何石橋

（湖南省益陽市資陽區(qū)財政局，湖南　益陽 413000）

試析行政事業(yè)單位在信息化態(tài)勢下加強內(nèi)部控制

何石橋

（湖南省益陽市資陽區(qū)財政局，湖南益陽 413000）

目前，因行政事業(yè)單位各項管理工作缺乏有效的信息化工具和手段，或已有的管理信息系統(tǒng)各自獨立運行，內(nèi)部控制制度無法完全貫穿于經(jīng)濟活動的各個環(huán)節(jié)，面對新的發(fā)展時期，行政事業(yè)單位須重新審視自身的內(nèi)部控制工作，充分利用信息化的優(yōu)勢，與時俱進。

行政事業(yè)單位；信息化；內(nèi)部控制

1　內(nèi)部控制信息化背景與概述

2012年，財政部正式發(fā)布和推行《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》，2015年施行新《預(yù)算法》，兩個相關(guān)法規(guī)中都強調(diào)了利用信息化手段提高內(nèi)部控制的科學(xué)性、及時性和有效性。這要求行政事業(yè)單位與時俱進，充分利用和完善內(nèi)部控制信息化，強化內(nèi)部控制制度的執(zhí)行力度以提高管理效率。

權(quán)威的COSO指出：內(nèi)部控制是被審計單位為了合理保證財務(wù)報表的可靠性、經(jīng)營效果和效率以及對法律法規(guī)的遵守，由治理層、管理層和其他人員設(shè)計與執(zhí)行的政策和程序。行政事業(yè)單位內(nèi)部控制是政府部門管理制度的組成部分，是行政事業(yè)單位為履行職能、實現(xiàn)總體目標而應(yīng)對風(fēng)險的自我約束和規(guī)范的過程。業(yè)務(wù)流程是為達到特定的價值目標而由不同的人分別共同完成的一系列活動。

以信息化為基礎(chǔ)的內(nèi)部控制是根據(jù)需要將業(yè)務(wù)流程與計算機應(yīng)用相融合的控制模式，是基于信息結(jié)構(gòu)的內(nèi)部控制，即將職責(zé)結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)、組織結(jié)構(gòu)和風(fēng)險結(jié)構(gòu)的內(nèi)部控制與信息技術(shù)相集成，建立基于信息結(jié)構(gòu)的內(nèi)部控制，一方面要以業(yè)務(wù)流程為基礎(chǔ)使內(nèi)部控制的運作方式信息化，另一方面要對內(nèi)部控制進行調(diào)整和改造以適應(yīng)信息化手段。

2　信息化對行政事業(yè)單位內(nèi)部控制的現(xiàn)實意義

目前，因行政事業(yè)單位各項管理工作缺乏有效的信息化工具和手段，或已有的管理信息系統(tǒng)各自獨立運行，內(nèi)部控制制度無法完全貫穿于經(jīng)濟活動的各個環(huán)節(jié)，面對新的發(fā)展時期，行政事業(yè)單位須重新審視自身的內(nèi)部控制工作，充分利用信息化的優(yōu)勢，與時俱進，完善內(nèi)部控制制度，降低財務(wù)風(fēng)險，提高管理效率和增強行政事業(yè)單位的社會公信力。

2.1工作重點發(fā)生轉(zhuǎn)變，降低人為干擾

用信息化手段固化內(nèi)部控制業(yè)務(wù)流程后，內(nèi)部控制的重點將從職位牽制、制度約束轉(zhuǎn)變?yōu)樵紨?shù)據(jù)輸入、會計信息輸出、網(wǎng)絡(luò)安全、人機交互處理等多個方面。內(nèi)部控制信息化不僅可以實時自動控制，極大地減少傳統(tǒng)手工處理模式下的信息錯誤成本和人工費用，同時減少人為因素的干擾和舞弊，使業(yè)務(wù)的執(zhí)行更加及時和準確。

2.2加強業(yè)務(wù)效率，提高行政事業(yè)單位管理水平

行政事業(yè)單位內(nèi)控細化目標之一是提高公共服務(wù)的效率和效果，具體表現(xiàn)為：第一，信息技術(shù)的應(yīng)用可以實時、充分、同步的反映單位財力收支狀況，使單位決策、執(zhí)行和監(jiān)督控制活動實現(xiàn)同步；第二，行政事業(yè)單位的信息可通過網(wǎng)絡(luò)讓人們方便及時地掌握，并借助固化的內(nèi)部控制業(yè)務(wù)流程以保證單位經(jīng)濟活動的合法性、資產(chǎn)的使用安全有效性、財務(wù)信息的真實完整性；第三，內(nèi)部控制信息化的自動控制精簡了單位的組織結(jié)構(gòu)，內(nèi)部層次變簿，有利于決策者和執(zhí)行者迅速及時的溝通。

