胡丹+李遠(yuǎn)菊

[摘 ?要]本文提出了電子檔案遠(yuǎn)程利用的必要性、分析目前電子檔案遠(yuǎn)程利用的方式與弊端、挖掘電子檔案遠(yuǎn)程利用的有效方式以及解決利用過程中存在問題的方法。

[關(guān)鍵詞]電子檔案;遠(yuǎn)程利用;信息;科學(xué)技術(shù)

中圖分類號：G276 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）23-0334-01

電子檔案，主要指的是通過計(jì)算機(jī)技術(shù)和數(shù)據(jù)處理技術(shù)將社會生產(chǎn)實(shí)踐活動中形成的具有保存價(jià)值的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行完整、科學(xué)、合理的記錄。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，社會生產(chǎn)實(shí)踐活動中產(chǎn)生了大量的電子檔案資源，也為檔案信息管理與利用提供了新要求和新方法。電子檔案作為檔案資源的重要組成部分，開展電子檔案利用工作不僅是開發(fā)利用檔案資源的題中之義，也是充分發(fā)揮檔案資源憑證價(jià)值和情報(bào)價(jià)值的重要途徑[1]。

一、電子檔案遠(yuǎn)程利用的必要性

目前，人類社會已經(jīng)邁入了網(wǎng)絡(luò)時代，計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)成為人們?nèi)粘Ｉ睢⒐ぷ?、學(xué)習(xí)中必不可少的重要工具和載體，人類社會正由高度的工業(yè)化時代逐步邁向計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)時代。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”行動計(jì)劃的提出以及其指導(dǎo)意見的發(fā)布，互聯(lián)網(wǎng)逐步由消費(fèi)領(lǐng)域向生產(chǎn)領(lǐng)域拓展，加速提升產(chǎn)業(yè)的發(fā)展水平，增強(qiáng)各行業(yè)創(chuàng)新能力，構(gòu)筑經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展新優(yōu)勢和新動能[2]。電子檔案的遠(yuǎn)程利用作為文化產(chǎn)業(yè)的一部分勢必會隨著文化創(chuàng)新產(chǎn)業(yè)的發(fā)展而發(fā)展，是信息化時代發(fā)展的必然趨勢。國家檔案局局長毛福民曾指出：“各級檔案部門要堅(jiān)持解放思想、實(shí)事求是、與時俱進(jìn)、發(fā)揚(yáng)開拓進(jìn)取的創(chuàng)新精神?！边@告訴我們：只有轉(zhuǎn)變觀念、調(diào)整思路、打破常規(guī)、明確工作重點(diǎn)、開拓創(chuàng)新、與時俱進(jìn)，才能促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。當(dāng)前我們必須確立資源優(yōu)勢理念及公共文化理念等檔案管理新理念，樹立長遠(yuǎn)超前意識，研究新形勢下檔案工作新規(guī)律、新特點(diǎn)和社會對檔案工作的新需求、新要求，努力實(shí)現(xiàn)檔案工作在理論、體制和機(jī)制上的創(chuàng)新。

二、電子檔案遠(yuǎn)程利用過程中存在的問題

電子檔案的遠(yuǎn)程利用，就是以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為平臺，以數(shù)字檔案目錄和全文為資源，通過社會與館際的分層次共享，利用者對檔案信息異地查閱及索取檔案證明的行為活動。隨著時代的發(fā)展，檔案的利用方式也在跟著發(fā)生變化，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案利用遇到了電子檔案的挑戰(zhàn)。目前我國的檔案工作雖然是紙質(zhì)檔案與電子檔案并存，但電子檔案的利用將會逐步占據(jù)主導(dǎo)地位?？截悺⒅苯永?、通信傳輸是我國現(xiàn)在電子檔案利用最常用的三種方式，其中通信傳輸占據(jù)著十分重要的地位，是電子檔案遠(yuǎn)程利用的必然方式。電子檔案的遠(yuǎn)程利用減少了檔案利用者來回的奔波，給異地查檔帶來了極大的便利，但是在利用過程中也會受種種因素的影響，存在一定的問題[3]。

首先，電子檔案遠(yuǎn)程利用作為新發(fā)展起來的檔案利用方式，被檔案利用者了解的程度并不高，大多數(shù)人的思想觀念還停留在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案使用上;其次，目前互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)常會報(bào)道出如機(jī)密信息泄露、個人隱私曝光等消息，如中國廣播網(wǎng)近日報(bào)道指出，我國將近八成網(wǎng)民的個人信息泄露，總體損失高達(dá)805億元。這會使得很多人對互聯(lián)網(wǎng)安全持嚴(yán)重的懷疑態(tài)度，不愿意使用電子檔案。另外在少許地方，利用者受經(jīng)濟(jì)自然條件的限制而得不到到網(wǎng)絡(luò)技術(shù)很好地的支持，對電子檔案的遠(yuǎn)程利用自然就會受到極大的影響，甚至是完全對電子檔案沒有了解，電子檔案的利用也就無從談起。

