惠文瑛

（臨沂市食品藥品檢驗(yàn)檢測(cè)中心，山東 臨沂 276002）

檔案信息資源開發(fā)利用中的問題和對(duì)策

惠文瑛

（臨沂市食品藥品檢驗(yàn)檢測(cè)中心，山東 臨沂 276002）

檔案作為一種非常珍貴的信息資源，具有“今世賴以知古，后世賴以知今”的巨大參考價(jià)值，它的作用是其他信息資源無法替代的。如何開發(fā)和利用好檔案資源，實(shí)現(xiàn)其價(jià)值的最大化，使其更好地服務(wù)于社會(huì)發(fā)展的各個(gè)領(lǐng)域，是當(dāng)今檔案信息管理中的一個(gè)重要課題。

檔案；信息資源；開發(fā)利用

0　前言

在檔案信息資源開發(fā)利用工作中，還存在著利用開發(fā)形式單一、利用信息統(tǒng)計(jì)及反饋內(nèi)容簡(jiǎn)單、利用實(shí)例匯編及宣傳不到位等諸多問題。針對(duì)以上問題，筆者談幾點(diǎn)粗淺的認(rèn)識(shí)。

1　當(dāng)前檔案信息資源開發(fā)利用工作中存在的主要問題

1.1檔案信息資源開發(fā)利用形式落后封閉，缺乏創(chuàng)新性舉措

部分檔案管理單位及人員觀念相對(duì)滯后、檔案知識(shí)更新較慢，缺乏主動(dòng)服務(wù)意識(shí)和對(duì)檔案資源的深層次開發(fā)能力。同時(shí)，有的檔案館館藏檔案成分單一、結(jié)構(gòu)失調(diào)，不注重對(duì)館藏信息資源的編研整合，全宗與全宗之間仍保持各自獨(dú)立，同類別信息仍然散存在不同全宗、不同案卷里面，不利于進(jìn)行查閱和利用。而各地檔案館在進(jìn)行檔案信息資源開發(fā)時(shí)，之間缺乏交流、各自為政，使用的檔案管理軟件、數(shù)據(jù)庫類型各不相同，無法實(shí)現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)互通、數(shù)據(jù)共享，導(dǎo)致檔案資源開發(fā)利用范圍較小，服務(wù)能力較弱。

1.2利用信息統(tǒng)計(jì)及反饋內(nèi)容過于簡(jiǎn)單

各地各級(jí)檔案行政管理部門為了了解檔案利用情況，只要求各檔案館（室）統(tǒng)計(jì)幾個(gè)利用數(shù)據(jù)，如利用人數(shù)、利用檔案卷數(shù)、頁數(shù)及復(fù)印數(shù)據(jù)等，而不對(duì)檔案信息資源開發(fā)與利用所獲得的社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益情況進(jìn)行全面了解。收集統(tǒng)計(jì)檔案利用數(shù)據(jù)，雖然在一定程度上也能反映檔案的利用情況，但這種統(tǒng)計(jì)方式過于簡(jiǎn)單籠統(tǒng)，不能顯示出檔案信息給社會(huì)和經(jīng)濟(jì)建設(shè)帶來的價(jià)值和作用。

1.3檔案信息資源利用實(shí)例匯編、宣傳工作不到位

有些檔案館（室）雖也注重檔案利用信息的反饋工作，收集有價(jià)值的檔案利用實(shí)例，但只作為檔案目標(biāo)管理認(rèn)證和達(dá)標(biāo)的材料，因此收集后就將實(shí)例束之高閣，不再進(jìn)行系統(tǒng)總結(jié)歸納和匯編發(fā)表，不能對(duì)檔案的作用和價(jià)值進(jìn)行有效的宣傳。同時(shí)，在對(duì)檔案信息資源的開發(fā)利用工作進(jìn)行宣傳時(shí)，缺乏針對(duì)性和吸引力，宣傳效果不理想，致使很多單位和個(gè)人對(duì)檔案信息資源的開發(fā)利用缺乏全面認(rèn)識(shí)，片面認(rèn)為檔案只是用來保存的，不知道該用什么、如何用，從而制約檔案信息資源的進(jìn)一步開發(fā)利用和價(jià)值的進(jìn)一步發(fā)揮。

