◎胡麗樺

公證筆錄

◎胡麗樺

筆者通過(guò)自身從事二十多年公證辦證實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和體會(huì)，從《公證程序規(guī)則》、《公證質(zhì)量評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)（試行）》、《最高人民法院關(guān)于審理涉及公證活動(dòng)相關(guān)民事案件的若干規(guī)定》中涉及筆錄的范圍和種類進(jìn)行了分析、歸納，明確了公證筆錄的重要性，總結(jié)了辦理公證實(shí)際操作所遇到制作筆錄的疑難、重點(diǎn)問(wèn)題，用公證人的眼光和專業(yè)精神解決、理順筆錄問(wèn)題，更好地為理論指導(dǎo)實(shí)踐提供了新的思路。

公證筆錄的范圍和種類

根據(jù)《公證程序規(guī)則》的規(guī)定，在辦理公證中涉及的筆錄有：（一）、“公證機(jī)構(gòu)受理公證申請(qǐng)后，應(yīng)當(dāng)告知當(dāng)事人申請(qǐng)公證事項(xiàng)的法律意義和可能產(chǎn)生的法律后果，告知其在辦理公證過(guò)程中享有的權(quán)利、承擔(dān)的義務(wù)。告知內(nèi)容、告知方式和時(shí)間，應(yīng)當(dāng)記錄歸檔”，這類稱為《告知筆錄》。（二）、“公證機(jī)構(gòu)可以采用下列方式，核實(shí)公證事項(xiàng)的有關(guān)情況以及證明材料：通過(guò)詢問(wèn)當(dāng)事人、公證事項(xiàng)的利害關(guān)系人核實(shí)；通過(guò)詢問(wèn)證人核實(shí)；向有關(guān)單位或者個(gè)人了解相關(guān)情況或者核實(shí)、收集相關(guān)書證、物證、視聽(tīng)資料等證明材料”，這類稱為《詢問(wèn)、核實(shí)筆錄》。（三）、“采用現(xiàn)場(chǎng)勘驗(yàn)方式核實(shí)公證事項(xiàng)及其有關(guān)證明材料的，應(yīng)當(dāng)制作勘驗(yàn)筆錄，由核實(shí)人員及見(jiàn)證人簽名或者蓋章。根據(jù)需要，可以采用繪圖、照相、錄像或者錄音等方式對(duì)勘驗(yàn)情況或者實(shí)物證據(jù)予以記載” ，這類稱為《現(xiàn)場(chǎng)勘驗(yàn)筆錄》。（四）、“審批重大、復(fù)雜的公證事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)在審批前提交公證機(jī)構(gòu)集體討論。討論的情況和形成的意見(jiàn)，應(yīng)當(dāng)記錄歸檔”這類稱為《集體討論結(jié)果筆錄》。

公證筆錄的重要性

根據(jù)《最高人民法院關(guān)于審理涉及公證活動(dòng)相關(guān)民事案件的若干規(guī)定》，明確了公證損害責(zé)任糾紛中對(duì)公證機(jī)構(gòu)的過(guò)錯(cuò)認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)、明確了當(dāng)事人提供虛假證明材料申請(qǐng)公證致使公證書錯(cuò)誤造成他人損失的，公證機(jī)構(gòu)應(yīng)如何承擔(dān)責(zé)任的問(wèn)題。當(dāng)中規(guī)定：“當(dāng)事人、公證事項(xiàng)的利害關(guān)系人提供證據(jù)證明公證機(jī)構(gòu)及其公證員在公證活動(dòng)中具有下列情形之一的，人民法院應(yīng)當(dāng)認(rèn)定公證機(jī)構(gòu)有過(guò)錯(cuò)：4.違反公證程序、辦證規(guī)則以及國(guó)務(wù)院司法行政部門制定的行業(yè)規(guī)范出具公證書的；5.公證機(jī)構(gòu)在公證過(guò)程中未盡到充分的審查、核實(shí)義務(wù)，致使公證書錯(cuò)誤或者不真實(shí)的 ” ，據(jù)此結(jié)合上述“一、公證筆錄的范圍和種類”里已明確公證筆錄在公證程序上的規(guī)定，這就是說(shuō)明了在辦理公證過(guò)程中調(diào)查、核實(shí)所做的公證筆錄是必要的，若公證筆錄出現(xiàn)問(wèn)題，就會(huì)影響到法院對(duì)于公證責(zé)任承擔(dān)的判定。筆者參加了公證系統(tǒng)關(guān)于《最高人民法院關(guān)于審理涉及公證活動(dòng)相關(guān)民事案件的若干規(guī)定》的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，其中的法官老師就明確表示公證筆錄是他們法官判案的重要證據(jù)材料，也是衡量公證責(zé)任承擔(dān)的依據(jù)之一?？梢?jiàn)，公證筆錄制作的好壞、是否完整、無(wú)漏洞是十分重要的。

