董 靜 / 廊坊職業(yè)技術(shù)學院

會計電算化條件下會計檔案管理問題探究

董 靜 / 廊坊職業(yè)技術(shù)學院

21世紀科技發(fā)展迅猛，計算機技術(shù)已經(jīng)在各行各業(yè)之中得到了全面的應用。現(xiàn)如今，會計電算化已經(jīng)成為落實企業(yè)會計管理的一個潮流，并已經(jīng)逐漸滲透進會計檔案管理的過程。由于會計電算化條件下的會計檔案管理與傳統(tǒng)的會計檔案管理有著較大的差異性，因此在執(zhí)行的過程中也不可避免地遭遇了一些問題，采取措施解決問題、提高會計電算化條件下的會計檔案管理質(zhì)量已經(jīng)成為當務(wù)之急。本文就此展開討論，希望能夠為會計檔案管理者提供幫助。

會計電算化；會計檔案管理；規(guī)范化

隨著時代的不斷發(fā)展，我國會計制度改革不斷深入、計算機技術(shù)迅猛發(fā)展，現(xiàn)如今，會計電算化對很多企業(yè)單位而言都已經(jīng)不再陌生。會計電算化的實施大幅度地降低了財會人員的工作強度，提高了他們的工作效率，為事企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造了良好的條件。會計電算化的優(yōu)勢勿庸贅述，但是會計電算化的會計檔案管理在實施的過程中也還存在一定的問題，如何優(yōu)化會計電算化條件下的會計檔案管理已經(jīng)成為新時代下一個急需解決的問題。

一、會計電算化條件下會計檔案管理的問題分析

（一）思想意識不達標

首先，受客觀條件影響，我國人民的思想意識普遍較差，在思想意識普遍較差的社會環(huán)境影響下，很多財務(wù)人員完全沒有電算化會計檔案管理意識，致使“重核算、輕管理”現(xiàn)象成為一種社會現(xiàn)狀，企業(yè)內(nèi)部所謂的“歸檔”僅僅指的是紙質(zhì)檔案的歸檔，電算化會計檔案被保存在財務(wù)部門，而這無疑給規(guī)范化電算化會計檔案管理埋下了隱患。其次，現(xiàn)階段我國很多企業(yè)缺乏完善的電算化會計檔案管理制度，檔案管理工作處在一種相對無序的狀態(tài)里，電算化會計檔案的收集、整理、利用、銷毀等仍然沿襲著傳統(tǒng)的會計檔案管理辦法，檔案管理要求、檔案管理人員素質(zhì)要求、檔案管理保障條例等等仍處于空白范疇。最后，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案查閱服務(wù)方式仍然是很多單位落實會計檔案管理的最主要形式，這種慣例在一定程度上制約了電算化會計檔案管理的發(fā)展，使得電算化會計檔案難以被高效利用。

（二）檔案缺乏完整性

會計檔案管理的完整性是指能夠進行獨立核算的單位需要將其全部的會計資料進行整理、歸檔和保存。因此，完整性的會計檔案應該包括兩個方面：第一，企業(yè)所保管的經(jīng)濟業(yè)務(wù)方面所實際發(fā)生的真實的會計數(shù)據(jù)；第二，企業(yè)內(nèi)部全部的會計核算資料。然而現(xiàn)階段，在企業(yè)會計檔案管理過程中，會計信息的真實性難以保障，由于信息數(shù)據(jù)在磁盤或者光盤等磁性介質(zhì)中存儲，電子數(shù)據(jù)的修改問題難以被有效控制。另外，會計信息的完整性難以保證，因為磁性介質(zhì)中所存儲的重要的會計數(shù)據(jù)很容易被非法人員復制、偽造、銷毀，進而導致信息失真以及信息不完整問題發(fā)生。

（三）會計職業(yè)能力差

在傳統(tǒng)的會計檔案管理工作模式下，檔案管理工作依靠財務(wù)人員手工記賬對賬，檔案管理工作對財務(wù)人員的能力要求并不很高。然而會計電算化以后，檔案管理工作對人才能力的要求越來越高。一般的會計人員雖然具備豐富的會計經(jīng)驗，但在計算機應用方面經(jīng)驗不足，因此極容易因操作不當?shù)鹊葐栴}影響會計檔案數(shù)據(jù)的管理效果。一般的計算機人員雖然較為熟悉計算機的操作流程，也能夠解決計算機經(jīng)常出現(xiàn)的一些小問題，但是他們未必了解會計知識，這也就給會計數(shù)據(jù)的處理以及會計檔案數(shù)據(jù)的保存埋下了隱患。

