楊忠雍

（上海市長(zhǎng)寧區(qū)婦幼保健院，上海 200051）

醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)研究

楊忠雍

（上海市長(zhǎng)寧區(qū)婦幼保健院，上海 200051）

新時(shí)期下，檔案作為組織單位生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的重要憑證，在信息時(shí)代背景下，檔案在促進(jìn)組織單位健康發(fā)展等方面發(fā)揮著積極作用。醫(yī)院檔案記錄著醫(yī)院所有內(nèi)部信息，與醫(yī)院管理、醫(yī)療機(jī)構(gòu)建設(shè)等方面存在非常密切的聯(lián)系，如何加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化的建設(shè)成為醫(yī)療事業(yè)改革亟待解決的問(wèn)題。本文立足于醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)重要性，分析和研究當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題，最后在此基礎(chǔ)上提出相應(yīng)的解決對(duì)策。

醫(yī)院；檔案管理；信息化；建設(shè)

0　引 言

近年來(lái)，國(guó)民經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，國(guó)家對(duì)我國(guó)醫(yī)療事業(yè)改革給予了較大的關(guān)注，促使醫(yī)院管理工作逐漸朝著現(xiàn)代化、信息化方向發(fā)展。目前，我國(guó)很多大型醫(yī)院信息化建設(shè)較為普遍，尤其是OA辦公系統(tǒng)、HIS系統(tǒng)等應(yīng)用范圍較為廣泛，不僅提高了醫(yī)院各項(xiàng)工作的有效性，且在很大程度加快了改革進(jìn)程。但是在此過(guò)程中，很多醫(yī)院卻忽略了對(duì)檔案管理信息化的建設(shè)，不僅未設(shè)置專職人員，且檔案利用率很低，并未發(fā)揮檔案的實(shí)用價(jià)值。因此加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的研究具有非常重要的意義。

1　醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的重要性

醫(yī)院作為我國(guó)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的一部分，每天面臨大量病患，內(nèi)部積累了海量信息。而這些檔案信息不僅記錄著醫(yī)院各項(xiàng)工作，且對(duì)未來(lái)醫(yī)療課題研究起到積極作用。在醫(yī)院內(nèi)部構(gòu)建信息化管理系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案信息的有效共享，且能夠提高檔案的整理、存檔效率，促使檔案信息能夠更好地發(fā)揮自身服務(wù)功能。另外，通過(guò)信息化管理，能夠?yàn)獒t(yī)院管理提供更加全面的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，且為醫(yī)院臨床科室研究新療法等各項(xiàng)工作的開(kāi)展奠定堅(jiān)實(shí)的信息基礎(chǔ)。近年來(lái)，我國(guó)醫(yī)療事業(yè)改革取得了顯著成績(jī)，但是醫(yī)院與病患之間的關(guān)系也愈發(fā)緊張。而構(gòu)建信息化檔案管理系統(tǒng)，能夠轉(zhuǎn)變醫(yī)院服務(wù)方式，構(gòu)建和諧的醫(yī)患關(guān)系，從而提高醫(yī)院服務(wù)水平、樹(shù)立良好的醫(yī)院形象。醫(yī)院檔案管理信息化管理，能夠充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)療資料等進(jìn)行長(zhǎng)期保存，且能夠進(jìn)行檢索參考，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)制定科學(xué)決策提供依據(jù)，從而促進(jìn)醫(yī)院長(zhǎng)足發(fā)展。

2　醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題及對(duì)策

2.1問(wèn)題分析

不同于其他組織機(jī)構(gòu)，醫(yī)院自身具有較強(qiáng)的特殊性，對(duì)其進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)是一個(gè)綜合性、長(zhǎng)期性工程，也是醫(yī)院現(xiàn)代化、信息化建設(shè)的必然選擇。但是在建設(shè)進(jìn)程中，不能過(guò)于樂(lè)觀，還應(yīng)認(rèn)清當(dāng)前存在的諸多問(wèn)題。

2.1.1醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)重視度不夠

醫(yī)院在發(fā)展過(guò)程中，領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)意識(shí)到了信息技術(shù)的重要性，適當(dāng)增加了資金等要素的投入，很多部門都已實(shí)現(xiàn)了信息化，唯有檔案管理工作被擱置一旁。思想、觀念是人們行為的先導(dǎo)，主觀意識(shí)不重視，成為阻礙檔案信息化建設(shè)的重要原因之一。

