◎金秀芳

基于新時(shí)期下加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的分析

◎金秀芳

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速前行和發(fā)展，推動(dòng)著高校體制改革步伐的逐步快速前行，借此對(duì)高校會(huì)計(jì)檔案管理的很多細(xì)節(jié)提出新的要求。故而高校應(yīng)從完善檔案管理制度這一環(huán)節(jié)為出發(fā)點(diǎn)，提升會(huì)計(jì)檔案人員的素質(zhì)，規(guī)范檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，在加大會(huì)計(jì)檔案管理投入的基礎(chǔ)上，不斷加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理監(jiān)督規(guī)范，并進(jìn)行全方位的檔案管理制度化建設(shè)。本文就如何做好新形勢(shì)下的高校會(huì)計(jì)檔案管理工作開(kāi)展深入探究。

社會(huì)主義和諧社會(huì)的構(gòu)建，是建設(shè)社會(huì)主義現(xiàn)代化國(guó)家的內(nèi)在要求。長(zhǎng)期以來(lái)，準(zhǔn)確、有效和全面的檔案服務(wù)，是黨和國(guó)家工作的最新要求，更是檔案工作的最本質(zhì)任務(wù)。如今，高校改革開(kāi)放的深入發(fā)展，教研經(jīng)費(fèi)呈現(xiàn)逐年遞增的態(tài)勢(shì)，高校為加強(qiáng)教學(xué)質(zhì)量，需引進(jìn)大量的人才，因而會(huì)計(jì)檔案的數(shù)量也開(kāi)始迅猛的遞增。

高校新時(shí)期開(kāi)展會(huì)計(jì)檔案管理的作用

高校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的憑據(jù)。在社會(huì)主義和諧社會(huì)構(gòu)建的過(guò)程中，會(huì)計(jì)檔案是經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的第一手動(dòng)向資料，主要的工作職責(zé)是記錄原始的數(shù)據(jù)憑證，并起到調(diào)節(jié)發(fā)展?fàn)顩r的重要作用，因而是黨和國(guó)家在進(jìn)行社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)管理的不可或缺的服務(wù)性工具?？梢员环Q(chēng)之為不可替代的經(jīng)濟(jì)檔案。高校的會(huì)計(jì)檔案在學(xué)校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)以及教育科研活動(dòng)中擔(dān)當(dāng)記錄工作。

高校領(lǐng)導(dǎo)的決策依據(jù)。從管理學(xué)角度考慮問(wèn)題，可以獲悉領(lǐng)導(dǎo)決策的前提或者先導(dǎo)是信息和數(shù)據(jù)，決策數(shù)據(jù)有將近一半來(lái)源于會(huì)計(jì)檔案。故此財(cái)務(wù)部分提供的數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確，是領(lǐng)導(dǎo)作出決定的關(guān)鍵依據(jù)，也是保障決策準(zhǔn)確性的可靠因素。最近幾年，部分高校為契合學(xué)校的發(fā)展前景，開(kāi)始努力擴(kuò)張學(xué)校的辦學(xué)規(guī)模，并征用土地進(jìn)行新的校區(qū)建設(shè)。但是在新的工程建設(shè)中，部分老職工由于原有的土地和資產(chǎn)處置事項(xiàng)不夠明晰，因而出現(xiàn)集體性阻撓施工的行為，進(jìn)而影響整個(gè)工程的施工進(jìn)度。學(xué)校為盡快的解決事件，領(lǐng)導(dǎo)與部分職工代表進(jìn)行協(xié)商，但是在協(xié)商過(guò)程中雙方對(duì)于有些問(wèn)題爭(zhēng)論不休，都不愿做出實(shí)質(zhì)性的讓步行為，最后由單位檔案部門(mén)提供原始的資產(chǎn)分配憑證，為領(lǐng)導(dǎo)解決該事件提供數(shù)據(jù)依據(jù)，讓事件得以圓滿(mǎn)解決。

各項(xiàng)財(cái)務(wù)糾紛處理的憑證。學(xué)校內(nèi)部各個(gè)部門(mén)之間，學(xué)?；蛘咝值茉盒Ｖg以及社會(huì)各個(gè)單位之間，都會(huì)存在經(jīng)濟(jì)往來(lái)活動(dòng)，長(zhǎng)此以往，很多老賬就沉積下來(lái)，部分賬目出現(xiàn)不明確或者失繳的狀況。那么此刻相關(guān)的財(cái)務(wù)糾紛處理就需要借助會(huì)計(jì)檔案。某院校曾發(fā)生過(guò)這樣事件，教師拿著多年前已經(jīng)退換的學(xué)校內(nèi)部集資證明向財(cái)務(wù)部門(mén)所要集資款項(xiàng)，由于當(dāng)年的集資款項(xiàng)已經(jīng)全部退還，因而已經(jīng)做賬。所要財(cái)務(wù)主管部門(mén)去財(cái)務(wù)檔案庫(kù)房找到當(dāng)年的檔案，由于當(dāng)年退款時(shí)，該教師原始憑證丟失，因而上繳書(shū)名說(shuō)明書(shū)進(jìn)行簡(jiǎn)單的說(shuō)明，并交由領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)，在附帶整個(gè)支出匯總表，但是時(shí)間久遠(yuǎn)，該教師遺忘這件事。故此嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臅?huì)計(jì)檔案管理能夠化解上述糾紛。

