張金來

（天津電子信息職業(yè)技術(shù)學院 教務處，天津 300350）

檔案現(xiàn)代化管理中的基礎(chǔ)工作

張金來

（天津電子信息職業(yè)技術(shù)學院 教務處，天津 300350）

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，檔案的管理也在發(fā)生著變化，由于長期積累，檔案資源信息量也在增加，檔案管理出現(xiàn)了新的問題，給檔案的利用帶了不便。面對檔案現(xiàn)代化管理出現(xiàn)的情況，如何做好檔案現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)性工作是需要重點關(guān)注的問題。本文圍繞檔案基礎(chǔ)工作存在的問題，提出實行標準化、規(guī)范化的工作管理程序及措施，利用計算機信息技術(shù)實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理、將檔案資源進行數(shù)據(jù)處理，對推進檔案現(xiàn)代化管理進程的幾個方面作了分析。

檔案；現(xiàn)代化；管理；基礎(chǔ)工作

檔案管理現(xiàn)代化是推動檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展的客觀要求。隨著檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，檔案的種類數(shù)量也在增加，給保管和利用帶來諸多方面的問題。同時利用者也對檔案工作提出了更高的要求，使信息技術(shù)現(xiàn)代化的管理模式能夠為其提供個性化服務。檔案現(xiàn)代化無疑是推動檔案管理工作快速發(fā)展的動力。信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，為檔案管理工作帶來了新的契機。建立計算機檔案管理系統(tǒng)是要做好檔案工作基礎(chǔ)，將收集、整理、著錄等一系列前期的檔案資源進行計算機數(shù)字化處理轉(zhuǎn)換，達到現(xiàn)代信息化檔案管理的技術(shù)要求。就目前而言仍有許多檔案管理部門（檔案館室），出現(xiàn)基礎(chǔ)工作做的不扎實、管理不規(guī)范現(xiàn)象，需要通過科學化、標準化管理，來適應檔案現(xiàn)代化管理的需要。

1　檔案管理基礎(chǔ)工作存在的問題

檔案基礎(chǔ)工作主要體現(xiàn)在檔案的收集、鑒定、整理、編目、編研、銷毀、保管、利用、統(tǒng)計與管理等方面，如果某一項做得不規(guī)范就會給檔案的管理工作帶來麻煩和不便，檔案基礎(chǔ)工作做的好壞與否直接影響檔案現(xiàn)代化的進程，筆者探究發(fā)現(xiàn)，目前檔案館室檔案現(xiàn)代化建設(shè)參差不齊、問題較多，只注重保管、應付，效率低下，影響了檔案事業(yè)的發(fā)展。

1.1檔案的整理過程中分類不清鑒定不明

界定把握不準確，出現(xiàn)類別疊加現(xiàn)象。對檔案的鑒定管理工作把握不清，如保管期限的鑒定、檔案銷毀的鑒定、歸檔文種的確定等。檔案的分類甄別不清，是檔案管理工作實務中經(jīng)常出現(xiàn)的問題，給檔案的檢索、利用帶來困難。

1.2卷內(nèi)索引目錄不完整，組卷、立檔不規(guī)范

缺少規(guī)范化的卷內(nèi)案卷目錄要求，卷內(nèi)文件目錄文字填寫表述不齊全，有的只有卷內(nèi)目錄，沒有“卷內(nèi)備考表”或者空缺檔案號章，不標頁碼或標注位置不規(guī)范。組卷、立檔文種、機構(gòu)（問題）、責任者、時間等含混不清，檔案卷脊與卷內(nèi)標引發(fā)生沖突，含糊不清、相互混淆，給檢索利用帶來不便。

1.3檔案管理人員專業(yè)業(yè)務素質(zhì)低

檔案管理人員素質(zhì)的高低直接影響著檔案管理的質(zhì)量，檔案基礎(chǔ)工作做的不好是檔案管理人員素質(zhì)不夠高，表現(xiàn)在幾個方面：一是檔案工作人員缺乏較高的業(yè)務能力；二是缺乏掌握適應現(xiàn)代化信息技術(shù)發(fā)展技能要求；三是創(chuàng)新意識不強，管理意識停留在傳統(tǒng)模式上。

2　加強檔案基礎(chǔ)的有效措施

提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規(guī)范化的工作程序。要求檔案管理收集、整理、鑒定、著錄保管等各個環(huán)節(jié)都要按照組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)一規(guī)范的程序和科學的方法進行工作。按照《歸檔文件整理規(guī)則》為依據(jù)，有組織、有步驟地實施。檔案基礎(chǔ)工作，適應檔案現(xiàn)代化管理的要求，強化創(chuàng)新管理機制。

