胡文越

中圖分類號：F272.9 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2016）09-000-02

摘 要 在我國全面推進(jìn)依法治國的新時(shí)期，各級行政機(jī)構(gòu)深入推動依法行政工作。然而，部分行政機(jī)構(gòu)的行政執(zhí)法檔案管理工作中還存在諸多問題。本文根據(jù)目前行政執(zhí)法檔案管理現(xiàn)狀，提出加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理的具體對策。

關(guān)鍵詞 基層 行政執(zhí)法 檔案管理

行政執(zhí)法檔案是行政機(jī)關(guān)在實(shí)施行政許可、行政處罰、行政強(qiáng)制、行政檢查及其他行政執(zhí)法過程中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖像、視頻、音頻等多種形式的工作記錄，是檔案工作的重要信息資源。

在我國全面推進(jìn)依法治國，各級行政機(jī)構(gòu)扎實(shí)推進(jìn)依法行政的新形勢下，完整有效的行政執(zhí)法檔案是在必要時(shí)證明公共管理機(jī)構(gòu)是否依法行政、行政相對人是否違法的有力證據(jù)。嚴(yán)格規(guī)范的行政執(zhí)法檔案管理，能夠有效保障執(zhí)法行為資料以及原始文書資料的完整性和安全性。執(zhí)法檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化程度直接關(guān)系到其信息質(zhì)量能否發(fā)揮應(yīng)有的作用。因此不斷順應(yīng)基層執(zhí)法工作的新形勢、新任務(wù)，遵循檔案管理工作的新要求，持續(xù)提高檔案管理的科學(xué)化水平，具有十分重要的意義。

如何加強(qiáng)行政執(zhí)法檔案管理？筆者認(rèn)為應(yīng)從加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)、完善設(shè)施配備、細(xì)化流程規(guī)范、強(qiáng)化管理考核等方面入手。

一、目前行政執(zhí)法檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）行政執(zhí)法檔案管理工作意識不夠強(qiáng)

多年來，各地行政機(jī)構(gòu)把主要精力都放在執(zhí)法工作上，對執(zhí)法之后形成了卷宗、檔案淡漠以待，缺乏規(guī)范的管理。許多基層干部檔案意識非常薄弱，對檔案管理相關(guān)流程、法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識十分欠缺。由于對檔案工作重視不夠，檔案管理中的人員、經(jīng)費(fèi)、場所等問題長期得不到解決。更有甚者，某地執(zhí)法機(jī)構(gòu)行政處罰案件出現(xiàn)大量案卷遺失的嚴(yán)重問題。在許多單位，檔案管理重要性的認(rèn)識程度普遍不高，在檔案的收集、整理、保管和利用上缺乏科學(xué)有效的方法。

（二）執(zhí)法檔案工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不過關(guān)

當(dāng)今，檔案管理設(shè)備日益先進(jìn)，檔案種類逐漸多樣化，載體形式日新月異，檔案管理方法也在革新發(fā)展，這就對檔案工作人員在業(yè)務(wù)素質(zhì)、專業(yè)知識以及管理技能等方面都提出了更高的要求。原本那些傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識與工作方法，都不能適應(yīng)當(dāng)前工作需要，但在實(shí)際管理中，有的單位檔案人員由于一崗兼多職，只是在從事主業(yè)的同時(shí)附帶檔案管理工作，無法保質(zhì)、保量完成檔案管理的細(xì)致工作。有的單位干脆臨時(shí)聘請專業(yè)人士定期協(xié)助整理檔案，但對其工作內(nèi)容提不出單位自身的要求，對其工作質(zhì)量也缺乏監(jiān)管。

（三）執(zhí)法檔案管理所需設(shè)施設(shè)備不完善

硬件方面，當(dāng)前多數(shù)單位配置了專門的檔案室，但普遍存在檔案室簡陋老化、配套設(shè)施缺乏的現(xiàn)象，檔案柜不少是鐵質(zhì)的老式結(jié)構(gòu)，安全措施沒落實(shí)到位，防蟲、防霉設(shè)施不配套。有的甚至檔案室兼負(fù)了雜物存儲功能。

軟件方面，多數(shù)單位未能引進(jìn)專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，還還處于手工管理狀態(tài)。許多單位的檔案管理制度和機(jī)制不健全，致使歸檔文件的整理、分類與保管等問題上不夠準(zhǔn)確，檔案不及時(shí)立卷歸檔和未及時(shí)移交綜合檔案室等情況時(shí)有發(fā)生，檔案丟失、損毀、泄密等安全隱患問題日益突出。

