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        辦公自動化軟件研究與應用

        2016-12-08 08:27:22靜
        中國新技術新產(chǎn)品 2016年20期
        關鍵詞:辦公自動化辦公協(xié)作

        曹 靜

        (吉林石油裝備技術有限責任公司,吉林 松原 138000)

        辦公自動化軟件研究與應用

        曹靜

        (吉林石油裝備技術有限責任公司,吉林 松原 138000)

        摘要:互聯(lián)網(wǎng)、多媒體、數(shù)據(jù)庫技術的快速普及和發(fā)展,促進了自動化軟件在政企單位辦公中的應用,許多政企單位引入了先進的分布式管理系統(tǒng),可以實現(xiàn)企業(yè)業(yè)務協(xié)同、信息共享等作用。辦公自動化軟件主要功能包括公文管理、請假管理、協(xié)作配合、新聞管理、個人工作任務管理、信息資源管理等,并且引入了先進的虛擬化技術、數(shù)據(jù)和程序隔離、數(shù)據(jù)遷移技術、平臺支持技術,可以提高辦公自動化軟件應用效率,具有重要的作用和意義。

        辦公自動化;公文管理;協(xié)作配合;新聞管理

        辦公自動化是計算機發(fā)展的時代產(chǎn)物,是一個動態(tài)的、與時俱進的概念,其發(fā)展經(jīng)歷了3個關鍵階段。第一個階段是20世紀80年代到90年代,辦公自動化在美國和日本等國家興起,其最初是利用計算機實現(xiàn)信息的記錄和查詢,利用當時新興的PC電腦和Office辦公套件,實現(xiàn)基本的數(shù)據(jù)統(tǒng)計、文檔寫作,將辦公信息載體從傳統(tǒng)的紙質模式轉換為比特模式,初步實現(xiàn)了無紙化辦公。第二個階段是20世紀90年代末到21世紀初,許多企業(yè)和計算機學者聯(lián)合進行研究和開發(fā),利用局域網(wǎng)開發(fā)一個辦公系統(tǒng),該系統(tǒng)能夠實現(xiàn)局域網(wǎng)內部協(xié)作配合,傳輸政企單位的業(yè)務信息。第三個階段是21世紀初發(fā)展至今,自動化辦公系統(tǒng)已經(jīng)積累了海量的數(shù)據(jù)資源,并且數(shù)據(jù)挖掘、專家系統(tǒng)等智能化技術也發(fā)展起來,自動化辦公軟件開發(fā)過程中開始融合信息處理、業(yè)務流程管理、知識決策管理等技術,這樣可以大大地提升辦公自動化軟件的智能性。

        1.辦公自動化軟件功能設計

        辦公自動化軟件功能需要覆蓋企業(yè)的日常業(yè)務管理功能,比如生產(chǎn)經(jīng)營、人事財務等多方面,同時需要保留一個良好的接口,以便未來能夠適應企業(yè)的業(yè)務規(guī)模、種類的多樣化變化,進一步改進企業(yè)辦公智能化。目前,通過對政企單位需求進行調研和分析,辦公自動化軟件主要應用功能包括電子郵件管理、公文管理、請假管理、新聞管理、個人工作管理、協(xié)作配合、全文檢索等幾個顯著功能。

        (1)電子郵件管理

        電子郵件是政企單位職員之間溝通、交流的一種重要途徑,也是信息共享的一種關鍵方式。電子郵件管理模塊主要包括收件箱管理、發(fā)件箱管理、垃圾箱管理等功能,同時配備了新建郵件、刪除郵件、查詢郵件、郵件標注等具體操作。

        (2)公文管理

        公文是政企單位創(chuàng)建、完善生產(chǎn)經(jīng)營和行政管理制度的一個方式,其可以幫助企業(yè)完善各項規(guī)范和制度,比如績效管理、財務管理、員工守則管理等。公文管理過程中,其可以有效地實現(xiàn)公文流程自動化,具體的公文管理功能包括收文管理、發(fā)文管理、文檔庫管理等功能,能夠實現(xiàn)新建公文、審核公文、簽發(fā)公文、接收公文、查看公文、保存公文等具體操作。

        (3)請假管理

        政企單位日常工作過程中,職員由于生病、探親、結婚、生育等具體情況需要請假,因此辦公自動化軟件需要設計一個請假管理功能,保證員工的自身權益得到實現(xiàn),也更利于企業(yè)實現(xiàn)人文管理,更好地籠絡職員。請假管理主要包括創(chuàng)建事假、審批事假、事假執(zhí)行、事假取消等功能。

        (4)新聞管理

        政企單位為了廣告宣傳通常需要發(fā)布新聞,這些新聞信息可以投放到網(wǎng)絡上,針對網(wǎng)絡進行營銷和管理。因此,新聞管理是政企單位自動化辦公軟件的一個關鍵功能,其主要操作包括新聞稿創(chuàng)建、新聞稿發(fā)布、新聞稿刪除等功能,能夠實現(xiàn)新聞信息填寫、修改、審批、發(fā)布、車銷等具體的操作。

