文/山西省大同煤礦集團公司檔案處 安艷芳

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淺析如何做好煤礦建設項目檔案管理工作

文/山西省大同煤礦集團公司檔案處 安艷芳

【摘要】建設項目檔案資料管理工作是建筑工程項目管理的一部分，工程檔案管理的好壞，直接影響到建筑工程的質(zhì)量，甚至會影響到企業(yè)的經(jīng)濟效益。本文主要對建設工程檔案的規(guī)范化和完整性進行系統(tǒng)、分層地分析，掌握檔案管理的具體措施，以及對建設工程檔案管理今后的工作有著鞭策和促進的作用。

【關鍵詞】項目檔案；管理；規(guī)范

一、建設項目檔案的重要性

根據(jù)國家檔案局、國家發(fā)改委聯(lián)合發(fā)布的《重大建設項目檔案驗收辦法》規(guī)定，項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分，建設項目管理在全國上上下下都得到了足夠的重視，各單位建設項目管理部門歷年來也積累了不少建設項目管理的先進經(jīng)驗，近年來，集團公司積極響應國家的要求和規(guī)定，對整合礦井的驗收及項目檔案管理方面有了更規(guī)范合理的要求。2015年我處參與了對集團公司麻家梁煤礦建設項目檔案整理、整改備驗過程，同年12月順利通過驗收，做為一名科技檔案管理者，筆者切身體會到了項目檔案收集、整理的規(guī)范性和重要性，在此簡單就麻礦檔案工作談一下如何做好項目檔案管理工作。

二、項目檔案管理方面

（一）各級領導要高度重視建設項目檔案工作。工程建設是百年大計，工程項目從立項開始，主管領導就要指定專人負責文件、圖紙、計算數(shù)據(jù)、聲像記錄等資料的收集、管理工作，制定明確的崗位責任制，不定期進行考核并制定獎懲制度。成立項目檔案工作領導小組，明確每人的工作職責，建立健全項目檔案工作各項規(guī)章制度。確保交接手續(xù)要規(guī)范，資料收集齊全、完整。

（二）定期召開建設項目檔案工作會議。俗話說“沒有規(guī)矩，難成方圓”。建設項目由于規(guī)模大、工期長、形成資料多，特別是由于參與的單位和環(huán)節(jié)較多，所以要想在建設項目檔案管理中做到規(guī)范化、標準化，僅靠檔案管理部門或建設項目管理部門少數(shù)幾個人的力量是根本辦不到的。因此，加強和完善有關的管理制度建設，就成為對此工作順利開展和進行的根本保障。堅持執(zhí)行“四同步”制度。即：企業(yè)下達項目計劃任務與提出項目文件材料的歸檔要求同步，檢查項目計劃進度與檢查項目文件材料積累情況同步，驗收、鑒定項目成果與驗收、鑒定項目文件材料歸檔情況同步，項目總結與項目文件材料完全歸檔同步。以“四同步”制度來確保做好項目檔案的收集工作。

（三）檔案部門必須參加竣工驗收。審閱工程檔案是竣工驗收的必要環(huán)節(jié)，檔案部門參加竣工驗收，是保證工程檔案資料質(zhì)量的關鍵?？墒蔷同F(xiàn)實工作中檔案部門在工程檔案驗收工作中或多或少不被重視，幾次下礦指導詢問類似工作，負責檔案部門的人員有的竟然不知道這項工作，所以筆者在這里也要提到這是我們檔案工作者的權益和工作職責，還需對此情況做以上重點要求，要把這項工作的重點放在檔案初驗階段，各項歸檔材料要真正地做到圖實一致。

（四）集中統(tǒng)一管理工作落實到人。項目檔案保存在建設單位的上級單位、業(yè)務往來單位以及本單位的各職能部門中。例：采煤機的招投標文件存在同煤機電處；報關文件在外經(jīng)貿(mào)公司；聯(lián)合試運轉的請求及方案保存在證件辦；試運轉期間通風、瓦斯、粉塵檢測記錄、操作規(guī)程分別保存在技術部、電科；礦井、礦區(qū)測量圖中的原始記錄、計算書、臺賬、工業(yè)廣場平面圖等重要資料保存在地測科等。

三、歸檔文件的規(guī)范性、完整性

（一）前期文件中的采礦權辦理過程中相關文件、投資計劃、建設報表都必須嚴格控制，及時歸檔，工程地質(zhì)勘察資料中的監(jiān)理、設計、勘察、建設單位質(zhì)量評估報告、預算書、決算書及建設工程中產(chǎn)生的配套竣工圖紙及時對號歸檔，如有變更應由檔案部門及時提供變更明細。如：安裝工程中井架基礎承臺混凝土試塊制作組數(shù)、制作日期，實驗報告與施工日志提供的要相符，礦建工程施工單位工程質(zhì)量保證體系表必須是實際進行監(jiān)理工作的名單。

（二）檔案整理的規(guī)范性。首先按照歸檔范圍全部收集并進行預立卷，根據(jù)實際情況確立整理方法。組卷要求科學合理，卷內(nèi)文件要按時間和不同階段采用不同的分類方法組卷，條理清晰，排列有序，綜合文件要根據(jù)開工報告、施工組織設計、方案、圖紙會審及技術交底、設計變更、交工驗收及工程總結以單位工程為單位集中組卷，如：初設批復與初設評審意見等相同材料分開組卷；部分需要以“件”整理并裝訂的，要分清卷、件概念，施工日志與隱蔽工程記錄不可全并組卷。案卷題名的擬定要概括清楚，否則不利于檢索，卷內(nèi)目錄一定要填寫規(guī)范，卷內(nèi)文件的頁號以整卷為單位大流水形成編寫，不裝訂的卷，卷內(nèi)文件頁號以件為單位編寫。文字材料可采用整卷裝訂與單份文件裝訂為兩種形式，圖紙可不裝訂但同一項目應統(tǒng)一。卷內(nèi)不得有金屬物，單位文件裝訂時應在卷內(nèi)每份文件首頁右上方加蓋、填寫檔號章，檔號章內(nèi)容有檔號和序號。

2016年是“十三五”開局之年，檔案工作有許多新的標準需要貫徹實施，面對同煤集團公司新形勢，我們要提升檔案意識，以調(diào)試的責任感和使命感，創(chuàng)新工作，扎實工作，為企業(yè)發(fā)展存憑、留史，為同煤的檔案工作多作貢獻。

【參考文獻】

［1］劉家真.電子文件管理理論與實踐［M］.科學出版社，2003年版.

［2］其木格，其其格.淺談對檔案的認識［J］.內(nèi)蒙占石油化工，2000（3）.

［3］國家檔案局、國家發(fā)改委.國家重大建設項目驗收辦法（檔發(fā)〔2006〕2號）.