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陳 田/上海電機學(xué)院機械學(xué)院
論會務(wù)工作文書寫作
——會前準(zhǔn)備
陳 田/上海電機學(xué)院機械學(xué)院
會務(wù)工作在企事業(yè)單位的日常工作中不可或缺,會務(wù)工作文書,尤其是用于會前準(zhǔn)備中的會務(wù)文書,直接決定了會議的成功與否和效果。本文主要針對會議方案、會議通知、會議講話稿等的制作,論述了會前準(zhǔn)備中的會務(wù)工作文書寫作的特點、類型與寫作要點,對于會務(wù)工作文書寫作具有指導(dǎo)意義與借鑒作用。
文書寫作;通知;會議方案; 講話稿
隨著科學(xué)技術(shù)的進步與發(fā)展,為解決某些共同問題或?qū)崿F(xiàn)某些具體目標(biāo),人們聚集在一起開展交流活動的需求越來越多,通過召開不同規(guī)模的會議,經(jīng)過討論、集思廣益、取長補短、形成正確的意見,達成共識。然而為了保證會議的成功舉辦,會務(wù)工作文書不可或缺。尤其是用于會前準(zhǔn)備的工作文書成為會議成功和效果的重要影響因素。本文主要針對會議方案、會議通知、會議講話稿等的特點、類型與寫作要點等進行了論述。
大中型會議必須要預(yù)設(shè)會議方案。會議方案是一種為大中型的或重要的會議所做的預(yù)設(shè)方案,是一種書面文字材料。會議方案議能要順在利會進議行召,開取前得,完對滿會的議結(jié)預(yù)果期[1]。果、整個日程做出安排,使會
2.1 會議方案的特點
會議方案主要有如下特點:
☆預(yù)想性:會議方案是在會議召開之前制定的,會議將達到什么效果,都要事先做出設(shè)想和安排。這種設(shè)想和安排,一方面要根據(jù)實際情況進行,另一方面要憑以往經(jīng)驗。對如何開好會議預(yù)想得越周到、越細致越好。
☆程序性:凡召開會議必有一定程序,有些會議其程序大體都是固定的,因此在制定會議方案時,不能不根據(jù)某種會議的特點和要求,確定其基本程序,以保證會議井然有序地召開。
☆請示性:會議方案還需請示上級領(lǐng)導(dǎo)部門批準(zhǔn),如會議的規(guī)模、程序、開法、經(jīng)費使用等是否合適,都有待于審查批準(zhǔn)。
2.2 會議方案的標(biāo)題與正文
會議方案標(biāo)題應(yīng)采用“會議單位名稱+會議事由+文種”或是直接“會議事由+文種”的形式,特別是對于單位內(nèi)部的會議方案多采用簡單的“會議事由+文種”形式。
會議方案的正文,可劃分為三部分:開頭部分、主體部分和結(jié)尾部分。
☆開頭部分:重點敘述指導(dǎo)方針與總體設(shè)想,應(yīng)寫明制文單位開會的原由、會議名稱、會議時間、地點、會期等。
☆主體部分:說明會議所涉及所有事務(wù)。應(yīng)寫明會議的宗旨、規(guī)模、議程、做法和準(zhǔn)備情況,應(yīng)當(dāng)具備主要目標(biāo)、實施步驟、政策措施三項內(nèi)容。
●會前——文件和資料準(zhǔn)備、會議通知、會場準(zhǔn)備、接待等;
●會中——服務(wù)安排、會議記錄、情況匯總、簡報編寫等;
●會后——記錄整理、紀(jì)要撰寫、返程安排等。
☆結(jié)尾部分:視會議性質(zhì)而定。會議方案如果需要報送請示上級機關(guān)的審核批準(zhǔn)的,要在結(jié)尾部分寫上類似請示或報告類結(jié)尾的用語。如:“以上方案,當(dāng)否,請批示”;會議方案如果屬于本單位職權(quán)范圍內(nèi)制定或者上級下發(fā)的指導(dǎo)性會議方案,只需在結(jié)尾的地方強調(diào)對本會議方案的執(zhí)行。
通知是黨政機關(guān)、人民團體、企事業(yè)單位應(yīng)用最為廣泛的公文之一。適用于發(fā)布、傳達要求下級機關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者知的執(zhí)形行式的告事知項最,為批正轉(zhuǎn)式、,轉(zhuǎn)效發(fā)率公也文最。高對[2]。大范圍的參會人員,以通
3.1 通知的特點
通知具有如下特點:
☆適用范圍的廣泛性:通知不受發(fā)文機關(guān)級別高低的限制,也不受內(nèi)容繁簡的限制。
☆文種功用的曉諭性:通知具有“曉”和“諭”兩重功用?;蚴歉嬷藗兡稠検马?,起知照作用;或是要求辦理執(zhí)行,起指揮指導(dǎo)作用。
☆知照事項的時效性:通知是制發(fā)快捷、運用靈活的公文。它所辦理的事項,都有比較明確的時間限制,一般都是要求立即執(zhí)行、辦理或知曉的,不容拖延。
3.2 通知的類型
通知主要包括下面五類:
☆批示類通知用于印發(fā)行政管理規(guī)章或重要講話,轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)或不相隸屬機關(guān)公文,批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文。