二、加強(qiáng)執(zhí)法檔案管理的具體舉措

執(zhí)法檔案管理工作事關(guān)重大，不僅是單位保存原始文件、資料的基礎(chǔ)性工作，而且還關(guān)系到執(zhí)法行為的有效性、執(zhí)法工作的追溯性以及執(zhí)法活動的風(fēng)險(xiǎn)防范，基層行政單位必須高度重視，應(yīng)從加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)、強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè)、完善設(shè)施配備、細(xì)化流程規(guī)范、嚴(yán)格管理考核等方面，多管齊下，多措并舉，切實(shí)提高行政執(zhí)法檔案的管理水平。

（一）加強(qiáng)檔案工作組織領(lǐng)導(dǎo)

任何工作的開展都不能離開單位領(lǐng)導(dǎo)的重視，要想切實(shí)有效地推動檔案科學(xué)化管理工作，各單位必須高度重視檔案管理工作，嚴(yán)格落實(shí)《中華人民共和國檔案法》，進(jìn)一步健全完善檔案管理辦法，認(rèn)真執(zhí)行上級有關(guān)規(guī)定，嚴(yán)抓嚴(yán)管，保證檔案管理工作各項(xiàng)規(guī)定要求落到實(shí)處。按照“誰主管、誰負(fù)責(zé)、誰實(shí)施、誰擔(dān)當(dāng)”的原則，要將檔案管理工作納入領(lǐng)導(dǎo)分工，明確責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)、責(zé)任部門和責(zé)任崗位，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，確保檔案安全工作落到實(shí)處。領(lǐng)導(dǎo)層、管理層要從依法行政，規(guī)范執(zhí)法行為的高度，充分認(rèn)識到執(zhí)法檔案管理的重要性和緊迫性。同時(shí)，也要提高單位整體檔案意識，形成人人重視檔案、人人愛護(hù)檔案的良好風(fēng)氣。

（二）強(qiáng)化檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

行政執(zhí)法檔案管理是一門專業(yè)性、保密性、安全性很強(qiáng)的工作。面對新形勢新要求，迫切需要造就一支政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)硬、紀(jì)律嚴(yán)的高素質(zhì)檔案隊(duì)伍。

首先要優(yōu)化崗位配置，設(shè)置專職檔案管理人員，盡量避免檔案管理人員的兼職，讓其有充足的時(shí)間和精力致力于檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案的專人歸檔保管。其次要定期組織專業(yè)培訓(xùn)，重點(diǎn)學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》及各類行政執(zhí)法法律法規(guī)，使檔案管理員及時(shí)掌握檔案管理的新規(guī)定、新政策、新理念、新趨勢，切實(shí)提高檔案隊(duì)伍業(yè)務(wù)水平。同時(shí)，要切實(shí)增強(qiáng)檔案管理部門和崗位的服務(wù)意識，要圍繞中心、服務(wù)大局，在堅(jiān)持專業(yè)管理規(guī)定和原則的前提下，定期督促協(xié)助執(zhí)法部門及時(shí)對行政執(zhí)法文書、資料的歸檔、整理工作；對已經(jīng)歸檔的文件資料，能夠有效提供查詢、借閱、保密等服務(wù)工作。

（三）完善執(zhí)法檔案設(shè)施設(shè)備

優(yōu)化檔案設(shè)施配置，改善檔案保管條件。升級更新軟硬件設(shè)施是提升檔案管理科學(xué)化水平的重要途徑，首先要建設(shè)專門的檔案庫房，專庫專用，改善檔案庫房環(huán)境，加裝電子監(jiān)控、防盜報(bào)警器、空調(diào)、除濕機(jī)等檔案保護(hù)設(shè)備，配備必要的電腦、打印機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化儀器，配置檔案柜、檔案盒、檔案袋等專業(yè)的檔案保管設(shè)施、設(shè)備，為檔案的現(xiàn)代化管理夯實(shí)硬件基礎(chǔ)。

引進(jìn)專業(yè)檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化。檔案信息化是檔案發(fā)展管理的必然趨勢，是實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化的主要手段?；鶎訄?zhí)法單位應(yīng)在上級主管部門統(tǒng)一協(xié)調(diào)下，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的快捷實(shí)用性，建立起符合國家規(guī)定的檔案管理系統(tǒng)，使檔案管理更科學(xué)、更便捷。

