楊斌，仇錦春，趙耀，許志軍，許靜

(南京醫(yī)科大學(xué)附屬兒童醫(yī)院藥學(xué)部，江蘇 南京 210008)

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戴明循環(huán)管理法改進(jìn)住院藥房盤點(diǎn)模式的實(shí)踐體會(huì)

楊斌，仇錦春，趙耀，許志軍，許靜

(南京醫(yī)科大學(xué)附屬兒童醫(yī)院藥學(xué)部，江蘇 南京 210008)

目的 探討改進(jìn)住院藥房盤點(diǎn)模式與成效。方法 對(duì)住院藥房在運(yùn)用戴明循環(huán)(PDCA)管理法改進(jìn)盤點(diǎn)模式的前后共6個(gè)月的盤點(diǎn)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，并評(píng)價(jià)改進(jìn)模式前后的盤點(diǎn)效率。結(jié)果 盤點(diǎn)各類錯(cuò)誤總數(shù)從123件減少至51件，錯(cuò)誤總數(shù)降低了58.54%。盤點(diǎn)平均耗時(shí)從原來的4 h減少到2 h，耗時(shí)減少了50%。 結(jié)論 住院藥房運(yùn)用PDCA管理法改進(jìn)盤點(diǎn)模式，觀察指標(biāo)明顯改善，盤點(diǎn)效率得到了顯著的提高。

PDCA循環(huán)管理；盤點(diǎn)模式；數(shù)量化管理

戴明循環(huán)是由美國管理學(xué)家戴明先生提出的一種具有程序化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化的基本管理方法，又稱PDCA 循環(huán)，即為通過計(jì)劃(plan)、實(shí)施(do)、檢查(check)、處理(action) 4個(gè)階段的管理過程，使工作質(zhì)量在循環(huán)中得到不斷地提高[1]。南京市兒童醫(yī)院是一家市屬三級(jí)甲等兒童?？漆t(yī)院，開放床位1 400張，住院藥房平均每月消耗藥品金額達(dá)1 400多萬元，藥品種類達(dá)500多種。住院藥房承擔(dān)著全院35個(gè)住院病區(qū)的藥品管理，同時(shí)也承擔(dān)著靜脈用藥調(diào)配中心以及手術(shù)室衛(wèi)星藥房的藥品管理。因此住院藥房的藥品數(shù)量化管理就非常的重要。近年來，伴隨著醫(yī)院對(duì)用藥安全的重視，通過對(duì)信息系統(tǒng)、物流系統(tǒng)的逐漸完善，住院藥房藥品管理方式已基本實(shí)現(xiàn)了數(shù)量化管理。

為提高住院藥房盤點(diǎn)效率，找到盤點(diǎn)效率低的原因，從2015年9月起，在住院藥房盤點(diǎn)過程中運(yùn)用PDCA管理工具，對(duì)盤點(diǎn)模式的全過程進(jìn)行改進(jìn)，取得了較好的效果。

1 資料與方法

1.1 資料的收集 以南京醫(yī)科大學(xué)附屬南京兒童醫(yī)院住院藥房2015年7～12 月連續(xù)6個(gè)月的藥品盤點(diǎn)結(jié)果為原始數(shù)據(jù)，分別將每月所需盤點(diǎn)藥品品種數(shù)以及盤點(diǎn)出來的每種藥品實(shí)際數(shù)量與系統(tǒng)所示庫存數(shù)量相符(即帳物相符)的藥品數(shù)量進(jìn)行匯總，并統(tǒng)計(jì)每月盤點(diǎn)過程所需時(shí)間。藥品賬物相符率=賬物相符藥品數(shù)量/盤點(diǎn)藥品總數(shù)×100%。將2015年7～9月份采用PDCA管理工具之前為第Ⅰ階段的盤點(diǎn)資料設(shè)為對(duì)照組，采用PDCA管理工具之后的2015年10～12月為第Ⅱ階段的盤點(diǎn)資料設(shè)為試驗(yàn)組進(jìn)行比較，統(tǒng)計(jì)分析住院藥房兩個(gè)階段平均盤點(diǎn)賬物相符率和盤點(diǎn)耗時(shí)。

1.2 方法選擇 資料查檢—原因分析—擬定對(duì)策—對(duì)策實(shí)施—效果確認(rèn)—再次原因分析—擬定對(duì)策—對(duì)策實(shí)施—效果確認(rèn)形成規(guī)定并長期執(zhí)行。

