張敬香， 羅金橋， 陳崇德

(湖北省漳河工程管理局，湖北 荊門 448156)

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引江濟(jì)漢工程荊州段檔案管理及評價(jià)

張敬香， 羅金橋， 陳崇德

(湖北省漳河工程管理局，湖北 荊門 448156)

依據(jù)南水北調(diào)中線一期引江濟(jì)漢工程荊州段檔案管理工作的現(xiàn)狀，以及水利部關(guān)于印發(fā)《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收管理辦法的通知》(水辦[2008]366號(hào))的評價(jià)內(nèi)容。采用AHP方法，建立了檔案管理的評價(jià)指標(biāo)體系和評價(jià)閾值，分析了檔案管理保障體系建設(shè)、歸檔文件質(zhì)量與移交、檔案接收后的管理等敏感指標(biāo)，并對其進(jìn)行評價(jià)。結(jié)論為：檔案管理綜合評價(jià)值G=0.93,評價(jià)為好，與實(shí)際情況基本吻合。

檔案管理；體系建設(shè)；評價(jià)；層次分析法；南水北調(diào)

0 引 言

南水北調(diào)中線一期引江濟(jì)漢工程從長江荊江河段引水到漢江興隆河段,工程區(qū)域地跨荊州、荊門、潛江等市。渠道全長67.23 km,設(shè)計(jì)引水流量350 m3/s,最大引水流量500 m3/s。其中荊州段長22.95 km,渠道穿越眾多的河流、湖泊、公路及鐵路等。南水北調(diào)工程是實(shí)現(xiàn)我國水資源優(yōu)化配置、促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)可持續(xù)發(fā)展、保障和改善民生的重大戰(zhàn)略性基礎(chǔ)設(shè)施,其中引江濟(jì)漢工程荊州段涉及建管、勘察設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工、設(shè)備供應(yīng)商等十多個(gè)參建單位,檔案的收集、整理、歸檔工作比較復(fù)雜。因而,做好工程建設(shè)的檔案管理工作意義重大。

1 檔案管理

1.1 檔案管理保障體系建設(shè)

(1) 組織保障。明確規(guī)定檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)為各單位第一責(zé)任人;明確規(guī)定各單位成立檔案專管工作機(jī)構(gòu),并印發(fā)檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置文件;明確規(guī)定在管理機(jī)構(gòu)、人員配備、制度建設(shè)、經(jīng)費(fèi)保障和設(shè)備設(shè)施配備等方面,為項(xiàng)目檔案工作的開展創(chuàng)造良好的條件,保障項(xiàng)目檔案工作的順利進(jìn)行;明確規(guī)定各單位配備2名以上的專職檔案管理人員,其中至少有1名具有大專以上學(xué)歷,并獲得上級(jí)業(yè)務(wù)部門組織的檔案專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)證書。

(2) 制度保障。制定檔案接收、保管、利用、安全及統(tǒng)計(jì)等內(nèi)部工作制度;制定檔案分類方案和整編細(xì)則;制定項(xiàng)目文件材料的歸檔范圍和保管期限;制定各參建單位的檔案管理職責(zé)與任務(wù),以及相應(yīng)的控制措施;制定檔案工作節(jié)點(diǎn)目標(biāo),為檔案工作管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化打下基礎(chǔ)。

(3) 經(jīng)費(fèi)保障。明確規(guī)定檔案工作所需的各項(xiàng)業(yè)務(wù)經(jīng)費(fèi),列入本單位工程年度經(jīng)費(fèi)預(yù)算,其預(yù)算應(yīng)滿足檔案工作的需要。

(4) 設(shè)備設(shè)施保障。明確規(guī)定各單位設(shè)置專用檔案庫房,且辦公與庫房的設(shè)備設(shè)施及檔案裝具應(yīng)滿足工作需要和符合安全條件[1]。

