張紅霞/河南省衛(wèi)輝市教師進(jìn)修學(xué)校

論學(xué)校檔案管理創(chuàng)新

張紅霞/河南省衛(wèi)輝市教師進(jìn)修學(xué)校

經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，加快了各級(jí)各類學(xué)校的體制改革。隨著改革不斷的深入，學(xué)校檔案管理出現(xiàn)了一系列問題。就單位的檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行了詳細(xì)的闡述，并從自己的角度出發(fā)，提出了學(xué)校檔案管理的創(chuàng)新思路。

創(chuàng)新；管理；檔案；信息化

前言

經(jīng)濟(jì)的發(fā)展帶動(dòng)了科技的發(fā)展，加快了學(xué)校的行政改革，學(xué)校為了更好的生存下去，更好的發(fā)展下去，應(yīng)該建立一個(gè)比較民主、科學(xué)的體制。學(xué)校的高效運(yùn)行與檔案的科學(xué)有效管理有著十分密切的聯(lián)系。所以學(xué)校應(yīng)該高度重視檔案管理的創(chuàng)新。為了便于事業(yè)單位的評(píng)價(jià)，使自身的檔案制度更加科學(xué)更加規(guī)范，進(jìn)而提高檔案管理的效率。

1.檔案管理現(xiàn)狀

學(xué)校的檔案管理現(xiàn)狀不容樂觀，在很大程度上阻礙了學(xué)校的發(fā)展，而且影響了學(xué)校在社會(huì)和經(jīng)濟(jì)中起的作用。

1.1不平衡的重視程度

學(xué)校對檔案管理的重視度不高，不同的機(jī)構(gòu)對檔案管理的重視程度不同，嚴(yán)重的時(shí)候，有些學(xué)校完全忽視了學(xué)校的檔案管理，不能保證檔案歸檔的時(shí)間、需要的資金、人力、財(cái)力，而且不能起到很好的監(jiān)督作用。目前來說，有些學(xué)校逐步將檔案管理作為本單位的工作計(jì)劃，而且安排了相應(yīng)的人員去付諸實(shí)施，然而在實(shí)際工作中，檔案管理的機(jī)制還是存在很多問題的。

1.2較差的保管條件

由于檔案管理剛剛引起相關(guān)部門的重視，有的學(xué)校的檔案管理成了擺放任何東西的儲(chǔ)存室，而且檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施不完善，檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施存在很大的漏洞，嚴(yán)重?fù)p壞了部分檔案。

2.檔案管理的創(chuàng)新

2.1健全制度

學(xué)校的檔案管理制度應(yīng)該有所完善，所以在建立時(shí)應(yīng)該遵循相應(yīng)的原則。首先，檔案管理的相關(guān)制度的建立應(yīng)該遵循科學(xué)性和合理性的原則，建立的制度應(yīng)該從自身單位的實(shí)際情況出發(fā)，滿足自身單位的檔案管理特點(diǎn)，進(jìn)而更好的進(jìn)行本單位的檔案管理的相關(guān)工作。第二，學(xué)校檔案管理制度應(yīng)該秉承實(shí)用簡明的原則，管理制度的建立應(yīng)該將可操作性作為最終的目標(biāo)，進(jìn)而使得檔案管理制度能夠更好的發(fā)揮其規(guī)范和指導(dǎo)性的作用。其次，檔案管理制度的建立應(yīng)該能夠約束教師也能夠約束領(lǐng)導(dǎo)，這種雙向的約束性可以較好的發(fā)揮檔案管理制度的管理性，學(xué)校中領(lǐng)導(dǎo)起著引導(dǎo)和榜樣的作用，可以促進(jìn)檔案制度的實(shí)施。最后，檔案管理制度的建立中應(yīng)該將嚴(yán)肅性作為原則。為了更好的執(zhí)行檔案管理制度，在檔案管理的執(zhí)行中應(yīng)該將其權(quán)威性作為制度的最重要的原則，在制度的施行過程中，應(yīng)該做到獎(jiǎng)罰分明。

2.2加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)

學(xué)校要提高對檔案管理工作的重視程度，將其納入議事日程，首先要建立檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查和指導(dǎo)、督促；其次要結(jié)合本單位檔案管理工作實(shí)際，建立起檔案管理達(dá)標(biāo)升級(jí)考核機(jī)制，對檔案工作實(shí)行定性、定量考核，可按照分級(jí)分類指導(dǎo)的原則，通過等級(jí)升降來實(shí)施動(dòng)態(tài)管理；同時(shí)應(yīng)參考國家檔案建設(shè)的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，建立和完善質(zhì)量管理體系，結(jié)合本單位具體情況，研究制定本單位檔案各項(xiàng)工作的質(zhì)量評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，并積極組織實(shí)施，從而推進(jìn)檔案工作制度化、規(guī)范化和科學(xué)化建設(shè)。

2.3開展現(xiàn)代化和信息化建設(shè)，提高檔案利用效率

實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是檔案服務(wù)于學(xué)校制度改革與發(fā)展的需要，也是適應(yīng)社會(huì)對檔案信息需求日漸增強(qiáng)的客觀需求。要使檔案最大限度地發(fā)揮作用，必須把先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于檔案管理，以達(dá)到提高工作效率和延長檔案壽命的目的。首先，學(xué)校檔案管理部門要提高信息管理的時(shí)效性，準(zhǔn)確、及時(shí)地傳輸信息；其次，要對檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助管理，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將檔案資料整理輸入計(jì)算機(jī)，通過相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存；其三，要充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新，通過網(wǎng)絡(luò)，可以實(shí)行不屬于保密范圍的檔案信息的社會(huì)共享，向社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務(wù)，以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效共享。

2.4增強(qiáng)檔案人員綜合素質(zhì)

檔案管理人員必須具備良好的檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)，能夠認(rèn)真的進(jìn)行檔案信息的分析及其研究，進(jìn)行檔案信息服務(wù)層次的提升，保證其檔案信息服務(wù)及其咨詢環(huán)節(jié)的協(xié)調(diào)。這就需要檔案管理人員做好相關(guān)的工作，保證其不斷的學(xué)習(xí)，上級(jí)檔案管理人員要進(jìn)行相關(guān)條件的提供。采取以老帶新、以強(qiáng)帶弱的辦法，互幫互學(xué)等建立復(fù)合型人才群和梯隊(duì)型人才結(jié)構(gòu)。作為檔案管理工作者，應(yīng)看到自身素質(zhì)與新形勢對檔案工作需要的差距，以時(shí)不我待的精神狀態(tài)抓緊自身的學(xué)習(xí)提高，盡快使自己成為合格的檔案工作者。在信息化條件下電子檔案已在檔案管理工作中占有非常重要的地位。檔案管理人員必須轉(zhuǎn)變觀念，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，就能夠建立有效的文件檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，使檔案管理工作更好地適應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展的要求，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展服務(wù)。

3.結(jié)語

目前學(xué)校的檔案管理現(xiàn)狀不容樂觀，我國檔案管理應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，結(jié)合新時(shí)代的特點(diǎn)、任務(wù)和要求，進(jìn)行相應(yīng)的變革。為了更好的體現(xiàn)社會(huì)的時(shí)代性，檔案管理的創(chuàng)新勢在必行。檔案管理的創(chuàng)新應(yīng)該以更好的服務(wù)、更好的保管、更好的維護(hù)為目標(biāo)，進(jìn)而促進(jìn)學(xué)校檔案管理的發(fā)展。