2.1制訂完善的檔案管理標準化、規(guī)范化工作方案

檔案基礎(chǔ)要以《歸檔文件整理規(guī)則》為依據(jù)，標準化、規(guī)范化是實現(xiàn)檔案管理基礎(chǔ)工作夯實的重點。首先，檔案收集要完整齊全，從檔案的歷史沿革縱向角度看，要保持檔案連續(xù)性。從時間節(jié)點的角度看，要保持檔案的完整性。做到歸檔不遺漏、檔案不會缺失。這是檔案整理工作的前提準備工作。以天津電子信息職業(yè)技術(shù)學院學籍檔案為例，學籍的立檔要從其建校以來至今，歷屆畢業(yè)生在校期間學歷過程都要進行歸檔中，并保持學籍檔案種類收集齊全，歷屆所有學生不能出現(xiàn)空檔現(xiàn)象。這樣才能方便利用，精確查找，提高管理效率。其次，要特別注重電子文件的收集歸檔，要按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》要求來做，注意規(guī)范文件的存儲格式，不同文件要區(qū)別對待，做到不同格式的轉(zhuǎn)換，以確保電子文件的完整和數(shù)據(jù)的安全，這也是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)前提。

2.2組卷建檔要規(guī)范

檔案的規(guī)范化是一項系統(tǒng)工作，包括卷內(nèi)文件目錄的填寫、歸檔案卷號的確定、件號、頁碼、卷內(nèi)備考表、機構(gòu)問題及責任者等內(nèi)容，其不能出現(xiàn)頁碼不清、標題不清、目錄不清的現(xiàn)象。要以《歸檔文件整理規(guī)則》為依據(jù)，實行規(guī)范化組卷、整理，同時立檔也要標準、規(guī)范，為利用信息化技術(shù)手段管理做好基礎(chǔ)性工作。

2.3建立統(tǒng)一協(xié)調(diào)的組織工作機制

建立檔案統(tǒng)一協(xié)調(diào)的組織機制是對檔案有組織、有步驟地進行科學管理的有效機制，遵循國家有關(guān)檔案管理規(guī)定辦法，制定本館的規(guī)章制度、辦法，循序漸進科學組織、協(xié)調(diào)管理，不能因人而異。

2.4提高檔案管理人員的業(yè)務技能素質(zhì)

檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)直接影響檔案管理的質(zhì)量，加強檔案工作人員的素質(zhì)尤為重要。在當今社會快速發(fā)展的今天，需要培養(yǎng)具備復合型專業(yè)技能的檔案管理人才，具備創(chuàng)新理念，能適應檔案事業(yè)發(fā)展的需要。管理人員要做到基礎(chǔ)業(yè)務扎實、技術(shù)能力強，能夠熟悉掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，適應互聯(lián)網(wǎng)及“互聯(lián)網(wǎng)+”的發(fā)展需求，推進檔案事業(yè)的發(fā)展。

3　利用現(xiàn)代信息技術(shù)是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要手段

檔案現(xiàn)代化管理中的基礎(chǔ)工作是實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化的前提，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)是推動檔案管理現(xiàn)代化的重要手段。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，必將提高檔案現(xiàn)代管理的水平，由計算機管理向網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的延伸，并向著物聯(lián)網(wǎng)、云計算、大數(shù)據(jù)的拓展發(fā)展。這些現(xiàn)代技術(shù)工具為檔案的現(xiàn)代化管理打開了想象空間，如“智慧檔案館”的構(gòu)建，“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案的架構(gòu)體系，都是檔案現(xiàn)代化創(chuàng)新的工具。

3.1檔案現(xiàn)代化管理是檔案基礎(chǔ)工作的延伸

檔案現(xiàn)代化管理是檔案管理規(guī)劃化的工作過程，是創(chuàng)新發(fā)展的要求，是檔案基礎(chǔ)工作的延伸。隨著信息技術(shù)及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理現(xiàn)代化程度將會越來越高，為此利用計算機互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)、云計算、大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代信息技術(shù)是檔案現(xiàn)代化管理的重要保障。

3.2發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案現(xiàn)代化管理中的重要作用

檔案的現(xiàn)代化管理夯實了檔案管理的基礎(chǔ)，如今人們的生活節(jié)奏越來越快，社會的參與度越來越高，對檔案的利用會越來越廣，希望用快捷、個性化的方式獲取對檔案的利用，現(xiàn)代化的管理手段正好適應了這一需求。為此加快檔案信息化、現(xiàn)代化管理，推進檔案基礎(chǔ)工作具有重要意義。

4　結(jié) 語

實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理必須做好基礎(chǔ)性工作，檔案管理者要注重檔案基礎(chǔ)建設(shè)，運用現(xiàn)代信息化技術(shù)手段，提高檔案檢索、查找的效率。在當代信息技術(shù)，如互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)、云計算、大數(shù)據(jù)快速發(fā)展之時，檔案管理要不斷創(chuàng)新，推動檔案事業(yè)的不斷發(fā)展。

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