2.1.2專職檔案人員匱乏

新時(shí)期下的檔案管理人員不僅要具備專業(yè)知識(shí)，還需要懂得計(jì)算機(jī)操作等能力，才能夠勝任該項(xiàng)工作。而事實(shí)上，很多從業(yè)人員存在老齡化、專業(yè)性差等問(wèn)題，無(wú)法為醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)提供更多智力支持。

2.1.3軟件水平偏低

雖然醫(yī)院信息化建設(shè)初具規(guī)模，但是內(nèi)部缺少統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)的管理軟件，產(chǎn)生了信息孤島問(wèn)題，如人事檔案管理、后勤事務(wù)管理各自為政現(xiàn)象普遍存在，直接影響工作效率的有效提升。

2.1.4制度不夠完善

目前，我國(guó)多數(shù)醫(yī)院尚處于起步階段，使得檔案管理制度不夠完善。具體表現(xiàn)在職能分工不明確、檔案歸檔至保存等方面不夠規(guī)范和完善，在很大程度上影響了檔案資源利用的有效性。

除此之外，軟硬件設(shè)備不足、檢索工具落后等問(wèn)題都是醫(yī)院檔案信息化建設(shè)需要解決的問(wèn)題。上述種種，在很大程度上阻礙了醫(yī)院檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。

2.2解決對(duì)策

2.2.1對(duì)檔案管理信息化建設(shè)加強(qiáng)重視，完善基礎(chǔ)設(shè)施

檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵在于院領(lǐng)導(dǎo)重視度。在實(shí)踐中，應(yīng)從多個(gè)方面入手，以引起領(lǐng)導(dǎo)的重視，促使領(lǐng)導(dǎo)能夠明確檔案信息化建設(shè)的重要性，并適當(dāng)增加資金、人力投入，完善信息化建設(shè)需要的軟硬件設(shè)施。只有這樣，才能夠?qū)n案信息化建設(shè)起到積極地促進(jìn)作用，為醫(yī)院各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展提供支持。

相比較來(lái)看，紙質(zhì)檔案無(wú)論是在時(shí)間方面，還是在利用方面都容易丟失，難以實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期保存。因此在信息化建設(shè)過(guò)程中，可以利用數(shù)字化掃描技術(shù)，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化處理，促使其轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案。且在利用時(shí)，可以通過(guò)計(jì)算機(jī)查詢，能夠有效延長(zhǎng)紙質(zhì)檔案的壽命，繼而提高紙質(zhì)檔案的管理水平。

2.2.2結(jié)合現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理

現(xiàn)如今，多數(shù)醫(yī)院都已經(jīng)構(gòu)建了內(nèi)部管理平臺(tái)，滿足日常工作需求。為了能夠提高檔案資源利用率，筆者認(rèn)為在信息化建設(shè)中，可以結(jié)合現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，從自身實(shí)際情況入手，將檔案管理系統(tǒng)與OA、HIS等系統(tǒng)有機(jī)整合到一起，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理目標(biāo)。在此過(guò)程中，還能夠開(kāi)發(fā)和利用檔案管理系統(tǒng)，有利于電子文檔的轉(zhuǎn)換和歸檔處理，從而提高文件、信息等要素的管理水平，形成資源整合效應(yīng)。建立統(tǒng)一的信息管理系統(tǒng)，能夠設(shè)置文件級(jí)、案卷級(jí)目錄，實(shí)現(xiàn)對(duì)源文件信息數(shù)字化的有效處理，從而提高檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性，為院領(lǐng)導(dǎo)制定科學(xué)決策提供一定支持。

2.2.3構(gòu)建歸檔機(jī)制，提高管理水平

OA、HIS系統(tǒng)在醫(yī)院中的應(yīng)用，促使越來(lái)越多的辦公文件在網(wǎng)上進(jìn)行傳輸、發(fā)布及閱讀，對(duì)多元電子文件進(jìn)行歸檔直接增加了檔案管理難度?；诖?，整合辦公文件起草、審批等環(huán)節(jié)，構(gòu)建一套高效的機(jī)制非常必要。具體來(lái)說(shuō)，一方面，建立歸檔制度。將所有信息管理內(nèi)容都納入其中，為電子文件歸檔工作提供制度依據(jù)，從而促進(jìn)檔案管理朝著規(guī)范化、制度化方向發(fā)展。另一方面，規(guī)范相關(guān)操作。在《中華人民共和國(guó)檔案法》等現(xiàn)有法律基礎(chǔ)之上，結(jié)合實(shí)際情況將紙質(zhì)與電子檔案有機(jī)整合到一起，尤其是一些新興的電子檔案，需要加強(qiáng)對(duì)標(biāo)準(zhǔn)、使用等方面的高效處理，逐漸形成電子檔案操作體系，從而提高電子檔案可靠性水平。此外，針對(duì)前端控制管理制度而言，應(yīng)堅(jiān)持控制理念，將其滲透至醫(yī)院檔案資料等全過(guò)程。在工作中，將檔案管理工作進(jìn)行前置處理，能夠?yàn)楹罄m(xù)檔案資料的應(yīng)用奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，與此同時(shí)，還能夠加快檔案資料及時(shí)歸檔進(jìn)程。