高校會(huì)計(jì)檔案管理出現(xiàn)的問(wèn)題

檔案認(rèn)識(shí)觀念滯后。部分高效的領(lǐng)導(dǎo)以及財(cái)務(wù)人員由于思想觀念比較陳舊，所以不能意會(huì)到會(huì)計(jì)檔案管理的重要相，所以沒(méi)有將會(huì)計(jì)檔案管理看成工作的重要環(huán)節(jié)，并未能將相關(guān)的工作都列入到學(xué)校的日常議事中。部分財(cái)務(wù)部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)管理時(shí)只重視會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)告等紙質(zhì)材料的管理，疏忽管理會(huì)計(jì)電子檔案的存儲(chǔ)和備份工作。有的領(lǐng)導(dǎo)在管理時(shí)更看重文書(shū)檔案的管理，沒(méi)能重視管理學(xué)校的固定資產(chǎn)明細(xì)，并將其折合成資料管理，很多會(huì)計(jì)自身的管理意識(shí)比較淡薄，并管理態(tài)度極為端正，因而在檔案管理中出現(xiàn)敷衍了事的情況，故此上述行為也嚴(yán)重制約學(xué)校的財(cái)務(wù)活動(dòng)和檔案管理效率。

會(huì)計(jì)檔案管理制度不完善。第一，會(huì)計(jì)檔案管理程序不夠規(guī)范，由于部分高校制定的法律法規(guī)有《會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》這些相關(guān)的法律和法規(guī)，雖然這些法規(guī)規(guī)定會(huì)計(jì)管理?xiàng)l例，但是高校會(huì)計(jì)管理需要結(jié)合高校自身的特點(diǎn)，制定具體的財(cái)務(wù)管理?xiàng)l例，否則高校的會(huì)計(jì)檔案工作在檔案管理行業(yè)中缺乏專(zhuān)業(yè)性和針對(duì)性。加之，地域的不同，高校之間的管理也千差萬(wàn)別，特別是一些地域最近幾年主要是實(shí)現(xiàn)國(guó)庫(kù)集中支付、政府集中采購(gòu)的預(yù)算和決算模式，因而導(dǎo)致高校財(cái)務(wù)工作缺乏統(tǒng)一的規(guī)范性，很多時(shí)候管理處于無(wú)據(jù)可依、無(wú)章可循。第二，會(huì)計(jì)檔案管理制度不完善，目前很多高效的會(huì)計(jì)檔案管理不夠?qū)I(yè)，并且很多工作均由一般的財(cái)務(wù)人員兼職管理，更有甚者是有出納監(jiān)管會(huì)計(jì)檔案的管理工作。這種管理模式就已經(jīng)嚴(yán)重的違反《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的相關(guān)規(guī)定。還有部分單位的財(cái)務(wù)部門(mén)，為了方便直接部門(mén)查閱相關(guān)的資料，就要求在規(guī)定的期限內(nèi)，不及時(shí)的向?qū)W校遞交相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案，但是這種行為會(huì)嚴(yán)重制約學(xué)校檔案管理工作的整體管理制度。第三，會(huì)計(jì)檔案管理制度不健全，當(dāng)前管理中會(huì)計(jì)檔案管理中系統(tǒng)版本不慎健全，這就是造成管理數(shù)據(jù)不一致的重要原因。特別是部分電算化會(huì)計(jì)檔案的管理，受到管理技術(shù)和管理模式飛速發(fā)展的影響，會(huì)計(jì)操作開(kāi)始逐步軟件升級(jí)，并從前期的低級(jí)版本逐步上升到會(huì)計(jì)信息管理，如果不能及時(shí)的備份或者歸檔數(shù)據(jù)，導(dǎo)致就版本中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)或者文件不能夠在新版本中解讀，將會(huì)給單位的經(jīng)濟(jì)管理帶來(lái)較大的損失。

加強(qiáng)高校檔案管理措施的有效途徑

完善會(huì)計(jì)管理制度。各大高校在會(huì)計(jì)管理中需要根據(jù)《會(huì)計(jì)法》、《檔案法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)制度的要求并結(jié)合本校的實(shí)際狀況，建立健全學(xué)校的基本管理?xiàng)l例，這是將檔案管理工作納入到學(xué)校整體管理規(guī)劃的前提條件。另外，學(xué)校的固定資產(chǎn)采購(gòu)計(jì)劃、招標(biāo)投標(biāo)合同和預(yù)算決算分析等內(nèi)容，都要納入到學(xué)校檔案管理工作的總體發(fā)展要求中，這是讓檔案管理工作更具規(guī)范性、更為明確化、職責(zé)劃分更為清晰、也更有法可循的前提。

