◎竇寶珍

市政工程會計(jì)檔案管理

◎竇寶珍

會計(jì)檔案是財(cái)務(wù)管理的重要內(nèi)容，是單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動的紀(jì)實(shí)和史料，是會計(jì)信息系統(tǒng)的產(chǎn)物在時間維度上的積累。然而，市政工程會計(jì)檔案管理作為工程管理的最后一個環(huán)節(jié)，往往容易被忽視，形成工程管理工作的一個薄弱環(huán)節(jié)，直接了影響整體財(cái)務(wù)管理的質(zhì)量和水平。因此，會計(jì)檔案對工程管理具有十分重要的意義。

市政會計(jì)檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)

市政工程是指為城市基礎(chǔ)設(shè)施服務(wù)的工程，如給水、排水、市政道路、路燈、橋梁管理等，是城市賴以生存和發(fā)展的基礎(chǔ)工程。會計(jì)檔案是各市政單位在各項(xiàng)核算活動中所形成的、具有查考利用價值的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、和財(cái)務(wù)會計(jì)報告等按照一定規(guī)律和方法集中保管起來的專業(yè)文件材料。具體包括：

會計(jì)憑證類：原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證、銀行存款對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等。

會計(jì)賬簿類：會計(jì)科目設(shè)置的總分類賬、各類明細(xì)分類帳、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、其他會計(jì)賬簿。

財(cái)務(wù)報告類：月份、季度、全年財(cái)務(wù)報告，包括會計(jì)報表、附表、決算說明。

其他類：會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案移交清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊。

會計(jì)檔案的特點(diǎn)：

專業(yè)性。市政會計(jì)檔案與工程各項(xiàng)活動緊密相關(guān)，它通過會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會計(jì)報告等數(shù)據(jù)這樣一個完整的體系，反應(yīng)和分析施工單位的各項(xiàng)工作。具有很強(qiáng)的專業(yè)性。

準(zhǔn)確性。市政會計(jì)檔案是在會計(jì)核算過程中依據(jù)《會計(jì)法》設(shè)置會計(jì)賬戶，通過復(fù)式記賬、填制和審核憑證、登記賬簿及編制會計(jì)報表；完整的、準(zhǔn)確的、真實(shí)的記錄、反映施工過程中的經(jīng)濟(jì)活動；具有較強(qiáng)的嚴(yán)密性和準(zhǔn)確性。

特殊性。市政會計(jì)檔案的外形就有它自己的特點(diǎn)，種類之間明顯不同。會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿和會計(jì)報表都具有特定的格式和項(xiàng)目，分類極其簡單和明了，這是其他門類檔案無法相比的。

市政會計(jì)檔案的作用

市政會計(jì)檔案是預(yù)測、決策經(jīng)濟(jì)情況，開展工程管理分析的重要依據(jù)。市政工程會計(jì)檔案是指施工單位對工程項(xiàng)目從投標(biāo)、中標(biāo)、合同、施工、竣工驗(yàn)收、決算全過程中形成經(jīng)過鑒定的全部經(jīng)濟(jì)核算專業(yè)材料。因此，會計(jì)檔案不僅可以作為從事會計(jì)工作的人員進(jìn)行綜合分析的工具材料，同時也為工程的編制預(yù)算、決算、節(jié)約經(jīng)費(fèi)、加強(qiáng)工程內(nèi)部的經(jīng)濟(jì)管理等財(cái)務(wù)工作提供查詢參考和決策依據(jù)。

市政會計(jì)檔案的法律憑證作用。由于市政會計(jì)檔案客觀真實(shí)的記錄了市政工程施工事項(xiàng)活動中的情況，在打擊經(jīng)濟(jì)犯罪活動中，市政會計(jì)檔案無可辯駁地揭露了經(jīng)濟(jì)犯罪活動的事實(shí)。

市政會計(jì)檔案的歷史查考作用。市政會計(jì)檔案完整的記錄了整體經(jīng)濟(jì)活動的真實(shí)情況，同時也記錄了具體經(jīng)營活動的經(jīng)驗(yàn)及教訓(xùn)。因此市政會計(jì)檔案有著極其重要的參考史料價值。

市政工程施工檔案管理工作存在的問題

對市政會計(jì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識不夠，缺乏充分的認(rèn)識，意識淡薄，導(dǎo)致會計(jì)工作與市政會計(jì)檔案管理相脫節(jié)。很多建設(shè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對會計(jì)檔案的重視不夠，只重會計(jì)業(yè)務(wù)，輕會計(jì)檔案管理，沒有專職的會計(jì)檔案管理人員。管理人員工作前很少進(jìn)行會計(jì)檔案操作技能與基本知識的培訓(xùn)，欠缺檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，對基本操作規(guī)程不了解，不清楚會計(jì)檔案的歸檔范圍和標(biāo)準(zhǔn)，使得整理歸檔出來的市政會計(jì)檔案不能達(dá)到規(guī)范的要求。