根據(jù)《公證質(zhì)量評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)（試行）》，“公證質(zhì)量評(píng)價(jià)包括受理公證申請(qǐng)，審查公證事項(xiàng)，審查、核實(shí)證明材料，制作詢問(wèn)筆錄，制作、出具公證書等環(huán)節(jié)” “ 公證案卷材料全部符合下列標(biāo)準(zhǔn)的，公證質(zhì)量評(píng)價(jià)為合格：（四）履行告知義務(wù)的內(nèi)容、方式、時(shí)間和記錄規(guī)范、明確；（十二）詢問(wèn)筆錄、現(xiàn)場(chǎng)勘驗(yàn)筆錄、工作記錄中的記錄內(nèi)容詳盡、準(zhǔn)確、有針對(duì)性，筆錄（記錄）時(shí)間、地點(diǎn)、簽名等事項(xiàng)齊全，修改之處加蓋了印章或者有當(dāng)事人的簽名（指?。┗蛘哂¤b”，這個(gè)行業(yè)制定的公證質(zhì)量評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)是對(duì)整個(gè)公證系統(tǒng)關(guān)于公證質(zhì)量的統(tǒng)一確定標(biāo)準(zhǔn)，關(guān)系到公證書是屬于合格、基本合格、不合格的認(rèn)定，上面也明確規(guī)定了公證筆錄是評(píng)價(jià)質(zhì)量的審查環(huán)節(jié)之一，也規(guī)定了屬于合格標(biāo)準(zhǔn)的筆錄制作規(guī)范做法，所以公證筆錄的制作也是衡量公證質(zhì)量的關(guān)鍵。

筆錄制作的有關(guān)要求、規(guī)定

根據(jù)《公證程序規(guī)則》，涉及有關(guān)筆錄制作的規(guī)定有：（一）、“采用詢問(wèn)方式向當(dāng)事人、公證事項(xiàng)的利害關(guān)系人或者有關(guān)證人了解、核實(shí)公證事項(xiàng)的有關(guān)情況以及證明材料的，應(yīng)當(dāng)告知被詢問(wèn)人享有的權(quán)利、承擔(dān)的義務(wù)及其法律責(zé)任。詢問(wèn)的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)制作筆錄。詢問(wèn)筆錄應(yīng)當(dāng)載明：詢問(wèn)日期、地點(diǎn)、詢問(wèn)人、記錄人，詢問(wèn)事由，被詢問(wèn)人的基本情況，告知內(nèi)容、詢問(wèn)談話內(nèi)容等。詢問(wèn)筆錄應(yīng)當(dāng)交由被詢問(wèn)人核對(duì)后簽名或者蓋章、捺指印。筆錄中修改處應(yīng)當(dāng)由被詢問(wèn)人蓋章或者捺指印認(rèn)可”。（二）、“公證機(jī)構(gòu)在審查中，認(rèn)為申請(qǐng)公證的文書內(nèi)容不完備、表達(dá)不準(zhǔn)確的，應(yīng)當(dāng)指導(dǎo)當(dāng)事人補(bǔ)正或者修改。當(dāng)事人拒絕補(bǔ)正、修改的，應(yīng)當(dāng)在工作記錄中注明”。（三）、“公證機(jī)構(gòu)辦理遺囑公證，應(yīng)當(dāng)由二人共同辦理。承辦公證員應(yīng)當(dāng)全程親自辦理。特殊情況下只能由一名公證員辦理時(shí)，應(yīng)當(dāng)請(qǐng)一名見(jiàn)證人在場(chǎng)，見(jiàn)證人應(yīng)當(dāng)在詢問(wèn)筆錄上簽名或者蓋章” 。這些有關(guān)筆錄制作的內(nèi)容是程序規(guī)則明確規(guī)定的，我們?cè)谵k理公證的過(guò)程中必須嚴(yán)格執(zhí)行，否則就是違反了公證程序規(guī)定。

