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做好醫(yī)療設(shè)備檔案的收集和管理

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抓好醫(yī)療設(shè)備檔案的收集和管理是醫(yī)療設(shè)備發(fā)揮臨床效用的可靠保障，關(guān)系著醫(yī)院的診斷、治療水平。本文對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案管理中存在的重點(diǎn)薄弱環(huán)節(jié)—生成周期長(zhǎng)、涉及部門多、管理難度大等問(wèn)題進(jìn)行了分析。并結(jié)合工作實(shí)踐，提出了針對(duì)性解決思路。

當(dāng)今，隨著現(xiàn)代科技和醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，先進(jìn)的醫(yī)療設(shè)備已成為衡量一家醫(yī)院醫(yī)療技術(shù)和整體水平的重要標(biāo)志之一。做好醫(yī)療設(shè)備檔案的收集和管理工作，對(duì)于保障醫(yī)療設(shè)備的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，減少故障次數(shù)，延長(zhǎng)使用壽命，充分發(fā)揮其價(jià)值，實(shí)現(xiàn)社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益的最大化，具有重要意義。

醫(yī)療設(shè)備檔案的作用

為購(gòu)置論證提供重要參考。購(gòu)置論證是醫(yī)療設(shè)備購(gòu)置的首要任務(wù)。少則幾萬(wàn)，多則千萬(wàn)以上的設(shè)備，能否正常使用，對(duì)醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)及發(fā)展影響甚大。因此，加強(qiáng)設(shè)備購(gòu)置的科學(xué)論證，關(guān)系到醫(yī)院的決策正確與否。設(shè)備檔案為應(yīng)否購(gòu)置新設(shè)備提供了可靠依據(jù)。 通過(guò)查閱醫(yī)療設(shè)備檔案，詳細(xì)了解設(shè)備的技術(shù)狀況、完好率、利用率、維修率、報(bào)廢率，可以確定哪些急需采購(gòu)、哪些暫時(shí)不購(gòu)、哪些堅(jiān)決停購(gòu)，避免決策失誤。

為保養(yǎng)與維修提供信息資源。查閱醫(yī)療設(shè)備檔案，了解醫(yī)療設(shè)備的運(yùn)行狀況、維修和完好情況，可提前報(bào)告和督促有關(guān)維修部門及時(shí)進(jìn)行醫(yī)療設(shè)備維修。避免為獲得短期經(jīng)濟(jì)效益，對(duì)使用率較高的醫(yī)療設(shè)備長(zhǎng)期使用磨損，拼設(shè)備拼消耗，一旦出現(xiàn)故障，維修起來(lái)十分困難，甚至一些因維修費(fèi)用高昂而提前進(jìn)入報(bào)廢行列，給醫(yī)院造成經(jīng)濟(jì)損失，影響病人的繼續(xù)診斷治療。

為保養(yǎng)與維修提供技術(shù)支持。完整的醫(yī)療設(shè)備檔案，是快速排除故障的得力助手。檔案資料缺失或管理不完善，必然影響維修工作，拖延修復(fù)時(shí)間，甚至造成設(shè)備無(wú)法修復(fù)而報(bào)廢。

醫(yī)療設(shè)備檔案管理存在的困難和問(wèn)題

重視程度不夠。對(duì)于能給醫(yī)院創(chuàng)造巨大經(jīng)濟(jì)收益的醫(yī)療設(shè)備，大多數(shù)醫(yī)院在購(gòu)置環(huán)節(jié)都投入了較大的精力，多方論證，談判降價(jià)，擇優(yōu)購(gòu)置，盡快到貨驗(yàn)收使用發(fā)揮效能，而對(duì)能夠真實(shí)反映醫(yī)療設(shè)備從購(gòu)置到使用、維保直至處置等一系列生命周期全過(guò)程的檔案資料，則疏于管理。比如缺少全職的醫(yī)療設(shè)備檔案管理人員，或管理人員在對(duì)檔案進(jìn)行收集時(shí)，態(tài)度不一，存在應(yīng)付心理。此外，相比于其他檔案，醫(yī)療設(shè)備檔案的管理內(nèi)容、管理方式更加復(fù)雜，并且存在不斷變化、更新的情況。

生成周期長(zhǎng)，收集難度大。醫(yī)療設(shè)備從申購(gòu)到驗(yàn)收、使用、報(bào)廢等一般需要5～10年，其檔案資料生成過(guò)程貫穿于設(shè)備的整個(gè)生命周期，數(shù)量也比較多，如何收集、保存、利用好，本身就是一項(xiàng)具有挑戰(zhàn)性的工作。

