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        信息時代基層檔案管理對策研究

        2016-11-28 10:54:03楊愛華
        商情 2016年40期
        關(guān)鍵詞:人員素質(zhì)信息時代檔案管理

        楊愛華

        【摘要】本研究通過探討信息時代下基層檔案管理中存在的問題,提出了該背景下的基層檔案管理的對策,以適應(yīng)新時代下基層檔案工作的要求。

        【關(guān)鍵詞】信息時代 檔案管理 人員素質(zhì)

        當(dāng)今社會信息化的飛速發(fā)展已經(jīng)對檔案管理工作產(chǎn)生了很大的影響,一方面檔案的信息化能夠加速資源的使用和分享,另一方面也對檔案管理工作帶來了更大的挑戰(zhàn)。因此,本文針對信息時代下的基層檔案管理進(jìn)行一些探討分析。

        一、信息時代下基層檔案管理中存在的問題

        (一)基層檔案人員管理思想存在的問題

        檔案利用程度較低。目前基層的檔案管理中仍偏重于對檔案的保管和分類整理,而不注重檔案的利用和交流,檔案管理人員的思想相對封閉,沒有強(qiáng)烈的市場意識,把室藏檔案作為一種資本或者實力對外展示,卻沒有確立檔案的效益觀念、競爭意識和信息最大化利用的意識?;鶎訖n案管理人員的相對保守的觀念使得本應(yīng)服務(wù)于社會工作的檔案,僅僅成為一種躺在檔案室的資料。

        檔案收藏注重數(shù)量,輕視檔案質(zhì)量。在日常的基層檔案管理中常會出現(xiàn)一味追求室藏檔案的數(shù)量,追求使用檔案的人次、卷次和檔案的種類數(shù)和文字?jǐn)?shù),對于檔案信息的質(zhì)量則相對不太注重,對于提高檔案使用效果也不重視。

        檔案管理人員缺乏改革和創(chuàng)新意識。在日常的檔案管理中,對于檔案工作缺乏足夠的工作熱情和動力,整個工作環(huán)境相對沉悶、缺乏活力,常常是有需要查閱檔案才進(jìn)行查找,不能夠進(jìn)行主動的檔案服務(wù)工作,相關(guān)部門有檔案處理工作時才進(jìn)行檔案管理。長期以往,整個檔案管理團(tuán)隊缺乏工作激情,整日生活在相對閉塞的環(huán)境中,滿足現(xiàn)狀,缺乏上進(jìn)心。

        (二)基層檔案管理人才存在的問題

        檔案管理人員整體素質(zhì)不高。檔案管理人員因為種種原因,在體制中長時間的浸潤下,逐漸沾染一些不良的工作作風(fēng),工作時缺乏工作壓力和上進(jìn)心,往往由于沒有管理人員監(jiān)督管理導(dǎo)致檔案管理人員工作能力低下、工作態(tài)度也常會出現(xiàn)問題甚至?xí)霈F(xiàn)消極怠工、服務(wù)態(tài)度惡劣的情況發(fā)生。

        檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)較落后。在我國的數(shù)十萬的基層檔案管理人員中,檔案管理人員普遍存在著文化水平相對較低、檔案服務(wù)水平較低、相關(guān)高級職稱人員比例較低和專職檔案管理人員及比例較低的問題。由于檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)的制約,在面對日新月異的社會新形勢下的不同行業(yè)的檔案會顯得捉襟見肘,使得檔案管理工作的準(zhǔn)確性和工作效率較低。此外,由于缺乏必要的市場化運作機(jī)制,使得檔案工作面對外界的變化時,缺乏臨時應(yīng)變的能力。目前檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)的落后已經(jīng)嚴(yán)重制約著檔案工作的發(fā)展和改革。

        (三)信息化技術(shù)應(yīng)用后檔案管理工作仍亟待完善

        一方面由于傳統(tǒng)的文字檔案存在數(shù)量和規(guī)模巨大,進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化的任務(wù)比較艱巨;另一方面基層檔案電子化處理之后缺乏系統(tǒng)的整理和分類,使得數(shù)字化后的檔案在進(jìn)行查閱使用時,查找較為費時,浪費了大量的時間精力。

