寧波市國土資源信息中心 彭 健

國土資源檔案信息化建設(shè)淺析

寧波市國土資源信息中心 彭 健

國土資源檔案是國家檔案的重要組成部分，對管好土地資產(chǎn)、保護土地資源等起著重要的作用。隨著國土資源檔案管理業(yè)務(wù)的逐年增加，傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理已經(jīng)不能滿足當(dāng)今的需要。怎樣充分運用現(xiàn)代化信息技術(shù)，對國土資源檔案進行信息化管理，使其能更好地為國民經(jīng)濟和社會發(fā)展服務(wù)，是當(dāng)前需要認真思考和解決的問題。

一、國土資源檔案管理的工作現(xiàn)狀

1.當(dāng)前國土資源檔案利用情況

國土資源系統(tǒng)的專業(yè)檔案數(shù)量大，特別是地籍資料等專業(yè)檔案具有很高的查找利用價值。以慈溪市國土資源局為例，該局自2000年3月開展土地登記資料公開查詢以來，檔案利用率逐年提高，所發(fā)揮的社會服務(wù)功效也愈加明顯。主要表現(xiàn)為：查詢主體向多元化發(fā)展，涵蓋了個人、企業(yè)、測繪單位、公、檢、法、各律師事務(wù)所及仲裁機構(gòu)等；查詢內(nèi)容向全方位發(fā)展，已廣泛牽涉到政府拆遷、舊村改造、違法用地報批、查案辦案、土地交易等；查詢用途向多功能發(fā)展，不僅為解決土地權(quán)益糾紛和司法裁定提供詳實的原始依據(jù)，為加快城市建設(shè)提供決策服務(wù)，而且有效管理了土地市場，保護了土地權(quán)利人合法利益。

2.國土資源檔案管理不同模式對比

傳統(tǒng)的國土資源檔案管理模式主要以手工操作為主，最基本的特征表現(xiàn)為采用筆和紙著錄檢索工具，遵循“進庫房-調(diào)案卷-忙復(fù)印-回庫房-歸案卷”的檔案查閱方式。但國土資源檔案信息量大，種類繁多，且隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展，人們對它的利用需求愈加全方位多層次，手工管理模式逐漸暴露出工作效率低下、信息共享困難、差錯率較高及缺乏透明度等問題。

檔案室

運用計算機進行國土資源檔案的信息化管理具有占用空間小、存儲信息量大、應(yīng)用能力強、傳輸速度快等特點。它不僅有效保護了檔案原件，改變了歸檔方式，而且促進了資源整合，轉(zhuǎn)變了管理模式，極大地提高了工作效率和質(zhì)量，是順應(yīng)時代發(fā)展的必然選擇。

二、國土資源檔案信息化過程中存在的問題

要實現(xiàn)由傳統(tǒng)國土資源檔案管理向信息化管理的轉(zhuǎn)變雖是大勢所趨，但同時也任務(wù)艱巨，在具體實施過程中可能或容易出現(xiàn)各種問題。只有對產(chǎn)生問題的原因予以識別和分析，尋找相關(guān)對策，才能取得預(yù)期的效果。

1.基礎(chǔ)設(shè)施和資金投入不足

規(guī)范紙質(zhì)檔案收集歸檔

基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化建設(shè)的物質(zhì)要件，是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)。國土資源檔案管理歷史較短，由于建設(shè)資金不足，以及檔案信息化建設(shè)的局限性，有些國土部門往往忽視檔案信息化建設(shè)工作，沒有將其提上重要議程，投入的經(jīng)費難以滿足實際建設(shè)的需要，使得基礎(chǔ)設(shè)施配備不足，檔案信息化無法獲得實質(zhì)性進展。

2.檔案收集歸檔不規(guī)范

檔案材料的歸檔工作是檔案管理的基礎(chǔ)，其重要性不言而喻。雖然國家對于檔案材料的收集、歸檔等方面早已有了明確的規(guī)定，但實施效果還不盡如人意。一是檔案觀念不強。檔案人員素質(zhì)參差不齊，有的檔案觀念不強，缺乏檔案收集的全程觀念，思想松散。二是重視程度不高。有些科室對檔案工作重要性的認知水平、重視程度不高，對檔案收集、整理、歸檔程序不了解。這些現(xiàn)象都會導(dǎo)致各類業(yè)務(wù)檔案資料收集不完整、長時間積壓、無序堆放，或已整理的檔案存在分類、組卷、編目、排列不規(guī)范等問題，不僅給檔案綜合利用帶來不便，更影響檔案信息化建設(shè)工作。