☆指示類通知用語上級機關(guān)向下級機關(guān)布置任務(wù)和下達指示性措施。
☆事務(wù)類通知用于要求下級機關(guān)辦理或者需要知道有關(guān)事務(wù)性的事宜。
☆會議類通知用于廣泛意義的會議事務(wù)。
☆任免類通知是上級機關(guān)對于所任免的人員用通知公布任免和聘用的情況。
3.3 會議通知的標(biāo)題與正文
會議通知的標(biāo)題應(yīng)采用“發(fā)文機關(guān)+事由+文種”或是直接“事由+文種”的形式,后者更適合于單位內(nèi)部的會議通知標(biāo)題。
會議通知的正文應(yīng)包括以下內(nèi)容:
☆召開會議的時間、地點以及會議的名稱。
☆會議的中心議題和主要程序。
☆對與會人員身份要求和與會人員會前準(zhǔn)備事項。
☆報到時間、地點及聯(lián)絡(luò)人。
☆會議的住宿、膳食安排等事項。
☆會議可能使用的有關(guān)票證等。
☆會議通知發(fā)送的信封應(yīng)注明“會議通知”字樣。
3.4 會議通知的回執(zhí)單
回執(zhí)單是對方收到書面通知的回復(fù)。接收到通知消息的個人或單位反轉(zhuǎn)給發(fā)文單位時用的單子?;貓?zhí)單要包括姓名、性別、職務(wù)、電話、到達時間和車次等內(nèi)容。
3.5 會議通知的成文日期和印章
會議通知為了顯示鄭重性,必須加蓋組會單位的印章。組會單位署名、成文日期、印章的表現(xiàn)形式依據(jù)國家規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)操作。
廣義的講話稿是人們在特定場合發(fā)表講話的文稿;狹義的講話稿即一般所說的領(lǐng)導(dǎo)講話稿,是各級領(lǐng)導(dǎo)在各種會議上發(fā)表帶有宣傳、指示、總結(jié)性質(zhì)講話的文稿。
4.1 會議講話稿的寫作特點
會議講話稿具有如下特點:
☆內(nèi)容的針對性:內(nèi)容必須針對會議的主題而制作;
☆篇幅的規(guī)定性:講話稿的篇幅有時間限制,要按照會議規(guī)定時間而制作;
☆語言的得體性:講話稿既要便于講話者表達,又要易于聽眾理解和接受;
☆起草的集智性:講話稿的起草要集中全體的智慧,不可閉門造車;
☆交流的互動性:講話稿要符合口語習(xí)慣,能與聽眾形成良好的互動。
4.2 會議講話稿類型
會議講話稿大體包括以下三類:
☆工作類講話稿:領(lǐng)導(dǎo)對工作情況進行分析總結(jié)和部署時所發(fā)表的講話稿。
☆慶祝類講話稿:領(lǐng)導(dǎo)在紀(jì)念某一歷史事件、歷史人物或重大慶典等紀(jì)念性會議上所發(fā)表的講話稿。
☆表彰類講話稿:領(lǐng)導(dǎo)對先進單位和先進事跡發(fā)表嘉獎意見時的講話稿。
4.3 會議講話稿的標(biāo)題與正文
會議講話稿的標(biāo)題應(yīng)采用“講話人的姓名+職務(wù)+事由+文種”或是直接“主標(biāo)題(概括主旨)+副標(biāo)題”的形式。
會議講話稿的正文,可劃分為三部分:開頭部分、主體部分和結(jié)尾部分。
☆開頭部分:根據(jù)與會人員的情況和會議性質(zhì)確定適當(dāng)?shù)姆Q謂,然后概括本次講話的緣由。要注意稱呼具有泛指性,即稱呼要有包容性,將與會人員全部包容進去。另外,要注意稱呼的次第性,即稱呼要按主次排列。
●莊重式稱謂——同志們、各位專家、各位學(xué)者;
●國際式稱謂——女士們、先生們;
●親切式稱謂——各位同窗、各位鄉(xiāng)親;
●幽默式稱謂——各位美女、各位帥哥。
☆主體部分
●著重追溯歷史原因,回顧所慶祝或紀(jì)念的節(jié)日、事件的主要來歷,闡述其重要歷史意義、現(xiàn)實意義和國際意義。
●著重寫最近一個時期以來所紀(jì)念、慶祝的事業(yè)取得的新成績、新經(jīng)驗及存在的問題,或借機對這一工作領(lǐng)域中的某些重大問題進行探討和闡述;
●著重號召人們繼承發(fā)揚過去的優(yōu)良傳統(tǒng)和崇高精神,進一步做好當(dāng)前工作。
☆結(jié)尾部分:要總結(jié)全篇,照應(yīng)開頭,發(fā)出號召,或者征詢對講話內(nèi)容的意見或建議等。
本文針對會務(wù)工作的會前準(zhǔn)備階段,論述了會議方案、會議通知、會議講話稿等的特點、類型與寫作要點,對于會務(wù)文書寫作具有一定指導(dǎo)意義和參考價值。
[1]王云奇. 會議文書寫作規(guī)范與實用例文全書[M],中國紡織出版社,2011.
[2]耿云巧. 現(xiàn)代應(yīng)用文寫作[M],清華大學(xué)出版社,2010.06.
上海市自然科學(xué)基金(15ZR1417200);上海市教委科研創(chuàng)新重點項目(14ZZ169);市屬本科高校專業(yè)轉(zhuǎn)型試點--機械電子工程專業(yè)課程建設(shè)(A1-5701-16-008-02-02)及上海電機學(xué)院機械設(shè)計制造及其自動化教學(xué)團隊項目。