李春鴿， 賀 強(qiáng)， 孫曉志

(天津大學(xué) 國(guó)有資產(chǎn)與設(shè)備管理處，天津 300072)

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高校實(shí)驗(yàn)室化學(xué)品管理信息化探索與實(shí)踐

李春鴿， 賀 強(qiáng)， 孫曉志

(天津大學(xué) 國(guó)有資產(chǎn)與設(shè)備管理處，天津 300072)

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，以及高?；瘜W(xué)實(shí)驗(yàn)室數(shù)目的增多，高校實(shí)驗(yàn)室應(yīng)用的化學(xué)品種類也有較大增加。高校實(shí)驗(yàn)室化學(xué)品的管理工作直接影響到在校師生的身體健康和生命安全。而傳統(tǒng)化學(xué)品管理工作的方式已經(jīng)滿足不了當(dāng)前實(shí)驗(yàn)室安全管理工作的需要。針對(duì)傳統(tǒng)化學(xué)品管理工作中的一些缺點(diǎn)和盲點(diǎn)，設(shè)計(jì)開發(fā)了化學(xué)品綜合管理平臺(tái)。系統(tǒng)詳細(xì)記錄了從化學(xué)品的申購(gòu)、使用、存放到銷毀全過程的重要信息，實(shí)現(xiàn)了對(duì)高校實(shí)驗(yàn)室化學(xué)品的信息化、規(guī)范化、精細(xì)化管理，對(duì)于完成各主管部門對(duì)高?；瘜W(xué)品管理所提出的要求具有重要意義。

化學(xué)品管理； 信息化管理； 規(guī)范化管理； 系統(tǒng)建設(shè)

0 引 言

隨著近年來國(guó)家對(duì)高校實(shí)驗(yàn)室建設(shè)支持力度的大幅度增加，高校實(shí)驗(yàn)室的數(shù)量不斷增長(zhǎng)。伴隨著專業(yè)設(shè)置的多樣化和研究領(lǐng)域的擴(kuò)展，實(shí)驗(yàn)室所涉及的化學(xué)品種類亦愈來愈多[1]。學(xué)校范圍內(nèi)使用的化學(xué)品性質(zhì)各異、存在地點(diǎn)分散、使用人員較多，稍有不慎就會(huì)發(fā)生安全事故，這也給高?；瘜W(xué)品安全管理工作帶來巨大挑戰(zhàn)[2]。高校實(shí)驗(yàn)室化學(xué)品的安全管理工作直接關(guān)系到在校師生的身體健康和生命安全[3-4]。

教育部2013年提出明確要求：各校應(yīng)及時(shí)了解和掌握本校實(shí)驗(yàn)室危險(xiǎn)化學(xué)品的種類和使用、管理等具體情況。要建立購(gòu)置管理的規(guī)范，對(duì)使用情況和存量情況進(jìn)行檢查監(jiān)督，使各類危險(xiǎn)化學(xué)品在整個(gè)使用周期中處于受控狀態(tài)，建立從請(qǐng)購(gòu)、領(lǐng)用、使用、回收、銷毀的全過程的記錄和控制制度。因此，設(shè)計(jì)出一套能詳細(xì)記錄化學(xué)品從申購(gòu)、使用、存放、回收到銷毀全過程的信息來實(shí)現(xiàn)化學(xué)品的使用與實(shí)際存放賬賬相符、賬實(shí)相符等管理的信息化管理系統(tǒng)尤其重要[5]。天津大學(xué)化學(xué)品綜合管理平臺(tái)(以下簡(jiǎn)稱“管理平臺(tái)”)在設(shè)計(jì)理念中借鑒了淘寶、京東等目前較成功的幾家電子商家模式，同時(shí)應(yīng)用了加密二維碼技術(shù)，以B/S架構(gòu)搭建的一個(gè)將商城、購(gòu)物、管理、審批、評(píng)價(jià)融為一體的網(wǎng)上管理平臺(tái)。