        二、信息時代下基層檔案管理中的對策

        (一)轉(zhuǎn)變檔案管理工作思想觀念

        針對檔案使用率較低,重檔案的數(shù)量,輕檔案的質(zhì)量,最重要的是需要從轉(zhuǎn)變檔案管理工作人員的思想觀念,樹立檔案管理工作的重要性和危機(jī)感,意識到檔案管理工作市場化的需要。另外需要使用合理的檔案開發(fā)技術(shù),使得檔案的數(shù)量和質(zhì)量能夠同步提高。在面對信息時代下檔案工作需要主動學(xué)習(xí),積極進(jìn)行檔案工作的改革和調(diào)整,適應(yīng)新時代的要求。

        (二)提高檔案管理人才隊伍的素質(zhì)

        進(jìn)行檔案工作人員的篩選優(yōu)化。對于檔案管理人員存在的素質(zhì)不高的問題,首先需要對現(xiàn)有的檔案工作人員進(jìn)行甄選,剔除檔案管理工作中缺乏工作熱情,工作態(tài)度消極,工作技能嚴(yán)重不過關(guān)和玩忽職守的人員,保證整體檔案管理隊伍的先進(jìn)性和積極性。

        進(jìn)行科學(xué)的檔案工作人員學(xué)習(xí)管理。檔案室管理人員需要從自身出發(fā),認(rèn)識到檔案管理人員工作中存在的問題,需要根據(jù)檔案室的實際情況,進(jìn)行細(xì)致嚴(yán)格的檔案管理人員的工作管理,制定出合理的檔案管理工作的規(guī)章制度,明確各部門工作人員的工作內(nèi)容和職責(zé)。同時需要進(jìn)行定期檔案管理人員的工作技能培訓(xùn),對于新行業(yè)新領(lǐng)域的進(jìn)行足夠的培訓(xùn)學(xué)習(xí),同時要求工作人員不斷完善自身的知識結(jié)構(gòu),即使不能做到所有行業(yè)的檔案管理工作都能很好的完成,至少要在一些常見的行業(yè)和部分新興行業(yè)上做到檔案管理工作技能達(dá)標(biāo)。

        (三)完善檔案的信息化處理工作

        對于龐大的檔案信息化處理工作,需要根據(jù)檔案實際情況進(jìn)行合理安排選擇,有計劃有步驟的漸進(jìn)式的完成信息化處理。一般來說,對于館藏中使用頻率較高、影響范圍較大、具有代表性的、數(shù)字化價值較大的部分檔案優(yōu)先進(jìn)行信息化處理。之后在根據(jù)檔案進(jìn)行信息化處理的難度由易到難進(jìn)行選擇進(jìn)行處理。通常來說,檔案紙面平整、紙張厚度適宜、紙張彈性適宜、易于進(jìn)行高速掃描的優(yōu)先進(jìn)行。同時需要進(jìn)行檔案分類和統(tǒng)計等數(shù)據(jù)庫處理,選擇合適的數(shù)據(jù)庫種類,方便數(shù)字化后的檔案便于使用、查閱等。

        三、結(jié)語

        信息時代下的基層檔案管理應(yīng)該首先轉(zhuǎn)變檔案管理工作人員的思想觀念,樹立積極主動的工作服務(wù)態(tài)度,主動迎接和面對新形勢下的工作內(nèi)容和方式的轉(zhuǎn)變;需要加強(qiáng)檔案管理工作人員的人才隊伍的建設(shè)和優(yōu)化,對于工作態(tài)度消極、工作技能嚴(yán)重匱乏的人員進(jìn)行優(yōu)化,為滿足信息化的檔案管理工作需要定期進(jìn)行人員培訓(xùn)和學(xué)習(xí),尤其是一些新興行業(yè)的檔案管理工作的學(xué)習(xí)培訓(xùn);在進(jìn)行檔案的信息化工作時需要按照檔案的社會效益等標(biāo)準(zhǔn)優(yōu)先進(jìn)行處理,按照由易到難的順序有計劃的進(jìn)行信息化處理工作。

        參考文獻(xiàn):

        [1]栗旭.信息時代基層檔案事業(yè)面對的挑戰(zhàn)及對策[J].南陽師范學(xué)院學(xué)報,2008.

        [2]喬明.淺析大數(shù)字化時代基層檔案管理存在的問題及對策[J].蘭臺世界,2014.

        [3]曹文雁.信息時代電子檔案管理存在的問題與對策[J].黑河學(xué)刊,2012.

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