2.3設(shè)定業(yè)務(wù)規(guī)則，有利于落實各項制度

行政事業(yè)單位內(nèi)部控制的“四化”（制度化、規(guī)范化、程序化、法治化）須通過信息化來體現(xiàn)，內(nèi)部控制與信息化的結(jié)合使內(nèi)部控制的功能可以得到極致的發(fā)揮。對內(nèi)部控制的事前防護功能可通過設(shè)定業(yè)務(wù)規(guī)則，把種種偏離既定目標的可能性控制在極少的范圍內(nèi)；事中的調(diào)節(jié)功能使經(jīng)濟業(yè)務(wù)的執(zhí)行能夠依據(jù)業(yè)務(wù)規(guī)則和控制標準進行，及時修正偏差，使執(zhí)行結(jié)果符合標準。

3　行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息系統(tǒng)的建設(shè)

行政事業(yè)單位在已建立的管理信息系統(tǒng)基礎(chǔ)上，利用信息化手段整合和優(yōu)化內(nèi)部控制系統(tǒng)，是其內(nèi)部控制體系建設(shè)的重要內(nèi)容，內(nèi)部控制信息系統(tǒng)建設(shè)模式一般有獨立模式、整合模式、附加模式三種，每種模式有不同的特點及適應(yīng)范圍，行政事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)自身的管理水平和信息技術(shù)條件，結(jié)合本單位內(nèi)部控制體系建設(shè)所處的階段，合理選擇適合本單位的內(nèi)部控制信息系統(tǒng)建設(shè)模式，力求以較低的成本實現(xiàn)較好的控制效果。

行政事業(yè)單位在開展內(nèi)部控制體系建設(shè)的同時一般應(yīng)采用以下幾個步驟規(guī)劃好內(nèi)部控制信息系統(tǒng)建設(shè)。首先，應(yīng)根據(jù)內(nèi)部控制規(guī)范體系的要求，結(jié)合業(yè)務(wù)現(xiàn)狀，梳理各經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)部業(yè)務(wù)流程、主要風(fēng)險及控制點，制定相應(yīng)控制措施，形成內(nèi)部控制制度和控制文檔，建立內(nèi)部控制體系。其次，應(yīng)根據(jù)內(nèi)部控制體系建設(shè)工作開展的具體情況，對內(nèi)部控制信息系統(tǒng)建設(shè)進行可行性分析，并根據(jù)可行性分析結(jié)果，形成可行性分析報告，確定單位內(nèi)部控制信息系統(tǒng)建設(shè)的基本模式和路線圖。然后根據(jù)內(nèi)部控制信息系統(tǒng)建設(shè)可行性報告，結(jié)合本單位信息技術(shù)水平和管理狀況，對現(xiàn)有運行的信息系統(tǒng)進行更新改造，將內(nèi)部控制體系建設(shè)對原有系統(tǒng)功能的相關(guān)改進在信息系統(tǒng)中予以實現(xiàn)。最后在完成以上三個步驟的基礎(chǔ)上，建立健全內(nèi)部控制信息系統(tǒng)，通過內(nèi)部控制信息系統(tǒng)與原有信息系統(tǒng)提取式和嵌入式的集成，實現(xiàn)內(nèi)部控制信息系統(tǒng)的全面建設(shè)。

4　信息化在完善行政事業(yè)單位內(nèi)部控制中的具體應(yīng)用

4.1增強內(nèi)控意識、重視內(nèi)控人才隊伍建設(shè)

在信息化趨勢下，重視內(nèi)控人才隊伍建設(shè)是提升行政事業(yè)單位內(nèi)控管理水平的重要基礎(chǔ)，首先要進一步強化行政事業(yè)單位負責(zé)人的內(nèi)控意識，對其要進行內(nèi)部控制的教育和培訓(xùn)，如此單位負責(zé)人在具體的管理中履行建立、健全及時有效的內(nèi)控職責(zé)。其次要加強對全體員工的內(nèi)控培訓(xùn)，要求其對內(nèi)控有更深更全面的了解，進而自覺樹立內(nèi)控的責(zé)任意識。最后也要加強會計人員的職業(yè)道德和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其在內(nèi)控中真正做到履行各項財務(wù)管理制度，充分發(fā)揮財務(wù)的監(jiān)督作用以杜絕有違內(nèi)控制度的行為發(fā)生。

