劉志平富?？h物業(yè)管理處

城鎮(zhèn)化進(jìn)程中物業(yè)檔案管理策略探析

劉志平
富?？h物業(yè)管理處

在我國對于物業(yè)檔案進(jìn)行管理的起步較晚，但是城市化進(jìn)程發(fā)展很快，所以對于物業(yè)檔案管理的需求越來越多，只有實(shí)現(xiàn)了對于物業(yè)檔案的管理，才能更好地體現(xiàn)出物業(yè)在城市中存在的意義。物業(yè)檔案管理并不是一個人的戰(zhàn)斗過程，只有經(jīng)過管理人員和相關(guān)部門共同的努力，才能達(dá)到需求的效果。

城鎮(zhèn)化；物業(yè)檔案管理；策略探析

現(xiàn)階段，我國的城市人口越來越多，城市化發(fā)展迅速，并且隨著住房建筑的增多，物業(yè)行業(yè)的發(fā)展也十分快速，在物業(yè)對于住宅進(jìn)行管理的時候，理論上是會出現(xiàn)大量管理文件的，也需要管理人員對于這些檔案進(jìn)行分類保管，形成物業(yè)的數(shù)據(jù)庫，以方便在事務(wù)處理的時候有據(jù)可依，也可以更好的實(shí)現(xiàn)對于用戶的服務(wù)。但是在我國的物業(yè)行業(yè)中，并沒有形成很好的檔案管理意識，所以在物業(yè)檔案管理方面有著很大缺失，如何填補(bǔ)這個缺失，需要人們不斷地去進(jìn)行討論。分析，為實(shí)現(xiàn)更好的物業(yè)管理效果共同進(jìn)行努力。

一、物業(yè)檔案管理的重要性分析

（一）物業(yè)行業(yè)發(fā)展需求。物業(yè)行業(yè)在現(xiàn)階段的中國發(fā)展迅速，但是隨著城市化建設(shè)逐漸趨于穩(wěn)定，住宅小區(qū)建設(shè)逐漸趨于平穩(wěn)，物業(yè)行業(yè)如何在有限的市場中保證自己的占有率，成為了物業(yè)發(fā)展應(yīng)該重點(diǎn)思考的問題。所以對于物業(yè)檔案進(jìn)行更合理的管理，成為了物業(yè)發(fā)展最主要的需求，可以有效地提高物業(yè)服務(wù)的質(zhì)量，從而保證物業(yè)在整個市場中的競爭力。

（二）實(shí)現(xiàn)物業(yè)管理的完善和創(chuàng)新。在物業(yè)管理中，進(jìn)行物業(yè)檔案管理，可以更好的完善物業(yè)管理力度，并且制定更好的管理流程，同時完善了我國的檔案館藏，不僅僅是我國檔案工作的一次新的創(chuàng)新，對于我國的檔案工作發(fā)展也有重要的意義。

二、城鎮(zhèn)化對于物業(yè)發(fā)展的影響

我國不斷的加快城鎮(zhèn)化的建設(shè)進(jìn)程，在大城市周邊不斷地出現(xiàn)更多的小城鎮(zhèn)，這些城鎮(zhèn)的存在不僅提高了我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展的速度，并且改變了城市的發(fā)展方式，逐漸向著集中化的方式進(jìn)行。并且在城鎮(zhèn)化的發(fā)展中，增強(qiáng)了對于土地資源的利用，也可以更好的減少閑置勞動力。住宅小區(qū)不斷增多，促進(jìn)了物業(yè)產(chǎn)業(yè)的發(fā)展。物業(yè)的存在可以更好的實(shí)現(xiàn)對于小區(qū)設(shè)備的管理，也可以更好的對住戶進(jìn)行服務(wù)，已經(jīng)成為了近些年我國住宅小區(qū)管理的主要方式。

三、物業(yè)檔案管理

（一）物業(yè)檔案。物業(yè)檔案是指在物業(yè)對于小區(qū)進(jìn)行管理的時候所形成的所有檔案合集，可以是文字形式、圖形形式也可以是聲音形式。主要包含的種類有一下幾種：1、黨群檔案。這種檔案主要是在物業(yè)進(jìn)行黨政要求時，形成的開會文件、執(zhí)行材料以及報告等檔案。2、基建檔案?；n案的存在主要是指，在建筑公司完成建筑之后，交接給物業(yè)公司時候的一下資料，包括建筑的規(guī)劃設(shè)計圖紙、施工平面圖、地下管道施工圖以及各種配套設(shè)施驗(yàn)收的所有資料等檔案，這些檔案資料對于物業(yè)進(jìn)行小區(qū)管理具有重要意義。3、設(shè)備檔案。在進(jìn)行物業(yè)管理的過程中，有以下必備的設(shè)備是屬于物業(yè)公司的，所以物業(yè)公司需要對于這些設(shè)備進(jìn)行登記，主要包含的設(shè)備有監(jiān)控設(shè)備、聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等。4、會計檔案。在物業(yè)公司中，需要會計對于物業(yè)的支出和收入進(jìn)行計算，所以需要對于這些賬目進(jìn)行合理的保存。5、員工檔案。員工作為物業(yè)公司營運(yùn)的基礎(chǔ)組成，確保對于人員調(diào)動以及錄用的信息準(zhǔn)確，可以更好的實(shí)現(xiàn)物業(yè)對于員工的管理，還可以為調(diào)整結(jié)構(gòu)做出重要的貢獻(xiàn)。6、培訓(xùn)檔案。在物業(yè)工作人員上崗之前，不可避免的需要進(jìn)行培訓(xùn)，以保證對于工作的熟悉度，所以需要對于這些培訓(xùn)資料進(jìn)行整理，以方便下次使用。

