◎胡茲泉

事業(yè)單位會計檔案管理中存在的問題及有效措施

◎胡茲泉

本文對事業(yè)單位會計檔案管理中的不足和缺陷進行介紹，進一步提出會計檔案管理的健全方法和完善措施。

在不斷改革事業(yè)單位和更新信息技術(shù)的基礎(chǔ)上，逐漸健全其會計管理體系，在此期間獲得顯著地成就。然而，其中產(chǎn)生了大量的弊端，所以，事業(yè)單位必須大力改革會計檔案管理，處理好其中存在的問題，彌補其中的缺陷。

做好事業(yè)單位會計檔案管理的重要性

第一，在單位內(nèi)部管理工作中，必須強化事業(yè)單位財務(wù)管理。當前，我國形成了巨大的事業(yè)單位體系，職工總數(shù)超過三千多萬，在該項目中我國需要較大的資金投入。然而。我國財力難以滿足事業(yè)單位的實際需求。進一步強化會計檔案管理工作，有利于將財政收支及時記錄和分檔好，提供科學(xué)的依據(jù)，以便正確編制事業(yè)單位的預(yù)算。第二，在法治管理中，必須強化事業(yè)單位會計檔案管理。我國出臺《會計檔案方法》有關(guān)條例，明確規(guī)定了會計檔案管理的相關(guān)要求。在國家機構(gòu)中，事業(yè)單位是其中一個重要分支，必須發(fā)揮示范作用，遵守相關(guān)規(guī)定，順利開展和實施相關(guān)工作。

事業(yè)單位會計檔案管理中存在的問題

會計檔案管理意識薄弱。部分事業(yè)單位未能準確認識會計檔案管理工作的作用，相關(guān)工作人員在檔案管理知識方面較為缺乏，部分單位會計檔案管理工作只能由會計人員來處理，缺乏專門的負責人。針對部分業(yè)務(wù)少、規(guī)模不大的事業(yè)單位，管理人員只保存了相關(guān)的會計憑證和賬簿等核算材料，將單位賬目視為簡單的工作，進而造成部分單位丟失了預(yù)決算材料和合同協(xié)議等資料。

信息資源投入不足。第一，會計檔案和現(xiàn)代社會發(fā)展不相適應(yīng)，這是由于缺乏合適的設(shè)備所致。由于各個地區(qū)和時代發(fā)展存在不均衡性，所以其采用的存儲設(shè)備型號和規(guī)格也各異；各個事業(yè)單位未能足夠重視電子檔案的重要性。所以，現(xiàn)代化管理設(shè)備中，存在不同比重的投入資金和不同的存儲設(shè)備，部分事業(yè)單位為降低投入資金，甚至采購較為落后的傳統(tǒng)設(shè)備管理電子檔案，嚴重阻礙了發(fā)展現(xiàn)代化會計檔案管理。雖然部分事業(yè)單位選擇較為先進的設(shè)備，然而因為未能熟練操作設(shè)備，所以也造成設(shè)備浪費的現(xiàn)象，難以有效利用設(shè)備。第二，未建立全套的電子檔案管理規(guī)范和制度，部分音頻、視頻、文書格式的會計電子檔案和規(guī)定不相適應(yīng)；未能通過會計電子檔案的認證標準，對辦公系統(tǒng)中的文件資料進行任意篡改，難以形成真實有效的會計電子檔案信息；難以有效保護會計電子檔案光盤和U盤，嚴重損壞部分存儲文件，甚至造成相關(guān)信息資料丟失；部分檔案管理機構(gòu)缺乏良好的設(shè)備條件，導(dǎo)致檔案資料發(fā)霉老化等，不利于有效使用檔案信息，發(fā)揮其作用。

會計檔案管理制度執(zhí)行力較弱。只有通過人的實施才能實現(xiàn)健全的管理制度，發(fā)揮其應(yīng)有的作用，當前，會計檔案不斷降低管理效率，主要是由于逐漸弱化了會計檔案制度執(zhí)行力所致。首先，未能貫徹落實相關(guān)管理制度。例如，未能嚴格遵循預(yù)設(shè)案卷制度，有效實施立卷和歸檔，造成混亂地排放立卷，分類歸檔混亂；未能按照會計檔案定期歸檔和定期入庫驗收等相關(guān)制度實施會計檔案管理，造成會計檔案未能及時歸檔。其次，未能使管理制度貫徹落實到位。例如，盡管會計憑證進行了裝訂，然而未按照相關(guān)要求和規(guī)范進行，沒有查證和剔除部分沒有完整簽章的憑證，就進行裝訂；會計資料查閱盡管辦理了相關(guān)手續(xù)，然而缺乏完善的手續(xù)，或者只是從表面上辦理查閱手續(xù)，其限制和監(jiān)督的作用未能得到有效發(fā)揮。