(5) 管理制度措施落實(shí)。簽訂協(xié)議(合同)時(shí),對水利工程檔案(包括竣工圖)的質(zhì)量、份數(shù)和移交工作提出明確要求。檢查工程進(jìn)度與施工質(zhì)量時(shí),同時(shí)檢查水利工程檔案的收集、整理情況。進(jìn)行單元與分部工程質(zhì)量等級(jí)評定和工程驗(yàn)收(包括單位工程、階段和竣工驗(yàn)收)時(shí),同時(shí)驗(yàn)收應(yīng)歸檔文件材料的完整程度與整理質(zhì)量[2]。

為保證檔案工作的順利進(jìn)行,制定引江濟(jì)漢工程檔案收集整編節(jié)點(diǎn)目標(biāo)及考核辦法,對按要求完成任務(wù)的進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì),對不按要求完成任務(wù)的進(jìn)行通報(bào)批評或經(jīng)濟(jì)處罰。

檔案工作與工程建設(shè)進(jìn)程同步管理。整編檔案做到早收集、早整理、早歸檔,其總體要求是:檔案整編進(jìn)度與工程建設(shè)進(jìn)度相協(xié)調(diào)[3]。① 施工安裝單位已經(jīng)驗(yàn)收的分部工程和單位工程的檔案,在10天內(nèi)完成收集與整編任務(wù),且每月整編檔案不少于5卷。② 金屬結(jié)構(gòu)設(shè)備制造單位要在設(shè)備到達(dá)現(xiàn)場交付完畢后的20天內(nèi)完成檔案收集與整編任務(wù),并通過監(jiān)理審核。③ 監(jiān)理單位對已經(jīng)通過驗(yàn)收的分部工程、單位工程的監(jiān)理檔案在20天內(nèi)完成收集與整編任務(wù),且每月整編檔案不少于10卷。④ 建管單位做好檔案資料收集、整編、檢查、督辦的同時(shí),每月收集與整編檔案不少于3卷。

1.2 歸檔文件質(zhì)量與移交

(1) 文件材料的完整性。① 建設(shè)前期的文件材料,主要有設(shè)計(jì)及招、投標(biāo)等,建設(shè)管理文件等。② 建設(shè)中的文件材料,主要有施工、監(jiān)理、設(shè)備供應(yīng)商的文件材料,工藝、設(shè)備、在研項(xiàng)目、生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備、財(cái)務(wù)、器材管理、驗(yàn)收、聲像及電子文件材料等。

(2) 文件材料的準(zhǔn)確性。① 反映同一問題的不同文件材料內(nèi)容應(yīng)一致。② 竣工圖編制規(guī)范,且圖章簽字手續(xù)完備。③ 歸檔材料字跡清晰,圖表整潔,審核簽字手續(xù)完備,書寫材料符合規(guī)范要求。④ 聲像與電子等非紙質(zhì)文件材料應(yīng)逐張、逐盒(盤)標(biāo)注事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、作者等內(nèi)容。⑤ 案卷題名簡明、準(zhǔn)確,案卷目錄編制規(guī)范。⑥ 備考表填寫規(guī)范。⑦ 圖紙折疊符合要求。⑧ 案卷裝訂牢固、整齊、美觀等。

(3) 文件材料的系統(tǒng)性。① 分類科學(xué)。依據(jù)項(xiàng)目檔案分類方案,各類文件材料的脈絡(luò)清晰與關(guān)系明確。② 組卷合理。遵循文件材料的形成規(guī)律,保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,組成的案卷能反映相應(yīng)的主題。③ 排列有序。相同內(nèi)容或關(guān)系密切的文件按重要程度或時(shí)間循序排列在相關(guān)案卷中,反映同一主題或?qū)ｎ}的案卷相對集中排列[4]。

(4) 歸檔與移交。① 歸檔。各職能部門和相關(guān)工程技術(shù)人員按要求將其經(jīng)辦的應(yīng)歸檔的文件材料進(jìn)行整理、歸檔。② 移交。各參建單位按單位工程或單項(xiàng)工程向項(xiàng)目法人移交相關(guān)工程檔案[5]。