二、解決會計電算化條件下會計檔案管理問題的策略分析

（一）提高思想意識

由于會計電算化條件下的會計檔案管理與傳統(tǒng)的會計檔案管理有著較大的差異性，因此在執(zhí)行的過程中也不可避免地遭遇了一些問題，采取措施解決問題、提高會計電算化條件下的會計檔案管理質(zhì)量已經(jīng)成為當務(wù)之急。 首先，幫助人們更新思想觀念，利用可利用的教育、宣傳手段，強化人們的信息化意識，幫助人們在思想意識上形成要與社會經(jīng)濟發(fā)展相適應的現(xiàn)代思維方式，并以此來強化人們依靠科技來規(guī)范會計檔案管理思想的意識。其次，最大程度地爭取領(lǐng)導的支持。領(lǐng)導是企業(yè)的帶頭羊，是企業(yè)發(fā)展方向的決策者，因此只有幫助領(lǐng)導正確的認識到電算化會計檔案管理的重要性、必要性以及實際價值，這樣才能夠使他們重視電算化會計檔案管理，愿意為電算化會計檔案管理提供必需的經(jīng)費以及必要的人力投入，如此才能夠為電算化會計檔案管理工作的順利開展創(chuàng)造條件。最后，加速與電算化會計檔案管理相關(guān)制度的建立速度。充分考慮事企業(yè)單位的實際情況，在結(jié)合其他單位工作經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，大膽創(chuàng)新，研發(fā)出更具科學性的會計檔案管理辦法，設(shè)計與立卷、歸檔、保管、借閱、移交、備份、維護、銷毀各環(huán)節(jié)相關(guān)的管理制度，確保管理工作的各個環(huán)節(jié)能夠密切配合，以實現(xiàn)提升會計電算化條件下的會計檔案管理工作的質(zhì)量。

（二）加強法制觀念

會計檔案管理缺乏完整性的最根本原因在于檔案管理者法律意識淡漠，因此想要有效地解決這一問題，必須幫助會計人員真正地重視會計檔案管理工作，了解會計檔案管理完整性與自身之間的關(guān)系，如此才能夠保證他們有意識地避免道德風險，嚴謹?shù)膶Υ龣n案管理工作。在具體落實的時候可以從如下3個方面出發(fā)：第一，充分地考慮國家的政策規(guī)定以及企業(yè)自身的實際情況，制定科學、完整的檔案管理、保存、借閱、移交、銷毀制度，確保制度能夠與法律有效銜接，并擁有一定的法律強制約束力。第二，加大法律宣傳力度，組織企業(yè)內(nèi)部會計人員參與宣傳教育活動，提高會計人員的法律意識，使他們能夠重視自身的工作，有意識地避免篡改、盜取會計檔案資料等等行為。第三，加大企業(yè)高層與企業(yè)基層人員的聯(lián)系力度，確保企業(yè)高層人員能夠充分發(fā)揮引導作用，能夠為基層人員解決特殊問題，能夠與基層人員打成一片，緊密聯(lián)系、共同配合完成檔案管理工作。

（三）提高會計職業(yè)能力

人力資源是事企業(yè)單位內(nèi)部一筆隱形的財富，如果能夠充分利用，對企業(yè)的發(fā)展、企業(yè)經(jīng)濟效益的提升都會發(fā)揮出巨大的幫助。事企業(yè)單位應該有意識的為會計電算化部門引進綜合性人才，讓綜合性人才來負責會計電子檔案管理工作。在引進人才的時候不僅重視人才的會計知識能力，也要重視會計人員計算機專業(yè)知識能力，充分的考慮企業(yè)自身的經(jīng)營特點，定期對引進的人才進行再次培養(yǎng)，確保人才能夠與時俱進，能夠脫離單一的“核算人才”向著“智能人才”不斷發(fā)展。

三、結(jié)束語

綜上所述，電算化的會計檔案管理是會計檔案管理中的一個重點，與傳統(tǒng)的會計檔案管理關(guān)系密切。傳統(tǒng)的會計檔案管理可以被認為是電算化的會計檔案管理的基礎(chǔ)，電算化的會計檔案管理可以被認為是傳統(tǒng)會計檔案管理的一種創(chuàng)新模式，是會計檔案管理向著規(guī)范化、現(xiàn)代化、優(yōu)質(zhì)化、高效化方向不斷發(fā)展的標志。因此相關(guān)人士必須采取有效措施不斷的提高電算化會計檔案管理工作的質(zhì)量，只有如此才能夠保證會計數(shù)據(jù)資料的安全性與完整性，也才能夠充分地發(fā)揮會計信息的作用，繼而為經(jīng)濟社會提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

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[3]李玲玲．電算化下企業(yè)會計檔案管理問題、成因及對策研究[J]．企業(yè)經(jīng)濟，2013，12：209-210．