1 傳統(tǒng)化學(xué)品管理存在的問題

化學(xué)品是高校實(shí)驗(yàn)室尤其是化學(xué)實(shí)驗(yàn)室正常進(jìn)行實(shí)驗(yàn)研究的必備條件，故高校實(shí)驗(yàn)室的安全管理工作與化學(xué)品的購(gòu)買、使用、儲(chǔ)存和銷毀等階段息息相關(guān)。對(duì)于化學(xué)品的管理工作，表面看似簡(jiǎn)單，實(shí)質(zhì)上卻對(duì)技術(shù)性、學(xué)科知識(shí)的涉獵面等都有非常高的要求[6]。由于實(shí)驗(yàn)室里涉及的化學(xué)品種類繁多、用量多少不均、日常實(shí)驗(yàn)使用頻繁等原因，給管理工作帶來了一定的困難，存在很多盲點(diǎn)和不足，比如實(shí)驗(yàn)室化學(xué)品的管理粗放且不規(guī)范，購(gòu)買來源不可控，師生員工安全意識(shí)淡薄且存在僥幸心理，對(duì)化學(xué)品的使用、存放、廢液回收的安全監(jiān)管不到位，實(shí)驗(yàn)室安全管理體系不健全等[7-11]。在化學(xué)品管理中管理人員經(jīng)常需要記錄大量的信息如化學(xué)品供應(yīng)商、化學(xué)品剩余量、化學(xué)品使用臺(tái)賬、化學(xué)品的廢液回收等信息[12]。而傳統(tǒng)管理工作大部分是通過將這些信息記錄在各種賬冊(cè)和統(tǒng)計(jì)表中保存的，工作量大且保存時(shí)間有限，而隨著科學(xué)技術(shù)水平的發(fā)展這種模式已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足現(xiàn)代管理的需要[8]。

2 化學(xué)品信息化管理的必要性

在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，信息資源的重要性日益凸顯。從高校管理角度出發(fā)，如何應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)來提高高校管理工作的水平和能力，是我國(guó)各個(gè)學(xué)校面臨的重要問題之一[13-14]。化學(xué)品信息化管理克服了以往紙質(zhì)化管理的缺點(diǎn)，能夠及時(shí)掌握和管理實(shí)驗(yàn)室的物流和信息流，伴隨著每一步流程的操作，實(shí)現(xiàn)了對(duì)化學(xué)品重要信息的記錄與保存，既減少了管理人員的工作量提高了工作效率，又使工作快速準(zhǔn)確完成[15-17]。國(guó)有資產(chǎn)與設(shè)備管理處作為學(xué)校主管部門，在綜合考慮天津大學(xué)實(shí)驗(yàn)室的實(shí)際需求的基礎(chǔ)上，經(jīng)過國(guó)內(nèi)外充分調(diào)研，從學(xué)校具體情況出發(fā)，自主設(shè)計(jì)并研發(fā)出一套獨(dú)具特色的化學(xué)品綜合管理系統(tǒng)，經(jīng)過近1年的開發(fā)和試運(yùn)行，在實(shí)際應(yīng)用中不斷完善，現(xiàn)已正式投入運(yùn)行，不僅為實(shí)驗(yàn)室老師日常購(gòu)買、使用、管理提供了平臺(tái)，同時(shí)也較好地實(shí)現(xiàn)了主管部門對(duì)化學(xué)品的管理和監(jiān)控，在使用過程中獲得學(xué)校老師和學(xué)生的好評(píng)，取得了很好效果。