筆者制作筆錄的經(jīng)驗(yàn)和做法

在辦理公證的筆錄制作過(guò)程中，可以主動(dòng)引導(dǎo)當(dāng)事人談及很多與案件有關(guān)聯(lián)的情況，印證當(dāng)事人所申請(qǐng)辦理公證的事實(shí)、文書和證據(jù)內(nèi)容的真實(shí)性，如果發(fā)現(xiàn)有不同于所提供證明材料內(nèi)容的以及一些未知的情況，可通過(guò)察言觀色，根據(jù)筆錄再綜合調(diào)查核對(duì)資料來(lái)判斷、確定當(dāng)事人所申請(qǐng)辦理的公證事項(xiàng)是否真實(shí)、合法，有沒(méi)有存在提供虛假資料、隱瞞事實(shí)等情況；下面是筆者辦理公證中某些情況下的筆錄制作方式、方法。

在辦理公證中憑居民身份證核實(shí)當(dāng)事人的身份出現(xiàn)樣貌不能明確確認(rèn)時(shí)，我們需仔細(xì)詢問(wèn)當(dāng)事人的相關(guān)其他方面的資料情況，比如根據(jù)其提供的戶口本、結(jié)婚證等資料以及我們?cè)诠簿W(wǎng)上查到其身份資料情況來(lái)詢問(wèn)：家庭住址、籍貫、父母、配偶、子女、同住親屬的姓名、出生日期、電話等等，并現(xiàn)場(chǎng)觀察其回答的表情、行為，所有的這些詢問(wèn)回答確認(rèn)過(guò)程都應(yīng)該在筆錄中記錄下來(lái)，然后通過(guò)談話內(nèi)容來(lái)比對(duì)當(dāng)事人的相關(guān)資料、打電話核實(shí)相關(guān)情況，這樣才能比較準(zhǔn)確地判斷真假，最后這份筆錄可作為當(dāng)事人的身份能否確認(rèn)下來(lái)的調(diào)查證據(jù)。

在辦理繼承公證的時(shí)候，1、詢問(wèn)的順序應(yīng)該是：首先對(duì)年齡較長(zhǎng)的老人實(shí)行仔細(xì)詢問(wèn)，因?yàn)槔淆g人知道的情況比較多，而且不會(huì)受現(xiàn)在社會(huì)風(fēng)氣和環(huán)境的影響，一般都會(huì)如實(shí)作答，或者你感覺(jué)到他有所隱瞞，這時(shí)你需要有足夠的耐心，當(dāng)你連續(xù)、繞彎的詢問(wèn)他時(shí)，他就會(huì)說(shuō)漏嘴、不能自圓其說(shuō)或者說(shuō)話語(yǔ)言、神情表現(xiàn)出異樣，這樣你再釘住那個(gè)問(wèn)題追問(wèn)肯定會(huì)知道真相的；其次是詢問(wèn)放棄繼承權(quán)的當(dāng)事人，因?yàn)樗麄儾皇鞘芤嫒?，所以一般也?huì)如實(shí)作答，最重要是提醒其辦理放棄聲明后就不能反悔，財(cái)產(chǎn)就歸繼承人了，想清楚了再做決定；最后才詢問(wèn)需要繼承財(cái)產(chǎn)的當(dāng)事人。2、詢問(wèn)應(yīng)該注意的是：當(dāng)詢問(wèn)被繼承人有多少子女時(shí)，應(yīng)該加問(wèn)有沒(méi)有已去世的子女、收養(yǎng)的子女、非同住的子女、繼子女，因?yàn)橐恍├先送ǔＶ换卮鸸餐幼〉淖优?、在生的子女、或者農(nóng)村的老人只說(shuō)兒子不說(shuō)女兒等等，如果有已去世的子女，記得再問(wèn)死去子女的配偶有沒(méi)有對(duì)被繼承人盡了主要贍養(yǎng)義務(wù)，因?yàn)楹芏喈?dāng)事人都不知道這樣其配偶也是第一順序繼承人的，而且這種情況出現(xiàn)也是常有的；詢問(wèn)過(guò)程應(yīng)該把當(dāng)事人分開(kāi)單獨(dú)詢問(wèn)，這樣才能不會(huì)受到影響。