資料收集不全。有的建設(shè)單位只重視對會計(jì)憑證、賬簿、報表等會計(jì)專業(yè)資料的歸檔卻忽視了工程文件材料的匯集、整理和歸檔工作。工程開工后，輕視工程建設(shè)過程中會計(jì)檔案的收集，重視施工進(jìn)度，輕視會計(jì)檔案的同步，嚴(yán)重影響了檔案的齊全性和完整性。

檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高。完整的市政工程會計(jì)檔案的完整資料應(yīng)包括：投標(biāo)、中標(biāo)、合同、施工、竣工驗(yàn)收、決算全過程，涉及面廣，專業(yè)性強(qiáng)。有些單位存在一些會計(jì)檔案人員沒有經(jīng)過市政工程專業(yè)知識、正規(guī)的檔案業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)，甚至還有缺乏應(yīng)有的職業(yè)道德，不堅(jiān)持原則，不執(zhí)行制度，造成會計(jì)核算工作的不規(guī)范，導(dǎo)致會計(jì)信息失真，進(jìn)而影響了單位決策、危害極大。

檔案管理管理機(jī)制不健全。設(shè)置會計(jì)檔案管理機(jī)構(gòu)是工作的需要，也是法律規(guī)章的需求，但實(shí)際工作中會計(jì)檔案工作均不完善不規(guī)范，都未設(shè)置此機(jī)構(gòu)。會計(jì)檔案的鑒定、銷毀工作往往不受重視，許多單位的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿等，多年來只歸檔不鑒定，更不銷毀，從而影響了檔案整體工作的質(zhì)量和效果。

完善會計(jì)檔案管理工作的對策

加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高檔案管理的重要性的認(rèn)識，統(tǒng)一思想，規(guī)范管理。加大對《檔案法》、《會計(jì)法》、《會計(jì)檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定的宣傳力度，提高各單位的領(lǐng)導(dǎo)對會計(jì)檔案管理的意識。切實(shí)把會計(jì)檔案管理列入領(lǐng)導(dǎo)工作的議事日程，使會計(jì)檔案管理走上法制化的軌道。制定完善的制度，明確崗位職責(zé)。財(cái)務(wù)部門每年度形成的會計(jì)檔案，由財(cái)務(wù)部門按照歸檔的要求，負(fù)責(zé)立卷整理并裝訂成冊。會計(jì)檔案在當(dāng)年會計(jì)年度終了后，可暫由財(cái)務(wù)部保管一年，第二年由財(cái)務(wù)部編制會計(jì)檔案案卷目錄、移交清冊和存儲會計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)會計(jì)檔案一并向本單位的檔案室移交歸檔。

加強(qiáng)會計(jì)檔案工作人員的全面培訓(xùn)，提高管理人員的綜合素。會計(jì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)包括思想道德素質(zhì)、專業(yè)技能素質(zhì)。提高會計(jì)檔案的質(zhì)量，必須把會計(jì)人員定位為會計(jì)檔案整理的第一責(zé)任人。會計(jì)人員需熟知會計(jì)檔案規(guī)范化整理的要求、會計(jì)檔案質(zhì)量的高低取決于對要求的熟練程度。加大力量培養(yǎng)出既具有較高的會計(jì)實(shí)務(wù)和會計(jì)檔案管理兩項(xiàng)技能，同時還要熟悉市政工程專業(yè)知識，掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)的二級檔案管理人員。

健全會計(jì)檔案管理的規(guī)章制度。要想使會計(jì)檔案規(guī)范化，必須制定檔案工作管理目標(biāo)，明確責(zé)任，并建立健全一套完整的檔案管理制度。如《會計(jì)檔案工作人員職責(zé)》、《立卷歸檔制度》、《會計(jì)檔案保管制度》、《會計(jì)檔案移交、銷毀制度》等，規(guī)范檔案資料的收集、整理、歸檔、保存、利用等各項(xiàng)工作程序、使會計(jì)檔案管理工作有章可循。

總之，會計(jì)檔案管理既是一項(xiàng)重要的會計(jì)管理工作，又是一項(xiàng)重要的檔案管理工作。會計(jì)檔案是記錄和反映市政工程單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。必須加強(qiáng)對會計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立和健全會計(jì)檔案的整理、立卷、歸檔、保管等管理制度，使會計(jì)檔案管理工作規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。在新的歷史條件下市政會計(jì)檔案工作必須要緊緊聯(lián)系時代發(fā)展要求，要從觀念上更新采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式促進(jìn)社會主義和諧社會建設(shè)。

（作者單位：天津市河西區(qū)市政設(shè)施監(jiān)察管理所）