◎夏京艷

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醫(yī)院后勤檔案的意義與對策

◎夏京艷

隨著醫(yī)療改革的不斷推進，醫(yī)院的工作也逐漸呈現(xiàn)出標準化、規(guī)范化的趨勢，醫(yī)院后勤檔案管理工作是醫(yī)院檔案管理的重要部分之一，加強醫(yī)院后勤檔案管理對提升檔案管理水平的作用無可比擬。本文首先研究了醫(yī)院后勤檔案管理的意義，隨后分析了醫(yī)院后勤檔案管理工作中存在的問題，最后根據(jù)這些問題提出了幾點具有針對性的解決醫(yī)院后勤檔案管理問題的對策。

醫(yī)院的檔案主要來自資產(chǎn)管理、科研、行政及后勤四個方面，是由圖片、文字、音像等不同載體完成的歷史記錄。醫(yī)院后勤檔案管理涉及的主要內(nèi)容包括設(shè)備運行、保潔滅害、水電氣等日常類管理以及醫(yī)院建設(shè)、綠化、維修、設(shè)計、招標等建設(shè)類管理，若醫(yī)院還會開展業(yè)務(wù)外包活動，則外包業(yè)務(wù)檔案管理也屬于醫(yī)院后勤管理的范疇。信息時代下，醫(yī)院后勤檔案管理在維護醫(yī)院權(quán)益、促進醫(yī)院發(fā)展、提高管理效能等方面的作用非同小可，因此對醫(yī)院后勤檔案進行高效率管理是時代所趨。

醫(yī)院后勤檔案管理的意義

為醫(yī)院建設(shè)及規(guī)劃發(fā)揮憑證作用。 當代醫(yī)院為了適應(yīng)社會發(fā)展需求，一直在不斷地擴大規(guī)模，但是醫(yī)院在擴建過程中，需要有初始的建設(shè)數(shù)據(jù)、文件、資料等檔案提供真實的歷史依據(jù)及發(fā)展現(xiàn)狀，而后勤檔案就是這類重要的檔案，記錄了包含房產(chǎn)、人員及設(shè)備等整個管理活動的全部信息，不僅能為開展后期工作進行決策提供咨詢材料及參考依據(jù)，還能為醫(yī)院建設(shè)及規(guī)劃發(fā)揮憑證作用。

為醫(yī)院日常管理發(fā)揮參考作用。醫(yī)院后勤檔案不僅需要記錄整個管理活動的開展過程，還要記錄活動的結(jié)構(gòu)，也就是說，所有的后勤檔案都必須是真實的記錄，不僅要為總結(jié)和研究工作發(fā)展規(guī)律提供科學(xué)依據(jù)，還要為提升工作水平與效率提供重要資料，為醫(yī)院日常管理發(fā)揮參考作用。

為醫(yī)院發(fā)展提供強力保障。醫(yī)院建設(shè)及管理過程當中的最原始資料就是醫(yī)院后勤檔案。該檔案的目的是記錄醫(yī)院后勤部門在維修管理、物業(yè)管理、基本建設(shè)、綠化保潔、被服洗滌以及生活保障方面的工作狀態(tài)，可以為醫(yī)院的發(fā)展提供強有力的保障。近幾年，由于醫(yī)院后勤設(shè)備的不斷更新，結(jié)構(gòu)的復(fù)雜化，導(dǎo)致設(shè)備日常維護工作難度較大，保存這些大型設(shè)備檔案的完整性也越來越被重視，加上后勤部門的日常工作量大，工作內(nèi)容繁瑣，又與其他部門緊密協(xié)作，所以醫(yī)院后勤檔案在數(shù)量上相比其他檔案也是遙遙領(lǐng)先，該檔案的保存價值極高。

醫(yī)院后勤檔案管理工作中存在的問題

后勤檔案歸檔系統(tǒng)不完善。檔案歸檔工作是檔案管理工作的核心，但事實上，有很多的大中型醫(yī)院都忽略了后勤檔案管理的重要性，導(dǎo)致醫(yī)院后勤檔案歸檔系統(tǒng)不完善、制度不健全，沒有全面而系統(tǒng)的后勤檔案整理流程，也沒有設(shè)立統(tǒng)一明確的檔案管理。在某些醫(yī)院開展后勤檔案管理工作時，管理人員沒有按照確定的編制要求程序化地進行后勤檔案分類規(guī)整，而是僅僅憑借經(jīng)驗整理，看似工作做得詳細整齊，實則無章可循，極易引起后期檔案查找的不便。