解決事業(yè)單位會計檔案管理問題的有效措施

加強會計檔案管理意識事業(yè)單位有關(guān)負責人必須高度重視會計檔案管理工作，正確指導(dǎo)管理人員合理開展工作，增強其對混亂的檔案管理工作的弊端的認識，了解到對財務(wù)管理工作造成的不利影響。例如，某事業(yè)單位在編制預(yù)算前期收集資料時，提高會計檔案管理人員的參與積極性，增強會計檔案管理人員對財務(wù)管理工作的作用的認知，以便順利開展理念財務(wù)報表和會計賬簿搜尋工作，將管理過程的問題及時找出來，并制定相應(yīng)的對策?；诖耍聵I(yè)單位必須聘用專職會計檔案管理人員，保證人員穩(wěn)定性和減少人員流動性，防止會計人員兼任檔案管理人員，隨意更改會計檔案管理人員的情況出現(xiàn)，另外，必須有效保證采用專業(yè)的會計檔案管理人員，提高其專業(yè)業(yè)務(wù)知識水平。從眾多會計人員中挑選其中一名優(yōu)秀人員，對其進行檔案管理專業(yè)知識培訓(xùn)，提高其會計知識水平，并且增強其檔案管理知識專業(yè)技能。

實現(xiàn)會計檔案管理的現(xiàn)代化。伴隨著廣泛應(yīng)用計算機技術(shù)，為會計檔案現(xiàn)代化管理奠定了強有力的技術(shù)基礎(chǔ)。借助計算機技術(shù)的優(yōu)勢，能自動分類、編輯和統(tǒng)計電子檔案。通過掃描儀，可以轉(zhuǎn)化文件、圖像等數(shù)據(jù)，存儲相應(yīng)的電子數(shù)據(jù)，極大提高了計算機技術(shù)利用效率。通過互聯(lián)網(wǎng)構(gòu)建的專業(yè)平臺，能有效實現(xiàn)電子檔案信息共享和網(wǎng)絡(luò)化。與此同時，通過這一平臺，在需要調(diào)取會計檔案中的相關(guān)資料時，只需檢索平臺中的信息，即可快速獲取所需的檔案信息。實現(xiàn)標準化和規(guī)范化的會計檔案現(xiàn)代化管理并非一蹴而就，而要經(jīng)過相當長的發(fā)展時期，經(jīng)過大量的努力才能完成這一目標。比如，在會計檔案管理中，可以以管理人員手工操作工作為基礎(chǔ)，在開展該項工作過程中，檔案工作人員必須嚴格遵循檔案部門出臺的相關(guān)規(guī)定，滿足法律法規(guī)的要求。采用現(xiàn)代化的方式管理檔案不僅僅要發(fā)揮檔案局的職責功能，還要引起其他相關(guān)部門的關(guān)注，進而保證快速有效實現(xiàn)標準化、規(guī)范化的檔案現(xiàn)代化管理。

強化會計檔案管理制度執(zhí)行力度。事業(yè)單位常常缺乏足夠的會計檔案管理人員，部分小規(guī)模且業(yè)務(wù)單一的事業(yè)單位管理人員往往只有一個，所以，必須通過有效監(jiān)督會計檔案管理人員來實現(xiàn)加大會計檔案管理制度的執(zhí)行力度。部分事業(yè)單位為了有效制約會計檔案人員的工作行為，促進其貫徹落實檔案管理制度，必須將員工績效管理的功能體現(xiàn)出來，并獲得了顯著的成就。換言之，必須有效掌握會計檔案管理制度的核心，建立重要的指標，針對性地進行權(quán)重設(shè)計，集中財務(wù)部門其他工作人員反饋的具體工作情況和定期抽煙檢驗的工作結(jié)果，準確計算關(guān)鍵性指標的分數(shù)，以此對會計檔案管理人員的績效工資進行核算，制定相適應(yīng)的獎懲措施，推動工作發(fā)展，為保證完成有效管理成果奠定基礎(chǔ)，進一步貫徹落實會計檔案管理制度。

綜上所述，針對事業(yè)單位會計管理工作的 不足和缺陷，本文提出了相關(guān)的完善對策，事業(yè)單位可以通過上述解決措施，增強相關(guān)管理意識，采用現(xiàn)代化的方式管理會計檔案，不斷加大制定會計檔案管理制度的力度，以此保證健康可持續(xù)發(fā)展事業(yè)單位會計檔案管理工作。

（工作單位：湖北省疾病預(yù)防控制中心）