1.3 檔案接收后的管理

(1) 檔案保管、統(tǒng)計(jì)。① 檔案柜架標(biāo)識(shí)清楚、排列整齊、間距合理;館(室)藏檔案種類、數(shù)量清楚,并按期報(bào)送有關(guān)檔案年報(bào)。② 定期對檔案保管狀況進(jìn)行檢查,落實(shí)庫房防火、防盜、防光、防水、防潮、防蟲、防塵、防高溫等措施,確保檔案安全[6]。

(2) 檔案利用。① 設(shè)計(jì)手動(dòng)與計(jì)算機(jī)等檢索工具,便于檔案檢索。② 開展檔案利用工作。③ 開展檔案編研工作,主要是編制工程項(xiàng)目簡介、工程建設(shè)大事記、科研成果簡介及基礎(chǔ)資料匯編等。

(3) 檔案信息化。① 檔案信息化工作與本單位信息化工作同步開展。② 配備檔案管理軟件,建立檔案案卷級(jí)目錄、文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫。③ 對歸檔的電子文件材料,進(jìn)行有效的管理。④ 與單位局域網(wǎng)聯(lián)通,能提供網(wǎng)絡(luò)服務(wù),并具有網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫的安全防范措施等[7]。

2 檔案管理綜合評價(jià)

2.1 評價(jià)方法

依據(jù)水利部關(guān)于印發(fā)《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收管理辦法的通知》(水辦〔2008〕366號(hào))及國務(wù)院南水北調(diào)辦公室、國家檔案局《關(guān)于印發(fā)南水北調(diào)東中線第一期工程檔案管理規(guī)定的通知》(國調(diào)辦綜[2007]7號(hào))等文件規(guī)定的評價(jià)內(nèi)容, 以及南水北調(diào)中線一期引江濟(jì)漢工程荊州段檔案管理的實(shí)際情況,建立檔案管理綜合評價(jià)指標(biāo)體系,擬定評價(jià)閾值、指標(biāo)等敏感參數(shù),采用層次分析方法進(jìn)行評價(jià)。

2.2 建立層次結(jié)構(gòu)

建立目標(biāo)層、準(zhǔn)則層和指標(biāo)層等3個(gè)層次[7-8]。目標(biāo)層A為檔案管理綜合評價(jià);準(zhǔn)則層B1為檔案管理保障體系建設(shè)、B2為歸檔文件質(zhì)量與移交、B3為檔案接收后的管理;指標(biāo)層Cij(i,j=1,2,…,n)根據(jù)實(shí)際情況確定,見圖1所示。

圖1 檔案管理體系指標(biāo)層次

2.3 指標(biāo)系數(shù)

指標(biāo)系數(shù)依據(jù)檔案管理過程中的實(shí)際情況及《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收管理辦法的通知》中的評分標(biāo)準(zhǔn),采用等間距分級(jí)法確定,見表1所列。

表1 評價(jià)指標(biāo)與分值

2.4 權(quán)重分析

(1) 建立矩陣。對列舉的每個(gè)評價(jià)因素進(jìn)行比較分析,以得到一個(gè)評價(jià)矩陣A

(1)

(2) 求各行元素的幾何平均值

(2)

(3) 計(jì)算權(quán)重系數(shù)

(3)

(4) 求判斷矩陣中的最大特征根

(4)

(5) 權(quán)重一致性檢驗(yàn)

CR=CI/RI

(5)

(6)

其中,aij為判斷矩陣中系數(shù)(i,j=1,2,…,n),CR為判斷矩陣的隨機(jī)一致性比率;n為判斷矩陣的階數(shù);CI為判斷矩陣的一般一致性指標(biāo);RI為判斷矩陣的平均隨機(jī)一致性指標(biāo);RI系數(shù)查相關(guān)表格(見表2所列)。