3.檔案數(shù)字化質(zhì)量控制不嚴

檔案數(shù)字化掃描，是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)性工作。檔案數(shù)字化過程中出現(xiàn)的諸多問題，直接影響后期檔案的查詢利用。首先，在信息化潮流的影響下，檔案數(shù)字化容易陷入“跟風(fēng)”浪潮，不少單位需求調(diào)研不充分，數(shù)字化方案制定不科學(xué)；“貪大求全”，一味追求速度和數(shù)量，將所有檔案都列入數(shù)字化范圍，增加工作負擔(dān)；選擇外包商不當(dāng)，數(shù)字化過程存在安全隱患。其次，在數(shù)字化實施階段，檔案整理不到位，未進行拆卷，掃描件和非掃描件劃分混亂；忽視圖像處理環(huán)節(jié)，導(dǎo)致圖像不清晰、傾斜、有污漬等；數(shù)據(jù)掛接不準確，影響檔案檢索和利用。最后，在數(shù)字化成果檢查驗收時，數(shù)據(jù)檢查不規(guī)范，沒有對數(shù)字化成果進行定期和不定期檢查、遷移；數(shù)據(jù)備份不到位，容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失等。

4.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)不到位

檔案管理系統(tǒng)建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的鏈條，它串聯(lián)起了檔案信息化建設(shè)生命周期的各個環(huán)節(jié)。實際工作中，部分國土部門的檔案管理仍處于簡單的計算機輔助管理階段，僅實現(xiàn)了目錄管理和簡單查詢功能，而未真正實現(xiàn)信息化管理。還有些檔案管理系統(tǒng)雖然提供了檔案管理、查詢利用等基本功能，但是與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)未實現(xiàn)掛接，檔案數(shù)據(jù)接收轉(zhuǎn)換無法運行。此外，一些上級國土資源部門并沒有提供統(tǒng)一的檔案信息化建設(shè)標準和規(guī)范作為指導(dǎo)，下級部門特別是區(qū)縣國土局存在檔案管理平臺、元數(shù)據(jù)規(guī)范、電子文件格式等方面的不統(tǒng)一，給未來實現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)檔案資源互聯(lián)互通制造了障礙。

5.檔案人員配置青黃不接

檔案工作相對于機關(guān)前沿的業(yè)務(wù)工作而言，屬于幕后服務(wù)性工作，工作成績?nèi)菀妆缓鲆?。有些人甚至還存在一種偏見，認為檔案管理是非常清閑的崗位。因此機關(guān)的年輕同志更愿意被派遣到容易出成績、富有挑戰(zhàn)性的工作崗位，或者將檔案工作崗位當(dāng)成臨時過渡。而實際工作中從事檔案管理的也往往是一些老同志。相對而言，老同志工作經(jīng)驗豐富但對現(xiàn)代化技術(shù)的掌握比較欠缺，在檔案信息化建設(shè)過程中往往力不從心。從目前國土資源檔案人員的隊伍配置狀況看，在思想觀念、文化素質(zhì)、知識結(jié)構(gòu)和工作能力上與檔案信息化發(fā)展的要求還存在一定的距離。

三、國土資源檔案信息化建設(shè)的途徑和方法

1.完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

為完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，應(yīng)加大投入配置相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、硬件設(shè)施、系統(tǒng)軟件、第三方軟件等基礎(chǔ)運行平臺。在信息采集環(huán)節(jié)，要購置相關(guān)的采集設(shè)備，如照相機、錄像機、掃描儀等；在信息存儲環(huán)節(jié)，要購置必備的磁帶、磁盤、光盤及相配套的磁盤陣列和光盤庫；在信息利用環(huán)節(jié)，要購置必備的計算機、打印機、復(fù)印機，配備檔案管理軟件；在信息共享環(huán)節(jié)，要鋪設(shè)必要的網(wǎng)絡(luò)，如與互聯(lián)網(wǎng)相隔離的單位內(nèi)網(wǎng)等等。

2.建立檔案信息資源庫

規(guī)范紙質(zhì)檔案收集歸檔是做好檔案信息資源建設(shè)的前提。在具體工作中，應(yīng)嚴格依照檔案工作的基本原則和相關(guān)法規(guī)，對檔案進行集中統(tǒng)一管理。要把好檔案的形成和歸檔關(guān)，確保檔案的完整、準確和系統(tǒng)。要加強對檔案書寫質(zhì)量的管理，做到材料分類整理歸檔，內(nèi)容完整準確，文字簡練明了，記錄全面及時，手續(xù)完備齊全，書寫整潔工整。

檔案數(shù)字化是做好檔案信息資源建設(shè)的重點。對于國土資源部門而言，由于國土資源檔案數(shù)量大、種類多，檔案數(shù)字化掃描更是一項繁重的任務(wù)。具體工作中應(yīng)做好以下幾點。

一是做好檔案數(shù)字化加工的前期準備。對需要進行數(shù)字化的檔案數(shù)量進行匯總，形成初步數(shù)字化加工預(yù)算，制定詳實的工作計劃和方案；準備專用的工作場所和配置相應(yīng)的設(shè)備設(shè)施。在數(shù)字化對象方面，應(yīng)根據(jù)檔案的特點和實際利用情況，可優(yōu)先選擇永久保管期限中查詢利用頻率高的地籍管理類和建設(shè)用地類檔案進行數(shù)字化。