2 資料查檢

2.1 資料基本情況 住院藥房原盤點(diǎn)模式為：將藥品目錄按貨位碼分為片劑組和針劑組兩部分，由相應(yīng)人員盤點(diǎn)片劑組藥品。另外的人員平均分配進(jìn)行針劑組藥品的盤點(diǎn)。將盤點(diǎn)出的數(shù)據(jù)，由專門的1～2人員錄入系統(tǒng)后，統(tǒng)計(jì)出賬物不相符的藥品品種，將其篩選出來，再由之前盤點(diǎn)該區(qū)域藥品的人員重新盤點(diǎn)該藥品數(shù)量。再次錄入數(shù)據(jù)之后，將賬物相差較大的藥品，再由專門的人員進(jìn)行盤點(diǎn)后，由庫房管理人員進(jìn)行復(fù)核，并進(jìn)行月度結(jié)算。

2.2 影響因素分析 采用魚骨圖法分析住院藥房盤點(diǎn)效率低的原因，見圖1。

圖1 造成住院藥房盤點(diǎn)效率低的魚骨圖

2.2.1 管理制度因素 首先，在盤點(diǎn)過程中，由于住院藥房人員有限，導(dǎo)致盤點(diǎn)工作量大，盤點(diǎn)過程的人員安排并不合理，有些人員并不熟悉全部藥品的擺放位置，會(huì)導(dǎo)致盤點(diǎn)帳物不相符。其次，盤點(diǎn)的順序安排并不合理，整件的藥品未提前由庫房管理人員盤點(diǎn)出來，導(dǎo)致正式盤點(diǎn)過程耗時(shí)長。藥劑人員在調(diào)劑過程中，會(huì)出現(xiàn)操作失誤從而造成藥品的漏發(fā)和錯(cuò)發(fā)，導(dǎo)致藥品帳物無法相符。第一遍盤點(diǎn)結(jié)束之后，等待第二遍的過程較長。再次，日常會(huì)有藥品損耗以及對(duì)于出現(xiàn)原包裝破損的藥品、處于近效期需要報(bào)廢的藥品、特殊情況下(如藥物過敏等) 需要退回廠家的藥品，未及時(shí)審核登記藥品的批號(hào)數(shù)量并錄入電腦系統(tǒng)，造成的藥品庫存誤差[2]。除此之外，住院藥房與門診藥房、急診藥房之間為滿足臨床需要，會(huì)臨時(shí)調(diào)撥藥品。在實(shí)物調(diào)撥后沒有及時(shí)進(jìn)行電腦記賬，造成藥品的賬物不符。

2.2.2 藥品因素 藥品因缺貨更換廠家，或是同一藥品有2 個(gè)不同規(guī)格，或是藥品包裝規(guī)格等發(fā)生變更。因工作需要拆零藥品發(fā)放，兒童醫(yī)院本身的特點(diǎn)就是藥品用量較小，而市面上并無相應(yīng)的小規(guī)格藥品，故需要二次分裝小包裝藥品。因此造成了大量片劑藥品剩余。住院藥房共有500多種藥品，藥品分別分布在住院藥房，靜脈用藥調(diào)配中心以及手術(shù)室藥房，因此盤點(diǎn)時(shí)容易出現(xiàn)漏盤、錯(cuò)盤的可能。

2.2.3 人員因素 首先，盤點(diǎn)人員在實(shí)際工作中出現(xiàn)漏盤、誤盤的現(xiàn)象均可能導(dǎo)致藥品的賬物不符。在后期的盤點(diǎn)數(shù)據(jù)錄入時(shí)沒有仔細(xì)核對(duì)造成計(jì)數(shù)誤差。其次，工作人員均對(duì)藥品定位以及庫存擺放位置不熟悉，造成漏盤錯(cuò)盤。其次，工人師傅在補(bǔ)藥的時(shí)候?qū)⑺幤肺恢脭[放錯(cuò)誤，也會(huì)影響賬物相符。另外，在盤點(diǎn)數(shù)據(jù)的錄入過程僅由一兩個(gè)人集中錄入，工作量大，容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，造成賬物相符率差。

2.2.4 系統(tǒng)因素 住院藥房信息系統(tǒng)升級(jí)過程中會(huì)造成系統(tǒng)記賬不準(zhǔn)，藥品貨位碼定位錯(cuò)誤等問題，會(huì)嚴(yán)重影響賬物相符率以及盤點(diǎn)的耗時(shí)，信息系統(tǒng)對(duì)于藥品貨位碼的更新不及時(shí)。

2.3 原因分析 通過對(duì)住院藥房2015年7～9月盤點(diǎn)效率低下問題進(jìn)行分析：(1)藥品位置僅有庫房管理人員熟知，其余人員可能并不完全知曉自己盤點(diǎn)的每一種藥品是否有庫存以及庫存藥品的擺放位置，會(huì)導(dǎo)致錯(cuò)盤漏盤；(2)盤點(diǎn)正確率低，大部分藥品均需要盤點(diǎn)2～3次，甚至更多次，方能得到準(zhǔn)確的藥品數(shù)量，并且無法區(qū)分是由于人員主觀錯(cuò)誤導(dǎo)致的盤點(diǎn)正確率低還是由于其他因素導(dǎo)致的；(3)人力資源分配不均，耗時(shí)過長，平均耗時(shí)4～6 h，最長曾耗時(shí)9 h。盤點(diǎn)人員大部分時(shí)間都是在等錄入人員錄入，而錄入人員因需同時(shí)錄入大量數(shù)據(jù)，會(huì)導(dǎo)致錯(cuò)誤率增加。具體見表1。