加大培養(yǎng)財(cái)務(wù)人員的力度。由于高校的會(huì)計(jì)檔案在高效的各項(xiàng)資料中有著極為重要的影響，故此要想將這項(xiàng)工作真正的做到位，就應(yīng)配備專(zhuān)門(mén)的會(huì)計(jì)檔案管理人員，在這些人員的努力下，提升高校的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作。并結(jié)合當(dāng)前的財(cái)務(wù)狀況，調(diào)查獲悉目前學(xué)校內(nèi)缺少即能懂得財(cái)務(wù)還能懂得檔案的專(zhuān)門(mén)性人才，故此部分財(cái)務(wù)人員能力限制將不利于高校的會(huì)計(jì)檔案管理工作有序推行下去。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)需要在此契機(jī)下不斷的加強(qiáng)人員對(duì)財(cái)務(wù)工作的重視力度，并讓其看到高校檔案管理工作的意義，然后定期選派專(zhuān)業(yè)的人員參與專(zhuān)業(yè)化培訓(xùn)，學(xué)習(xí)相關(guān)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)。只有這樣，高校的會(huì)計(jì)檔案工作才能在形式下不斷的發(fā)展壯大。才能滿(mǎn)足日益增長(zhǎng)的會(huì)計(jì)檔案管理工作要求。管理過(guò)程中一方面需要專(zhuān)門(mén)的培訓(xùn)管理人員的業(yè)務(wù)能力，更要增設(shè)其他的管理形式和管理培訓(xùn)教育理念，讓檔案管理人員接受整體教學(xué)模式，拓展新的業(yè)務(wù)發(fā)展形勢(shì)，在加強(qiáng)職業(yè)道德教育的前提下，養(yǎng)成認(rèn)真負(fù)責(zé)工作的良好態(tài)度，并且要求培訓(xùn)活動(dòng)要做到長(zhǎng)期不懈，在完善常規(guī)制度化管理的前提下，讓管理人員認(rèn)真的學(xué)習(xí)，且不斷的充實(shí)現(xiàn)有知識(shí)體系，在熟練掌握會(huì)計(jì)檔案管理技能的前提下，從源頭上做好檔案管理的規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化模式，最終提升管理的高效性。

開(kāi)展會(huì)計(jì)電算化管理。結(jié)合檔案管理的相關(guān)要求能夠獲悉，高校會(huì)計(jì)檔案管理需要在專(zhuān)門(mén)的場(chǎng)所內(nèi)開(kāi)展，并且要求檔案室具有防磁、防塵和防潮等相關(guān)硬件條件的限制。另外，在全面實(shí)現(xiàn)電算化檔案管理時(shí)，要求接收入庫(kù)的電子會(huì)計(jì)單管要全部裝入特有的存儲(chǔ)媒介中，并將所有的電子信息全部做歸檔，通過(guò)查詢(xún)建立明確的管理程序以及授權(quán)審批制度。當(dāng)前會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)已經(jīng)全部聯(lián)如到局域網(wǎng)內(nèi)，因而病毒能夠在特有的路徑中傳播進(jìn)來(lái)。例如，可以從外來(lái)的各類(lèi)移動(dòng)硬盤(pán)或者光盤(pán)設(shè)備上傳播進(jìn)來(lái)，因而檔案室的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)需做定期的查殺和升級(jí)，若有軟件安裝的需要，需要聘請(qǐng)專(zhuān)門(mén)的計(jì)算機(jī)維護(hù)人員做好相關(guān)的安裝，基于此，才能從源頭上解決問(wèn)題，避免計(jì)算機(jī)系統(tǒng)被病毒入侵。另外會(huì)計(jì)電算化檔案的庫(kù)房要規(guī)避磁場(chǎng)，并要求遠(yuǎn)離大功率發(fā)電設(shè)備的要求。如果所有的數(shù)據(jù)都存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)資料庫(kù)內(nèi)，那么要求檔案存儲(chǔ)室的溫度恒定在15-30度，濕度也應(yīng)維持在45%-65%的范圍內(nèi)，并在庫(kù)房?jī)?nèi)配備溫度濕度測(cè)試儀，根據(jù)要求做即時(shí)的調(diào)整，這是從根本上解決電算化會(huì)計(jì)檔案管理出現(xiàn)任何事故的風(fēng)險(xiǎn)源頭。

會(huì)計(jì)檔案主要是高校經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中，記載會(huì)計(jì)核算類(lèi)工作，通過(guò)對(duì)高校的會(huì)計(jì)資源進(jìn)行整合和數(shù)據(jù)記錄，進(jìn)而整理數(shù)據(jù)檔案資料。高校的檔案數(shù)據(jù)是為數(shù)據(jù)信息提供決策的有力依據(jù)，能夠?yàn)楦咝５陌l(fā)展提供更好的數(shù)據(jù)支持，便于領(lǐng)導(dǎo)層的決策。由于會(huì)計(jì)檔案中存儲(chǔ)各類(lèi)原始的經(jīng)濟(jì)憑證，所以是解決經(jīng)濟(jì)糾紛的有力證據(jù)，在此管理中不僅需加強(qiáng)會(huì)計(jì)管理的質(zhì)量，更要重視完善相關(guān)的法律和法規(guī)。

（作者單位：天津生物工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院）