加強(qiáng)檔案安全防范，確保環(huán)境安全。行政執(zhí)法檔案因?yàn)榫哂幸欢ǖ姆尚?、原則性、連續(xù)性和保密性，必須配備安全防護(hù)設(shè)施，隨時(shí)做好檔案室的防火、防盜、防蟲、防霉變等工作，定期對各類設(shè)施進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，提高安全防范能力。

（四）細(xì)化檔案管理流程規(guī)范

實(shí)踐證明，只有健全完善檔案管理制度，細(xì)化檔案管理流程規(guī)范，才能保證檔案管理各項(xiàng)工作順利進(jìn)行。相比市級執(zhí)法機(jī)構(gòu)，基層執(zhí)法單位容易忽視檔案管理制度的建立和執(zhí)行?；鶎訄?zhí)法單位應(yīng)在上級統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，結(jié)合自身檔案管理實(shí)際情況，一是要建立《行政執(zhí)法檔案出入庫規(guī)定》、《行政執(zhí)法檔案借閱登記制度》、《行政執(zhí)法檔案銷毀制度》等規(guī)章制度，要求制度上墻，并嚴(yán)格遵守。二是要設(shè)立行政執(zhí)法檔案室借閱登記臺、監(jiān)督臺等，為檔案入室、管理、借閱、歸還提供便利。三是要進(jìn)一步完善檔案管理崗位責(zé)任制和獎罰體系，將檔案管理融入到日常管理的全過程，按規(guī)定嚴(yán)格執(zhí)行獎罰措施。四是要加強(qiáng)檔案流程規(guī)范，提升過程控制。行政執(zhí)法檔案由行政執(zhí)法單位在結(jié)案后規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸檔，裝訂歸檔時(shí)要一案一卷、一卷一號，涉及重大影響以及向司法機(jī)關(guān)移送的檔案要永久保存、妥善保管。檔案歸檔后需要借閱的，應(yīng)當(dāng)填寫《檔案借閱登記簿》，辦理借閱手續(xù)。對超出保管期限且無保存價(jià)值的行政執(zhí)法檔案，應(yīng)當(dāng)由鑒定小組提出具體意見，填寫行政執(zhí)法檔案銷毀清冊，經(jīng)單位主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可銷毀。

（五）嚴(yán)格執(zhí)法檔案管理考核

當(dāng)前，由于在某些行業(yè)和執(zhí)法機(jī)構(gòu)，由于檔案管理不到位，安全意識薄弱，屢次出現(xiàn)檔案損毀，卷宗丟失和信息泄密現(xiàn)象，值得高度關(guān)注。為強(qiáng)化管理，基層單位必須嚴(yán)格落實(shí)主體責(zé)任，嚴(yán)格監(jiān)督考核。首先，要加大管理檢查力度，定期開展自查和自上而下的評比檢查，層層落實(shí)責(zé)任，加強(qiáng)監(jiān)督和檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)糾正。其次，要完善檔案安全管理和責(zé)任追究制度，建立健全檔案安全責(zé)任、風(fēng)險(xiǎn)治理、應(yīng)急管理和防控機(jī)制。再次，切實(shí)提高檔案安全相關(guān)工作人員安全技能和水平，提升事故防范和處理能力，堅(jiān)決杜絕檔案安全事故發(fā)生。同時(shí)，上級主管部門和當(dāng)?shù)貦n案管理機(jī)構(gòu)要加強(qiáng)對行政執(zhí)法檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)和檢查，加大督導(dǎo)考核力度，努力將不規(guī)范行為消滅在萌芽狀態(tài)，從而促進(jìn)行政執(zhí)法檔案工作有效開展。

三、結(jié)語

總之，加強(qiáng)檔案管理，特別是執(zhí)法檔案管理，是基層執(zhí)法機(jī)構(gòu)適應(yīng)全面依法行政的內(nèi)在需求，是提高自身科學(xué)管理水平的必經(jīng)之路?；鶎訂挝灰粩嗉訌?qiáng)檔案管理工作，增強(qiáng)安全防范意識，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，完善設(shè)施設(shè)備，強(qiáng)化專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)，嚴(yán)格監(jiān)督考核，高效利用檔案資源，為行政執(zhí)法、依法行政決策提供信息應(yīng)用支持和保障。

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