袁秀云

中圖分類號：F270 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2016）09-000-01

摘 要 檔案是記載歷史，傳承文明、資鑒后人的原始憑證。借助檔案，我們能夠更好地了解過去，把握現(xiàn)在，預(yù)見未來，它是具有其他圖書資料無法代替的作用，因此，加強地質(zhì)檔案管理工作，不斷提高地質(zhì)人員管理意識。

關(guān)鍵詞 地質(zhì) 檔案管理 思考

對地質(zhì)檔案的認識，將會隨著檔案管理機制的不斷深入，逐漸得到提高，并越來越引起人們的關(guān)注。所以，正確認識地質(zhì)檔案的重要性，準確地把握地質(zhì)檔案工作的特殊性，使地質(zhì)檔案的管理符合自身的規(guī)律，并有效地為企業(yè)服務(wù)，也是做好今后地質(zhì)檔案工作的根本所在。本文就結(jié)合地質(zhì)檔案管理工作談幾點的認識。

一、加強領(lǐng)導，建立管理體系

首先要從思想上重視檔案管理工作，提高認識，分管檔案工作的領(lǐng)導應(yīng)給予多方面的支持和提供資源保障，用規(guī)范化、信息化、標準化來要求檔案的收集、整理、歸檔、保管和開發(fā)利用工作，建立起“內(nèi)外”有別而又相互統(tǒng)一的檔案管理體系?！皟?nèi)”就是要協(xié)調(diào)內(nèi)部各職能部門增強檔案意識，注重收集與及時移交，防止檔案材料的散失；“外”就是要抓住每一個環(huán)節(jié)的檔案收集，積極與主管部門、設(shè)計、施工等單位負責人及檔案人員通力協(xié)作，以保證檔案資料完整、準確。因此，要明確有關(guān)人員與部門的職責，用制度管人，用制度辦事，在單位規(guī)章制度體系中將單位檔案工作以文字的形式寫下來，作為檔案人員應(yīng)有針對性地列出所需收集的檔案資料名稱，自始至終參與到項目管理中去，保質(zhì)保量地獲取第一手資料。

二、建立制度，有章可循

只有完善科學的管理制度做指導，按標準建立質(zhì)量管理體系，使一切工作有章可循，才能從根本上解決原始地質(zhì)數(shù)據(jù)的完整性和質(zhì)量問題。制度要健全，執(zhí)行要堅決。按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定與標準，應(yīng)根據(jù)數(shù)據(jù)文件形成的規(guī)律和特點，在便于保管和利用的前提下，進行科學分類整理，設(shè)置相應(yīng)的歸檔類目，還包括地質(zhì)項目的設(shè)計檔案、施工檔案和竣工檔案等。應(yīng)根據(jù)本單位的實際情況和具體要求，制定本單位地質(zhì)管理實施細則，歸檔的基本要求和基本內(nèi)容，數(shù)據(jù)文件的移交與整理、保存與借閱的要求等。立卷要做到格式統(tǒng)一、字跡工整、圖像清晰，同時根據(jù)內(nèi)容、價值、數(shù)量和載體形式進行系統(tǒng)整理，使檔案數(shù)據(jù)做到文件齊全、分類準確、方便管理，方便利用。并將立整理好的檔案按規(guī)定移交檔案管理部門，認真檢查案卷質(zhì)量并確保檔案的完整、準確。

三、做好檔案信息化及數(shù)字化工作

檔案資料信息化建設(shè)是一項長期復(fù)雜的系統(tǒng)工程，根據(jù)行業(yè)不同，信息化管理模式也不同。面對信息化帶來的挑戰(zhàn)與機遇，油田單位與其它企業(yè)一樣面臨市場化和國際化競爭的挑戰(zhàn)。為提高企業(yè)單位的整體素質(zhì)，推動企業(yè)單位的改革與發(fā)展，充分利用好信息化這個武器，走出一條適合自己的信息化建設(shè)之路。所謂檔案信息電子化，就是以館藏檔案數(shù)據(jù)紙質(zhì)或機讀形式的為主要物質(zhì)對象，用微機對檔案進行收集、篩選、加工，使之轉(zhuǎn)化為微機軟件形式的二次文件信息電子文文件數(shù)據(jù)供利用的過程。把地質(zhì)資料數(shù)據(jù)文件歸檔電子化，充分利用計算機、掃描儀把紙質(zhì)檔案數(shù)字化，建立全文數(shù)據(jù)庫，以便于存儲查找和利用，既是地質(zhì)管理工作現(xiàn)實要求，也是檔案管理工作必然要求。