        (5)個人工作管理

        個人工作管理可以根據(jù)職員自身的辦公情況,由職員管理與自己相關的邏輯業(yè)務,比如個人日常管理等。個人工作管理是為了方便員工個人提供一種管理子系統(tǒng),其僅僅由員工自身能夠可見,因此個人工作管理的邏輯業(yè)務功能包括代辦事宜管理、流程傳閱管理、個人跟辦管理、日常管理、個人設置管理等。

        (6)協(xié)作配合

        協(xié)作配合是政企內部部門之間協(xié)同、合作的一個辦事途徑。目前,隨著政企單位部門的增多,一項工作需要多個部門進行配合完成,因此協(xié)作配合能夠實現(xiàn)各個部門之間的協(xié)作管理,具體功能流程如下:創(chuàng)建部門職員發(fā)起協(xié)作,流程轉至另外一個部門,部門完成自己的工作繼續(xù)流轉到下一個部門,直到該項工作完成為止。

        具體的,政企單位自動化辦公系統(tǒng)的業(yè)務功能及處理流程如圖1所示。

        圖1 政企單位辦公自動化軟件功能流程

        2.辦公自動化軟件開發(fā)關鍵技術

        (1)云計算

        云計算技術可以將政企單位的所有終端設備、服務器設備集成在一起,為企業(yè)辦公提供聯(lián)網(wǎng)服務功能,提供一個強大的存儲功能。同時,云計算可以將硬件資源虛擬化,為學校提供數(shù)以百計的用戶登錄操作,降低硬件資源的購買容量,同時可以應用程序及其運行所需的數(shù)據(jù)獨立出來,按照不同的分配策略賦予用戶邏輯存儲空間,這樣就可以均衡應用服務器和存儲服務器負載,實時地監(jiān)控數(shù)據(jù)資源的使用狀態(tài),改進數(shù)據(jù)中心的利用率。

        (2)數(shù)據(jù)遷移技術

        數(shù)據(jù)遷移技術是自動化辦公軟件數(shù)據(jù)庫智能存儲的一個關鍵內容。自動化辦公軟件運行過程中,其產(chǎn)生的數(shù)據(jù)是動態(tài)變化的,因此數(shù)據(jù)庫訪問也具有優(yōu)先層次劃分,利用數(shù)據(jù)遷移技術可以將不同的數(shù)據(jù)遷移到不同的優(yōu)先級位置上,自動化辦公軟件就可以提高數(shù)據(jù)訪問效率。自動化辦公軟件智能分級存儲系統(tǒng)中,數(shù)據(jù)遷移技術包括同級遷移和異級遷移兩種方法。同級遷移模式發(fā)生在同一優(yōu)先級位置的存儲系統(tǒng)硬件配置發(fā)生變化,為了能夠均衡硬件的負載情況,可以在同一級進行數(shù)據(jù)庫中進行遷移,確保存儲器具有足夠的容量。異級遷移模式是指根據(jù)數(shù)據(jù)估值,可以將重要的、訪問頻次較高的數(shù)據(jù)遷移到優(yōu)先級較高的位置,異級遷移模式是系統(tǒng)最為常見的模式,可以更好地優(yōu)化存儲系統(tǒng),異級遷移過程中是自動化的,遷移過程可以是高性能存儲設備向低性能存儲設備遷移,也可以相反遷移。

        (3)平臺支持技術

        隨著企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)的增多,這些系統(tǒng)可以與其他系統(tǒng)集成在一起,部署在企業(yè)門戶網(wǎng)上,門戶網(wǎng)采用了企業(yè)總線、異地透明傳輸、異構數(shù)據(jù)共享等多種平臺支持技術,可以注冊多種業(yè)務,這些業(yè)務可以實現(xiàn)異構系統(tǒng)數(shù)據(jù)共享;利用Mapreduce技術實現(xiàn)數(shù)據(jù)的分片存儲,能夠提高系統(tǒng)的利用率,進一步改善政企單位辦公自動化系統(tǒng)門戶網(wǎng)遷移能力。

        結語

        隨著大數(shù)據(jù)、云計算、數(shù)據(jù)挖掘等技術的快速發(fā)展和進步,有效地提升了辦公自動化軟件的應用效果,可以實現(xiàn)政企單位的業(yè)務流程協(xié)作配合,提高公文、新聞等數(shù)據(jù)信息的共享程度,具有重要的作用和意義。

        [1]徐敏.計算機信息處理技術在辦公自動化中的應用研究[J].科技展望,2015,21(15):25-26.

        [2]吳昊.計算機信息處理技術在辦公自動化中的應用探討[J].數(shù)字通信世界,2015,12(8):111-113.

        [3]胡勇,沈宏平.基于計算機信息傳輸技術的辦公自動化研究[J].計算機光盤軟件與應用,2014,21(7):123-124.

        [4]宋華.基于JAVA技術的辦公自動化系統(tǒng)研究[J].計算機光盤軟件與應用,2014,12(5):163-163.

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