3 化學(xué)品管理信息化流程

管理平臺(tái)根據(jù)實(shí)際應(yīng)用情況，暫時(shí)設(shè)計(jì)了五個(gè)角色：教師(用戶)、廠商(供貨商)、學(xué)院管理員、保衛(wèi)處管理員(學(xué)校審批者1)、資產(chǎn)處管理員(學(xué)校審批者2)。其中教師可通過管理平臺(tái)進(jìn)行化學(xué)品的查詢與購(gòu)買、訂單查看與管理、化學(xué)品使用與臺(tái)賬錄入以及廢棄試劑回收申請(qǐng)等；廠商可通過管理平臺(tái)進(jìn)行銷售商品管理、產(chǎn)品的更新與系統(tǒng)的維護(hù)以及訂單的審批等；學(xué)院管理員可通過管理平臺(tái)查看本學(xué)院的化學(xué)品的使用與購(gòu)買情況以及對(duì)本學(xué)院易制毒訂單進(jìn)行審批等；保衛(wèi)處管理員主要通過管理平臺(tái)完成學(xué)校實(shí)驗(yàn)室易制毒訂單的審批；資產(chǎn)處管理員可通過管理平臺(tái)進(jìn)行普通訂單和易制毒訂單的審批、管理平臺(tái)的維護(hù)與管理、查看學(xué)校化學(xué)品的使用與申請(qǐng)回收的整體情況以及各個(gè)廠商銷售業(yè)績(jī)的統(tǒng)計(jì)等。管理系統(tǒng)對(duì)各角色提供的功能如圖1所示。

圖1 天津大學(xué)化學(xué)品綜合管理平臺(tái)功能示意圖

3.1 化學(xué)品申購(gòu)

在化學(xué)品申購(gòu)階段，用戶可以通過瀏覽器進(jìn)入管理平臺(tái)。用戶登錄后，可在眾多供貨商中選擇需要購(gòu)買的化學(xué)品，購(gòu)買教師將購(gòu)買化學(xué)品的數(shù)量和廠商確定后加入購(gòu)物車，最后去購(gòu)物車一起結(jié)算，其中學(xué)院、實(shí)驗(yàn)室名稱和實(shí)驗(yàn)地點(diǎn)、收貨人姓名和電話等信息可提前在用戶信息中預(yù)留默認(rèn)，最后點(diǎn)擊確認(rèn)購(gòu)買即可完成化學(xué)品的初步申購(gòu)工作。在管理平臺(tái)的首頁，也可通過所需商品的CAS號(hào)、名稱、廠商的方式進(jìn)行目標(biāo)產(chǎn)品的搜索，平臺(tái)內(nèi)可通過搜索，比較出不同廠商相同產(chǎn)品的價(jià)格，給購(gòu)買老師提供多種備選商品。

3.2 化學(xué)品訂單的審批

目前，管理平臺(tái)內(nèi)根據(jù)化學(xué)品的管理的相關(guān)規(guī)定，分為普通訂單和易制毒兩類訂單的審批。相關(guān)審批流程如圖2所示。

(1) 普通訂單。教師提供訂單，廠家確認(rèn)訂單，資產(chǎn)處管理員審批訂單，廠家送貨，為了加快普通化學(xué)品的購(gòu)買和審批進(jìn)度，減少人工審批的工作量，對(duì)于購(gòu)買一些常用普通化學(xué)品可在系統(tǒng)設(shè)置自動(dòng)免審核通過。

(2) 易制毒訂單。教師提供訂單，廠家確認(rèn)訂單，學(xué)院審批，保衛(wèi)處審批，資產(chǎn)處審批，廠商送貨。

圖2 訂單審批流程圖

對(duì)于普通訂單，資產(chǎn)處管理員對(duì)化學(xué)品的種類和廠商的相應(yīng)經(jīng)營(yíng)資質(zhì)進(jìn)行審核，如有違規(guī)銷售情況，資產(chǎn)處管理員將對(duì)該訂單予以返回。對(duì)于易制毒類訂單，使用教師只能在完成公安局備案的指定廠商購(gòu)買，用戶持管理平臺(tái)上自動(dòng)生成的“天津大學(xué)管制類化學(xué)品申購(gòu)審批單”(一式四份)，到學(xué)院、保衛(wèi)處、資產(chǎn)處完成三級(jí)審批后，由資產(chǎn)處到禁毒辦完成備案，方能完成易制毒化學(xué)品的購(gòu)買審批工作。對(duì)于用戶所需化學(xué)品種類在管理平臺(tái)上沒有供貨商提供的特殊情況，經(jīng)資產(chǎn)處審批后方可另外渠道購(gòu)買。