在辦理保全證據(jù)公證時(shí)，應(yīng)特別注意問(wèn)準(zhǔn)申請(qǐng)辦理保全證據(jù)的具體內(nèi)容，應(yīng)細(xì)致到辦證原因、目的、用途、取證過(guò)程、時(shí)間、地點(diǎn)、數(shù)量等，要求辦理多少件公證，還有要求公證處通過(guò)怎樣的方式、方法去保全這些證據(jù)；這時(shí)要求當(dāng)事人務(wù)必回答準(zhǔn)確、完整，如果有些當(dāng)事人自己都未能確定應(yīng)該怎樣做才能取得最好的、最完整的證據(jù)，達(dá)到最高的法律效力，而在筆錄時(shí)隨便回答得不完整、不確定，這樣做成的筆錄可能就會(huì)產(chǎn)生后患。因?yàn)槿绻k理公證時(shí)是按當(dāng)事人現(xiàn)場(chǎng)口頭確認(rèn)的目的、用途、方式、方法等內(nèi)容去完成的，那么當(dāng)事人最后可能會(huì)因公證書起不到證據(jù)作用時(shí)反口說(shuō)是因?yàn)楣C處公證錯(cuò)誤的原因，從而要求承擔(dān)有關(guān)經(jīng)濟(jì)損失。

在辦理遺囑公證時(shí)，應(yīng)該注意的是：一定不能有其他人在場(chǎng)時(shí)詢問(wèn)。因?yàn)檫z囑人可能會(huì)受到威脅作答，遺囑人被迫來(lái)到公證處，而單獨(dú)詢問(wèn)時(shí)表示不是自愿辦理的情況時(shí)有發(fā)生。詢問(wèn)時(shí)公證員不能自己將問(wèn)話和答案講述，然后只讓遺囑人回答是或不是，這樣有引誘作答的嫌疑。 盡管有些遺囑人有年老、患病、反應(yīng)緩慢、不善言語(yǔ)等等情況，這時(shí)公證員詢問(wèn)不能心急求快，應(yīng)有足夠的耐心，等待遺囑人想清楚再自己回答，筆錄應(yīng)真實(shí)記錄所答內(nèi)容。重要的問(wèn)題應(yīng)該增加反問(wèn)，如：為什么遺產(chǎn)只給他？還給不給其他人？你不認(rèn)字怎么看明白遺囑和筆錄？你是否想清楚了？等等。因?yàn)榻?jīng)過(guò)這樣的反問(wèn)，遺囑人再一次確認(rèn)，更能體現(xiàn)遺囑人清晰明白的行為能力及真實(shí)自愿的辦證狀況，使公證遺囑經(jīng)得起利害關(guān)系人異議時(shí)的審查。

在辦理公證案件中，經(jīng)常會(huì)調(diào)查出各種各樣不同于一般案情的特殊情況（如姓名前后不符、死亡證、結(jié)婚證、戶口本、身份證、親屬關(guān)系證明等上面的身份證號(hào)碼、日期等與事實(shí)或檔案記載不符、辦證提供資料不全等等），這就需要經(jīng)過(guò)公證員的反復(fù)詢問(wèn)和仔細(xì)調(diào)查、研究后才可確定是否辦理的，這些特殊的詢問(wèn)內(nèi)容就一定要做好補(bǔ)充筆錄，讓當(dāng)事人自己說(shuō)明原因，確認(rèn)事實(shí)；或找到證人詢問(wèn)，做好證人詢問(wèn)筆錄，在詢問(wèn)證人時(shí)應(yīng)單獨(dú)進(jìn)行，不能受到當(dāng)事人影響而作答，詢問(wèn)應(yīng)多方面，包括關(guān)系、原因、怎么知道、反復(fù)論證，不要放過(guò)一個(gè)細(xì)小的疑點(diǎn)，并要告知證人應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任。這些補(bǔ)充筆錄才能使案件的辦證資料嚴(yán)謹(jǐn)、完整。

綜上，筆者認(rèn)為有關(guān)筆錄制作的細(xì)節(jié)及方法應(yīng)在日常辦證時(shí)注意提醒自己做好，形成做筆錄完整、細(xì)致、精確的習(xí)慣，還要在辦證過(guò)程中尋找漏洞，不斷更新、改進(jìn)、完善筆錄制作，確保公證的質(zhì)量。

（作者單位：廣東省廣州市白云公證處）