后勤檔案管理人員意識薄弱。由于醫(yī)院后勤檔案管理部門人員的道德素養(yǎng)水平參差不齊，流動性強，且管理隊伍不穩(wěn)定，大部分醫(yī)院的后勤檔案管理人員管理意識都不強，在其工作時容易導(dǎo)致檔案資料流向不明、檔案資料收集不全等管理工作脫節(jié)現(xiàn)象，再者，很多醫(yī)院并未設(shè)立后勤檔案管理部門，甚至各類檔案分散在不同的部門的不同人員中，這些人員如果不能自覺地在項目實施后及時歸檔，將導(dǎo)致后勤檔案不齊全，無法為醫(yī)院的日常管理及日后規(guī)劃工作提供及時、有效的參考依據(jù)。

維修等工作檔案記錄不詳。隨著醫(yī)療改革的發(fā)展，醫(yī)院在科室結(jié)構(gòu)及規(guī)模上都做出了相應(yīng)的調(diào)整與擴大，如果某科室在進行改造維修或者重新裝修工作，那么不僅房屋的樣貌會發(fā)生改變，原先部門的結(jié)構(gòu)也會產(chǎn)生變化，這些變化應(yīng)當集中反映在后勤檔案當中，然而實際操作中，并沒有很多的醫(yī)院會對這些繁雜的變化及時地逐一記錄，導(dǎo)致檔案記錄不全面、不詳細，喪失了其作為“重要記錄存儲器”的使用價值。

解決醫(yī)院后勤檔案管理問題的對策

完善后勤檔案管理制度。為了發(fā)揮制度的規(guī)范和指導(dǎo)作用，建立科學(xué)且合理的后勤檔案管理制度不可或缺。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當倡導(dǎo)各部門在積極提供具有留存價值資料的同時，延伸檔案內(nèi)容的收集范圍，以支持檔案管理，并參照新醫(yī)療改革而的要求與目標，結(jié)合醫(yī)院自身后勤檔案管理現(xiàn)狀，及時加以制度的改進，保證后勤檔案管理流程標準化、規(guī)范化。例如，在醫(yī)院進行修建時，各部門負責人要及時收集修建工作中（從施工到竣工）的所以協(xié)議及文件，及時交予后勤檔案管理人員收集，再由后勤檔案管理人員進行整理，最后按照規(guī)定的建檔方式進行歸檔，保證修建檔案資料準確且齊全，若有遺漏，及時聯(lián)系相關(guān)部門負責人，這樣一來，后勤檔案才能發(fā)揮其整體功能。

加強后勤檔案管理人員培訓(xùn)。醫(yī)院應(yīng)當建立專門的后勤檔案管理部門，并加強高素質(zhì)后勤專業(yè)化管理人才的隊伍建設(shè)，讓每一位后勤檔案管理人員都對其管理職責熟記在心，并制定責任制度，一旦后勤檔案管理工作發(fā)生疏漏，責任到個人，以提高后勤檔案管理工作的效率，避免在后勤檔案管理中產(chǎn)生不必要的疏漏。另外，檔案管理人員在進行后勤檔案移交時，必須按照醫(yī)院指定的交接流程及制度，不可隨意交至不相關(guān)的人手中，保障醫(yī)院后勤檔案資料的完整、真實以及機密性。

推動后勤檔案電子化發(fā)展。受電子信息技術(shù)的發(fā)展的影響，我國的檔案管理資料也實現(xiàn)了載體的多元化。醫(yī)院檔案的形式不再局限于文字，而是出現(xiàn)了音像及電子數(shù)據(jù)形式，為科研及醫(yī)院發(fā)展創(chuàng)設(shè)了一條捷徑，因此，醫(yī)院后勤部門應(yīng)當強化對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的利用，以掃描條形碼的形式、磁盤的存儲模式實現(xiàn)電子化檔案收集，推動后勤檔案電子化發(fā)展，實現(xiàn)后勤檔案電子化管理。

綜上所述，在競爭日趨激烈、高速信息化發(fā)展的今日，強化后勤檔案管理是實現(xiàn)醫(yī)院后勤管理高效化的重要方式之一，醫(yī)院應(yīng)當意識到開展后勤檔案管理是一項任重而道遠的艱巨任務(wù)，應(yīng)當在推進信息化建設(shè)的同時完善相關(guān)檔案管理制度，在為管理工作及決策者提供有效備查依據(jù)的同時，提高后勤管理服務(wù)質(zhì)量，提升醫(yī)院整體水平，實現(xiàn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

（工作單位：荊州市中心醫(yī)院）