考慮到廠商和管理員對(duì)訂單審批進(jìn)度的把握，該系統(tǒng)在訂單審批流程中融合了短信提醒功能[18]。管理平臺(tái)內(nèi)會(huì)按照廠商用戶在系統(tǒng)內(nèi)預(yù)留的手機(jī)號(hào)碼，自動(dòng)向廠商發(fā)送新訂單的審核提醒。短信提醒功能更有效地縮短了訂單審批所需的時(shí)間，使實(shí)驗(yàn)室能及時(shí)收到所訂化學(xué)品。

3.3 化學(xué)品的使用、存放與回收

完成化學(xué)品的訂單審核后，廠商即可安排給用戶送貨到實(shí)驗(yàn)室，用戶負(fù)責(zé)對(duì)化學(xué)品進(jìn)行驗(yàn)收。用戶在使用化學(xué)品過程中可隨時(shí)登錄管理平臺(tái)填寫電子使用臺(tái)帳，切實(shí)保障了化學(xué)品的使用與剩余存放的賬賬相符、賬實(shí)相符；普通化學(xué)品記錄一名使用人，國(guó)家管制的化學(xué)品登記2名使用人，有效實(shí)行了國(guó)家文件規(guī)范中嚴(yán)格要求的“五雙”管理制度。同時(shí)，還要求危險(xiǎn)化學(xué)品的使用單位建立健全相關(guān)安全管理制度和事故應(yīng)急救援預(yù)案，為化學(xué)品的安全使用提供更強(qiáng)有力的保障。實(shí)驗(yàn)室化學(xué)品的使用與存放要符合“天津大學(xué)危險(xiǎn)化學(xué)品安全管理辦法”的相關(guān)規(guī)定。使用人可通過登錄管理平臺(tái)對(duì)用完的化學(xué)品產(chǎn)生的廢物提出回收申請(qǐng)，經(jīng)資產(chǎn)處管理員審核通過后便可回收處置。

3.4 化學(xué)品的報(bào)賬

在報(bào)賬環(huán)節(jié)中，系統(tǒng)應(yīng)用了最新的加密二維碼技術(shù)。凡在管理平臺(tái)上購(gòu)買的化學(xué)品，管理平臺(tái)上會(huì)自動(dòng)生成與發(fā)票唯一對(duì)應(yīng)的一份二維碼清單，用戶直接憑此二維碼和發(fā)票到財(cái)務(wù)處報(bào)賬，此項(xiàng)技術(shù)的應(yīng)用不僅簡(jiǎn)化流程、節(jié)省時(shí)間，同時(shí)也方便了用戶；未在管理平臺(tái)上購(gòu)買的化學(xué)品，購(gòu)買前須填寫天津大學(xué)化學(xué)品購(gòu)買審批單經(jīng)所在單位和資產(chǎn)處審核完成后，憑發(fā)票和購(gòu)買審批單到財(cái)務(wù)處報(bào)賬。

3.5 廠商的準(zhǔn)入與退出

管理平臺(tái)歡迎具有相應(yīng)銷售資質(zhì)的合格廠商加入平臺(tái)，對(duì)加入平臺(tái)的廠商數(shù)量不設(shè)定限制。不僅用戶可推薦與其長(zhǎng)期合作的廠商，廠商自己也可以自薦加入平臺(tái)，只要資質(zhì)審核通過后并簽訂天津大學(xué)實(shí)驗(yàn)室化學(xué)品管理平臺(tái)網(wǎng)上商城加盟協(xié)議書(以下簡(jiǎn)稱“協(xié)議”)即可進(jìn)入管理平臺(tái)。廠商的資質(zhì)會(huì)定期進(jìn)行審核，資質(zhì)審核不合格、信譽(yù)不好的廠商將會(huì)被強(qiáng)制退出管理平臺(tái)。