二是加強檔案數(shù)字化加工的過程管理。規(guī)范檔案交接，做好出入庫登記，確保檔案加工過程中實體數(shù)量和檔號的正確性；明確掃描方式、圖像處理、圖像存儲格式和命名方式等細節(jié)；避免檔案原件在數(shù)字化過程中受到二次損傷。

三是全程控制檔案數(shù)據(jù)安全保密。對于外包的單位，應(yīng)與外包商簽訂保密協(xié)議，對其聘用人員進行身份審查和登記備案；完善監(jiān)控技防措施，對數(shù)字化設(shè)備進行工作前的安全性能檢測和工作結(jié)束后的數(shù)據(jù)檢查清理；組織涉密數(shù)據(jù)鑒定與篩選，按照保密規(guī)定進行查閱利用；嚴格做好數(shù)據(jù)備份，實施數(shù)據(jù)的同城備份、異質(zhì)備份和異地備份。

3.完善檔案管理系統(tǒng)建設(shè)

檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵是從國土資源工作實際出發(fā)，建設(shè)符合工作需要的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的收集、管理、查詢利用、安全保密等功能。

一是提供接口，能與電子政務(wù)系統(tǒng)、地籍信息管理系統(tǒng)等其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)交換，保證各前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的待歸檔數(shù)據(jù)自動快速進行歸檔，并形成標準電子文檔。

二是將檔案數(shù)字化等成果組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，實現(xiàn)對檔案的管理、檢索、查詢等功能。

三是建立完善的安全保密體系，通過權(quán)限控制、數(shù)據(jù)加密技術(shù)等對系統(tǒng)進行保護。

四是建立相關(guān)的規(guī)范、制度、標準和流程，為系統(tǒng)的使用提供指引。

此外，為了更好地規(guī)范各縣（市）局、區(qū)分局的檔案管理工作，由市局國土部門可以考慮構(gòu)建“數(shù)據(jù)物理分布、服務(wù)邏輯集成”的檔案管理系統(tǒng)為各縣（市）局、區(qū)分局提供服務(wù)。以分布式計算將各個單位的電子文件分布在本單位存儲，實現(xiàn)“數(shù)據(jù)分布式管理”，解決利用本單位數(shù)據(jù)不占用專線帶寬的問題，提高信息利用效率。以分布式服務(wù)實現(xiàn)“應(yīng)用邏輯統(tǒng)一管理”，主要考慮系統(tǒng)功能集成在一起，建立服務(wù)平臺，使各縣（市）局、區(qū)分局能在此平臺上應(yīng)用，解決業(yè)務(wù)一致性問題。

4.加強對檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)

國土資源檔案管理是一項專業(yè)性很強的工作，為確保信息化建設(shè)工作的有序高效以及檔案的完整、安全，檔案工作人員不僅需要具備高度的責(zé)任心、嚴謹細致的工作態(tài)度和扎實的檔案工作業(yè)務(wù)知識，而且要掌握相關(guān)的信息化建設(shè)工作知識。一方面要加強學(xué)習(xí)，積極組織檔案工作人員參加省、市、縣（市）檔案部門及國土部門舉辦的業(yè)務(wù)培訓(xùn)、考察等學(xué)習(xí)，相互交流，提高業(yè)務(wù)知識和管理能力。另一方面應(yīng)考慮為檔案工作人員提供一定的職務(wù)、職稱上升空間與渠道，調(diào)動其工作積極性。

四、結(jié)語

國土資源檔案的信息化管理模式是國土資源檔案管理的發(fā)展方向，在深化土地管理制度改革和社會服務(wù)高效化方面具有重要的現(xiàn)實意義。國土資源檔案信息化建設(shè)是一項繁瑣而復(fù)雜的工作，從設(shè)計檔案管理系統(tǒng)，到建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，再到與國土資源各業(yè)務(wù)系統(tǒng)掛接等各個環(huán)節(jié)的實施都有可能會出現(xiàn)各種各樣的問題。只有深入分析這些問題，研究相應(yīng)對策，才能在新形勢下充分發(fā)揮國土檔案獨特的服務(wù)功能，使之真正成為增強國土資源工作發(fā)展后勁的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作。

小知識

地質(zhì)災(zāi)害防治工程的實施要點是什么？

1. 進行專門工程勘察，查明險情及其地質(zhì)條件，制定科學(xué)合理的工程治理方案；

2. 工程治理方案中要合理確定防治目標，其中包括形象目標，即防治對象的范圍、部位、安全目標，即工程防治應(yīng)達到的安全標準；

3. 要進行可行性方案優(yōu)選；

4. 要合理確定施工方法，施工程序，加強施工中監(jiān)測工作，實行信息法施工；

5. 要請有專門資質(zhì)證書的勘察、設(shè)計、施工監(jiān)理的單位承擔(dān)相應(yīng)的任務(wù)。