四、地質(zhì)檔案管理現(xiàn)狀

（一）地質(zhì)檔案實體管理模式單一

很多地質(zhì)檔案部門在地質(zhì)檔案管理上局限于科技檔案實體的收集、整理、保管和利用工作，而對地質(zhì)檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理很少涉及，不能凸現(xiàn)出地質(zhì)檔案信息化管理的重要性。隨著信息化進程的不斷加快，各種種樣的信息系統(tǒng)紛紛建立、運行，地質(zhì)檔案類別、內(nèi)容、載體、信息的不斷增加，傳統(tǒng)的地質(zhì)檔案實體管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)新形勢下地質(zhì)檔案信息化管理的需要，也無法收集和管理流動的電子文件。

（二）服務(wù)手段滯后

地質(zhì)檔案部門運用計算機]、網(wǎng)絡(luò)、掃描儀等設(shè)備對實體進行分類歸檔的少，只能簡單地編制地質(zhì)案卷目錄，不能運用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)對地質(zhì)成果轉(zhuǎn)讓和信息交流，影響了地質(zhì)檔案信息資源泉的開發(fā)和利用。

（三）服務(wù)方式被動

地質(zhì)檔案部門服務(wù)方式被動，服務(wù)內(nèi)容、范圍和方式比較單一，服務(wù)對象有局限性，主要是為企業(yè)內(nèi)部提供借閱和復(fù)制檔案資料，缺乏與外界的溝通和交流。

（四）專職檔案人員少

在企業(yè)過程中，檔案部門受到?jīng)_擊最大，大多數(shù)檔案專職工作人員少，有的甚至身兼數(shù)職，只能應(yīng)付日常文件資料和收集整理工作，很難對地質(zhì)資料信息進行再加工。

五、地質(zhì)資料格式及要求

（一）成果地質(zhì)資料應(yīng)齊全完整，包括封面、正文、附表、附件、多媒體、數(shù)據(jù)庫和軟件、插圖文件、電子文件登記表、載體外標簽。

（二）文字報告應(yīng)有封面、扉頁和目錄，頁碼必須連續(xù)。不同尺寸的圖件要折疊成統(tǒng)一圖幅，規(guī)格為A4，標題欄朝外，附圖應(yīng)編頁號。

（三）報告編寫和圖件制作要符合行業(yè)標準規(guī)范，審查手續(xù)完備，加蓋評審鑒定單位的公章，封面加蓋匯交單位的公章。

（四）根據(jù)《中國石油天然氣集團公司秘密信息分級保護目錄（試行）》，匯交的地質(zhì)資料以“誰產(chǎn)生、誰定密”的原則進行定密。凡密級資料，應(yīng)在文本首頁右上角第一行用方正3號黑體字標注，標注方式分為三種：頁面直接打印、加蓋密級印章、粘貼密級標簽。

（五）資料裝訂整齊，裝訂材料符合檔案保管要求。

（六）資料交接目錄由集團公司檔案管理系統(tǒng)（E6）輸出打印一式2份，雙方簽字后各存1份，以備查用。

（七）通過郵寄方式匯交資料的，應(yīng)按機要信件郵寄，接收單位收到后一周內(nèi)返還回執(zhí)，不得積壓。若發(fā)現(xiàn)缺損、模糊不清等，應(yīng)將資料退回，報送單位若2個月后未收到回執(zhí)的，應(yīng)及時追查。

六、做好地質(zhì)檔案資料的安全與保密

地質(zhì)資料產(chǎn)生、匯交、保管、利用要嚴格按照國家和中國石油天然氣集團公司有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。若發(fā)生丟失、損壞等事件，應(yīng)及時采取有效措施進行補救并迅速上報有關(guān)部門。

綜上所述，地質(zhì)檔案在服務(wù)資源和工程建設(shè)中也發(fā)揮了巨大的作用，對地質(zhì)檔案的管理不能只重視地質(zhì)檔案的收集、整理和保管，更應(yīng)該重視地質(zhì)檔案的開發(fā)和利用，為地質(zhì)檔案管理創(chuàng)造更多的價值。