化管理利用通訊、網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)等技術(shù)來實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理模式，以提高服務(wù)水平為目標(biāo)，包括兩個(gè)方面的內(nèi)容。①對(duì)檔案信息進(jìn)行分類、排序、編號(hào)和保存，以便以后的查詢研究，只有將各種信息進(jìn)行分門別類的歸檔整理，才能涵蓋所用數(shù)據(jù)信息，為醫(yī)院的經(jīng)營管理提供全面的數(shù)據(jù)支持。②用信息流來調(diào)控檔案資料，代替紙質(zhì)版，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理的計(jì)算機(jī)化和信息化，并以檔案信息的有效開發(fā)和社會(huì)共享為目標(biāo)。信息化是醫(yī)院檔案管理工作取得實(shí)效的關(guān)鍵，在醫(yī)院檔案管理工作中，要積極采用信息化手段。

3　醫(yī)院檔案管理應(yīng)用信息化手段的具體措施

立足醫(yī)院檔案管理的實(shí)際，遵守醫(yī)院檔案管理的原則，運(yùn)用信息化檔案管理手段，才能保證醫(yī)院的經(jīng)營管理取得實(shí)效，在醫(yī)院檔案信息化管理模式中，可以從以下3個(gè)方面運(yùn)用信息化手段。①運(yùn)用信息化手段保存檔案信息，將檔案材料保存為電子版存檔分類，不僅節(jié)省了成本，而且提高了保存的質(zhì)量及檔案管理的水平，滿足了醫(yī)院檔案管理的需要。②運(yùn)用信息化手段管理、查詢檔案資料，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案資料查詢是根據(jù)文件名查詢，人工檢索，耗時(shí)耗力，而信息化的查詢方式是充分利用網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)等資源，因此可顯著地提高檔案資料的查詢效果。③運(yùn)用信息化手段調(diào)用檔案信息，人工對(duì)醫(yī)院檔案信息進(jìn)行調(diào)用，工作效率不高且耗時(shí)耗力，而利用信息化手段，網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)的運(yùn)用使調(diào)用變得簡單且快速，并且提高了效率和水平。

4　醫(yī)院檔案管理應(yīng)用信息化手段取得的積極效果

分析當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作，可知，信息化手段的應(yīng)用促進(jìn)了醫(yī)院日常經(jīng)營工作的效率，主要表現(xiàn)在以下3個(gè)方面。①提高了檔案的保存效果。電子檔案取代了大部分的紙質(zhì)檔案，不僅節(jié)省了成本和存儲(chǔ)空間，而且提高了檔案的存儲(chǔ)質(zhì)量，加強(qiáng)了保密效果。檔案資料可以在較長的年限里，清晰準(zhǔn)確地被查到，滿足了醫(yī)院存檔的要求。②滿足了醫(yī)院管理和查詢的需要。信息化手段和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，使檔案管理工作變得簡單，查詢步驟變得準(zhǔn)確快速，提高了醫(yī)院檔案管理和查詢的效率。③改善了檔案的調(diào)用狀況。傳統(tǒng)的人工調(diào)用檔案過程不能滿足實(shí)際的需要，信息化手段的運(yùn)用提高了調(diào)用的速度和準(zhǔn)確性，實(shí)現(xiàn)了高效率地調(diào)用檔案信息的目的。

5　結(jié) 語

隨著信息技術(shù)的推廣和醫(yī)療事業(yè)的進(jìn)步，醫(yī)院檔案管理工作也變得異常艱巨，醫(yī)院需要改善檔案管理的模式，運(yùn)用信息化手段，充分利用網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)、通訊等資源，來完成醫(yī)院的日常檔案管理工作。醫(yī)院管理者應(yīng)認(rèn)識(shí)到運(yùn)用信息化手段來處理檔案管理工作的重要性，建立健全檔案管理體系，配備全套的電子設(shè)備，保證工作所需硬件設(shè)備的齊全。此外，醫(yī)院也應(yīng)重視對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，確保工作人員掌握最新的技術(shù)并應(yīng)用在工作中，以提高工作效率。

主要參考文獻(xiàn)

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10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.16.128

R197.32

A

1673-0194（2016）16-0197-01

2016-07-02