2　做好檔案信息資源開發(fā)利用工作的對(duì)策

2.1實(shí)現(xiàn)檔案管理及服務(wù)方式的創(chuàng)新

首先要將現(xiàn)代化信息技術(shù)運(yùn)用到檔案信息資源的開發(fā)利用工作中?，F(xiàn)在處于一個(gè)信息發(fā)達(dá)的時(shí)代，信息化已經(jīng)成為檔案管理改革創(chuàng)新的方向，檔案部門要改變傳統(tǒng)的被動(dòng)服務(wù)模式，通過建立信息網(wǎng)絡(luò)、檔案信息數(shù)據(jù)庫等方式，實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)上檢索與查閱，充分運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)更好地向社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。其次，要不斷豐富檔案信息資料內(nèi)容。要通過擴(kuò)大接收范圍，不斷豐富館藏，改善館藏結(jié)構(gòu)，特別要注重接收集中反映當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)、歷史、文化真實(shí)情況的特色檔案材料，使館藏更有地方特色；要樹立檔案信息資源共享理念，走“聯(lián)合開發(fā)”之路，積極主動(dòng)地建立交流協(xié)調(diào)機(jī)制，使不同部門的檔案信息資源能夠在一個(gè)統(tǒng)一的機(jī)制下實(shí)現(xiàn)跨時(shí)空、多領(lǐng)域、全視角的共享利用。最后，要改變?nèi)瞬排囵B(yǎng)策略，加強(qiáng)研究型、開發(fā)型人才隊(duì)伍建設(shè)，實(shí)施合理的人才成長激勵(lì)政策，多途徑培養(yǎng)檔案信息開發(fā)利用工作需要的人才，提高檔案信息開發(fā)利用人員的整體素質(zhì)。

2.2要建立完善檔案信息資源開發(fā)和利用制度

首先要認(rèn)真做好查（借）閱登記工作，要按項(xiàng)目一一填寫清楚，特別是要把查（借）閱檔案的利用目的填寫清楚，填明具體內(nèi)容和將起到的作用和效益，這樣便于提供實(shí)際效益的線索和確定有否必要進(jìn)行跟蹤調(diào)查等。其次，要建立用戶聯(lián)系制度。為了及時(shí)取得利用信息，要向利用人發(fā)放檔案利用信息反饋表，明確利用單位、利用人、時(shí)間、案卷名稱和獲取的社會(huì)效益、經(jīng)濟(jì)效益等各種數(shù)據(jù)。在反饋時(shí)，要求利用人將效益要寫得具體一點(diǎn)，應(yīng)有時(shí)間、地點(diǎn)、人物和具體事例。其次，及時(shí)進(jìn)行實(shí)地調(diào)查或電話采訪，掌握利用效果的第一手資料。許多用戶可能不會(huì)或沒有時(shí)間編寫利用實(shí)例，檔案工作人員應(yīng)主動(dòng)上門服務(wù)，詳細(xì)了解利用檔案后所產(chǎn)生的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益情況，為檔案利用實(shí)例的編寫及今后檔案工作的改進(jìn)提高收集全面的資料。

2.3要加大檔案信息資源開發(fā)利用工作的宣傳力度

一方面要及時(shí)編發(fā)檔案利用社會(huì)效益、經(jīng)濟(jì)效益實(shí)例。將利用實(shí)例進(jìn)行整理匯編并向社會(huì)予以公開發(fā)放，增強(qiáng)檔案的利用范圍和社會(huì)效果。另一方面，要采取靈活多樣的方式進(jìn)行檔案信息資源開發(fā)利用工作的宣傳。檔案部門要改變過去檔案編研“閉門造車”的狀況，注重市場(chǎng)需求的調(diào)研，了解社會(huì)大眾的需求，發(fā)揮館藏優(yōu)勢(shì)，編輯出版通俗易懂、老少皆宜的書籍刊物，充分利用檔案編研作品進(jìn)行深入宣傳。要通過開展專題講座、檔案信息咨詢等方式，讓檔案真正走出庫房，走向基層、走向群眾，增強(qiáng)全社會(huì)的檔案意識(shí)。

10.3969/j.issn.1673-0194.2016.11.122

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2016-03-18