表1 住院藥房2015年7～9月盤點(diǎn)差錯(cuò)率情況

3 對(duì)策擬定

針對(duì)住院藥房盤點(diǎn)效率低的現(xiàn)狀，通過對(duì)原因進(jìn)行分析運(yùn)用PDCA循環(huán)管理工具，我們?cè)谝韵聨讉€(gè)方面提出改進(jìn)措施。

3.1 完善住院藥房各項(xiàng)制度 完善住院藥房藥品管理的各項(xiàng)制度，是提高盤點(diǎn)效率的基礎(chǔ)。在調(diào)劑藥品時(shí)做到雙人核對(duì)發(fā)藥，對(duì)貴重藥品、毒性藥品、精神藥品每日盤點(diǎn)，嚴(yán)格高警示藥品發(fā)放，貴重藥品發(fā)放做到人人交接登記，保證冷鏈運(yùn)輸藥品冷藏轉(zhuǎn)運(yùn)等制度。同時(shí)以個(gè)人為單位，將藥架上藥品的效期管理、日常養(yǎng)護(hù)工作，并將相應(yīng)責(zé)任落實(shí)到個(gè)人。安排專人對(duì)冰庫內(nèi)的冷藏藥品進(jìn)行請(qǐng)領(lǐng)和補(bǔ)充，并與庫房管理人員雙人核對(duì)、確保藥品數(shù)量的準(zhǔn)確性。定期核查臨床相關(guān)科室的搶救車藥品，督促其整理破損、變質(zhì)或近效期藥品，并及時(shí)上報(bào)藥庫辦理破損報(bào)廢和調(diào)換手續(xù)，以保證藥品質(zhì)量，避免藥品浪費(fèi)、造成損失[2]。

3.2 人力資源合理配置 首先，重新分配藥品分組，將住院藥房所有藥品分為口服擺藥臺(tái)組、針劑組(分3組)、靜脈用藥調(diào)配中心、麻醉藥房、貨架、冰箱和口服貨架組(分2組)。其次，全員參與，每2～3人一組，交叉盤點(diǎn)并核對(duì)盤點(diǎn)的數(shù)據(jù)，并由本組人員將其錄入系統(tǒng)中，再次核對(duì)無錄入錯(cuò)誤后，進(jìn)行保存數(shù)據(jù)。另外，由庫房管理人員在正式盤點(diǎn)之前，將整件的庫存藥品進(jìn)行盤點(diǎn)，提高了盤點(diǎn)效率。

3.3 藥品擺放合理布局[3]首先，重新核對(duì)貨位碼，做到一物一碼，刪除掉已經(jīng)不再使用藥品的貨位碼。將藥品進(jìn)行重新定位，合理的按照藥品分類以及使用情況進(jìn)行重新定位，并將所有系統(tǒng)中的貨位碼統(tǒng)一。其次，將盤點(diǎn)表合理設(shè)計(jì)，分組工作量平均分配。錄入順序與貨位碼定位順序相符，可直接按貨位碼順序錄入，并不需要查找藥品錄入。

3.4 實(shí)行多次核對(duì)盤點(diǎn)制度，確保盤點(diǎn)準(zhǔn)確 兩組人員在盤點(diǎn)完各自的組分后，分別將對(duì)方盤點(diǎn)的藥品進(jìn)行復(fù)核盤點(diǎn)后，將兩次盤點(diǎn)的數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)。如數(shù)據(jù)一致，則通過。如數(shù)據(jù)有誤，則再次重新盤點(diǎn)該藥品，直至達(dá)成統(tǒng)一的數(shù)量為止。再由該組人員將其錄入系統(tǒng)中，先由本組人員將錄入數(shù)據(jù)核對(duì)后，再由庫房管理人員對(duì)錄入數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，如相差較大，再次指定專人進(jìn)行復(fù)核。這時(shí)已經(jīng)過3～4次盤點(diǎn)與核對(duì)，故實(shí)際數(shù)量已核實(shí)。如無特殊情況，即可將本月數(shù)據(jù)進(jìn)行審核記賬，并在月底進(jìn)行月度結(jié)算。