2.2.4重視檔案保護(hù)，引進(jìn)先進(jìn)人才

建立在互聯(lián)網(wǎng)基礎(chǔ)上的檔案管理系統(tǒng)，在使用過(guò)程中，或多或少受到外部環(huán)境的影響，檔案信息會(huì)受到惡意篡改和盜取，對(duì)醫(yī)療工作有序開(kāi)展產(chǎn)生不良影響。因此重視對(duì)檔案的保護(hù)非常必要。醫(yī)院可以利用先進(jìn)的保密手段，完善權(quán)限分級(jí)，設(shè)置數(shù)據(jù)加密等，在電子檔案與外部環(huán)境之間構(gòu)建一道防護(hù)屏障，提高檔案信息安全性水平，真正做到防患于未然。不僅如此，除了基本的防護(hù)措施，還應(yīng)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，一旦遭受到惡意攻擊，能夠在短時(shí)間內(nèi)恢復(fù)正常，從而保證醫(yī)院各項(xiàng)工作有序進(jìn)行，為病患提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

對(duì)于檔案的管理，人才綜合素質(zhì)高低直接影響檔案信息化管理水平。因此醫(yī)院應(yīng)重視對(duì)人才的引進(jìn)及培訓(xùn)。一方面，針對(duì)現(xiàn)有管理人員，醫(yī)院需要結(jié)合自身情況，制定完善的培訓(xùn)體系，側(cè)重對(duì)檔案管理專業(yè)知識(shí)、計(jì)算機(jī)操作技能的培訓(xùn)，優(yōu)化人員知識(shí)結(jié)構(gòu)，在工作中更好地發(fā)揮自身主觀能動(dòng)性；另一方面，應(yīng)積極引進(jìn)更多既懂得經(jīng)濟(jì)理論、英語(yǔ)知識(shí)，又懂得臨床醫(yī)學(xué)知識(shí)的復(fù)合型人才，為醫(yī)院檔案信息化管理系統(tǒng)的構(gòu)建奠定堅(jiān)實(shí)的智力基礎(chǔ)。

2.2.5挖掘檔案資源，提高檔案利用率

為了更好地順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，醫(yī)院檔案管理工作信息化建設(shè)，應(yīng)與實(shí)際工作相結(jié)合，探索現(xiàn)代化發(fā)展道路，用優(yōu)質(zhì)的服務(wù)回饋醫(yī)務(wù)人員，從而促使檔案能夠有效發(fā)揮自身價(jià)值。相比較來(lái)看，傳統(tǒng)檔案管理工作實(shí)效性較低，且利用方法單一。而信息化系統(tǒng)中的檔案，能夠突破時(shí)空限制，為醫(yī)院醫(yī)務(wù)人員查詢等工作的順利開(kāi)展提供更多支持，形成一種高效的運(yùn)行模式。

3　結(jié) 語(yǔ)

人類社會(huì)正式進(jìn)入到互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，以往單一的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足醫(yī)院工作的需求。因此在醫(yī)療事業(yè)改革趨勢(shì)下，加強(qiáng)對(duì)檔案資料進(jìn)行信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)顯得尤為重要。針對(duì)當(dāng)前信息化建設(shè)存在的諸多問(wèn)題，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分發(fā)揮自身宏觀協(xié)調(diào)作用，適當(dāng)增加資金等方面投入，完善軟硬件設(shè)施。同時(shí)，還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人才的引進(jìn)，打造一支高素質(zhì)檔案管理隊(duì)伍，將檔案信息系統(tǒng)與現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)相結(jié)合，不斷提高醫(yī)院檔案資源利用率，從而促進(jìn)我國(guó)醫(yī)療事業(yè)又好又快發(fā)展。

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