成功進(jìn)入管理平臺(tái)的廠商會(huì)得到天津大學(xué)資產(chǎn)處提供的已注冊(cè)的賬號(hào)。廠商可通過此賬號(hào)登錄管理平臺(tái)廠商端，編輯廠商相關(guān)信息，更新銷售產(chǎn)品目錄等。考慮到更新產(chǎn)品目錄巨大的工作量，天津大學(xué)資產(chǎn)處自主研發(fā)了銷售產(chǎn)品批量導(dǎo)入功能，有效降低了廠商們的工作量，較大程度上提高了工作效率。

4 化學(xué)品管理制度的建設(shè)

對(duì)于實(shí)驗(yàn)室化學(xué)品的管理，天津大學(xué)已形成從化學(xué)品申購(gòu)、賬目到回收一整套完善的網(wǎng)絡(luò)信息化流程，在流程中對(duì)相應(yīng)的信息有詳細(xì)的記錄，比如：化學(xué)品的廠商信息、實(shí)驗(yàn)室信息、使用人信息等等，與此相對(duì)應(yīng)的有關(guān)化學(xué)品管理制度建設(shè)也是此項(xiàng)工作順利進(jìn)行的必備條件。目前，天津大學(xué)已頒布了有關(guān)化學(xué)品管理規(guī)章制度，包括天津大學(xué)關(guān)于劇毒、易制毒化學(xué)品管理辦法、天津大學(xué)危險(xiǎn)化學(xué)品安全管理辦法等。同時(shí)，天津大學(xué)還與廠商之間簽訂了協(xié)議，并擬定了天津大學(xué)化學(xué)品管理平臺(tái)廠商行為規(guī)范，進(jìn)一步有效保證了化學(xué)品管理工作的順利進(jìn)行。

5 信息化管理達(dá)到的效果

5.1 化學(xué)品管理更加規(guī)范化

傳統(tǒng)的化學(xué)品管理方法已經(jīng)適應(yīng)不了當(dāng)今高校實(shí)驗(yàn)室的管理現(xiàn)狀的需求。管理平臺(tái)對(duì)化學(xué)品的種類、數(shù)量、使用存放地點(diǎn)、銷售公司等信息的詳細(xì)記載包括使用臺(tái)賬的記載，在有效保證了化學(xué)品來源的同時(shí)，也使化學(xué)品的整體使用情況處于一種可查、可控狀態(tài)。目前，綜合管理系統(tǒng)在實(shí)際應(yīng)用中已初步實(shí)現(xiàn)了其整體的設(shè)計(jì)理念，使化學(xué)品購(gòu)置管理工作得到規(guī)范化、精細(xì)化。通過系統(tǒng)自動(dòng)記錄實(shí)驗(yàn)室購(gòu)買化學(xué)品的相關(guān)信息，達(dá)到了對(duì)化學(xué)品從購(gòu)買到銷毀全過程可追溯的目的，使整個(gè)過程形成一整套嚴(yán)密的信息化流程。

5.2 嚴(yán)格管理，提高安全意識(shí)

管理系統(tǒng)的研發(fā)與實(shí)施，也體現(xiàn)學(xué)校對(duì)化學(xué)品管理的高度重視與關(guān)注，將化學(xué)品安全管理工作提到了一個(gè)重要高度。整個(gè)工作的進(jìn)行，加大了對(duì)學(xué)?；瘜W(xué)品的監(jiān)管力度，明確實(shí)驗(yàn)室負(fù)責(zé)人的安全責(zé)任，做到了實(shí)驗(yàn)室安全責(zé)任層層到位?；瘜W(xué)品管理工作的嚴(yán)格化，也使在校師生提高了自身安全意識(shí)和自我防范能力，有效地保證實(shí)驗(yàn)的安全進(jìn)行。

5.3 實(shí)行有效監(jiān)督，杜絕違規(guī)行為

管理平臺(tái)的開發(fā)與應(yīng)用有效地減少了類似未經(jīng)備案購(gòu)買劇毒和易制毒化學(xué)品等危害在校師生生命安全與身體健康行為的發(fā)生。管理平臺(tái)積極響應(yīng)國(guó)家的相關(guān)規(guī)定，有效地避免了危險(xiǎn)化學(xué)品違章等行為的發(fā)生。對(duì)于易制毒化學(xué)品實(shí)行了紙質(zhì)臺(tái)賬與電子臺(tái)賬平行進(jìn)行的管理制度，確保化學(xué)品管理工作安全有效地進(jìn)行。一旦有安全事故發(fā)生，管理人員能及時(shí)查找出相關(guān)信息，提高解決問題的效率。