表2 1～9階矩陣RI值

根據(jù)(1)～(6)式計(jì)算目標(biāo)層和準(zhǔn)則層的組合權(quán)重,A-B矩陣見表3所列。

表3 判斷矩陣A-B

λmax=3,CI=0.001,CR=0<0.1,所以通過一致性檢驗(yàn)。對B1-C1i、B2-C2i、B3-C3i重復(fù)上述步驟計(jì)算,結(jié)果見表4所列。

表4 綜合評價(jià)指標(biāo)的相應(yīng)權(quán)重

權(quán)重一致性檢驗(yàn)結(jié)果為:CRB1-C1i=0.001, CRB2-C2i=0.002,CRB3-C3i=0.000 4,總CRBi-Cji=0.000 1,各CR值均小于0.1,說明權(quán)重計(jì)算結(jié)果符合一致性,判斷矩陣成功。

2.5 評 價(jià)

(1) 綜合評價(jià)模型。檔案管理綜合評價(jià)模型計(jì)算公式為[7]

(7)

其中,G為檔案管理綜合評價(jià)指數(shù);Wi為各項(xiàng)指標(biāo)權(quán)重(見表4);Ki為各指標(biāo)相應(yīng)的評定分值(見表1)。

按(7)式計(jì)算:檔案管理綜合評價(jià)指數(shù)G=0.92,下一層次的評價(jià)指數(shù)分別為:檔案管理保障體系建設(shè)G1=0.89、歸檔文件質(zhì)量與移交G2=0.91、檔案接收后的管理G3=0.93。

(2) 評價(jià)指標(biāo)。根據(jù)《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收管理辦法的通知》的規(guī)定,將評價(jià)指標(biāo)分為3級(jí),不同級(jí)別的閾值見表5。

表5 檔案管理評價(jià)閾值

(3) 評價(jià)與分析。檔案管理綜合評價(jià)指數(shù)G=0.92,評價(jià)為優(yōu)良。準(zhǔn)則層中的檔案管理保障體系建設(shè)G1=0.89,評價(jià)為合格;歸檔文件質(zhì)量與移交G2=0.91、檔案接收后的管理G3=0.93,評價(jià)為優(yōu)良。與實(shí)際情況基本吻合。

3 結(jié)束語

工程建設(shè)檔案資料不僅是珍貴的文獻(xiàn)、重要的信息載體、歷史的印記,也是竣工運(yùn)行以后工程檢修、維護(hù)和管理的重要依據(jù)。 對于水利工程的安全運(yùn)行與充分發(fā)揮效益至關(guān)重要。但檔案資料的收集、整理、管理本身復(fù)雜性較強(qiáng),因而需要在工作思路上實(shí)現(xiàn)不斷創(chuàng)新,不斷改進(jìn)。

[1]GB/T1182-2008,科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求[S].

[2] 蔣雪梅,張忠效,蔣曉峰.淺談東港市病險(xiǎn)水庫除險(xiǎn)加固工程檔案管理及分析[J].水利科技與經(jīng)濟(jì),2011,17(10):16～17.

[3] 馮 兢.基于檔案信息化過程中若干問題的理性思考[J].檔案時(shí)空,2013(2):14～16.

[4] 程 旭.加強(qiáng)水務(wù)檔案管理的有效措施[J].黑龍江檔案,2011(4):89.

[5] 易 奕.如何做好新時(shí)期的檔案資料管理工作[J].城建檔案,2011(7):79～80.

[6] 張笑天,陳崇德.漳河水庫灌區(qū)水資源脆弱性評價(jià)研究[J].華北水利水電學(xué)院學(xué)報(bào),2010,31(2):12～14.

[7] 肖 玲.基于+FAHP+的水電工程施工安全評價(jià)研究[D].宜昌:三峽大學(xué),2011.

[8] 董璟璇.水利工程的檔案管理分析[J].民營科技,2014(1):123.

2016-04-15

張敬香(1970-)，女，湖北荊門人，湖北省漳河工程管理局副研究館員．

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1673-5781(2016)03-0423-04