涉及部門多，協(xié)作難度大。醫(yī)療設(shè)備檔案管理的各個(gè)階段涉及多個(gè)部門，需要各部門相互配合才能完成。許多環(huán)節(jié)，檔案管理人員并未參與。比如，前期購(gòu)置階段形成的資料收集與記錄，檔案管理人員就不大參與，主要由資產(chǎn)、財(cái)務(wù)等部門完成。使用階段，維護(hù)、檢修記錄則由使用科室負(fù)責(zé)。因此，其檔案管理是一個(gè)貫穿始終的系統(tǒng)工作，要由管理、維護(hù)、使用等部門共同協(xié)作，才能完成。

利用效能發(fā)揮不夠。作為技術(shù)性資料，設(shè)備檔案是醫(yī)院的寶貴資源，但目前很多醫(yī)院進(jìn)行收集、整理、歸檔后，借閱利用不夠，檔案資料的指導(dǎo)借鑒作用有待于進(jìn)一步充分發(fā)揮。

提高管理水平的幾點(diǎn)思路

加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)。建立健全專、兼職檔案管理人員隊(duì)伍，并制定切實(shí)有效的管理制度，加大對(duì)檔案工作的檢查力度，督促整改、提高。同時(shí)，大力宣傳檔案工作的重要性，營(yíng)造人人重視，人人參與檔案工作的濃厚氛圍。

建立考核制度，明確責(zé)任分工。對(duì)專、兼職檔案管理員工作情況進(jìn)行考核，并與績(jī)效掛鉤。建立薪資檔案評(píng)級(jí)制度、人員考核晉升機(jī)制，對(duì)工作表現(xiàn)突出的給予獎(jiǎng)勵(lì)，違規(guī)者則處罰，實(shí)行用制度管人。

加大培訓(xùn)力度。醫(yī)療設(shè)備檔案管理的復(fù)雜性和特殊性，決定了大量非專業(yè)的兼職檔案管理員參與醫(yī)療設(shè)備的檔案管理。而其管理是一項(xiàng)持續(xù)性、完整性、時(shí)效性、系統(tǒng)性的工作，對(duì)檔案管理員有著較高專業(yè)技術(shù)要求，邀請(qǐng)檔案管理專家，開(kāi)展檔案管理培訓(xùn)，就是提高檔案管理員專業(yè)技術(shù)水平的有效途徑。同時(shí)，也要重視傳幫帶的作用。

加強(qiáng)部門溝通，提升協(xié)作意識(shí)。主要是以設(shè)備科為核心，加強(qiáng)設(shè)備科與財(cái)務(wù)部、醫(yī)務(wù)部、信息科、各設(shè)備使用科室等部門之間的溝通、交流，提高各部門對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案管理的認(rèn)識(shí)水平和重視程度，使檔案的收集更加全面、完整。

建立交接制度，抓好資料交接。在醫(yī)療設(shè)備檔案管理員崗位變動(dòng)的情況下，及時(shí)就檔案資料進(jìn)行交接。檔案部門參與，列明移交的醫(yī)療設(shè)備檔案資料目錄，逐卷清點(diǎn)內(nèi)容，交、接人員、監(jiān)交人員三方簽字存檔。

強(qiáng)調(diào)動(dòng)態(tài)管理。伴隨著醫(yī)療設(shè)備的整個(gè)生命周期，新的資料必然隨時(shí)產(chǎn)生，比如設(shè)備保養(yǎng)、維修、使用、質(zhì)檢、計(jì)量記錄、不良事件報(bào)告等，因此，對(duì)檔案應(yīng)進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，確保檔案目錄及內(nèi)容及時(shí)補(bǔ)充與更新。要以頻繁使用的需求來(lái)促使設(shè)備檔案不斷更新，進(jìn)而保證整個(gè)管理工作有序進(jìn)行。

充分發(fā)揮指導(dǎo)借鑒作用。完善借閱使用管理措施，鼓勵(lì)采購(gòu)、使用、維修等部門積極利用設(shè)備檔案資料，用以指導(dǎo)實(shí)際工作。同時(shí)，注意嚴(yán)格落實(shí)借閱相關(guān)規(guī)定，限定借閱期限，嚴(yán)禁污損、拆散檔案資料，對(duì)丟失者，更應(yīng)嚴(yán)肅追究責(zé)任，以確保檔案資料的完整、系統(tǒng)、安全。

設(shè)備檔案是醫(yī)院檔案類目體系中的一級(jí)類目之一，其收集與管理是一個(gè)系統(tǒng)性工作，貫穿與設(shè)備相關(guān)的整個(gè)過(guò)程。專、兼職檔案管理人員在不同的階段要相互配合，并應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)將相關(guān)資料進(jìn)行統(tǒng)一管理，以充分發(fā)揮醫(yī)療設(shè)備的效能，使投資得到良好的效益回報(bào)，促進(jìn)醫(yī)院各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展。

（作者單位：菏澤市立醫(yī)院）