4.2完善內(nèi)部會計控制制度

信息化環(huán)境下，行政事業(yè)單位應(yīng)積極學(xué)習(xí)西方先進國家有關(guān)信息系統(tǒng)方面的法律、法規(guī)，同時結(jié)合本單位實情，修改和完善現(xiàn)有的內(nèi)控制度以適應(yīng)信息化的要求，在不斷總結(jié)、創(chuàng)新的基礎(chǔ)上形成內(nèi)控制度的框架，判斷內(nèi)控制度的可行性和執(zhí)行效率及效果，進而對行政事業(yè)單位的控制環(huán)境進行適應(yīng)性建設(shè)。

4.3強化會計信息數(shù)據(jù)的真實準確性

會計信息數(shù)據(jù)是會計工作的重要依據(jù)，且直接關(guān)系到會計工作的有效性。在信息化環(huán)境下，會計信息數(shù)據(jù)主要包括錄入數(shù)據(jù)及輸出數(shù)據(jù)。借助內(nèi)控信息化系統(tǒng)設(shè)計，將行政事業(yè)單位財務(wù)管理中的部門及崗位職責(zé)、業(yè)務(wù)流程、審核標準、權(quán)限金額等內(nèi)控的內(nèi)容全部設(shè)計和固化在信息化系統(tǒng)程序中，相關(guān)人員只有通過授權(quán)后才可進行數(shù)據(jù)錄入。通過信息化系統(tǒng)數(shù)據(jù)的自動生成與數(shù)據(jù)整合，能夠形成有助日常管理需要的相關(guān)財務(wù)信息。各級管理者可在其相應(yīng)權(quán)限內(nèi)的可視化界面上輸出查詢到相關(guān)預(yù)算執(zhí)行的各類指標，進而達到內(nèi)部控制標準對各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)控制的自動實現(xiàn)，保證內(nèi)控制度得到最大程度的執(zhí)行，促進“人治”管理向“法治”管理的轉(zhuǎn)變。

4.4運用信息化技術(shù)集成優(yōu)化內(nèi)部控制系統(tǒng)

利用信息化技術(shù)對行政事業(yè)單位內(nèi)部各信息系統(tǒng)的集成，可以將內(nèi)控相關(guān)的全部數(shù)據(jù)信息整合，進而強化行政事業(yè)單位的內(nèi)部控制?？梢詫⒃瓉淼谋粍邮潞髢?nèi)控信息整合改變?yōu)槭虑邦A(yù)防、事中檢查和事后糾正三種內(nèi)部控制機制的有機結(jié)合。在集成化的系統(tǒng)中，一方面業(yè)務(wù)活動和信息處理相結(jié)合，實現(xiàn)以事前預(yù)防和事中檢查為主、事后糾正為輔來控制業(yè)務(wù)流程和結(jié)果的風(fēng)險；另一方面實現(xiàn)由會計控制向全面控制、自主控制轉(zhuǎn)變。信息系統(tǒng)的集成使行政事業(yè)單位中的每一個員工都在其授權(quán)的范圍內(nèi)進行業(yè)務(wù)活動，只要利用信息技術(shù)設(shè)計好執(zhí)行有效的控制機制，就可能輕松實現(xiàn)從以會計控制為主向全面的內(nèi)部控制轉(zhuǎn)變，并進而向自主控制的方向發(fā)展。

行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化通過信息技術(shù)手段實現(xiàn)內(nèi)部控制的程序化和常態(tài)化，建設(shè)重點包括構(gòu)建管控平臺、構(gòu)建業(yè)務(wù)管控系統(tǒng)和構(gòu)建風(fēng)險管理平臺，使內(nèi)部控制制度真正有效執(zhí)行。總之，信息化推廣應(yīng)用在行政事業(yè)單位內(nèi)部控制中有著舉足輕重的作用，借助信息化手段能夠更好的落實內(nèi)部控制制度，降低財務(wù)風(fēng)險，我們應(yīng)在內(nèi)部控制的各個環(huán)節(jié)加強信息系統(tǒng)建設(shè)，從長遠發(fā)展的角度投入相應(yīng)的物力、人力和財力以促進行政事業(yè)單位創(chuàng)新發(fā)展。

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2016-03-21