4 結(jié)果

將2015年10～12月盤點(diǎn)過程中的數(shù)據(jù)錄入EXCEL表中進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并與7～9月的數(shù)據(jù)進(jìn)行比較。從圖2中可以看出，未找到庫存藥品從原來的3個(gè)月72種減少至24種，錯(cuò)誤率降低了66.67%。不清楚藥品的包裝規(guī)格從原來的24種減少至17種，錯(cuò)誤率降低了29.19%；主觀點(diǎn)錯(cuò)藥品數(shù)量從原來的16件減少為5件，錯(cuò)誤率降低了68.75%；人為錄入錯(cuò)誤從原來的7件降低為0件，錯(cuò)誤率降低了100%；系統(tǒng)原因從原來的4種增加至5種，錯(cuò)誤率增加了25%；盤點(diǎn)平均耗時(shí)從原來的4 h減少到2 h，效率提高了50%。

綜上所述，除了信息系統(tǒng)原因?qū)е碌谋P點(diǎn)錯(cuò)誤無法有效控制以外，其余均可以取得了良好的效果。信息系統(tǒng)原因需要與醫(yī)院其他科室以及信息管理部門的合作方可解決。在盤點(diǎn)過程中，遇到了不清楚應(yīng)該錄入盤點(diǎn)組還是復(fù)核組的數(shù)據(jù)的情況，藥品臨時(shí)缺貨未找到藥品，人員分配未考慮年齡長者盤點(diǎn)速度較慢，剛開始運(yùn)行新的盤點(diǎn)方式不夠流暢等情況。據(jù)此需要在今后的盤點(diǎn)過程中繼續(xù)運(yùn)用PDCA循環(huán)管理法，提出新的方式方法解決以上問題。

圖2 2015年7～12月盤點(diǎn)情況比較

5 討論

藥品是醫(yī)流動(dòng)資產(chǎn)的重要組成部分，流動(dòng)性強(qiáng)、周轉(zhuǎn)快、品種繁多，藥品管理質(zhì)量的優(yōu)劣直接影響醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，而藥品的定期盤點(diǎn)是醫(yī)院藥品管理質(zhì)量的重要組成部分[4]。藥品盤點(diǎn)不但要保證金額的符合率，也應(yīng)努力提高藥品的賬物相符率，而后者比前者要困難的多[5]。為了提高藥品的調(diào)劑質(zhì)量，使患者能安全有效地用藥，始終是藥學(xué)工作者的使命之一[6]。藥房是集管理、技術(shù)、經(jīng)營、服務(wù)及臨床藥學(xué)研究于一體的綜合性科室，其職責(zé)是及時(shí)滿足臨床用藥需求、合理控制藥品、降低藥品成本，提供相關(guān)用藥咨詢和指導(dǎo)服務(wù)，促使藥品管理程序化、連續(xù)化、科學(xué)化及經(jīng)濟(jì)化的發(fā)展。通過不斷探索，改善盤點(diǎn)模式，防范和降低人為差錯(cuò)，提高藥品盤點(diǎn)效率及盤點(diǎn)準(zhǔn)確性，加強(qiáng)藥品數(shù)量管理[7]。嚴(yán)格按照各項(xiàng)工作流程進(jìn)行操作，正確維護(hù)藥品庫存，是提高藥品賬物相符率的保障[8]。PDCA循環(huán)是動(dòng)態(tài)的循環(huán)[9]，由于影響因素眾多，通過運(yùn)用科學(xué)合理的PDCA循環(huán)管理法，針對(duì)上述影響因素，住院藥房全體人員積極采取措施，努力提高盤點(diǎn)效率和藥品的帳物相符率所采取的各項(xiàng)相應(yīng)措施，可顯著的提高住院藥房盤點(diǎn)效率，提高員工的滿意度和幸福感。

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Improvement of inventory management mode in dispensary for inpatients by PDCA cycle

YANG Bin，QIU Jinchun,ZHAO Yao,et al

(Children′sHospitalofNanjingMedicalUniversity，Nanjing,Jiangsu210008,China)

Objective To ensure the quality of drug,to achieve the digital managements,to improve the efficiency of drug inventory,and to explore the effect of the PDCA cycle management on the improvement of drug inventory pattern in dispensary for inpatients.Methods Drug inventory data during the six months since the application of PDCA cycle management were collected and analyzed to evaluate the efficiencies of inventory pattern before and after the improvement.Results Mistakes in inventory reduced by 58.54%,from 123 to 51 pieces.The average time consumed in check reduced by 50%,from 4 hours to 2 hours.Conclusions The observed indexes and the inventory efficiency were improved significantly with PDCA cycle management.

PDCA cycle management;Inventory Pattern;Digital management

許靜，女，副主任藥師，碩士生導(dǎo)師，研究方向:臨床藥學(xué)與醫(yī)院藥事管理，E-mail:njxujing@163.com

10.3969/j.issn.1009-6469.2016.10.041

2016-03-14，

2016-07-03)