（二）物業(yè)檔案的特點(diǎn)。物業(yè)檔案是物業(yè)管理活動信息與載體的統(tǒng)一體，具有同其他信息相同的功能特點(diǎn)，如存儲、壓縮、共享等，也同所有檔案一樣具有依據(jù)、憑證及參考作用，同時作為一門專門檔案，也具有異于其他檔案信息資源的特點(diǎn)，表現(xiàn)為形成渠道固定，文件構(gòu)成穩(wěn)定，內(nèi)容動態(tài)特征明顯，價值領(lǐng)域相對固定，利用的公開性和隱秘性五個方面。

（三）物業(yè)檔案的作用。物業(yè)檔案對物業(yè)公司自身及其小區(qū)都有著巨大的作用。作為專業(yè)檔案，物業(yè)檔案對公司服務(wù)水平有一定的鑒定作用，并能指導(dǎo)物業(yè)公司向著更為完善的方向發(fā)展，對于小區(qū)來說，物業(yè)檔案是提高小區(qū)業(yè)主生活水平，維護(hù)業(yè)主利益不可或缺的一部分。

四、物業(yè)檔案管理

（一）物業(yè)檔案管理概述。物業(yè)檔案管理是指物業(yè)檔案管理人員對物業(yè)服務(wù)過程中所產(chǎn)生的檔案進(jìn)行收集、整理、加工、篩選、編目檢索、保管統(tǒng)計、利用編研的管理活動。物業(yè)檔案管理的基本任務(wù)是：對轄區(qū)內(nèi)的物業(yè)檔案進(jìn)行全面科學(xué)的管理，以保證檔案的安全，并開發(fā)利用檔案，為小區(qū)物業(yè)管理及業(yè)主生活提供服務(wù)。從管理過程來看，物業(yè)檔案管理分為物業(yè)檔案基礎(chǔ)工作和物業(yè)檔案利用工作兩個部分。

（二）物業(yè)檔案管理的基本原則。1、安全至上原則。物業(yè)檔案管理主體要保證物業(yè)檔案的安全，這是開展物業(yè)管理工作的基礎(chǔ)。首先，要保證物業(yè)檔案的實(shí)體安全。其次，對于電子化管理的企業(yè)要保證物業(yè)檔案的內(nèi)容安全。最后，保持網(wǎng)絡(luò)安全，物業(yè)檔案管理需要加強(qiáng)防火墻設(shè)置，密碼準(zhǔn)入設(shè)置等，以保證其安全。2、分類管理原則。在進(jìn)行檔案管理時要區(qū)分輕重緩急，要集中經(jīng)營與分散管理相結(jié)合，應(yīng)該在各部門分別設(shè)立檔案管理部門，成立各自全宗檔案，根據(jù)全宗理論及生命周期理論原則做好各項(xiàng)目檔案管理工作，各自檔案各自歸檔，有條不紊。3、整體管理原則。物業(yè)服務(wù)行業(yè)是一個動態(tài)性較強(qiáng)的行業(yè)，物業(yè)檔案動態(tài)性強(qiáng)的特點(diǎn)要求物業(yè)檔案的收集必須及時有效，因而對物業(yè)檔案的管理須有一套完整的收集管理方案，并保證按照該方案有序地開展物業(yè)檔案管理工作，以保證物業(yè)檔案的完整性和連續(xù)性。

五、結(jié)論

社會分工日益細(xì)化，物業(yè)行業(yè)日漸發(fā)展成熟，這就加強(qiáng)了對物業(yè)檔案管理的要求。物業(yè)檔案管理作為物業(yè)管理的基礎(chǔ)工作，其管理的好，可以促進(jìn)整個物業(yè)行業(yè)的發(fā)展，物業(yè)檔案作為我國檔案的一部分，其發(fā)展完善，可以促進(jìn)我國檔案管理事業(yè)的發(fā)展，物業(yè)檔案管理工作在城鎮(zhèn)化大背景下應(yīng)運(yùn)而生，發(fā)展的越好也最終促進(jìn)我國城鎮(zhèn)化發(fā)展進(jìn)程，促進(jìn)社會和諧發(fā)展。

[1]王丹.小議物業(yè)管理企業(yè)的電子檔案管理[J].華章,2011.

[2]張建中,常旭紅,李立新.管好“家園檔案”迫在眉睫-對住宅小區(qū)物業(yè)檔案管理情況的研究[J].中國檔案,2012.(3).