6 全過程的電子化

作為信息化管理工具，管理平臺(tái)具有一個(gè)有別于傳統(tǒng)功能的做法即對(duì)化學(xué)品申購(gòu)以及后續(xù)處理全過程的信息資料電子化管理，可達(dá)到相關(guān)材料隨時(shí)查取、長(zhǎng)期保存的目的。例如：實(shí)驗(yàn)室負(fù)責(zé)人要定期對(duì)同學(xué)訂購(gòu)化學(xué)試劑的情況進(jìn)行查看，該項(xiàng)工作即可通過管理平臺(tái)實(shí)現(xiàn)。同時(shí)，管理平臺(tái)還增添相關(guān)統(tǒng)計(jì)功能，可對(duì)全校和各學(xué)院化學(xué)品的購(gòu)買情況，普通訂單、易制毒訂單的成交情況，以及各廠商的營(yíng)業(yè)情況進(jìn)行詳細(xì)統(tǒng)計(jì)，使化學(xué)品安全管理工作更有條不紊的進(jìn)行。

7 結(jié) 語

化學(xué)品安全管理是高校實(shí)驗(yàn)室管理工作中的一個(gè)既復(fù)雜又至關(guān)重要的內(nèi)容，直接關(guān)系到在校師生的安全。天津大學(xué)化學(xué)品綜合管理平臺(tái)通過記錄實(shí)驗(yàn)室化學(xué)品從購(gòu)買到銷毀全過程，詳細(xì)記載了化學(xué)品的種類、數(shù)量、供應(yīng)商、以及使用情況等信息，使實(shí)驗(yàn)室的化學(xué)品的實(shí)時(shí)情況處于規(guī)范有效地管理和監(jiān)控，同時(shí)也實(shí)現(xiàn)了化學(xué)品重要信息的電子儲(chǔ)存。該系統(tǒng)的研發(fā)和應(yīng)用有效地降低了工作強(qiáng)度，使化學(xué)品管理工作規(guī)范、快速、準(zhǔn)確地完成，有效地降低了安全事故的發(fā)生。要想完全實(shí)現(xiàn)化學(xué)品的信息化管理，不僅需要不斷地更新和優(yōu)化系統(tǒng)的各項(xiàng)功能，還需要將管理系統(tǒng)的應(yīng)用推廣出去，使更多的老師和同學(xué)順利地應(yīng)用該系統(tǒng)，在實(shí)踐中不斷地發(fā)現(xiàn)問題和解決問題。

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Exploration and Practice of Management Informatization in Chemicals Management of University

LIChun-ge,HEQiang,SUNXiao-zhi

(Office of State-owned Asset and Equipment Management, Tianjin University, Tianjin 300072, China)

With the development of science and technology, as well as an increase in the number of university chemistry labs and chemicals species, the traditional way of chemicals management cannot meet the current needs. In terms of some shortcomings and blind spots of the traditional chemicals management, the chemicals integrated management platform of Tianjin University was designed and developed. The information of whole process of purchase, utilization, storage and recovery chemicals were recorded in detail through this system. The information management，standardization management and delicacy management of chemicals in university were achieved by this method. The establishment of the platform has important implications for completing authorities requirements about chemicals management.

chemicals management; management informatization; standardization management; system construction

2015-05-25

李春鴿(1987-)，男，河北唐山人，碩士，研究實(shí)習(xí)員，技術(shù)安全科科員，主要研究方向：實(shí)驗(yàn)室化學(xué)品審批及實(shí)驗(yàn)室安全管理。

Tel.：022-27406283；E-mail：lichunge12345@126.com

X 931.0；G 642.0

A

1006-7167(2016)03-0290-04