三、電子檔案遠(yuǎn)程利用存在問題的改進(jìn)

電子檔案遠(yuǎn)程利用與社會各方面憂戚相關(guān)，無論是對個人還是對社會來說都有重大的影響，改善當(dāng)前電子檔案利用的環(huán)境，提高電子檔案工作者和使用者的素質(zhì)以及改變傳統(tǒng)的使用觀念是電子檔案遠(yuǎn)程利用工作蓬勃發(fā)展的題中應(yīng)有之意。

電子檔案利用者應(yīng)該主動學(xué)習(xí)并了解關(guān)于電子檔案的基本知識，并從思想觀念上接受電子檔案作為一種新型的檔案資源。此外，檔案館也應(yīng)該做好利用者的用戶培訓(xùn)工作，編制各種電子檔案利用指南供利用者使用，經(jīng)常性開展電子檔案檢索系統(tǒng)的使用技能培訓(xùn)，提升利用者的利用電子檔案的技能，并采用多種途徑宣傳電子檔案的利用工作，提高利用者對電子檔案的認(rèn)知度和認(rèn)同感。電子檔案利用者在利用電子檔案時也要遵守相關(guān)利用制度，自覺規(guī)范自身行為，合理利用，注意利用過程中的安全防范工作，尤其是在利用限制級電子檔案時，不任意擴(kuò)大知密范圍，不侵犯組織和他人合法權(quán)益。同時，檔案工作者應(yīng)有良好的電子檔案利用反饋機(jī)制提供給利用者，使利用者能夠針對利用活動提出自己的意見和建議，不斷改善服務(wù)水平[4]。所以首先需要的是一套完整的電子檔案遠(yuǎn)程利用的法律的建立，其中必須包括使用權(quán)限的規(guī)定、權(quán)威機(jī)構(gòu)的認(rèn)證效力的規(guī)定、使用過程中的注意事項(xiàng)規(guī)定等。其次是需要技術(shù)的支撐。電子簽名、電子簽章等的使用必須要有技術(shù)的支持才能保證檔案利用的真實(shí)性、可靠性;同樣地，技術(shù)也是保證網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全最關(guān)鍵的一環(huán)。目前，雖然反黑系統(tǒng)已經(jīng)建立，但是仍然有信息泄露現(xiàn)象存在，為避免黑客的攻擊導(dǎo)致信息的泄露，反黑客入侵系統(tǒng)的完善刻不容緩。

四、小結(jié)

綜上所述，伴隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用，電子檔案遠(yuǎn)程利用已經(jīng)成為了當(dāng)前檔案工作發(fā)展的必然趨勢，在這個過程中會伴隨著各種各樣問題的產(chǎn)生，尋找問題的根源并找出解決的辦法既是目前檔案工作者面臨的巨大挑戰(zhàn)，也是檔案工作順利開展的一大契機(jī)。

參考文獻(xiàn)：

[1] 陶水龍，陳偉，田雷，王立.電子檔案憑證性保障的現(xiàn)狀分析與對策研究[J].檔案學(xué)研究，2012，01：57-60.

[2] 馬仁杰，劉俊玲.論電子檔案開放利用中信息安全保障存在的問題與對策[J].檔案學(xué)通訊，2012，03：56-60.

[3] 崔俊杰，吳志英.淺談電子檔案安全管理與防范措施[J].北京檔案，2011，05：32-33.

[4] 李持真，黃永紅.異地查檔 跨館出證——浙江嘉興實(shí)現(xiàn)區(qū)域內(nèi)民生檔案遠(yuǎn)程利用[J].中國檔案，2013，12：28-29.

基金項(xiàng)目

★本文為重慶市教改重大項(xiàng)目《基于電子學(xué)籍安全有效的高校電子學(xué)籍檔案管理體系研究與應(yīng)用》部分研究成果，課題編號為：131012;重慶郵電大學(xué)社會科學(xué)基金項(xiàng)目《高校電子學(xué)籍檔案法律效力研究》部分研究成果，課題編號為K2014-124。

★作者胡丹為重慶郵電大學(xué)檔案館館員、管理學(xué)碩士。李遠(yuǎn)菊為重慶郵電大學(xué)馬克思主義學(xué)院在讀碩士研究生。